في بيئة العمل الاحترافية، تحتاج المؤسسات إلى آليات واضحة لتطبيق الانضباط والتعامل مع المخالفات السلوكية أو الإدارية التي قد تصدر من الموظفين. من هنا تبرز أهمية استخدام نموذج خصم على موظف أو نموذج توقيع جزاء على موظف كوسيلة قانونية وإدارية تُنظم هذه الإجراءات وتُحافظ على بيئة عمل متوازنة.
في هذا المقال، نوفر لك مجموعة نماذج جاهزة بصيَغ متعددة (Word - PDF - Email) يمكنك تحميلها مجانًا، بالإضافة إلى شرح تفصيلي لعناصر النموذج، وكيفية كتابته، وصيغة نموذج شكوى على موظف موجهة لإدارة الموارد البشرية. تابع القراءة لاكتشاف الأدوات التي تساعدك في إدارة الأداء والانضباط داخل فريقك باحتراف.
ما هو نموذج توقيع جزاء أو خصم على موظف؟
نموذج توقيع جزاء أو خصم على موظف هو مستند إداري رسمي يُستخدم داخل المؤسسات والشركات لتوثيق الإجراءات التأديبية المتخذة ضد أحد الموظفين نتيجة لمخالفة ارتكبها، سواء كانت هذه الإجراءات عبارة عن خصم مالي من الراتب أو جزاء إداري مثل الإنذار أو التنبيه أو الإيقاف المؤقت.
يهدف هذا النموذج إلى تنظيم العلاقة بين الإدارة والموظف، وضمان تطبيق القوانين واللوائح الداخلية بطريقة عادلة وشفافة. كما يُعد وسيلة قانونية تحفظ حقوق الطرفين في حال حدوث خلاف مستقبلي، ويوثّق القرار داخل ملف الموظف، مما يعزز منضبطية بيئة العمل ويمنح كل طرف حقه بناءً على ما ورد في السياسات المعتمدة.
تحميل نموذج توقيع جزاء على موظف (Word)
نموذج توقيع جزاء على موظف بصيغة Word يُعد من أكثر النماذج استخدامًا داخل المؤسسات، نظرًا لمرونته وسهولة التعديل عليه بما يتناسب مع طبيعة كل مخالفة ونوع الجزاء المتخذ. يتميز هذا النموذج بإمكانية إضافة بيانات الموظف، تفاصيل المخالفة، نوع الجزاء، والتوقيعات المطلوبة من المديرين والموظف ذاته.
تحميل نموذج خصم على موظف (PDF)
نموذج خصم على موظف بصيغة PDF هو مستند رسمي معتمد يُستخدم لتوثيق قرار الخصم من راتب الموظف نتيجة ارتكابه لمخالفة إدارية أو سلوكية داخل جهة العمل. يُعد هذا النموذج أداة مهمة لضمان الشفافية والالتزام بلوائح الشركة، ويحتوي على جميع البيانات الأساسية مثل: اسم الموظف، تفاصيل المخالفة، المبلغ المخصوم، وتاريخ التنفيذ، بالإضافة إلى توقيعات الجهات المعنية.
تحميل نموذج خصم على موظف بصيغة Email (جاهز للإرسال عبر البريد الإلكتروني)
إذا كنت تبحث عن صيغة رسمية جاهزة لإرسال نموذج خصم على موظف عبر البريد الإلكتروني، فهذا النموذج مكتوب بأسلوب مهني، ويُستخدم في حال رغبتك بإبلاغ الموظف بقرار الخصم إلكترونيًا بشكل مباشر، مع توضيح المخالفة وتفاصيل الخصم وأساسه النظامي.
