مهام قسم الموارد الذاتية أو الخدمة الذاتية للموظفين من العناصر التي خففت الكثير من الأعباء الإدارية عن قسم الموارد البشرية، فقد أتاح هذا القسم للموظفين تنفيذ عددًا من المهام الوظيفية بأنفسهم من خلال الوصول إلى بياناتهم الوظيفية والشخصية وإجراء التعديلات عليها، الأمر الذي جعل العديد من المؤسسات تعتمد هذا النظام من أجل تبسيط العمليات الإدارية للموارد البشرية، وتوفير الوقت للقسم للتركيز على المهام الأكثر أهمية، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام قسم الموارد الذاتية.
مهام قسم الموارد الذاتية Employee Self-Service Department
قسم الموارد الذاتية أو ما يُعرف بالخدمة الذاتية للموظفين هو عبارة عن نظام إلكتروني يتيح للموظفين الوصول إلى بياناتهم الشخصية والوظيفية وإدارتها وتحديثها وإجراء التعديلات عليها، دون الحاجة إلى مراجعة قسم الموارد البشرية بشكل مباشر، من أجل تسريع الإجراءات، وتقليل العبء الإداري، ورفع كفاءة العمل ورضا الموظفين ومنحهم الاستقلالية، وتشمل مهام هذا القسم: إدارة بيانات الموظفين، تتبع الوقت والحضور، إدارة الإجازات والغياب، الوصول إلى كشوف الرواتب، إدارة المزايا، إدارة الأداء والتطوير الوظيفي، التواصل الداخلي، دعم الموارد البشرية.
1- إدارة بيانات الموظفين
تُعد إدارة بيانات الموظفين من المهام الأساسية لقسم الموارد الذاتية، فمن خلال هذا النظام، يمكن للموظفين الوصول إلى بياناتهم الشخصية والوظيفية المُسجلة بالنظام مثل العنوان، ومعلومات الاتصال، وجهات الاتصال في حالات الطوارئ، وإجراء تحديثات وتعديلات عليها تشمل:
- إدارة الملف الشخصي: يمكن للموظفين تحديث معلوماتهم الشخصية، وبيانات الاتصال، وتاريخهم الوظيفي، والتفاصيل الخاصة بساعات العمل.
- متابعة الأرصدة الشخصية: يتيح النظام للموظفين تتبع ساعات العقد، والساعات التي تم العمل بها، والساعات المتبقية، وغيرها.
- إدارة المستندات: يُستخدم النظام في الوصول إلى المستندات المهمة الخاصة بالموظفين، مثل الشهادات وعقود العمل.
- متابعة المؤهلات والمهارات: يمكن للموظفين تسجيل ومتابعة مؤهلاتهم ومهاراتهم وتحديثها بشكل منظم ودقيق.
2- تتبع الوقت والحضور
يستخدم الموظفين بوابة الخدمة الذاتية في تسجيل وتتبع ساعات العمل، وتسجيل الحضور والانصراف، والاطلاع على الجداول الزمنية وإدارتها، وتقديم طلبات تبديل المناوبات أو العمل الإضافي أو تصحيح البصمة أو ساعات العمل بسهولة.
يوفر قسم الموارد الذاتية للموظفين تقارير تفصيلية توضح ساعات العمل المنجزة، والعمل الإضافي، وحالات الغياب، وهي البيانات التي تُدمج في حسابات الرواتب، بما يضمن حساب الأجور والمستحقات بدقة دون أخطاء.
توفر لك صبّار خبراء في الموارد البشرية قادرين على تنظيم عمليات القسم بكفاءة واحترافية، مما يوفر وقت الإدارة ويعزز إنتاجية الموظفين ويطور تجربة العمل في شركتك.
3- إدارة الإجازات والغياب
من خلال قسم الموارد الذاتية، يمكن للموظفين تقديم طلبات الإجازة سواء كانت سنوية أو مرضية أو اضطرارية أو أي نوع آخر، والاطلاع على رصيد الإجازات المتبقي بسهولة، مع متابعة حالة الطلب لمعرفة قبوله أو رفضه من خلال الإشعارات التلقائية.
