وصف المهام والواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالدور الوظيفي

وصف المهام والواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالدور الوظيفي أو ما يُسمى الوصف الوظيفي ليس مجرد مستند يعتمد عليه الباحثون عن عمل عند البحث عن وظيفة جديدة، لكنه يلعب دورًا حيويًا في نجاح المؤسسة في استقطاب المواهب والكفاءات في سوق العمل، لأن هذا الوصف هو العامل الأساسي في إقناع المرشحين المؤهلين فقط بتقديم سيرهم الذاتية، الأمر الذي يفرض على قسم الموارد البشرية بالمؤسسات صياغته جيدًا لتعزيز جهود التوظيف بالقسم، وفي هذا المقال نوضح تعريف الوصف الوظيفي وكيفية كتابته باحترافية.

وصف المهام والواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالدور الوظيفي:

يُعد الوصف الوظيفي بمثابة وصفًا للمهام والواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالدور الوظيفي، فهو عبارة عن بيان تتولى إدارة الموارد البشرية بالمؤسسات إعداد عند وجود وظائف شاغرة بمختلف الأقسام، إذ يوضح هذا البيان المهام الرئيسية للوظيفة الشاغرة، والمهارات والمؤهلات المطلوبة لشغلها والقيام بتلك المهام بكفاءة، وجميع المواصفات التي يجب أن يتحلى بها المتقدم المناسب.

ولا يكتفي الوصف الوظيفي بذكر متطلبات الوظيفة الشاغرة فحسب، بل يقدم لمحة عن طبيعة العمل، وعما يمكن أن يتوقعه المرشح عند الالتحاق بالعمل داخل المؤسسة، والمزايا التي يحصل عليها من خلال الوظيفة، مثل الراتب والمكافآت والتدريب والتطوير والتقدم الوظيفي، مع نبذة حول ثقافة المؤسسة وقيمها وبيئة العمل داخلها.

يُعد صياغة الوصف الوظيفي بطريقة احترافية من العوامل الرئيسية في جذب انتباه المرشحين المحتملين، فكلما كان الوصف دقيقًا ويوضح جميع التفاصيل المطلوبة ويبرز مزايا العمل داخل المؤسسة، زادت فرص استقطاب الكفاءات والمواهب في سوق العمل، وهو الهدف الذي تسعى جميع المؤسسات لتحقيقه من خلال هذا البيان.

اقرأ المزيد عن: ماهو الوصف الوظيفي Job Description وتعريفه ومكوناته ومثال عليه والمهام الوظيفية

كيفية كتابة الوصف الوظيفي:

تتطلب كتابة الوصف الوظيفي اتباع مجموعة من الخطوات التي تضمن تقديم شرح دقيق لكل جزء من أجزاء هذا البيان وإعطاء المتقدمين صورة واضحة عما هو مطلوب عند الالتحاق بالوظيفة، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- كتابة المسمى الوظيفي

أول ما ينبغي كتابته عند إعداد الوصف الوظيفي هو المسمى الوظيفي، وهو عبارة عن عنوان الوظيفة الشاغرة الذي يجب أن يكون موجزًا لكن وصفي بحيث يعكس طبيعة الدور الوظيفي بدقة، مع ضرورة أن يكون متعارف عليه في سوق العمل وليس غامضًا أو مستحدثًا، نظرًا لاعتماد معظم الباحثين عن عمل على المسمى الوظيفي عند البحث عن الفرص، لذلك كلما كان هذا المُسمى أكثر تحديدًا ووضوحًا، زادت فرص ظهور الإعلان للمرشحين المناسبين.

من القواعد الواجب مراعاتها عند كتابة المسمى الوظيفي، أن يتراوح عدد كلماته من كلمتين إلى خمس كلمات، وتجنب استخدام المصطلحات غير الشائعة أو مسميات عامة جدًا أو غريبة أو مبتكرة لعدم إرباك المرشحين أو صرفهم عن الوظيفة لأنهم يبحثون عن نفس الوظيفة تحت مسمّى أكثر شيوعًا.

أما إذا كانت الوظيفة فريدة من نوعها ولا تتطابق مع مسمى وظيفي تقليدي، ففي هذه الحالة لا بد من تضمين المسمى الوظيفي بكلمات مفتاحية شائعة توضح الوظائف الأساسية والتخصصات الرئيسية للدور، حتى يفهم المتقدم طبيعة الوظيفة بمجرد قراءة هذا المسمى.

صبّار هي شريكك الاستراتيجي في التوظيف، إذ نقدم لك خدمات متكاملة تضمن لك استقطاب أفضل المرشحين لبناء فريق عمل متكامل يرفع من أداء شركتك ويحقق نمو مستدام.

2- كتابة الهدف الوظيفي

الخطوة الثانية في إعداد الوصف الوظيفي هي كتابة الهدف الوظيفي، وهو عبارة عن فقرة قصيرة توضح طبيعة الوظيفة ولماذا وُجدت وما القيمة التي تضيفها للمؤسسة، مما يساعد الباحث عن عمل على فهم ما يمكن أن يقدمه من خلال هذا الدور وأهميته في هيكل العمل.