بالطبع، إليك نموذج خصم على موظف بصيغة Email مكتوب بأسلوب رسمي واحترافي شامل، وجاهز للإرسال الفوري عبر البريد الإلكتروني، مع مراعاة tone إداري مهني واضح وتفاصيل دقيقة توثق القرار بالكامل:
الموضوع: إشعار بخصم من الراتب نتيجة مخالفة إدارية
السيد/السيدة: [اسم الموظف]
الرقم الوظيفي: [رقم الموظف]
المسمى الوظيفي: [المسمى الوظيفي]
الإدارة/القسم: [اسم القسم]
تحية طيبة وبعد،
نود إحاطتكم علمًا أنه تم رصد مخالفة إدارية تتعلق بـ:
[وصف دقيق للمخالفة مثل: "التأخر المتكرر عن مواعيد الدوام دون تقديم عذر رسمي"، أو "عدم الالتزام بالتعليمات الداخلية الخاصة بنظام العمل"]، وذلك بتاريخ [.... / .... / ..........].
وبناءً على ما ورد في لائحة الجزاءات المعتمدة لدى الشركة، وتحديدًا المادة رقم [رقم المادة]، ووفقًا للإجراءات النظامية التي تضمنت التحقق من الواقعة، والاستماع إلى وجهة نظركم في جلسة رسمية بتاريخ [.... / .... / ..........]، فقد تقرر ما يلي:
القرار الإداري:
تطبيق خصم من راتبكم الشهري بقيمة [المبلغ بالأرقام والحروف]، على أن يتم الخصم اعتبارًا من [تاريخ السريان].
أسباب اتخاذ القرار:
- ثبوت المخالفة من خلال التقارير الرسمية والمراجعات الإدارية
- عدم تقديم مبررات كافية خلال جلسة الاستماع
- التزام الإدارة بتطبيق النظام على جميع الموظفين دون استثناء
للتظلم أو الاستفسار:
يحق لكم التقدم بطلب تظلم رسمي إلى إدارة الموارد البشرية خلال مدة أقصاها [3 إلى 5 أيام عمل] من تاريخ استلام هذا الإشعار، وذلك عبر البريد التالي:
[البريد الرسمي للموارد البشرية]
أو مراجعة الإدارة مباشرة خلال ساعات العمل الرسمية.
نتمنى منكم تفهّم دوافع القرار، ونؤكد على التزامنا التام بتطبيق السياسات الداخلية بما يضمن بيئة عمل عادلة ومنضبطة.
مع خالص التحية،
[اسم المرسل]
[الوظيفة / المسمى الإداري]
[الإدارة / القسم]
[رقم الهاتف – داخلي أو جوال]
[البريد الإلكتروني الرسمي]
ملاحظات إضافية:
- يُفضل الاحتفاظ بنسخة من هذا الإشعار ضمن ملفكم الوظيفي.
- لا يُعتبر هذا القرار نهائيًا إلا بعد انتهاء فترة التظلم المحددة دون رد.
- تُطبق العقوبة دون تأثير على أي حقوق أو مزايا أخرى.
اقرأ أيضًا: عقوبات الموظف في نظام الخدمة المدنية - دليل شامل
نموذج خصم على موظف (بالنسخة الإنجليزية) – جاهز للاستخدام
Salary Deduction Notice
Company Name: [.................................]
Form Date: [DD / MM / YYYY]
Form ID: [.................................]
Employee Details:
- Full Name: .........................................................
- Employee ID: .........................................................
- Job Title: .........................................................
- Department: .........................................................
- Supervisor Name: .........................................................
Description of Violation:
The following violation has been recorded based on reports from the relevant department or supervisor:
............................................................................
............................................................................
............................................................................
- Date of Violation: [DD / MM / YYYY]
- Date Reported to HR: [DD / MM / YYYY]
- Internal Investigation Conducted on: [DD / MM / YYYY]
Deduction Details:
- Deduction Amount: [Amount] (in local currency)
- Deduction Percentage (if applicable): [........%]
- Reason for Deduction: ...................................................................
- Effective Deduction Date: [DD / MM / YYYY]
Legal/Policy Reference:
This deduction is applied based on Article No. [....] from the Company’s Disciplinary Policy, and was approved following internal investigation procedures and employee notification.
