وظائف مساعد إداري في السعودية

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات وجدول المشروع بناءً على متطلبات العميل.
• تسريع مراجعة واعتماد عمليات مستندات المشروع.
• تنظيم والحفاظ على الملفات والفهارس للمستندات الهندسية النشطة.
• المساعدة في إعداد كتيبات المشروع وغيرها من الوثائق.
• إعداد الإرساليات للمستندات الهندسية ومراقبة متطلبات المساحة الخاصة بموظفي المشروع.
• حضور اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات حول حالة الوثائق وتقدم المشروع.
• أداء مسؤوليات أخرى ذات صلة حسب الحاجة.

• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور مشابه.
• المؤهلات التعليمية ذات الصلة.
• مهارات تواصل قوية.
• يعتبر وجود خبرة في مشاريع البنية التحتية ميزة إضافية.

• تقديم الدعم الإداري للفريق
• إدارة لوجستيات المكتب وضمان التواصل السلس
• مساعدة التنفيذيين في مهامهم وجداولهم اليومية
• أداء الواجبات المكتبية والحفاظ على إدارة المكتب

• إجادة المساعدة الإدارية والمساعدة الإدارية التنفيذية
• مهارات اتصال قوية وآداب الهاتف
• خبرة في المهارات المكتبية والإدارة العامة للمكتب
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم
• إجادة مجموعة Microsoft Office والبرامج المكتبية ذات الصلة
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق
• يفضل وجود خبرة سابقة في دور مشابه
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة

ـ العمل على منصة ايجار لتسجيل العقارات والوحدات الجديدة ومن ثم انشاء العقود الالكترونية وتوثيقها ومتابعة المستأجرين لتوثيقها وتجديدها.

ـ متابعة كشف المستأجرين والاتصال بالمستأجرين لتحصيل الإيجارات المستحقة.

ـ التواصل مع مكاتب العقار لعرض الشقق والمحلات الشاغرة لديهم، ومعرفة الشواغر لديهم لعرضها لدينا.

ـ عرض العقارات والشقق في مواقع الانترنت بعد تطبيق الأنظمة المعمول بها في المملكة.

ـ تدقيق حساب البنك بشكل اسبوعي للتحقق من جميع الحوالات الواردة من المستأجرين ومنصة ايجار.

-استلام طلبات الصيانة و التنسيق مع قسم الصيانة لانجازها و متابعة المهمة حتى الانتهاء.

مساعد اداري له القدره على استقبال العملاء والقدره على استخدام الحاسب معرفة تامه بالإكسل مرن بالتعامل معرفة المحاسبه متابعة الملفات الإشراف على الموظفات ومتابعتهم حضور وانصراف يعتبر نائب للمدير

• ضمان تنفيذ جوانب السلامة للوظيفة من خلال استخدام برنامج APQ لممارسات السلامة الأساسية، بما في ذلك تدقيق السلامة المكتبية وتصاريح العمل للسلامة.
• الامتثال لمعايير APQ والمعايير المحلية للسلامة والصحة والبيئة.
• إدارة تقويمات قيادة الموقع وتقاريرهم المباشرة، وجدولة الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.
• تطوير مستندات Excel وPower Point وWord للاجتماعات والمراسلات.
• استخدام SAP لإدارة السفر، وطلبات الشراء، وإدارة جداول الوقت.
• إعداد ومراقبة دعم النفقات الشهرية، وتنظيم فعاليات الفريق، والمساعدة في حجز الحجوزات.
• الإشراف على احتياجات سيارات الشركة وإدارة العقود لخدمات الدعم.
• التنسيق مع مكتب العلاقات الحكومية لضمان تحديث الوثائق الحكومية لموظفي الموقع.

• دبلوم لمدة عامين أو أكثر في إدارة الأعمال أو مجال تقني.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظيفة مساعد إداري أو ما يعادلها.
• الوعي بمبادئ الجودة والصحة والسلامة المهنية.
• مهارات قيادية وتواصل بين الأشخاص والعمل الجماعي مثبتة.
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
• معرفة بالتطبيقات المعتمدة على الكمبيوتر، وخاصة مايكروسوفت أوفيس.