تفيد هذه المهمة في تقليل الحاجة إلى التواصل المتكرر مع قسم الموارد البشرية، مما يجعل عملية الحصول على إجازات أكثر سهولة وسرعة وكفاءة.
4- الوصول إلى كشوف الرواتب
يتيح قسم الموارد الذاتية للموظفين الوصول إلى كشوف رواتبهم الإلكترونية، ومراجعة تفاصيل الراتب، والتأكد من دقة الخصومات والاستقطاعات، ومختلف المساهمات، مع تنزيل الوثائق الضريبية، وتحديث إعدادات التحويل البنكي المباشر أو خيارات الاستقطاع بكل سهولة.
تفيد هذه الخدمة في تقليل الاستفسارات الواردة إلى قسم الموارد البشرية حول الرواتب والاستقطاعات، فضلًا عن أهميتها في تعزيز الشفافية والثقة بين الموظفين وإدارة المؤسسة.
اقرأ أيضا: مهام قسم التدريب والتطوير والبحث
5- إدارة المزايا
يستفيد الموظفين من قسم الموارد الذاتية في التسجيل في مزاياهم الوظيفية وإدارتها، مثل التأمين الصحي، وخطط التقاعد، وبرامج العافية، وذلك خلال فترات التسجيل المفتوحة أو عند حدوث تغييرات مؤهلة في أوضاعهم الوظيفية أو الشخصية.
وتتيح بوابة الخدمة الذاتية للموظفين الاطلاع على البدلات والحوافز والخصومات، ومتابعة المكافآت أو العمولات إن وجدت، ومراجعة مستحقات نهاية الخدمة.
من خلال هذه الخاصية، يتمكن الموظفون من اتخاذ قرارات مدروسة بشأن مزاياهم، وتحديث اختياراتهم عند الحاجة.
تربطك صبّار بخبراء ومواهب موارد بشرية متميزة لإدارة كافة مهام الموارد البشرية، من التوظيف والتدريب، إلى إدارة الرواتب والأداء، مع التركيز على تطوير الموظفين وزيادة ولائهم للشركة.
6- إدارة الأداء والتطوير الوظيفي
من أبرز مهام قسم الموارد الذاتية، تمكين الموظفين من تحديد أهداف الأداء الفردي، ومتابعة تقدمهم، وإجراء التقييمات الذاتية، ومتابعة نتائج تقييم الأداء، والمشاركة في خطط التطوير الفردية، إضافة إلى التسجيل في الدورات التدريبية المتاحة، وتتبع الشهادات، ومتابعة المسار الوظيفي والترقيات، مما يدعم تطوير الموظفين مهنيًا.
كما يستخدم رؤساء الأقسام والمديرين المنصة في تقديم الملاحظات وإجراء مراجعات الأداء، مما يعزز التواصل المستمر بينهم وبين الموظفين، ويساهم في عملية تطوير الأداء بشكل فعال.
اطلع على: إدارة الأداء وخطواته ومراحله
7- التواصل الداخلي
تشمل وظائف قسم الموارد الذاتية تعزيز التواصل الداخلي بين الموظفين وفي أقسام المؤسسة، إذ يتيح للموظفين الاطلاع على الإعلانات الداخلية والسياسات والمستندات الرسمية، وجداول العمل، وكذلك المشاركة في الاستبيانات واستطلاعات الرأي، دون الحاجة للرجوع لقسم الموارد البشرية أو الانتظار لرسائل البريد الإلكتروني، مما يساهم في توفير الوقت ويجعل التواصل أكثر سرعة ووضوحًا.
العديد من أقسام الموارد الذاتية توفر أدوات تُستخدم في التواصل الداخلي، مثل تبادل الرسائل أو الإشعارات بين الفرق، ما يسهل التنسيق ومتابعة المهام المشتركة.
