وظائف مساعد إداري في السعودية

• تقديم الدعم الإداري اليومي.
• تنسيق الأنشطة والاجتماعات.
• إدارة المراسلات والمستندات.

• خبرة ذات صلة بالمجال.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وخاصة برامج Excel.

• إدارة وتنسيق الجداول النشطة.
• جدولة وتأكيد الاجتماعات.
• ضمان تنظيم الملفات وفقًا لبروتوكول المكتب.
• تقديم دعم حسب الحاجة في المكتب.

• درجة البكالوريوس أو خبرة معادلة.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء والتواصل.
• القدرة على تعدد المهام بفعالية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office.

• ضمان تنفيذ ممارسات السلامة بما يتماشى مع برنامج APQ Basic Safety، بما في ذلك تدقيق السلامة وتصاريح العمل.
• إدارة الجداول الزمنية لقيادة الموقع والتعامل مع ترتيبات الاجتماعات، بما في ذلك تسجيل المحاضر.
• المساعدة في إعداد التقارير والمستندات باستخدام Excel و PowerPoint و Word.
• استخدام SAP لإدارة السفر، وطلبات الشراء، وإدارة جداول العمل.
• التعامل مع العقود الخاصة بخدمات الدعم وإدارة ضوابط المصاريف الشهرية.
• تخطيط اللوجستيات للوصول الجديد وتنسيق احتياجات النقل.
• الإشراف على عناصر الاستهلاك في الموقع والحفاظ على معايير السلامة والنظافة للمباني.

• دبلوم لمدة سنتين أو أعلى في إدارة الأعمال أو مجال تقني.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور مساعد إداري، ويفضل في بيئة تصنيع.
• معرفة قوية بمبادئ الجودة والصحة والسلامة المهنية.
• مهارات ممتازة في إدارة المشاريع والوقت، مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
• مهارات تواصل فعالة في كل من اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• الإلمام بـ Microsoft Office وأدوات الجدولة.

إداري و معقب للدوائر الحكومية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

• خبرة عملية: سنتان.
• مؤهلات: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.
• مهارات: الكتابة، إدارة العمل، الرد على استفسارات العملاء.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.

• ساعات عمل مرنة.
• بيئة عمل تحفز على الإنتاجية.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

• خبرة عملية: سنتان.
• مؤهلات: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.
• مهارات: الكتابة، إدارة العمل، الرد على استفسارات العملاء.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.

• ساعات عمل مرنة.
• بيئة عمل تحفز على الإنتاجية.

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• الإقامة في الدمام.
• قدرة على تحمل الضغط والالتزام بالمواعيد.
• مهارات تواصل وتنظيم ممتازة.

ـ العمل على منصة ايجار لتسجيل العقارات والوحدات الجديدة ومن ثم انشاء العقود الالكترونية وتوثيقها ومتابعة المستأجرين لتوثيقها وتجديدها.

ـ متابعة كشف المستأجرين والاتصال بالمستأجرين لتحصيل الإيجارات المستحقة.

ـ التواصل مع مكاتب العقار لعرض الشقق والمحلات الشاغرة لديهم، ومعرفة الشواغر لديهم لعرضها لدينا.

ـ عرض العقارات والشقق في مواقع الانترنت بعد تطبيق الأنظمة المعمول بها في المملكة.

ـ تدقيق حساب البنك بشكل اسبوعي للتحقق من جميع الحوالات الواردة من المستأجرين ومنصة ايجار.

-استلام طلبات الصيانة و التنسيق مع قسم الصيانة لانجازها و متابعة المهمة حتى الانتهاء.

• ملخص الوظيفة

  يعمل موظف الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، مما يضمن بيئة احترافية وترحيبية. توفر هذه الوظيفة دعمًا على مكتب الاستقبال والمساعدة الإدارية للحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة.

  ---

  المسؤوليات الرئيسية

  • تحية ومساعدة الزوار بطريقة مهذبة واحترافية.
  • الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها بسرعة وبدقة.
  • إدارة سجلات الزوار وضمان الامتثال لبروتوكولات الأمان.
  • تنسيق حجوزات غرف الاجتماعات والحفاظ على منطقة استقبال مرتبة.
  • التعامل مع البريد الوارد والصادر والتسليمات.
  • تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إعداد الوثائق والأرشفة.
  • المساعدة في الجدولة وإدارة التقويم حسب الحاجة.
  • التواصل مع الأقسام الداخلية لخدمات المكتب وطلبات الصيانة.

  ---

  المؤهلات

  • درجة بكاليوس معادلة: شهادة إضافية في إدارة المكاتب هي ميزة.
  • تجربة سابقة في دور موظف استقبال أو إداري مفضل.
  • إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
  • مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.

