وظائف مساعد إداري في السعودية

مطلوب مساعد إداري للعمل في شركة مرموقة، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على التواصل الفعال مع مختلف المستويات الإدارية. يجب أن يكون المرشح حاصلاً على شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو ما يعادلها، مع خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مشابه.

المهام الرئيسية:

• تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال

• إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الإدارية

• متابعة المعاملات الإدارية وتوثيق الملفات

• التنسيق مع الإدارات المختلفة وتسهيل سير العمل

• إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني

• المساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات

• حفظ وأرشفة المستندات والملفات بشكل منظم

• إدارة العمليات اليومية للمكتب والحفاظ على المستلزمات.
• جدولة الاجتماعات وتنسيق ترتيبات السفر.
• تكون نقطة الاتصال المركزية للتواصل.
• إعداد وإدارة الوثائق والتقارير.
• الحفاظ على البيانات والسجلات بدقة.
• المساعدة في أنشطة الموارد البشرية بما في ذلك تدريب وتوظيف الموظفين.
• ضمان الامتثال لأنظمة الشركة والسرية.

• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور الدعم الإداري.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحاصلون على درجة البكالوريوس.
• مهارات تواصل ممتازة وإجادة في استخدام Microsoft Office.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية.

• إدخال واسترجاع المعلومات في قواعد البيانات لتحديث السجلات والملفات والحجوزات.
• إعداد المستندات بما في ذلك الرسائل والتقارير باستخدام برامج معالجة الكلمات وجداول البيانات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والحفاظ على أنظمة تنظيم الملفات.
• التفاعل مع الضيوف والزملاء بطريقة مهنية مع ضمان السرية وحماية أصول الشركة.
• دعم المشرفين في مختلف الواجبات الإدارية حسب الحاجة.

• إدخال واسترداد المعلومات في قواعد بيانات الكمبيوتر لتحديث السجلات والملفات والحجوزات.
• إعداد المستندات بما في ذلك الرسائل والمذكرات باستخدام برامج معالجة الكلمات وجداول البيانات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والحفاظ على نظم تنظيم الملفات.
• التفاعل مع الضيوف وزملاء العمل بطريقة مهنية مع ضمان السرية وحماية أصول الشركة.
• دعم المشرفين في مختلف المهام الإدارية حسب الحاجة.

• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق المبيعات.
• التعامل مع الطرود الواردة والصادرة، مع ضمان الإرسال في الوقت المناسب وتتبع المستندات الأساسية.
• الحفاظ على تحديث قواعد البيانات الداخلية وأنظمة إدارة علاقات العملاء.
• المساعدة في معالجة طلبات المبيعات المتعلقة بجلسات التدريب.
• إعداد وإدارة جداول التدريب والعقود والمقترحات والتقارير باستخدام مجموعة MS Office.
• ضمان المتابعة في الوقت المناسب على طلبات العملاء وتعليقاتهم للحفاظ على رضا العملاء العالي.
• تنظيم والحفاظ على جميع الوثائق التجارية ذات الصلة.

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو التسويق أو مجال ذي صلة مفضلة.
• إجادة ثنائية اللغة باللغة العربية والإنجليزية تعتبر ميزة.
• إجادة مجموعة MS Office أمر أساسي.
• خبرة من 23 سنوات في أدوار إدارية إلزامية.
• قدرات تنظيمية متعددة المهام مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• مهارات تواصل ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين.

• تأشيرة عمل
• تأمين طبي

• تقديم الدعم الإداري العام وإدارة المعلومات السرية.
• إعداد المعلومات للنقاشات التنفيذية والتعامل مع الاتصالات الحساسة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات، والتحكم في الوثائق، وتتبع الوثائق الخاصة بالامتثال.
• تنسيق التدقيقات، والمراقبة، ومتابعة جداول المشروع.

• جدولة اجتماعات اللجنة الاستشارية الطبية ودعم الأنشطة البحثية السريرية.
• المساعدة في تقديم الطلبات للسلطات التنظيمية وضمان الوثائق المناسبة.

