التدرج الوظيفي الحكومي ركيزة أساسية تعتمد عليها المؤسسات الحكومية في تنظيم العمل، فمن خلاله تحدد المسار الوظيفي الذي يجب أن يسلكه الموظف في القطاع العام للوصول إلى مناصب قيادية متقدمة، بما يمكنه من تحقيق أهدافه المهنية والشخصية، إذ يوضح هذا التدرج معايير وسياسات الترقية والمسار المهني والرواتب، وبالتالي يدرك كل موظف ما هي المؤهلات المطلوبة لإحراز التقدم المهني في الوظيفة الحكومية، وفي هذا المقال نوضح ما هو التدرج الوظيفي في وظائف القطاع العام.
التدرج الوظيفي الحكومي
التدرج الوظيفي الحكومي هو النظام الذي تحدده الجهات الحكومية لتنظيم الوظائف داخل المؤسسات الرسمية، إذ يتضمن مستويات وظيفية تبدأ من المستوى الأدنى أو المبتدئ، مرورًا بالمستويات المتوسطة، وصولًا إلى المناصب العليا والإشرافية، يحتوي كل مستوى على مجموعة من الوظائف المُصنفة إلى درجات محددة، ولكل وظيفة مجموعة من المهام والمسؤوليات والصلاحيات وراتب معين وامتيازات خاصة.
يتدرج الموظف الحكومي في الوظائف بناءً على مسؤولياته وعدد سنوات خبرته وكفاءته الوظيفية ومهاراته وتقييم أدائه، إذ تعتمد المؤسسة الحكومية على تلك المعايير عند إصدار قرارات ترقية الموظفين ووصولهم إلى مستويات وظيفية متقدمة، بما يضمن العدالة والشفافية ويحفز الموظفين على تحسين أدائهم للتقدم في السلم الوظيفي.
وإليكم التدرج الوظيفي للوظائف في المؤسسات الحكومية المُصنف في المستويات الثلاثة التالية:
الوظائف المبتدئة في الوظائف الحكومية
تتيح المؤسسات الحكومية هذه الوظائف لحديثي التخرج ممن ليس لديهم خبرة وظيفية للقيام بالأعمال المكتبية الأساسية، تشمل تلك الوظائف ما يلي:
1- كاتب ملفات
تُعد وظيفة كاتب الملفات أولى الوظائف في السلم الوظيفي الحكومي، إذ تكلف المؤسسة الحكومية شاغل هذه الوظيفة بكتابة التقارير والمستندات الرسمية والمراسلات، وصياغة المحاضر والبيانات الخاصة بالاجتماعات واللجان، والتأكد من أن المستندات المكتوبة مطابقة للوائح الحكومية المعمول بها.
وكاتب الملفات هو المسؤول عن حفظ المستندات والوثائق بطريقة منظمة لتسهيل الوصول إليها، والحفاظ على سجلات الموظفين محدثة ودقيقة، وكذلك استقبال وإرسال الخطابات والمراسلات الرسمية بين الأقسام الداخلية والخارجية.
2- موظف الاستقبال
موظف الاستقبال هو واجهة أي مؤسسة حكومية أمام الزوار والعملاء وجميع أصحاب المصلحة، إذ تشمل مهامه استقبال الزوار والترحيب بهم ومتابعة هويتهم وتسجيل دخولهم وخروجهم على مدار اليوم، كما يقوم بتوجههم إلى الأقسام أو الأشخاص المناسبين داخل المؤسسة.
ويتولى موظف الاستقبال مهمة الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأقسام المعنية، واستقبال الاستفسارات الواردة عبر البريد الإلكتروني والرد عليها، وتسجيل الرسائل المهمة ونقلها إلى الأشخاص المعنيين، فضلًا عن دوره في جدولة المواعيد والاجتماعات للموظفين أو الإدارة العليا، وإرسال تذكيرات بمواعيد الاجتماعات والتأكد من جاهزية القاعات، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وكذلك الحفاظ على نظافة المكتب والتأكد من توفر المواد المكتبة الأساسية.
توفر لك صبّار موظفي استقبال يتمتعون باللباقة، حسن المظهر، ومهارات التواصل الاحترافية لضمان تقديم صورة مشرّفة لشركتك أمام العملاء والزوار.
3- المساعد الإداري
تتضمن وظيفة المساعد الإداري مهام ومسؤوليات أوسع من كاتب الملفات وموظف الاستقبال، فعند الترقية إلى هذا المنصب أو تعيين أحدًا فيه، يُكلف شاغله بتقديم الدعم الإداري العام من خلال تنظيم الملفات والمستندات وحفظها بطريقة مرتبة وسهلة الوصول، واستقبال البريد الإلكتروني والفاكس والمراسلات اليومية والرد عليها، وإعداد التقارير والمستندات الإدارية عند الحاجة.
