كيفية عمل جدول توزيع المهام

كيفية عمل جدول توزيع المهام؟ من الأمور التي ينبغي على مديري الفرق ومديري المشاريع وضعها في الاعتبار عند إسناد المهام إلى فريق العمل، فمن خلال إنشاء جدول للمهام، يتمكن المدير من توزيع المهام بشكل صحيح، وتنظيم العمل بكفاءة، وتحسين أداء الموظفين، فيصبح العمل منظم حول نتائج محددة وليس مجرد ملء الفترات الزمنية، وهو ما ينعكس على المواعيد النهائية للمهام والنتائج والجودة المطلوبة، وتحقيق الأهداف المرجوة، وفي هذا المقال نقدم دليل شامل لتوزيع المهام وخطوات إنشاء الجدول.

كيفية عمل جدول توزيع المهام: 

جدول توزيع المهام هو الأداة التنظيمية التي يستخدمها مدير الفريق أو مدير المشروع في تنظيم وترتيب المهام وتوزيعها على فريق العمل، مع تحديد المواعيد النهائية، والأولويات، ومسؤوليات كل شخص، وبالتالي يعرف كل عضو في الفريق من سيقوم بأي مهمة ومتى يُتوقع إنجازها، مما يسهل من رصد التقدم، ويعزز المساءلة، ويضمن سير العمل بشكل منظم وواضح.

وفيما يلي خطوات إنشاء جدول توزيع المهام بالتفصيل:

1- إعداد قائمة بالمهام وتعريفها

أولى خطوات إنشاء جدول توزيع المهام وتحديد المسؤوليات، هي إعداد قائمة بجميع المهام المرتبطة بالمشروع أو بالعمل المطلوب تنفيذها، سواء كانت هذه المهام يومية أو أسبوعية أو شهرية، وتنفيذ هذه الخطوة بكفاءة يتطلب تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام فرعية وصغيرة يسهل إدارتها وتنفيذها، مما يتيح إنشاء قائمة دقيقة ومحددة بالأنشطة الفردية، ويضمن عدم تفويت أي مخرجات.

من خلال تقسيم المهام الكبيرة، يحصل مدير الفريق أو المشروع على رؤية واضحة حول أعضاء الفريق المسؤولين عن تنفيذ المهام، مما يسهل عليه اكتشاف أي تأخيرات في المهام الصغيرة بسرعة، والتي سيكون لها تأثير لاحق على المهام الأصلية.

هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها في تقسيم المهام، أبرزها هيكل تقسيم العمل، طريقة المسار الحرج، تقنية تقييم البرنامج والمراجعة.

تساعدك صبّار على الوصول إلى أفضل المواهب والكفاءات في جميع التخصصات، وبناء فرق عمل قوية وفعالة من خلال تقديم المرشحين المؤهلين الذين يمتلكون الخبرة والمهارات اللازمة لدفع أعمالك.

2- تصنيف المهام حسب الأولوية

الخطوة الثانية من إعداد جدول توزيع المهام على فريق العمل، هي تصنيف المهام المُحددة حسب الأولوية، إذ يتم تحديد المهام الأكثر أهمية واستعجالًا لتنفيذها أولًا، مما يضمن إدارة الوقت والموارد بكفاءة، سواء في العمل اليومي أو المشاريع الكبرى.

وهناك عدة تقنيات يمكن استخدامها في تصنيف المهام، أبرزها:

مصفوفة أيزنهاور

تُعد مصفوفة أيزنهاور من التقنيات الشائعة لتصنيف المهام، إذ تقسم المهام حسب الأهمية والإلحاح إلى أربعة فئات وهي:

• مهام عاجلة ومهمة: وهي المهام ذات الأولوية القصوى، إذ يجب إنجازها فورًا نظرًا لشدة أهميتها.

• مهام مهمة وغير عاجلة: وهي المهام المهمة التي يجب تنفيذها لكن ليس بصورة عاجلة، إذ يمكن إنجازها في وقت لاحق.

