وظائف مساعد إداري في السعودية

• تقديم الدعم الإداري اليومي.
• تنسيق الأنشطة والاجتماعات.
• إدارة المراسلات والمستندات.

• ضمان تنفيذ ممارسات السلامة بما يتماشى مع برنامج APQ Basic Safety، بما في ذلك تدقيق السلامة وتصاريح العمل.
• إدارة الجداول الزمنية لقيادة الموقع والتعامل مع ترتيبات الاجتماعات، بما في ذلك تسجيل المحاضر.
• المساعدة في إعداد التقارير والمستندات باستخدام Excel و PowerPoint و Word.
• استخدام SAP لإدارة السفر، وطلبات الشراء، وإدارة جداول العمل.
• التعامل مع العقود الخاصة بخدمات الدعم وإدارة ضوابط المصاريف الشهرية.
• تخطيط اللوجستيات للوصول الجديد وتنسيق احتياجات النقل.
• الإشراف على عناصر الاستهلاك في الموقع والحفاظ على معايير السلامة والنظافة للمباني.

• دبلوم لمدة سنتين أو أعلى في إدارة الأعمال أو مجال تقني.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور مساعد إداري، ويفضل في بيئة تصنيع.
• معرفة قوية بمبادئ الجودة والصحة والسلامة المهنية.
• مهارات ممتازة في إدارة المشاريع والوقت، مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
• مهارات تواصل فعالة في كل من اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• الإلمام بـ Microsoft Office وأدوات الجدولة.

• ضمان تنفيذ ممارسات السلامة وفقًا لبرنامج ممارسات السلامة الأساسية BHIG.
• إدارة تقاويم قيادة الموقع، جدولة الاجتماعات، وتدوين المحاضر.
• إعداد وإدارة التقارير حسب الحاجة.
• إنشاء مستندات باستخدام Excel وPowerPoint وWord.
• استخدام SAP لمهام إدارية متنوعة.
• تنظيم أحداث الفريق والتعامل مع الحجوزات للزوار.
• الإشراف على إدارة العناصر القابلة للاستهلاك وصيانة المباني في الموقع.

إداري و معقب للدوائر الحكومية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

• خبرة عملية: سنتان.
• مؤهلات: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.
• مهارات: الكتابة، إدارة العمل، الرد على استفسارات العملاء.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.

• ساعات عمل مرنة.
• بيئة عمل تحفز على الإنتاجية.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

• خبرة عملية: سنتان.
• مؤهلات: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.
• مهارات: الكتابة، إدارة العمل، الرد على استفسارات العملاء.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.

• ساعات عمل مرنة.
• بيئة عمل تحفز على الإنتاجية.

• اللغة العربية هي اللغة الأم.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• إتقان مهارات الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
• حصول المتقدم على شهادة جامعية.
• قدرة عالية على التنظيم، المتابعة، وإدارة المهام المتعددة بكفاءة.

• توفير سكن.
• توفير سيارة.
• مكافأة سنوية مرتبطة بالأداء والتقييم.
• بيئة عمل احترافية وفرص للتطوير والنمو.

ـ العمل على منصة ايجار لتسجيل العقارات والوحدات الجديدة ومن ثم انشاء العقود الالكترونية وتوثيقها ومتابعة المستأجرين لتوثيقها وتجديدها.

ـ متابعة كشف المستأجرين والاتصال بالمستأجرين لتحصيل الإيجارات المستحقة.

ـ التواصل مع مكاتب العقار لعرض الشقق والمحلات الشاغرة لديهم، ومعرفة الشواغر لديهم لعرضها لدينا.

ـ عرض العقارات والشقق في مواقع الانترنت بعد تطبيق الأنظمة المعمول بها في المملكة.

ـ تدقيق حساب البنك بشكل اسبوعي للتحقق من جميع الحوالات الواردة من المستأجرين ومنصة ايجار.

-استلام طلبات الصيانة و التنسيق مع قسم الصيانة لانجازها و متابعة المهمة حتى الانتهاء.