ومن مسؤوليات المساعد الإداري، تجهيز المستندات والتقارير الإدارية المطلوبة للإدارات العليا، وجدولة الاجتماعات الرسمية واللجان الحكومية، ومراجعة الوثائق للتأكد من مطابقتها للأنظمة واللوائح الحكومية، فضلًا عن تنسيق الإجراءات بين مختلف الإدارات والأقسام لضمان سير العمل بسلاسة.
تعرف على: الوصف الوظيفي مساعد إداري The Administrative Assistant
تمكنك صبّار من توظيف مساعد إداري محترف مؤهل لإدارة المراسلات، تنظيم المواعيد، متابعة التقارير، وضمان سير العمليات الإدارية بكفاءة.
4- الموظف الفني
تعمد المؤسسات الحكومية إلى تعيين الموظف الفني ليكون مسؤولًا عن حل المشكلات الفنية بدقة وسرعة، إذ تشمل مهامه متابعة وصيانة المعدات والأجهزة التي تستخدمها المؤسسة الحكومية، والتأكد من أن الأنظمة الفنية المُستخدمة تعمل بكفاءة، وتنفيذ أعمال الإصلاح والصيانة طبقًا للمعايير الفنية المطلوبة.
كما يقوم الموظف الفني بمساعدة الموظفين وتقديم الدعم الفني لهم في حال تعطل الأجهزة أو البرامج، وتدريبهم على استخدام المعدات أو الأنظمة التقنية عند الحاجة، فضلًا عن إعداد تقارير دورية عن حالة المعدات والأجهزة والمشاكل الفنية المحتملة وتقديم توصيات لتحسين أدائها.
الوظائف المتوسطة في الوظائف الحكومية
في المستوى التالي للتدرج الوظيفي الحكومي، توجد الوظائف المتوسطة التي يشغلها كل من قضى عدد محدد من سنوات العمل واكتسب الخبرة اللازمة، إذ يتم ترقيته إلى الوظائف التنفيذية ذات المسؤوليات والصلاحيات الأوسع، وهي تشمل ما يلي:
1- الأخصائي الإداري
الأخصائي الإداري في المؤسسات الحكومية هو الموظف المسؤول عن تنظيم الإجراءات الإدارية داخل المؤسسة الحكومية أو على مستوى أحد الأقسام، ويقوم بإعداد خطط العمل أسبوعيًا أو شهريًا لضمان سير العمليات بكفاءة، ويتأكد من تنفيذ السياسات الإدارية والالتزام باللوائح الحكومية.
من المسؤوليات الأخرى للأخصائي الإداري، معالجة المشكلات الإدارية الطارئة واتخاذ القرارات المناسبة، ورفع تقارير للإدارة العليا حول أداء القسم، ومتابعة المخزون الإداري واللوجستي للمؤسسة ، وكذلك تقديم مقترحات لتطوير العمليات الإدارية بما يتوافق مع الممارسات الحكومية.
إذا كنت تبحث عن أخصائي إداري يرفع كفاءة العمل ويطور الإجراءات الداخلية لشركتك، فإن صبّار هي اختيارك الأمثل في توفير نخبة من الأخصائيين الإداريين القادرين على تحليل العمليات الإدارية، اقتراح الحلول العملية، ومتابعة تنفيذ السياسات لضمان الانسيابية في العمل.
2- الباحث الإداري
عند توظيف الباحث الإداري في المؤسسات الحكومية، يتم تكليفه بتحليل البيانات المالية والإدارية والإحصائية، وبناءً عليها يقدم التوصيات اللازمة في التخطيط الاستراتيجي، كما تشمل مهامه إعداد الدراسات الإدارية المتخصصة حول السياسات الحكومية، ورفع تقارير للإدارة العليا تتضمن النتائج والتوصيات.
ويشارك الباحث الإداري في تقييم أداء الأقسام ووضع خطط تطوير فعالة، فضلًا عن دوره في قياس فعالية الخطط الإدارية والمبادرات الحكومية وتقديم التوصيات للتطوير، والإشراف على تنفيذ السياسات والبرامج الحكومية، وكذلك الحصول على البيانات اللازمة من مختلف الأقسام والإدارات.
3- رئيس الوحدة
عند الترقية إلى وظيفة رئيس الوحدة، تزداد المهام والصلاحيات المرتبطة بهذا المنصب، إذ يتم تكليف صاحبه بالمسؤولية الكاملة عن الوحدة، من خلال قيادة وإدارة أعمالها وضمان سير العمليات بكفاءة، وتوزيع المهام على الموظفين والتأكد من تنفيذها وفقًا للمعايير الموضوعة، ومتابعة الأداء العام للوحدة.