Approvals:
- Immediate Supervisor:
Name: .............................................
Signature: ..................... Date: ................ - HR Manager:
Name: .............................................
Signature: ..................... Date: ................ - General Manager (if required):
Name: .............................................
Signature: ..................... Date: ................
Employee Acknowledgment:
I acknowledge receiving this salary deduction notice and understand the reason for this action. I am aware of my right to submit an appeal to the HR department within [X] working days.
- Employee Name: .............................................
- Signature: ..................... Date: ................
اقرأ أيضًا: نظام تأديب الموظفين الموارد البشرية
عناصر ومكونات نموذج خصم على موظف
يتكون نموذج الخصم من عدة عناصر أساسية تضمن توثيق القرار الإداري بشكل قانوني ومنهجي، وتحفظ حقوق كل من الموظف وجهة العمل. فيما يلي أبرز مكونات النموذج:
1. البيانات التعريفية للموظف
تُعد من الأساسيات لربط الإجراء بالشخص المعني بوضوح وتشمل:
- الاسم الكامل للموظف
- الرقم الوظيفي
- المسمى الوظيفي
- القسم / الإدارة
- اسم المدير المباشر أو الجهة المشرفة
2. تفاصيل المخالفة
هذه الفقرة تشرح سبب الخصم وتشمل:
- وصف دقيق للمخالفة (سلوك، تأخير، غياب، مخالفة لوائح، إلخ)
- تاريخ ارتكاب المخالفة
- الجهة التي أبلغت بالمخالفة
- إن وُجد: ملخص التحقيق الداخلي أو الاستماع لأقوال الموظف
3. مقدار الخصم المالي
يجب تحديده بوضوح لمنع أي التباس:
- مبلغ الخصم بالعملة المحلية
- النسبة من الراتب (إذا تم الخصم كنسبة مئوية)
- تاريخ تنفيذ الخصم
- ما إذا كان الخصم لمرة واحدة أو بشكل متكرر
4. الأساس النظامي أو القانوني
لتقوية القرار إداريًا وقانونيًا:
- المادة أو البند في لائحة الجزاءات الذي تم الاستناد إليه
- الإشارة إلى التحقيق الإداري أو جلسة الاستماع إن وُجدت
- توضيح أن القرار يتماشى مع سياسة الشركة الداخلية
5. توقيعات الاعتماد
توثيق قانوني من الجهات المخولة بإصدار القرار:
- توقيع المشرف المباشر
- توقيع مدير الموارد البشرية
- توقيع المدير العام (إن لزم)
6. إقرار الموظف
لتأكيد العلم دون الإقرار بالموافقة:
- توقيع الموظف على العلم بالقرار
- تاريخ توقيعه
- فقرة تنص على حق الموظف في التظلم خلال فترة محددة
7. ملاحظات إضافية أو تعليمات إدارية (اختياري)
مثل:
- الإشارة إلى إمكانية تقديم تظلم
- ضرورة حفظ النموذج في ملف الموظف
- رقم الإجراء الإداري أو المرجع الداخلي
نموذج قرار جزاء / خصم على موظف جاهز للنسخ والمشاركة
اسم الشركة / المؤسسة: ....................................................
تاريخ الإصدار: ...... / ...... / ..........
رقم النموذج الإداري: ...............................
أولًا: بيانات الموظف
الاسم الكامل: ..............................................................
الرقم الوظيفي: .............................................................
المسمى الوظيفي: ..........................................................
الإدارة / القسم: ............................................................
اسم المدير المباشر: ......................................................
ثانيًا: تفاصيل المخالفة
تم تسجيل المخالفة التالية على الموظف المذكور أعلاه:
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
تاريخ ارتكاب المخالفة: ...... / ...... / ..........
الجهة المُبلغة بالمخالفة: ..................................................