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها مع خبرة إدارية لا تقل عن سنتين.
• يفضل وجود خبرة في صناعة الأدوية أو الرعاية الصحية.
• يتحدث الإنجليزية والعربية بطلاقة، كتابةً ومحادثة.
• إجادة أنظمة إدارة الوثائق هي ميزة إضافية.

• المساعدة في إعداد وتنسيق الاجتماعات، الجدولة، إنشاء الأجندة وتدوين المحاضر.
• إدارة الجداول الزمنية بفاعلية لتقليل تداخل المواعيد وترتيب الأولويات.
• الحفاظ على أنظمة حفظ مصنفة لكل من الوثائق الإلكترونية والورقية.
• التعامل مع الاتصالات الواردة، وتوجيهها إلى الأطراف المناسبة حسب الحاجة.
• إعداد وتنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات والإقامة.
• دعم المهام الإدارية المتعلقة بالمشاريع مثل إدخال البيانات وإعداد الوثائق.
• مراقبة المستلزمات المكتبية ومستويات المخزون لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

• حد أدنى من 12 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري.
• الإلمام ببرامج Microsoft Office مع القدرة على إنشاء مستندات وعروض تقديمية مفصلة.
• مهارات تنظيم قوية، قادرة على إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.
• مهارات تواصل ممتازة للتفاعل بشكل احترافي مع أفراد متنوعين.
• القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة discretion مع المعلومات الحساسة.
• مهارات حل المشكلات المثبتة والقدرة على تحديد وتنفيذ حلول فعالة.
• مرونة في التكيف مع الأولويات المتغيرة.

نحن نبحث عن مساعد إداري متفاني (منسق طبي) للانضمام إلى فريقنا الديناميكي، مسؤول عن تقديم الدعم الإداري الشامل لضمان سير عمليات المكتب بسلاسة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن التعامل مع مهام متنوعة بما في ذلك إدارة التقويمات، تنسيق الاجتماعات، تنظيم الملفات، إعداد المراسلات، الحفاظ على مستلزمات المكتب، والمساعدة في إدخال البيانات ومعالجة الوثائق. تشمل المسؤوليات الرئيسية أيضاً استقبال الزوار، الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة احترافية، دعم مشاريع الفريق، والتعاون مع الإدارات المختلفة للحفاظ على سير العمل الفعال.
نحن نبحث عن منسق عيادة منظم للغاية ومتفاني للانضمام إلى فريقنا. سيلعب المرشح المثالي دورًا حيويًا في ضمان سير عمليات العيادة بسلاسة وتقديم دعم استثنائي للمرضى طوال رحلتهم في الرعاية.
المسؤوليات الرئيسية:
- عمليات العيادة: تنسيق أوقات بدء العيادة، إدارة الجدولة، وضمان سير العمليات اليومية بلا عوائق.
- متابعة المرضى: الإشراف على عمليات متابعة المرضى، بما في ذلك التواصل قبل وبعد الجراحة.
- تنسيق التأمين: الحصول على موافقات التأمين، التحقق من التغطية، والمتابعة بشأن المعلومات المطلوبة لتسهيل رعاية المرضى.
- إدارة المواعيد: ترتيب وتأكيد مواعيد المرضى، وإعادة الجدولة حسب الحاجة لتحسين الكفاءة.
- رعاية ما بعد الجراحة: المتابعة مع المرضى بعد الجراحة لضمان التعافي السليم ومعالجة القضايا.

المؤهلات:
- معرفة أساسية بعمليات التأمين ومتطلبات رعاية المرضى.
- مهارات تواصل وتنظيم قوية.
- القدرة على تعدد المهام والعمل بفعالية في بيئة سريعة الوتيرة.
- يفضل أن يكون لدى المرشح خبرة سابقة في تنسيق الرعاية الصحية ولكنها ليست مطلوبة.