كما يجب أن يبرز الهدف الوظيفي بعض المزايا أو المسؤوليات أو الفوائد الجذابة التي تشجع المرشحين على التقديم، مثل ما إذا كانت هناك مرونة في أوقات العمل أو خيارات عمل هجينة، وما إذا كانت الوظيفة بدوام كامل أو جزئي، مع توضيح بعض المهارات والمؤهلات المطلوبة للوظيفة.

عند كتابة الهدف الوظيفي، يجب أن يكون في حدود فقرة واحدة مكونة من أربع جمل على الأكثر، مختصرة قدر الإمكان وجذابة، مع صياغتها بأسلوب ترحيبي يشجع الباحثين عن عمل على قراءة بقية الإعلان.

3- كتابة المهام والمسؤوليات الرئيسية

في هذه الخطوة، يتم وصف المهام والمسؤوليات المطلوب أدائها من خلال الوظيفة، وهي عبارة عن الواجبات الرئيسية، والأنشطة اليومية المتكررة، والمسؤوليات الإشرافية، إن وجدت، وأنواع المشاريع التي يتعامل معها الدور الوظيفي، والمهام الخاصة بإعداد التقارير والجهة التي تُرفع إليها تلك التقارير، إضافة إلى الأنظمة أو البرامج أو البرمجيات التي سيعمل عليها شاغل الوظيفة.

عند صياغة المهام والمسؤوليات الرئيسية، لا بد من عرضها في شكل نقاط تتراوح ما بين ثماني نقاط إلى اثنتي عشرة نقطة تقريبًا، وترتيب المهام من الأهم إلى الأقل أهمية، واستخدام أفعالًا واضحة، وتجنب وصف تفاصيل دقيقة حول مشاريع معينة، لضمان وضوح هذا القسم وعدم إرهاق المرشح بتفاصيل كثيرة، وحتى تبدو الوظيفة تبدو واقعية وقابلة للتحقيق.

4- كتابة المؤهلات 

يُعد قسم المؤهلات من أهم أقسام الوصف الوظيفي، لذلك لا بد من صياغته بدقة ليوضح الكفاءات المطلوبة في المرشح للنجاح في الدور الوظيفي، وهي المتطلبات التي يمكن ذكرها في شكل نقاط وتشمل:

• الخبرة: وهي الخبرة ذات الصلة بالوظيفة، إذ يتم تحديد عدد سنوات الخبرة المطلوبة، ومستوى الخبرة، ونوع الشركات أو القطاعات، مع تجنب وضع متطلبات مبالغ فيها لعدم استبعاد المواهب الواعدة.

• التعليم: يجب توضيح المؤهلات التعليمية المطلوبة وتشمل الشهادة الدراسية، والتخصص المناسب، والشهادات المهنية إن وُجدت، وتُذكر كميزة إضافية وليست شرطًا أساسيًا.

عند صياغة هذا القسم، يجب التركيز على المؤهلات المطلوبة لتنفيذ مهام محددة مرتبطة بالوظيفة، وتجنب ذكر المؤهلات غير الضرورية.

5- كتابة المهارات

يوضح قسم المهارات القدرات والخبرات العملية والسلوكية التي يجب أن يمتلكها المرشح لأداء المهام الوظيفية بكفاءة، وتنقسم هذه المهارات إلى نوعين أساسيين وهما:

• المهارات المطلوبة: وهي المهارات الأساسية التي لا غنى عنها ولا يمكن أداء مهام الوظيفة دون امتلاكها، وتشمل المهارات الفنية مثل إتقان برامج المحاسبة وتحليل البيانات المالية، وإعداد التقارير، والمهارات الناعمة مثل التواصل والدقة والانتباه للتفاصيل والعمل تحت ضغط.

• المهارات المُفضلة: هي مهارات إضافية تعزز أداء المرشح، ويمكن اكتسابها أو تطويرها مع الوقت، مثل إجادة لغة أجنبية إضافية، ومهارات قيادية أو إشرافية.

عند صياغة المهارات في الوصف الوظيفي، يجب أن تكون واضحة ومحددة، مذكورة في شكل نقاط مختصرة، ومرتبطة مباشرة بالوظيفة.

6- كتابة الراتب والمزايا

لا يقل قسم الراتب والمزايا أهمية عن بقية أقسام الوصف الوظيفي، بل هو من أكثر الأقسام جذبًا للمرشحين وأكثر ما يبحثون عنه في الوصف الوظيفي، لذلك يجب كتابته بوضوح ليبرز نطاق الراتب المقرر منحه لشاغل الوظيفة، على أن يكون متوافقًا مع مستوى تعليم المرشح وخبرته حتى يكون مناسبًا لمقدار المهام والمسؤوليات المطلوب أدائها من خلال الوظيفة، وتنافسي يتماشى مع السوق، وأن يمتثل لما تنص عليه قوانين العمل.

