وظائف مساعد إداري في السعودية

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات وجدول المشروع بناءً على متطلبات العميل.
• تسريع مراجعة واعتماد عمليات مستندات المشروع.
• تنظيم والحفاظ على الملفات والفهارس للمستندات الهندسية النشطة.
• المساعدة في إعداد كتيبات المشروع وغيرها من الوثائق.
• إعداد الإرساليات للمستندات الهندسية ومراقبة متطلبات المساحة الخاصة بموظفي المشروع.
• حضور اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات حول حالة الوثائق وتقدم المشروع.
• أداء مسؤوليات أخرى ذات صلة حسب الحاجة.

• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور مشابه.
• المؤهلات التعليمية ذات الصلة.
• مهارات تواصل قوية.
• يعتبر وجود خبرة في مشاريع البنية التحتية ميزة إضافية.

• تقديم الدعم الإداري للفريق
• إدارة لوجستيات المكتب وضمان التواصل السلس
• مساعدة التنفيذيين في مهامهم وجداولهم اليومية
• أداء الواجبات المكتبية والحفاظ على إدارة المكتب

• إجادة المساعدة الإدارية والمساعدة الإدارية التنفيذية
• مهارات اتصال قوية وآداب الهاتف
• خبرة في المهارات المكتبية والإدارة العامة للمكتب
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم
• إجادة مجموعة Microsoft Office والبرامج المكتبية ذات الصلة
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق
• يفضل وجود خبرة سابقة في دور مشابه
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة

• تنظيم المراسلات
• تحديد المواعيد

• إجادة برامج Microsoft Office

• دبلوم أو درجة بكاليوس في نفس المجال
• الخبرة: 0-1 سنوات

ـ العمل على منصة ايجار لتسجيل العقارات والوحدات الجديدة ومن ثم انشاء العقود الالكترونية وتوثيقها ومتابعة المستأجرين لتوثيقها وتجديدها.

ـ متابعة كشف المستأجرين والاتصال بالمستأجرين لتحصيل الإيجارات المستحقة.

ـ التواصل مع مكاتب العقار لعرض الشقق والمحلات الشاغرة لديهم، ومعرفة الشواغر لديهم لعرضها لدينا.

ـ عرض العقارات والشقق في مواقع الانترنت بعد تطبيق الأنظمة المعمول بها في المملكة.

ـ تدقيق حساب البنك بشكل اسبوعي للتحقق من جميع الحوالات الواردة من المستأجرين ومنصة ايجار.

-استلام طلبات الصيانة و التنسيق مع قسم الصيانة لانجازها و متابعة المهمة حتى الانتهاء.

مساعد اداري له القدره على استقبال العملاء والقدره على استخدام الحاسب معرفة تامه بالإكسل مرن بالتعامل معرفة المحاسبه متابعة الملفات الإشراف على الموظفات ومتابعتهم حضور وانصراف يعتبر نائب للمدير

بن📸 مطلوب مصوّرة بالجوال 🎥

نبحث عن مصوّرة عندها لمسة فنية في التصوير بالجوال،

تجيد تصوير القهوة، الحلويات، الزوايا الجمالية، وتضبط الإضاءة وتنسيق المشهد ✨

📅 الحضور: ٣ أيام في الأسبوع

⏰ المدة: ساعة يوميًا تقريبًا

💡 نبي شخصه شغوفة بالتصوير وتفهم في:

• زوايا التصوير المناسبة للمقاهي والمطاعم ☕

• ضبط الإضاءة الطبيعية والتصوير في أوقات مثالية

• ترتيب المشهد والمنتجات قبل التصوير

• تصوير فيديوهات قصيرة وستوري بطريقة جذابة 🎬

اللي تشوف نفسها مناسبة ترسل نماذج من تصويرها بالجوال 💌

• ضمان تنفيذ جوانب السلامة للوظيفة من خلال استخدام برنامج APQ لممارسات السلامة الأساسية، بما في ذلك تدقيق السلامة المكتبية وتصاريح العمل للسلامة.
• الامتثال لمعايير APQ والمعايير المحلية للسلامة والصحة والبيئة.
• إدارة تقويمات قيادة الموقع وتقاريرهم المباشرة، وجدولة الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.
• تطوير مستندات Excel وPower Point وWord للاجتماعات والمراسلات.
• استخدام SAP لإدارة السفر، وطلبات الشراء، وإدارة جداول الوقت.
• إعداد ومراقبة دعم النفقات الشهرية، وتنظيم فعاليات الفريق، والمساعدة في حجز الحجوزات.
• الإشراف على احتياجات سيارات الشركة وإدارة العقود لخدمات الدعم.
• التنسيق مع مكتب العلاقات الحكومية لضمان تحديث الوثائق الحكومية لموظفي الموقع.

• دبلوم لمدة عامين أو أكثر في إدارة الأعمال أو مجال تقني.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظيفة مساعد إداري أو ما يعادلها.
• الوعي بمبادئ الجودة والصحة والسلامة المهنية.
• مهارات قيادية وتواصل بين الأشخاص والعمل الجماعي مثبتة.
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
• معرفة بالتطبيقات المعتمدة على الكمبيوتر، وخاصة مايكروسوفت أوفيس.