إذا كنت شغوفًا برعاية المرضى وتزدهر في بيئة عيادية ديناميكية، سنكون سعداء لسماع أخبارك!

• إدارة وتنظيم بيانات العملاء والسجلات
• مساعدة فريق المبيعات في المتابعات، والاجتماعات، والتجدولة
• إعداد وإرسال الاقتباسات واستخراج قوائم الكميات
• التواصل مع مصانعنا لأسعار، وكميات، وطلب الطلبات
• إدارة جهات الاتصال، وتتبع التواصل، وضمان المتابعات في الوقت المناسب
• إعداد وصيانة ملفات المشاريع، والاقتباسات، والوثائق
• متابعة العملاء بشأن موافقات العينات، وتحديثات المشاريع، والقرارات المعلقة
• تتبع جداول زمنية المشاريع الجارية وتذكير الفريق بالمواعيد النهائية أو المتابعات
• المساعدة في جدولة الاجتماعات، وزيارات المعرض، وتقييمات الفريق الداخلية
• تنظيم وأرشفة أوامر الشراء، وملاحظات التسليم، والفواتير
• تقديم الدعم الإداري للعطاءات، والتقديمات، والمقترحات
• إعداد تقارير ملخصة عن الاستفسارات، والاقتباسات، أو متابعة المبيعات

• مهارات قوية في التواصل والتنسيق
• إجادة استخدام Microsoft Office (Excel، Word، Outlook)
• إجادة الإنجليزية (كتابياً وشفهياً)؛ العربية ميزة إضافية
• منظم، ومسؤول، ومتشوق للتعلم
• الخبرة في دور إداري أو دعم مبيعات مشابهة ميزة إضافية
• قادر على إدارة مهام متعددة والمواعيد النهائية بشكل فعال
• يعمل بشكل جيد تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة
• 13 سنوات من الخبرة في الإدارة أو تنسيق المبيعات
• خلفية في التصميم الداخلي، أو العمارة، أو المشتريات ميزة إضافية
• معرفة بنظام ERP تعتبر ميزة إضافية

• تكون نقطة الاتصال البارزة للطلبات القسم مع خدمات الدعم (مثل، تكنولوجيا المعلومات، الإدارة، المرافق).
• المساعدة في تخطيط الميزانية، ورصدها، وضمان التوافق مع الإرشادات المالية.
• تمثيل القسم في تنسيق الاحتياجات مع اكتساب المواهب، والمشتريات، وخدمات الدعم.
• قيادة تنسيق طلبات الاحتياجات التدريبية من خلال تقديم المتطلبات والمتابعة مع إدارة الموارد البشرية.
• إدارة جدول مواعيد مدير القسم وتنسيق جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وحجز الرحلات والإقامة، وضمان إعداد الأجندات ومواد الإحاطة في الوقت المناسب.
• الإشراف على الاتصالات واستعداد الاجتماعات من خلال التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، وإعطاء الأولوية للرسائل، وصياغة المراسلات الرسمية، وإعداد غرف الاجتماعات ومحتوى العروض التقديمية لمدير القسم.
• الحفاظ على نظام ملفات إلكتروني وفيزيائي منظم، وضمان الوصول السريع والآمن للوثائق.
• إعداد وتحرير تقارير القسم، والعروض التقديمية المهنية، وغيرها من الوثائق الرسمية.
• توفير الدعم اللوجستي والتنسيقي للمشاريع الخاصة التي يقودها مدير القسم.
• إدارة الأموال النقدية الصغيرة ومراقبة الإنفاق الإداري للقسم بما يتوافق مع ضوابط الميزانية.
• الإشراف على تخطيط وتنفيذ الفعاليات القسم من البداية إلى الانتهاء.
• تتبع وتحديث لوحات معلومات القسم والمتابعات اليومية بين مدير القسم والفريق.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو نظم المعلومات الإدارية، أو ما يعادلها.
• معرفة أساسية بتخطيط الأعمال ولوحات العمل.
• مظهر جيد مع مهارات عرض قوية.
• إجادة اللغة الإنجليزية.