ويُعد رئيس الوحدة هو المسؤول عن وضع خطط عمل دورية للوحدة، وتنظيم مواردها المادية والبشرية، وإعداد التقارير الدورية حول أداء الوحدة ورفعها إلى الإدارة العليا، ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من الإدارة العليا، مع متابعة الميزانية الخاصة بالوحدة والتأكد من استخدام الموارد على النحو الأمثل.
4- مشرف القسم
مشرف القسم هو المسؤول المباشر عن أداء القسم في المؤسسات الحكومية، إذ يتابع سير العمل اليومي به، ويضمن التزام الموظفين باللوائح الحكومية، ويتأكد من تنفيذ المهام بالجودة المطلوبة ووفقًا للمعايير المحددة.
كما تشمل مهام مشرف القسم توزيع المهام على موظفي القسم، وتقديم الدعم والتوجيه لهم، وتقييم أدائهم بشكل دوري، ومعالجة المشكلات الإدارية والتشغيلية التي تواجههم، مع إعداد التقارير حول أداء القسم ورفعها إلى الإدارة العليا.
5- مدير القسم
يتولى مدير القسم المسؤولية الكاملة عن القسم في المؤسسات الحكومية، وهو بمثابة حلقة الوصل بين الموظفين فيه وبين الإدارة العليا للمؤسسة، إذ تشمل مهامه قيادة وتوجيه القسم ووضع معايير الأداء الخاصة به، وإدارة موارده المادية والبشرية وتحقيق أقصى استفادة منها.
ويقوم مدير القسم بإعداد ميزانية القسم، وخطط العمل السنوية أو الفصلية الخاصة به، وهو ممثل القسم في الاجتماعات الرسمية، ويعمل على مراقبة سير المشاريع والبرامج التابعة للقسم وضمان تنفيذها بكفاءة، واتخاذ القرارات الإدارية المتعلقة بالقسم، ومعالجة المشكلات المعقدة فيه.
الوظائف القيادية في الوظائف الحكومية
في الوظائف القيادية بالمؤسسات الحكومية، تتوسع مسؤوليات وصلاحيات شاغليها ويتم ترقيتهم إليها بناءً على مهاراتهم القيادية وكفاءتهم في اتخاذ القرار وحل المشكلات، وتشمل تلك الوظائف ما يلي:
1- مدير الإدارة
عندما يثبت مدير القسم كفاءته في الإدارة، يتم ترقيته لشغل منصب مدير الإدارة، ومن خلال وظيفته يقوم بقيادة الإدارة بالكامل والإشراف على جميع الأقسام والوحدات التابعة لها، ويتأكد من توافق أنشطتها مع السياسات الحكومية، ويضع خططها الاستراتيجية ويتابع تنفيذها.
كما تشمل مهام مدير الإدارة تحديد أهداف الإدارة وإعداد خطتها السنوية وميزانيتها وإدارة مواردها المادية والبشرية، ومتابعة أداء مديري الأقسام والوحدات وتقييم نتائج أعمالهم، والتنسيق مع الإدارات الأخرى في ذات الجهة الحكومية، ويُعد هو الممثل الأول عن الإدارة أمام الإدارة العليا للمؤسسة في الاجتماعات واللجان الرسمية.
2- الوكيل المساعد
الوكيل المساعد هو منصب قيادي رفيع يأتي عادة تحت إشراف وكيل الوزارة أو المسؤول الأول عن الجهة الحكومية، ويتم تكليف شاغل هذه الوظيفة بالإشراف على قطاع أو مجموعة من الإدارات التابعة له، والتأكد من تنفيذ السياسات والخطط الموضوعة من قِبل الجهة الحكومية، والمشاركة في إعداد الخطط الاستراتيجية للجهة وصياغة سياستها العامة.
ومن المهام الأخرى للوكيل المساعد، متابعة سير العمل ورفع تقارير دورية إلى وكيل الوزارة، والتأكد من استخدام الموارد البشرية والمالية والتقنية في القطاع على النحو المطلوب، واقتراح المبادرات التي تساعد على تحسين كفاءة العمل.
مستقبلك يبدأ الآن، إذا كنت شغوفًا بتحقيق التطور الوظيفي، فنحن في صبّار للتوظيف نضع بين يديك إعلانات وظائف تساعدك على الوصول إلى المكانة التي تستحقها.