هل تبحث عن فرصة عمل في مجال الموارد البشرية؟ تنشر صبّار للتوظيف أحدث الوظائف الشاغرة في أقسام HR لدى شركات مرموقة، ابدأ بالبحث لتجد الدور الذي يناسب مهاراتك وخبراتك.
8- دعم الموارد البشرية
من الوظائف الأساسية لقسم الموارد الذاتية، دعم قسم الموارد البشرية بعدة طرق أساسية تجعل إدارة الموظفين أكثر كفاءة ودقة، إذ يفيد في تخفيف الأعباء الإدارية الروتينية عبر تمكين الموظفين من إدارة بياناتهم الشخصية وطلب الإجازات بأنفسهم، وتحديث معلوماتهم مباشرة، مما يمكن قسم الموارد البشرية من التركيز على المهام الاستراتيجية.
كما يدعم قسم الموارد الذاتية قسم الموارد البشرية من خلال توفير تقارير وتحليلات دقيقة حول ساعات العمل والإجازات والأداء، وهي البيانات التي تُستخدم في اتخاذ قرارات مهمة مثل الترقية وصرف المكافآت وإنهاء عقد العمل.
ارتقِ بقسم الموارد البشرية في شركتك بالكفاءات من صبّار
هل تبحث عن أفضل الكفاءات لإدارة قسم الموارد البشرية في شركتك؟ يمكنك الاعتماد على صبّار للتوظيف في كوادر الموارد البشرية المؤهلة التي تمتلك الخبرة في إدارة التوظيف، وتطوير الموظفين، والرواتب، والتدريب، وثقافة الشركة، لجعل قسم الموارد البشرية لديك أكثر فعالية واحترافية.
تقدم لك صبّار خدمات توظيف متكاملة تلبي لك جميع متطلباتك من المرشحين، سواء سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، مع ضمان تنفيذ عملية التعيين في وقت قياسي.
الخاتمة:
يقوم قسم الموارد الذاتية في المؤسسات بإدارة بيانات الموظفين ومعلوماتهم الشخصية والوظيفية، بما في ذلك تحديث الملفات الشخصية، متابعة ساعات العمل والأرصدة، إدارة المستندات، وتسجيل المؤهلات والمهارات. كما يتيح القسم للموظفين تتبع الوقت والحضور، تسجيل الحضور والانصراف، الاطلاع على الجداول الزمنية، وتقديم طلبات تبديل المناوبات أو العمل الإضافي، مع دمج هذه البيانات تلقائيًا في حسابات الرواتب لضمان الدقة والكفاءة. إضافة إلى ذلك، يُمكن للموظفين من خلال القسم تقديم طلبات الإجازة، متابعة حالتها، والوصول إلى كشوف الرواتب الإلكترونية، مع مراجعة التفاصيل والخصومات، وإدارة المزايا مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد، مما يمنحهم استقلالية أكبر ويعزز الشفافية والثقة.
إلى جانب ذلك، يدعم قسم الموارد الذاتية أداء وتطوير الموظفين والتواصل الداخلي، من خلال تمكينهم من تحديد أهداف الأداء الفردي، إجراء التقييمات الذاتية، متابعة نتائج الأداء، التسجيل في الدورات التدريبية، ومتابعة المسار الوظيفي والترقيات. كما يعزز القسم التواصل الداخلي عبر مشاركة الإعلانات، السياسات، المستندات، والجداول، وتسهيل تبادل الرسائل والإشعارات بين الفرق. كما يوفر دعمًا مباشرًا لقسم الموارد البشرية من خلال تخفيف العبء الإداري، وتمكين الموظفين من إدارة بياناتهم بأنفسهم، وتقديم تقارير دقيقة تساعد في اتخاذ القرارات المهمة مثل الترقيات والمكافآت وإنهاء العقود، مما يرفع كفاءة إدارة الموظفين ويطور تجربة العمل بشكل عام.
