وظائف مساعد إداري في السعودية

نبحث عن مساعد إداري لدعم الفريق في المهام المكتبية اليومية وتنظيم الملفات والمستندات. المرشح المثالي سيكون مسؤولاً عن إدارة المراسلات، تنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير الدورية بدقة واحترافية. يتطلب العمل مهارات تنظيمية ممتازة، إجادة برامج الأوفيس، والقدرة على التعامل مع ضغط العمل بكفاءة.

• دبلوم في نظم معلومات إدارية أو تخصص ذو صلة.
• لا يتطلب وجود خبرة سابقة، المفتاح هو الرغبة في التعلم.

• ضمان تنفيذ جوانب السلامة من خلال استخدام برنامج APQ لممارسات السلامة الأساسية.
• الامتثال لمعايير السلامة والصحة والبيئة المحلية.
• إدارة تقاويم قيادة الموقع وجدولة الاجتماعات.
• المساعدة في إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.
• تطوير المستندات والعروض التقديمية باستخدام Excel وPowerPoint وWord.
• استخدام SAP لإدارة السفر وطلبات الشراء.
• تنظيم فعاليات الفريق وإدارة الحجوزات للزوار.
• الإشراف على مركبات الشركة وضمان الصيانة المناسبة.
• التنسيق مع مكتب العلاقات الحكومية لإدارة الوثائق.

• شهادة دبلوم لمدة عامين أو أعلى في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد إداري في بيئة التصنيع.
• الوعي بأنظمة إدارة الجودة والصحة والسلامة المهنية والبيئة.
• مهارات القيادة والتواصل الشخصي المثبتة.
• قدرات قوية في حل المشكلات مع الانتباه إلى التفاصيل.
• إجادة اللغة الإنجليزية، مع مهارات تواصل قوية.

• التنسيق مع الأقسام المعنية لاستقبال الضيوف والزوار من الشركات.
• تصنيف وتجميع وتلخيص الوثائق والمعلومات، والحفاظ على السجلات وفقًا للإجراءات القياسية.
• إعداد تقارير منتظمة للإدارة باستخدام الإجراءات التشغيلية القياسية.
• التواصل مع العملاء والموردين والموظفين لتبادل المعلومات ذات الصلة.
• الالتزام بجميع إجراءات التشغيل والسلامة والجودة والرقابة البيئية للحفاظ على الاتساق والسلامة.

• المؤهل الأدنى: بكاليوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب.
• الحد الأدنى من الخبرة: سنتان على الأقل في معالجة الوثائق، وحفظ السجلات، والمهام الإدارية.
• تعد الخبرة في العمل مع مسؤولين رفيعي المستوى ميزة.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح، فرز وتوزيع البريد الورقي والإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات بطريقة تسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتدوين محاضر الاجتماع.

• مساعد إداري<

• المساعدة في العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك إدارة التقويمات، جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد وتنظيم الوثائق للتقارير والعروض التقديمية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات وضمان تحديث جميع الوثائق وسهولة الوصول إليها.
• دعم الفريق بمشاريع ومهام متنوعة حسب الحاجة.
• التعامل مع استفسارات العملاء والمساهمين بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• المساعدة في التخطيط والتنسيق للفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة.

• شهادة دبلوم أو ما يعادلها مطلوبة؛ درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة.
• يفضل أن تكون لديك خبرة إدارية لمدة 3 سنوات على الأقل.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• مهارات تنظيمية استثنائية واهتمام بالتفاصيل.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.
• القدرة على إدارة الوقت بفعالية وتحديد أولويات المهام بشكل مناسب.
• خبرة في معدات المكتب والتكنولوجيا.
• يعمل بروح الفريق ولديه موقف إيجابي واستعداد لمساعدة الآخرين.

• المسؤوليات: تنفيذ المهام الإدارية اليومية، تنظيم الوثائق، والتواصل مع العملاء.
• المتطلبات: خبرة سابقة في دور إداري مشابه.

• إدارة الملفات والسجلات المتعلقة بالموارد البشرية.
• المساعدة في عمليات التوظيف والاختيار.
• توفير الدعم الإداري العام للقسم.
• الحفاظ على الاتصالات الفعالة داخل وخارج القسم.

• أن تكون سعودي الجنسية.
• حاصل على مؤهل جامعي أو دبلوم في مجال الموارد البشرية.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة بشكل أساسي.
• إجادة التعامل مع الحاسب الآلي.
• خبرة لا تقل عن سنة في مجال الموارد البشرية.
• اجتياز المقابلة الشخصية.

• مساعدة فرق المشاريع في إعداد وتنسيق الوثائق باستخدام قوالب الشركة، بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
• إعداد محاضر الاجتماعات لمديري المشاريع والقادة الوظيفيين.
• تنسيق أحداث المشاريع وتسهيل عمليات الإدخال.
• إدارة البريد الوارد والصادر والمهام الإدارية العامة.
• المساعدة في حجز غرف الاجتماعات وطلبات الطعام.
• صيانة جداول بيانات قاعدة بيانات المشروع والتأكد من تحديثها.
• توفير معلومات متعلقة بالمشاريع لأعضاء الفريق والمساعدة في البحث عند الحاجة.

• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفوي.
• خبرة في مجموعة Microsoft Office، خصوصًا Word وExcel.
• القدرة على العمل في بيئة فريق مع الحد الأدنى من الإشراف.
• معرفة بالخلفية الهندسية تعتبر ميزة.

• الدعم الإداري: إدارة العمليات اليومية للمكتب وتقديم المساعدة الإدارية العامة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات (إلكترونية ونسخة مطبوعة).
• مراقبة وطلب مستلزمات المكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.

• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الأخرى بشكل احترافي.
• التصرف كنقطة اتصال بين الموظفين والإدارة والشركاء الخارجيين.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر.
• إدارة التقاويم وتنظيم المكالمات الجماعية / الاجتماعات.

• تقديم الدعم الاحتياطي للموظفين الإداريين الآخرين عند الحاجة.
• تنسيق اللوجستيات للزيارات وطلبات الزوار.

• مراجعة وتسوية تقارير المصاريف لضمان الدقة والامتثال.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال والإدارة أو تخصص ذي صلة.
• سنة واحدة وأكثر في الإدارة.
• خبرة إدارية احترافية.
• طلاقة في الإنجليزية والعربية.

1-خبرة متدرجة 4 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• ترحيب الزوار والعملاء بشكل احترافي.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
• إدارة المراسلات اليومية (البريد الإلكتروني، البريد).
• جدولة المواعيد والاجتماعات، وتنظيم تقاويم الفريق الإداري.
• إعداد وطباعة التقارير والمستندات حسب الحاجة.
• دعم الفرق الإدارية في إكمال المهام المكتبية والتنظيمية.
• الحفاظ على بيئة استقبال ومكتب منظمة ومريحة.

• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
• إجادة مهارات الكمبيوتر وMicrosoft Office.
• شخصية لطيفة، منظمة، وتمتلك روح التعاون والمبادرة.