3- المدير العام
يُعد المدير العام هو المسؤول الأول عن عمل الجهة الحكومية، إذ يقود ويدير قطاع أو إدارة عامة ضمن الجهة، ويتأكد من التزام الإدارات والوحدات التابعة له بالقوانين واللوائح المنظمة للعمل، ويشارك في إعداد الاستراتيجيات العامة للجهة الحكومية، كما يضع مجموعة من مؤشرات الأداء لضمان تنفيذ المهام بالجودة المطلوبة.
ويقوم المدير العام بإعداد التقارير الدورية حول أداء الجهة لرفعها إلى وكيل الوزارة، ويمثل الإدارة العامة في اللجان والاجتماعات، فضلًا عن دوره في التنسيق بين الإدارات والوحدات المختلفة لتحقيق التكامل.
4- وكيل الوزارة
يُعد منصب وكيل الوزارة من المناصب القيادية العليا في السلم الوظيفي الحكومي، فهو المسؤول الأول عن مختلف الإدارات بالوزارة، ويشارك مع الوزير في وضع السياسات العامة والخطط الاستراتيجية للوزارة، ويتأكد من توافق الخطط التنفيذية للإدارات مع السياسات الحكومية.
يقوم وكيل الوزارة بمهمة الإشراف المباشر على الإدارات العامة والوكلاء المساعدين والمديرين العامين، كما يشرف على الخطط والمشاريع الحكومية، ويتابع الميزانية العامة للوزارة ويتحقق من استخدامها بشفافية وكفاءة، إضافة إلى دوره في التنسيق بين مختلف إدارات الوزارة، والتواصل والتعاون مع الوزارات والهيئات الحكومية الأخرى.
5- نائب الوزير
يأتي منصب نائب الوزير في قائمة المناصب القيادية بعد الوزير في السلم الوظيفي الحكومي، وهو بمثابة الذراع اليمنى للوزير في صياغة القرارات المهمة ودراسة الملفات والقضايا الكبرى، وإدارة جميع الموارد الخاصة بالوزارة.
كما يقوم نائب الوزير بمهام أخرى مثل تمثيل الوزارة في بعض الاجتماعات أو الفعاليات المحلية والدولية نيابة عن الوزير، تلقي التقارير الدورية من الإدارات والوحدات المختلفة ومراجعتها، الإشراف على تطوير مؤشرات الأداء وضمان تحقيق الأهداف، وكذلك اتخاذ بعض القرارات الإدارية أو الفنية وفقًا لصلاحياته.
وفر وقتك في التوظيف مع صبّار
ندرك في صبّار أن نجاح أي شركة يبدأ من قوة فريقها، لذلك نقدم لك خدمات التوظيف الاحترافية التي تساعدك على توفير وقتك وجهدك في البحث عن أصحاب المهارات والمواهب الذين يحدثون الفارق في عملك.
مع صبّار يمكنك العثور على جميع احتياجاتك من الموظفين، سواء السعوديين أو الأجانب، ذوي الخبرة أو من دون، المتاحين للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، مع ضمان تنفيذ عملية الاختيار والتوظيف في أسرع وقت ممكن.
الخاتمة:
التدرج الوظيفي الحكومي هو منظومة تنظمها الجهات الرسمية لتوزيع الوظائف على مستويات متعددة تبدأ من الوظائف الابتدائية، مرورًا بالمستويات المتوسطة، وصولًا إلى المناصب القيادية العليا. يهدف هذا النظام إلى تحديد مهام وصلاحيات كل وظيفة بشكل واضح مع ربطها بدرجات ورواتب وامتيازات محددة، ما يضمن العدالة في التعيين والترقية.
ويتم انتقال الموظف من مستوى إلى آخر وفقًا لمعايير أساسية مثل سنوات الخبرة، الكفاءة في الأداء، امتلاك المهارات المطلوبة، إضافة إلى نتائج التقييمات الدورية التي تعكس مدى التزامه وجودة عمله.
وتنقسم الوظائف الحكومية عادة إلى ثلاث فئات رئيسية؛ الأولى هي الوظائف المبتدئة التي تمنح حديثي التخرج فرصة لاكتساب الخبرة من خلال مهام بسيطة مثل الأعمال المكتبية والدعم الإداري. يليها المستوى المتوسط الذي يشمل أدوارًا إشرافية وتنفيذية أكبر مثل الأخصائيين والمشرفين ومديري الأقسام، حيث يتطلب هذا المستوى خبرة عملية وقدرة على التنظيم واتخاذ القرارات.
أما المستوى الأعلى فهو القيادي، ويضم المناصب الإدارية الكبرى مثل مديري الإدارات، الوكلاء المساعدين، المديرين العامين، وصولًا إلى وكلاء الوزارات ونواب الوزراء، حيث يتركز دورهم في وضع الاستراتيجيات، متابعة الأداء العام، وتمثيل الجهات الحكومية على المستويات الوطنية والدولية.