• ملخص الوظيفة

  يعمل موظف الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، مما يضمن بيئة احترافية وترحيبية. توفر هذه الوظيفة دعمًا على مكتب الاستقبال والمساعدة الإدارية للحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة.

  ---

  المسؤوليات الرئيسية

  • تحية ومساعدة الزوار بطريقة مهذبة واحترافية.
  • الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها بسرعة وبدقة.
  • إدارة سجلات الزوار وضمان الامتثال لبروتوكولات الأمان.
  • تنسيق حجوزات غرف الاجتماعات والحفاظ على منطقة استقبال مرتبة.
  • التعامل مع البريد الوارد والصادر والتسليمات.
  • تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إعداد الوثائق والأرشفة.
  • المساعدة في الجدولة وإدارة التقويم حسب الحاجة.
  • التواصل مع الأقسام الداخلية لخدمات المكتب وطلبات الصيانة.

  ---

  المؤهلات

  • درجة بكاليوس معادلة: شهادة إضافية في إدارة المكاتب هي ميزة.
  • تجربة سابقة في دور موظف استقبال أو إداري مفضل.
  • إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
  • مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.

  ---

  المهارات والكفاءات

  • سلوك احترافي وتوجه نحو خدمة العملاء.
  • القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات في بيئة سريعة.
  • الاهتمام بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
  • السرية وال discretion عند التعامل مع المعلومات الحساسة.

  ---

  ملاحظات إضافية

  • قد تتطلب هذه الوظيفة دعمًا عرضيًا لفعاليات المكتب ومهام التنسيق.
  • سيتم توفير التدريب والتوجيه من قبل المدير المعني بالتوظيف.

• التعامل مع المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الملفات وإدخال البيانات.
• إعداد التقارير والمراسلات والمستندات المكتبية.
• إدارة الجدول الزمني، والاجتماعات، وضمان تنسيق المكتب بسلاسة.
• الحفاظ على سجلات منظمة وتسهيل سير العمل.

• خبرة إدارية أو مكتبية أساسية.
• مهارات جيدة في الكمبيوتر، وخاصة في MS Office.
• قدرات تواصل قوية.

تعلن مؤسسة واف للمقاولات عن توفر فرصة وظيفية لـ مساعد إداري مالي للمشاركة في تنظيم وإدارة الأعمال المحاسبية والإدارية، ودعم التطوير الإداري ضمن بيئة عمل مرنة.

-المهام باختصار:

• إدخال وتنظيم البيانات المحاسبية والإدارية عبر دفترة.
• أرشفة المستندات ومتابعة البيانات على المنصات الحكومية.
• إعداد تقارير مختصرة تساعد الإدارة على اتخاذ القرار.
• المساهمة في تحسين الإجراءات والتطوير المستمر.
• ---
• نظام العمل:
• دوام جزئي – حضوري مرن
• 5 أيام في الأسبوع / 5 ساعات يومياً
• ---
• المزايا:
• راتب 2,500-3,500 ريال 
• حوافز أداء حسب جودة التقارير الشهرية 
• فرصة للتعلم والتطور المهني

• دبلوم في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مشابه.
• إجادة اللغة الإنجليزية.

نحن نبحث عن مساعد إداري موثوق وذو تفاصيل دقيقة مساعد إداري / مساعد عام للمكتب لدعم عمليات مكتبنا اليومية.

المتطلبات الرئيسية:

• إجادة قوية في مايكروسوفت إكسل ومايكروسوفت وورد

• خبرة عملية مع منصات الحكومة السعودية مثل قوى، مقيم، والبوابات ذات الصلة

• يجب أن يكون قادرًا على زيارة المكاتب الحكومية لمتابعة القضايا أو الحلول.