ملخص نتائج التحقيق الإداري (إن وُجد):
.....................................................................................
.....................................................................................
ثالثًا: نوع الجزاء أو الإجراء المتخذ
بناءً على لائحة الجزاءات المعتمدة لدى الشركة، تقرر توقيع الجزاء التالي على الموظف:
- نوع الجزاء: [إنذار شفهي / إنذار كتابي / خصم من الراتب / إيقاف مؤقت / جزاء آخر: ....................]
- تفاصيل الجزاء: ................................................................................
- مبلغ الخصم (إن وُجد): .................................
- تاريخ بدء تنفيذ الجزاء: ...... / ...... / ..........
- مدة الجزاء (إن وُجدت): ..................................
رابعًا: الأساس النظامي للجزاء
تم توقيع هذا الجزاء استنادًا إلى المادة رقم [....] من لائحة الجزاءات والأنظمة الداخلية المعتمدة بالشركة، وبعد إجراء مراجعة دقيقة للواقعة والاستماع لأقوال الموظف.
خامسًا: توقيعات الاعتماد
المشرف المباشر:
الاسم: .........................................
التوقيع: .................... التاريخ: ..............
مدير الموارد البشرية:
الاسم: .........................................
التوقيع: .................... التاريخ: ..............
المدير العام (إن لزم):
الاسم: .........................................
التوقيع: .................... التاريخ: ..............
سادسًا: توقيع الموظف (للعلم)
أقرّ بأنني اطلعت على مضمون هذا القرار وأُبلغت بتفاصيل المخالفة والجزاء، وأعلم أن من حقي التظلم خلال مدة أقصاها [3 إلى 5] أيام عمل من تاريخ التوقيع.
اسم الموظف: .........................................
التوقيع: .................... التاريخ: ..............
اقرأ أيضًا: خصم غياب الموظف من الراتب
كيفية كتابة نموذج جزاء أو خصم على موظف
كتابة نموذج جزاء أو خصم على موظف تتطلب الدقة والوضوح والالتزام باللوائح الداخلية المعتمدة، وذلك لضمان سلامة القرار قانونيًا، وحفظ حقوق كل من الموظف وجهة العمل. إليك الخطوات بالتفصيل:
1. تحديد عنوان واضح للنموذج
ابدأ النموذج بعنوان رسمي يعكس نوع الإجراء الإداري، مثل:
- نموذج خصم من الراتب بسبب مخالفة إدارية
- نموذج توقيع جزاء على موظف – إنذار / خصم / إيقاف
الهدف من العنوان هو توضيح نوع الإجراء بشكل مباشر وواضح في أول الصفحة.
2. كتابة البيانات التعريفية للموظف
يشمل هذا القسم معلومات دقيقة تساعد في توثيق الإجراء وربطه بالموظف المعني:
- الاسم الكامل
- الرقم الوظيفي
- المسمى الوظيفي
- القسم / الإدارة
- اسم المدير المباشر
هذه البيانات مهمة للتمييز بين الموظفين، خاصة في المؤسسات الكبيرة.
3. عرض تفاصيل المخالفة
يجب ذكر نوع وسياق المخالفة بشكل واضح ودقيق، مع تجنّب العموميات، مثل:
"تأخر الموظف عن الحضور في مواعيد العمل الرسمية لثلاث مرات خلال الأسبوع الماضي دون تقديم مبرر."
ويُفضل تضمين:
- تاريخ وقوع المخالفة
- اسم الجهة التي أبلغت عنها
- رقم المحضر أو التقرير – إن وُجد
يجب أن يكون الوصف موضوعيًا دون مبالغة أو تقييم شخصي.
4. تحديد نوع الجزاء أو قيمة الخصم
هنا تُحدّد العقوبة المتخذة بوضوح، ويجب أن تكون مطابقة لما ورد في لائحة الجزاءات:
أمثلة:
- خصم من الراتب بقيمة (500 جنيه) يُطبق اعتبارًا من [التاريخ]
- توقيع إنذار كتابي بسبب المخالفة المشار إليها
- إيقاف عن العمل لمدة يومين بدون أجر
يجب الالتزام بالنسب المحددة في اللائحة وعدم اتخاذ قرارات جزائية تعسفية.