• ترحيب ومساعدة الزوار، إدارة المكالمات الواردة، والتعامل مع المراسلات بكفاءة.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد والحفاظ على تقاويم المكتب.
• أداء الواجبات الإدارية العامة بما في ذلك الأرشفة، الكتابة، المسح الضوئي، النسخ، وتجليد الوثائق.
• الحفاظ على مستلزمات المكتب من خلال تتبع مستويات المخزون، ورفع طلبات الشراء، ومتابعة التسليمات.
• التعامل مع معاملات النقد الصغير مع وثائق دقيقة ومحاسبة.
• إدخال والحفاظ على بيانات دقيقة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للاستخدام الإداري والتشغيلي.
• إعداد الرسائل والتقارير والعروض التقديمية والتواصل الداخلي حسب الحاجة.
• دعم أنشطة الموارد البشرية مثل إدارة سجلات الموظفين، وتنسيق التوظيف، وتتبع الحضور.
• التنسيق مع البائعين وفرق الصيانة ومقدمي الخدمات لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• تنظيم لوجستيات السفر بما في ذلك حجز الفنادق، والنقل، والتذاكر عند الضرورة.
• ضمان بقاء منطقة الاستقبال والمساحات المشتركة مرتبة ومهنية.
• دعم التنسيق بين الأقسام لضمان إكمال المهام الإدارية في الوقت المحدد.

• درجة البكاليوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 2-3 سنوات من الخبرة في دور إداري.
• خبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (أي منصة).
• إجادة في تطبيقات Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• معرفة أساسية بمعدات المكتب مثل الطابعات، الماسحات الضوئية، وأنظمة PBX.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيمية قوية، والقدرة على إدارة مهام متعددة، وإدارة الوقت.
• موقف احترافي وموثوق ومرتبط بالعملاء.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على السرية.

• تحديث اجندة المواعيد وجدولة الاجتماعات
• اعداد التقارير والعروض التقديمية 
• ارشفة الملفات وتنظيم الارشيف

• إدارة العمليات اليومية للمكتب وضمان سير العمل بشكل سلس دون إشراف مباشر.
• تمثيل المدير التنفيذي في الاجتماعات، متابعة القرارات، وإغلاق المهام مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• إدارة مشاريع العملاء من توقيع العقود حتى التسليم النهائي، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والتحسّن.
• التعامل مع ملفات العملاء، والعقود، والفواتير، والمدفوعات، والمراسلات المهنية مع الشركاء والعملاء.
• قيادة مبيعات B2B، التواصل مع العملاء، تقديم الخدمات، تحديد المواعيد، وإغلاق الصفقات.
• إعداد تقارير تنفيذية، تشغيلية، تسويقية، ومالية وتقديمها بشكل احترافي.
• تنسيق مع فرق التصميم، التطوير، التسويق، والإنتاج لضمان تنفيذ المهام في الوقت المناسب.
• تنظيم وإدارة البريد الرسمي، والوثائق الرقمية والمادية، وتسجيل جميع الإجراءات.
• إصدار الفواتير ومتابعة التحصيل وضمان الامتثال للعمليات المحاسبية الداخلية.
• التعامل مع الأمور الحساسة بسرية تامة وبمهارات اتخاذ القرار القوية.
• الظهور في وسائل الإعلام وتمثيل الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي عند الحاجة.

• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في نفس الدور داخل وكالة تسويق رقمية (شرط إلزامي).
• فهم عميق لدورة حياة المشروع في وكالات التسويق (إدارة العملاء - التسليم - النتائج - التقارير).
• خبرة مثبتة في مبيعات B2B وإغلاق الصفقات الشركات.
• خبرة عملية في المحاسبة الأساسية، وإعداد الميزانيات، والتقارير المالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية وقيادية ممتازة.
• مهارات متقدمة في إدارة الوقت والتنظيم.
• القدرة على العمل تحت الضغط، والتعامل مع مهام متعددة، والتكيف مع الأولويات المتغيرة بسرعة.
• إجادة استخدام Notion، منصات CRM، Google Workspace، وMicrosoft Office.
• شخصية قوية وواثقة قادرة على اتخاذ القرارات بدون تردد.

• راتب شهري ثابت.
• بيئة عمل احترافية مع التعلم المستمر.
• فرص للنمو القيادي وتمثيل الإدارة.
• حوافز قائمة على الأداء والمبيعات.
• يومان عطلة في الأسبوع.

• تجهيز بيانات طلبات الشراء بالتنسيق مع مسؤول المشتريات.
• التواصل مع الموردين لجمع عروض الأسعار ومتابعة الطلبات إداريًا.
• متابعة الفواتير وسندات الاستلام، والتأكد من توثيقها وتصنيفها.
• تنظيم سجل Excel الخاص بالمشتريات وتحديثه باستمرار.
• استخدام ملف الأسعار المشترك مع قسم التسعير لمطابقة الأسعار.
• أرشفة الفواتير والمستندات ورقيًا وإلكترونيًا.
• التنسيق مع قسم المحاسبة لضمان تسليم الفواتير في الوقت المناسب.
• إعداد تقرير أسبوعي مبسط يتضمن ملخص المشتريات.
• المساعدة في حل المشكلات الإدارية المتعلقة بالتأخير أو اختلاف الكميات.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel.
• مهارات عالية في التنظيم والإدارة.
• معرفة بإجراءات المشتريات والفواتير.
• إتقان اللغة العربية ومهارات متوسطة في الإنجليزية.

1-خبرة متدرجة 4 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• المساعدة في مهام إدارية متنوعة لضمان سير العمليات السريرية بسلاسة.
• التنسيق بين الأقسام لتعزيز رعاية المرضى والخدمات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وإدارة الوثائق.

• يفضل أن تكون لديك خبرة مثبتة في دور إداري.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.