• تحديث اجندة المواعيد وجدولة الاجتماعات
• اعداد التقارير والعروض التقديمية 
• ارشفة الملفات وتنظيم الارشيف

• إدارة العمليات اليومية للمكتب وضمان سير العمل بشكل سلس دون إشراف مباشر.
• تمثيل المدير التنفيذي في الاجتماعات، متابعة القرارات، وإغلاق المهام مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• إدارة مشاريع العملاء من توقيع العقود حتى التسليم النهائي، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والتحسّن.
• التعامل مع ملفات العملاء، والعقود، والفواتير، والمدفوعات، والمراسلات المهنية مع الشركاء والعملاء.
• قيادة مبيعات B2B، التواصل مع العملاء، تقديم الخدمات، تحديد المواعيد، وإغلاق الصفقات.
• إعداد تقارير تنفيذية، تشغيلية، تسويقية، ومالية وتقديمها بشكل احترافي.
• تنسيق مع فرق التصميم، التطوير، التسويق، والإنتاج لضمان تنفيذ المهام في الوقت المناسب.
• تنظيم وإدارة البريد الرسمي، والوثائق الرقمية والمادية، وتسجيل جميع الإجراءات.
• إصدار الفواتير ومتابعة التحصيل وضمان الامتثال للعمليات المحاسبية الداخلية.
• التعامل مع الأمور الحساسة بسرية تامة وبمهارات اتخاذ القرار القوية.
• الظهور في وسائل الإعلام وتمثيل الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي عند الحاجة.

• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في نفس الدور داخل وكالة تسويق رقمية (شرط إلزامي).
• فهم عميق لدورة حياة المشروع في وكالات التسويق (إدارة العملاء - التسليم - النتائج - التقارير).
• خبرة مثبتة في مبيعات B2B وإغلاق الصفقات الشركات.
• خبرة عملية في المحاسبة الأساسية، وإعداد الميزانيات، والتقارير المالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية وقيادية ممتازة.
• مهارات متقدمة في إدارة الوقت والتنظيم.
• القدرة على العمل تحت الضغط، والتعامل مع مهام متعددة، والتكيف مع الأولويات المتغيرة بسرعة.
• إجادة استخدام Notion، منصات CRM، Google Workspace، وMicrosoft Office.
• شخصية قوية وواثقة قادرة على اتخاذ القرارات بدون تردد.

• راتب شهري ثابت.
• بيئة عمل احترافية مع التعلم المستمر.
• فرص للنمو القيادي وتمثيل الإدارة.
• حوافز قائمة على الأداء والمبيعات.
• يومان عطلة في الأسبوع.

1-خبرة متدرجة 4 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• إدارة وتنظيم المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الأرشفة، والمسح الضوئي، وإدخال البيانات.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الرسائل، المكالمات الهاتفية).
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمستندات الأساسية حسب الحاجة.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية والتنسيق مع البائعين عند الحاجة.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، واجتماعات الموظفين.
• دعم قسم الموارد البشرية والأقسام الأخرى بالمهام الإدارية حسب التكليف.
• ضمان التحكم المناسب في الوثائق والحفاظ على السجلات السرية بأمان.
• استقبال الزوار وتقديم الدعم المهني عند الحاجة.
• اتباع سياسات وإجراءات الشركة لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل).
• 1–3 سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية أو دعم المكتب.
• إجادة قوية في برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
• سلوك مهني مع مهارات تواصل قوية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على السرية.
• مهارات إدارة الوقت والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية.

• المساعدة التنفيذية:
  • جدولة وتنظيم متطلبات السفر، بما في ذلك الإقامة، وترتيبات الفيزا، والمواصلات.
  • تقديم الخدمات الإدارية للتنفيذي المعين، بما في ذلك كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإعداد المراسلات.
  • الحفاظ على الوثائق والسجلات والبيانات بأمان.
  • تحية الزوار بأدب وتحديد احتياجاتهم.
  • بدء والرد على المكالمات الهاتفية نيابة عن التنفيذي.
• السياسات والعمليات والإجراءات:
  • ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات.
  • المساهمة في تحسين الأنظمة والعمليات بشكل مستمر.

• المساعدة في مهام إدارية متنوعة لضمان سير العمليات السريرية بسلاسة.
• التنسيق بين الأقسام لتعزيز رعاية المرضى والخدمات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وإدارة الوثائق.

• يفضل أن تكون لديك خبرة مثبتة في دور إداري.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.

• ضمان السلامة من خلال تنفيذ برنامج الممارسات الأساسية للسلامة في BHIG، بما في ذلك تدقيقات السلامة وإدارة التغيير.
• الامتثال لمعايير السلامة والصحة والبيئة في BHIG والممارسات المحلية.
• إدارة تقاويم القيادة في الموقع وجدولة الاجتماعات حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد تقارير متنوعة يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا وسنويًا.
• إعداد الوثائق باستخدام Excel وPowerPoint وWord للاجتماعات والمراسلات.
• استخدام SAP لإدارة السفر وإدارة سجلات الوقت.
• تنظيم فعاليات الفريق وإدارة العقود لخدمات الدعم.
• الإشراف على احتياجات المركبات الخاصة بالشركة، بما في ذلك التعبئة والصيانة.
• ضمان بيئة عمل آمنة ونظيفة لجميع الموظفين.