  ---

  المهارات والكفاءات

  • سلوك احترافي وتوجه نحو خدمة العملاء.
  • القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات في بيئة سريعة.
  • الاهتمام بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
  • السرية وال discretion عند التعامل مع المعلومات الحساسة.

  ---

  ملاحظات إضافية

  • قد تتطلب هذه الوظيفة دعمًا عرضيًا لفعاليات المكتب ومهام التنسيق.
  • سيتم توفير التدريب والتوجيه من قبل المدير المعني بالتوظيف.

• التعامل مع المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الملفات وإدخال البيانات.
• إعداد التقارير والمراسلات والمستندات المكتبية.
• إدارة الجدول الزمني، والاجتماعات، وضمان تنسيق المكتب بسلاسة.
• الحفاظ على سجلات منظمة وتسهيل سير العمل.

• خبرة إدارية أو مكتبية أساسية.
• مهارات جيدة في الكمبيوتر، وخاصة في MS Office.
• قدرات تواصل قوية.

تعلن مؤسسة واف للمقاولات عن توفر فرصة وظيفية لـ مساعد إداري مالي للمشاركة في تنظيم وإدارة الأعمال المحاسبية والإدارية، ودعم التطوير الإداري ضمن بيئة عمل مرنة.

-المهام باختصار:

• إدخال وتنظيم البيانات المحاسبية والإدارية عبر دفترة.
• أرشفة المستندات ومتابعة البيانات على المنصات الحكومية.
• إعداد تقارير مختصرة تساعد الإدارة على اتخاذ القرار.
• المساهمة في تحسين الإجراءات والتطوير المستمر.
• ---
• نظام العمل:
• دوام جزئي – حضوري مرن
• 5 أيام في الأسبوع / 5 ساعات يومياً
• ---
• المزايا:
• راتب 2,500-3,500 ريال 
• حوافز أداء حسب جودة التقارير الشهرية 
• فرصة للتعلم والتطور المهني

• تقديم الدعم الإداري لقسم الطعام والشراب.
• المساعدة في إدارة الجداول الزمنية، والفعاليات، والاتصالات.
• المساهمة بشكل إيجابي في تجربة الضيوف من خلال تقديم خدمة فعالة.

نحن نبحث عن مساعد إداري موثوق وذو تفاصيل دقيقة مساعد إداري / مساعد عام للمكتب لدعم عمليات مكتبنا اليومية.

المتطلبات الرئيسية:

• إجادة قوية في مايكروسوفت إكسل ومايكروسوفت وورد

• خبرة عملية مع منصات الحكومة السعودية مثل قوى، مقيم، والبوابات ذات الصلة

• يجب أن يكون قادرًا على زيارة المكاتب الحكومية لمتابعة القضايا أو الحلول.

• القدرة على التعامل مع الوثائق، وإدخال البيانات، والمهام الإدارية العامة

• منظم، مهني، وقادر على العمل بشكل مستقل

• دعم العمليات الإدارية والحفاظ على الوثائق
• دعم عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك تنسيق التوظيف
• تنسيق الاجتماعات والسفر والاتصالات بين الأقسام
• ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office
• مهارات اتصال ممتازة بالعربية والإنجليزية
• قدرات تنظيمية قوية وعقلية قائمة على العمل الجماعي

• تطوير وصيانة أنظمة تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية، مع ضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• الرد على المكالمات الهاتفية، وترحيب الزوار، وإدارة الوصول بناءً على المواعيد المجدولة، وتوجيه الاستفسارات إلى الموظفين المناسبين.
• تدوين المحاضر والحضور خلال الاجتماعات؛ إنهاء، والموافقة، وتوزيع محاضر الاجتماعات على الفور.
• إعداد التقارير部门ية والحفاظ على قواعد البيانات ذات الصلة، وضمان دقة البيانات والوثائق المناسبة.
• استقبال وتوزيع البريد الوارد على الفور، وتوجيه الاتصالات إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.
• تنظيم وصيانة بيئة مكتبية مرتبة وآمنة، وإدارة الإمدادات وضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• إعداد النسخ، والتقارير، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، وأي مستندات أخرى حسب الحاجة.
• طلب وتنظيم وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية لتلبية احتياجات الموظفين.
• إدخال طلبات الصيانة والشراء الإلكتروني حسب الحاجة والتنسيق مع الأقسام المعنية لحلها في الوقت المناسب.
• العمل كموصل لتسليم المستندات والأوراق والتقارير إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• أداء مهام أخرى حسب التكليف في نطاق العمل.

• مهارات حاسوبية جيدة وقدرة على إدخال البيانات؛ معرفة ببرنامج MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
• مهارات تحليلية قوية وحل المشكلات.
• مهارات تواصل ممتازة ورعاية العملاء.
• قدرات دقيقة في حفظ السجلات.