• القدرة على التعامل مع الوثائق، وإدخال البيانات، والمهام الإدارية العامة

• منظم، مهني، وقادر على العمل بشكل مستقل

• دعم العمليات الإدارية والحفاظ على الوثائق
• دعم عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك تنسيق التوظيف
• تنسيق الاجتماعات والسفر والاتصالات بين الأقسام
• ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office
• مهارات اتصال ممتازة بالعربية والإنجليزية
• قدرات تنظيمية قوية وعقلية قائمة على العمل الجماعي

• تطوير وصيانة أنظمة تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية، مع ضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• الرد على المكالمات الهاتفية، وترحيب الزوار، وإدارة الوصول بناءً على المواعيد المجدولة، وتوجيه الاستفسارات إلى الموظفين المناسبين.
• تدوين المحاضر والحضور خلال الاجتماعات؛ إنهاء، والموافقة، وتوزيع محاضر الاجتماعات على الفور.
• إعداد التقارير部门ية والحفاظ على قواعد البيانات ذات الصلة، وضمان دقة البيانات والوثائق المناسبة.
• استقبال وتوزيع البريد الوارد على الفور، وتوجيه الاتصالات إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.
• تنظيم وصيانة بيئة مكتبية مرتبة وآمنة، وإدارة الإمدادات وضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• إعداد النسخ، والتقارير، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، وأي مستندات أخرى حسب الحاجة.
• طلب وتنظيم وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية لتلبية احتياجات الموظفين.
• إدخال طلبات الصيانة والشراء الإلكتروني حسب الحاجة والتنسيق مع الأقسام المعنية لحلها في الوقت المناسب.
• العمل كموصل لتسليم المستندات والأوراق والتقارير إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• أداء مهام أخرى حسب التكليف في نطاق العمل.

• مهارات حاسوبية جيدة وقدرة على إدخال البيانات؛ معرفة ببرنامج MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
• مهارات تحليلية قوية وحل المشكلات.
• مهارات تواصل ممتازة ورعاية العملاء.
• قدرات دقيقة في حفظ السجلات.

• تقديم الدعم الكتابي للمديرين التنفيذيين
• إدارة المكالمات الهاتفية بشكل احترافي
• ضمان التواصل الداخلي السلس
• المساعدة في مختلف المهام الإدارية

• خبرة في المساعدة الإدارية
• مهارات قوية في آداب الهاتف والتواصل
• مهارات كتابية وتنظيمية متقنة
• قدرات ممتازة في إدارة الوقت
• القدرة على العمل بشكل مستقل أو ضمن فريق
• إجادة مجموعة Microsoft Office
• درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية
• الخبرة في مجال الاتصالات ميزة إضافية

المسمى الوظيفي: مساعد إداري
الهدف من الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري والفني للإدارة والفريق، والمساهمة في تنظيم سير العمل اليومي وضمان فعالية العمليات المكتبية.

المهام والمسؤوليات:

إدارة المراسلات البريدية والإلكترونية والرد على الاستفسارات العامة.

تنظيم المواعيد والاجتماعات وجدولة المواعيد المهمة للإدارة.

إعداد وكتابة التقارير والمراسلات الرسمية.

حفظ وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية والوثائق الرسمية.

التعامل مع الهاتف والاستقبال وتوجيه المكالمات والزوار.

متابعة طلبات ومشتريات المكتب واللوازم الإدارية.

تقديم الدعم في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية.

المساعدة في إعداد الجداول الزمنية وتقارير الأداء.

تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل الإدارة.

المؤهلات والمهارات:

شهادة الثانوية العامة أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل).

خبرة سابقة في مجال الإدارة أو المكاتب.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت بكفاءة.

القدرة على التعامل مع برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

مهارات تواصل قوية كتابيًا وشفويًا.

الالتزام بالمهنية والدقة والسرية في العمل.

الصفات الشخصية:

قدرة على العمل ضمن فريق.

مرونة في التعامل مع المهام المتعددة.

مبادرة وحل المشكلات بفعالية.

الاهتمام بالتفاصيل والدقة.