5. الإشارة إلى الأساس القانوني أو الإداري
يُستحسن توضيح المادة أو البند من لائحة الجزاءات الذي تم الاستناد إليه:
"استنادًا إلى المادة (5) من لائحة الجزاءات الداخلية المعتمدة، والتي تنص على: 'التأخر المتكرر عن الدوام يعرض الموظف للخصم من الراتب'، فقد تقرر ما سبق."
هذا يعزز المصداقية القانونية ويقلل فرص التظلم غير المشروع.
6. إدراج توقيعات الجهات المختصة
لضمان تنفيذ القرار، لا بد من توثيقه بتوقيعات المسؤولين:
- توقيع المشرف المباشر
- توقيع مدير الموارد البشرية
- توقيع الإدارة العليا أو المدير العام (حسب طبيعة الجزاء)
يجب توثيق التواريخ بجانب كل توقيع.
7. توقيع الموظف (للعلم)
في نهاية النموذج، يُطلب من الموظف التوقيع على العلم بالمخالفة والجزاء، دون أن يعني ذلك بالضرورة الموافقة:
"أُقر بأنني اطّلعت على هذا القرار وأُبلغت بتفاصيله، وأعلم بحقي في التظلم خلال مدة لا تتجاوز [3 إلى 5] أيام عمل."
توقيع الموظف يُعد إثباتًا على استلامه للقرار ويُحفظ في ملفه الوظيفي.
8. إضافة ملاحظات أو تعليمات (اختياري)
يمكن إضافة ملاحظات تنظيمية في نهاية النموذج، مثل:
- "يُرسل هذا النموذج إلى قسم شؤون الموظفين للأرشفة."
- "يتم تفعيل قرار الخصم اعتبارًا من تاريخ [....]."
نصائح مهمة عند الكتابة
- استخدم لغة رسمية واضحة وغير شخصية.
- لا تستخدم ألفاظًا تحمل اتهامًا مباشرًا، بل صف الحدث كما هو.
- تأكد من توافق النموذج مع لائحة الجزاءات وسياسة الموارد البشرية المعتمدة.
كيفية تقديم شكوى رسمية ضد موظف غير ملتزم
في بيئة العمل، قد تضطر الإدارة أو أحد الموظفين إلى تقديم شكوى رسمية ضد موظف يظهر سلوكًا غير مهني أو يخلّ بالتزاماته الوظيفية. وتُعد الشكوى أداة إدارية ضرورية لحفظ الانضباط وضمان سير العمل بكفاءة وعدالة. لكن تقديم الشكوى يجب أن يتم وفق خطوات مدروسة وصياغة دقيقة تضمن الجدية والمصداقية.
1. تحديد نوع السلوك غير الملتزم
ابدأ بتحديد دقيق لطبيعة التصرف غير المقبول، مثل:
- التأخر المتكرر دون إذن
- الإهمال في أداء المهام
- عدم احترام زملاء العمل
- مخالفة سياسات الشركة
- استخدام ألفاظ غير لائقة أو سلوك عدائي
تجنب العبارات العامة، وحدّد الوقائع بالأدلة.
2. جمع الأدلة والتوثيق
لضمان قبول الشكوى، يجب أن تكون مدعومة بوقائع مثبتة، مثل:
- رسائل بريد إلكتروني
- لقطات شاشة
- شهادات زملاء
- تقارير أداء
الأدلة تعزز مصداقية الشكوى وتمنع الردود الإنكارية.