ومن العوامل التي تجذب المرشحين وتساعدهم على التقدم على الوظيفة، تضمين الوصف الوظيفي بالمزايا التي سيحصل عليها الموظف عند التحاقه بالوظيفة، وهي تتنوع ما بين التأمين الصحي، والإجازات المدفوعة، وبدلات السكن، وساعات العمل المرنة، ومزايا التقاعد، وتعويض الرسوم الدراسية، وجداول العمل المرنة، وغيرها.

تساعدك صبّار في بناء فريق يتماشى مع ثقافة شركتك ويشارك قيمها، وتضمن لك الوصول إلى المرشحين الأكثر كفاءة الذين لا يمتلكون الخبرات المطلوبة فحسب، بل يضيفون أيضًا قيمة حقيقية لفريقك.

7- كتابة موقع وساعات العمل

الكثير من الباحثون عن عمل يسعون للالتحاق بوظائف تناسب مكان سكنهم، لذلك يجب تضمين الوصف الوظيفي بموقع المكتب بوضوح، مع ذكر ما إذا كانت الوظيفة عن بُعد بالكامل أو من المقر بالكامل أو تتطلب من الموظفين الحضور إلى المكتب عدة مرات أسبوعيًا أو شهريًا.

ويجب أن يوضح هذا القسم عدد ساعات العمل يوميًا، وما إذا كان العمل بدوام كامل أو جزئي، مع إبراز أي ترتيبات مرنة متاحة.

8- كتابة معلومات التواصل

في هذه الخطوة، يتم تضمين الوصف الوظيفي بمعلومات تشمل عنوان بريد إلكتروني يمكن للمرشحين إرسال طلبات التقديم من خلاله، أو رقم هاتف إذا رغبوا في التواصل معك للحصول على مزيد من التفاصيل حول الوظيفة.

ومن الأفضل توضيح الموعد النهائي للتقديم، ومراحل المقابلات، مع تضمين بيان واضح حول إمكانية الوصول ودعوة المرشحين لطلب أي تسهيلات يحتاجونها.

9- كتابة نبذة عن الشركة

وهو القسم الأخير الاختياري الذي يمكن تضمينه في الوصف الوظيفي، ويمكن تسميته باسم "نبذة عنا"، وفيه يتم تسليط الضوء على مزايا الشركة والوظيفة الشاغرة بالتحديد، ولمحة عن تاريخ الشركة وثقافتها وقيمها والمبادئ التي تؤمن بها، وهو ما يساعد على جذب مرشحين متوافقين مع هذه الثقافة.

صبّار وجهتك للوصول إلى ذوي المواهب والكفاءات

"هل تبحث عن أفضل الكفاءات لمؤسستك؟ نحن في صبّار نوفر لك خدمات توظيف متخصصة تساعدك في استقطاب أفضل المواهب في جميع التخصصات، ونقوم بفلترة الكفاءات لتقديم أفضل المرشحين وفقًا لمتطلبات شركتك، لتستطيع اتخاذ القرار الصحيح في أسرع وقت ممكن دون التنازل عن الجودة.

من خلال قاعدة البيانات الضخمة للمرشحين في صبّار يمكنك العثور على جميع احتياجاتك من الموظفين، سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، بادر بالتواصل معنا لسد شواغرك الوظيفية في وقت قياسي.

الخاتمة:

الوصف الوظيفي هو بيان شامل يوضح المهام والواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالوظيفة، ويعد أداة أساسية تستخدمها إدارة الموارد البشرية عند شغل وظائف شاغرة في المؤسسة. يتضمن الوصف الوظائف الرئيسية للوظيفة، المؤهلات والخبرات المطلوبة، المهارات الأساسية والمفضلة، وطبيعة العمل اليومية، بالإضافة إلى أي مسؤوليات إشرافية أو تقارير يجب إعدادها. 

كما يقدم الوصف للمرشح لمحة عن بيئة العمل وثقافة المؤسسة، والمزايا المرتبطة بالوظيفة مثل الراتب، الإجازات، التأمين، والتدريب، مما يساعد في جذب المرشحين المؤهلين وزيادة فرص استقطاب الكفاءات المناسبة.

لضمان فاعلية الوصف الوظيفي، يتم اتباع خطوات محددة تشمل: كتابة مسمى الوظيفة بشكل واضح ودقيق، تحديد الهدف الوظيفي والمهام الأساسية، توضيح المؤهلات والمهارات المطلوبة والمفضلة، ذكر نطاق الراتب والمزايا، تحديد موقع العمل وساعات الدوام، إضافة معلومات التواصل، وأخيرًا تضمين نبذة عن الشركة وثقافتها وقيمها. 

صياغة الوصف بطريقة احترافية تجعل الوظيفة أكثر جاذبية للمرشحين، وتضمن وصول الإعلان إلى الأشخاص المناسبين الذين يمتلكون المهارات والخبرة المطلوبة ويستطيعون إضافة قيمة حقيقية للمؤسسة.