3. كتابة الشكوى بصيغة رسمية
استخدم لغة مهنية غير شخصية، وركّز على الأفعال لا الأشخاص. يجب أن تحتوي الشكوى على:
- التاريخ
- اسم الموظف المُشتكى عليه
- وصف السلوك أو المخالفة
- التواريخ المحددة للوقائع
- الأثر الذي سببه هذا السلوك (على بيئة العمل، الفريق، جودة الأداء...)
- توقيع المُشتكي وبياناته
مثال مختصر:
أود التقدم بشكوى رسمية ضد الموظف [اسم الموظف] من قسم [....]، بسبب تكرار تأخره عن مواعيد العمل الرسمية، دون أعذار واضحة، مما يعيق سير العمل الجماعي ويؤثر على التزامات الفريق.
4. تقديم الشكوى إلى الجهة المختصة
عادةً ما تُقدَّم الشكوى إلى:
- إدارة الموارد البشرية (HR)
- المدير المباشر أو مدير القسم
- الإدارة القانونية (إذا لزم الأمر)
يجب تقديم الشكوى ورقيًا موقعة أو إلكترونيًا عبر البريد الرسمي.
5. متابعة الشكوى
بعد التقديم، يجب أن تتلقى تأكيدًا باستلام الشكوى، مع معرفة ما إذا:
- تم فتح تحقيق رسمي
- تم استدعاء الطرفين للاستماع
- تم إصدار قرار إداري (إنذار، جزاء...)
يمكنك طلب تقرير بالنتائج إذا كنت طرفًا مباشرًا في الشكوى.
نصائح هامة:
- لا ترفع شكوى بدون دليل واضح.
- لا تستخدم الشكوى كوسيلة انتقام أو تصفية حسابات.
- احتفظ بنسخة من الشكوى وأي رد رسمي عليها.
- استخدم البريد الرسمي فقط، وتجنّب المحادثات غير الرسمية.
متى لا تُقبل الشكوى؟
- إذا كانت مبنية على إشاعات أو دون أدلة.
- إذا كانت بصيغة شخصية أو تحمل إساءة مباشرة.
- إذا تم تجاوز القنوات الرسمية.
ابدأ رحلتك المهنية الآن مع صبّار!
في عالم العمل المتغير، أصبح من الضروري أن تبدأ مشوارك المهني بخطوة ذكية وموجهة. منصة صبّار تمكّنك من الوصول إلى فرص وظيفية متنوعة في مختلف القطاعات، سواء كنت في بداية الطريق أو تبحث عن تجربة جديدة أكثر تطورًا.
مع صبّار، لن تبحث فقط عن وظيفة، بل عن بيئة عمل مرنة، نظام عمل يناسب أسلوب حياتك، وشركات تُقدّر طاقتك ومهاراتك. المنصة مصممة خصيصًا لدعم الشباب في العثور على وظائف بدوام جزئي أو كامل، بمواقع قريبة، ورواتب شفافة، وخبرات عملية حقيقية.
انطلق الآن، وسجّل في صبّار بخطوات بسيطة وتصفح الوظائف المختلفة، وابدأ أول فصل من رحلتك المهنية بثقة، تطور، واستقرار.
الخاتمة
توثيق إجراءات الخصم أو الجزاء داخل بيئة العمل لم يعد خيارًا، بل ضرورة لحماية حقوق الأطراف كافة وتعزيز الشفافية داخل المؤسسات. استخدام نموذج خصم على موظف أو نموذج توقيع جزاء على موظف يوفّر إطارًا قانونيًا ومنظمًا لأي إجراء تأديبي، ويساعد في تقليل النزاعات وضمان العدالة الإدارية.
إذا كنت مسؤولًا في الموارد البشرية أو مديرًا مباشرًا، يمكنك الآن تحميل النماذج الجاهزة مجانًا بصيغ متعددة، والتعرف على أفضل طرق استخدامها. ولا تنسَ أن كتابة نموذج شكوى على موظف بطريقة احترافية تعزز من فاعلية الإجراء وتمنحك السند الإداري اللازم عند الحاجة.