• مهام غير مهمة وعاجلة: وهي مهام ليست على درجة كبيرة من الأهمية ويمكن تفويضها لشخص آخر للقيام بها.

• مهام غير مهمة وغير عاجلة: وهي المهام غير المطلوب تنفيذها في الوقت الحالي، فيمكن تجاهلها أو تأجيلها.

تسلسل المهام

ويمكن لمديري الفرق أو المشاريع اتباع نهج تسلسل المهام، فيتم ترتيب المهام بناءً على العلاقات التي تربط كل مهمة بأخرى، وذلك على النحو التالي:

• الانتهاء قبل البداية: وهي المهام التي يجب أن تنتهي أولًا قبل البدء في المهمة التالية.

• البداية قبل البداية: وهي المهام التي يجب أن تبدأ أولًا قبل البدء في المهمة التالية.

• الانتهاء قبل الانتهاء: وهي المهام التي يجب أن تنتهي أولًا قبل الانتهاء من المهمة التالية.

• البداية قبل الانتهاء: وهي المهام التي يجب أن تبدأ أولًا قبل الانتهاء من المهمة التالية.

اقرأ أيضًا: أنواع المهام - دليل شامل

3- تحديد المسؤول عن كل مهمة

بعد الانتهاء من تصنيف وترتيب المهام، تأتي خطوة توزيع المهام على أعضاء الفريق، وهي الخطوة التي لا تتم بعشوائية، بل يتبع فيها مدير الفريق أو المشروع نهجًا محددًا لضمان إسناد المهمة المناسبة للشخص المناسب.

يتم تحديد المسؤول عن كل مهمة عن طريق توفيق قدرات ومعرفة ومهارات أعضاء الفريق مع متطلبات المهمة، فعندما يتم تكليف كل عضو بمهام تتناسب مع قدراته، يتمكن من إنتاج عمل عالي الجودة، ولتحقيق ذلك بكفاءة يُفضل الاحتفاظ بقاعدة بيانات محدثة لمهارات أعضاء الفريق، ليتم توزيع الأعمال المعقدة على الموظفين ذوي الخبرة، مع منح الموظفين الجدد فرصًا لتطوير مهاراتهم.

ومن العوامل التي تؤخذ في الاعتبار عند توزيع المهام، مدى توفر أعضاء الفريق المستعدين والقادرين على تحمل مهام جديدة، إذ يجب مراعاة ما إذا كان الموظف ملتزمًا بمهام أو مشاريع أخرى أو في إجازة.

ومن هذه العوامل أيضًا كمية العمل التي يمكن للعضو إنجازها بفعالية في فترة معينة، إذ يجب تجنب توزيع الكثير من المهام بما يفوق قدرة الموظف، حتى لا يُصاب بالإرهاق الذي ينعكس على مستوى الجودة والإنتاجية، لذلك لا بد من تقييم أعباء العمل الحالي لكل عضو قبل تخصيص مهام جديدة لضمان توزيعها بشكل عادل.

4- تحديد الوقت والموعد النهائي

في هذه الخطوة، يتم تقدير المدة التي ستستغرقها كل مهمة، لضمان وضع جداول زمنية قابلة للتحقيق، وهو ما يتطلب مراعاة مجموعة من العوامل وهي الموارد المتاحة، قدرة الفريق، مستوى المهارة، درجة التعقيد، المخاطر غير المتوقعة، مما يعزز من قدرة الفريق على إنجاز المهام في الوقت المحدد أو قبله، حتى في حال ظهور مشكلات.

عند تنفيذ هذه الخطوة، يمكن لمديري الفرق أو المشاريع إشراك أعضاء الفريق في تحديد المواعيد النهائية، نظرًا لامتلاكهم رؤى حول مواعيد الإنجاز الواقعية، مما يعزز من المساءلة ويضمن التزام كل عضو بمهامه.

تمتلك صبّار شبكة واسعة من الكفاءات المؤهلة في جميع المجالات، لتساعدك على توظيف المرشحين الأكثر ملاءمة لشركتك، ممن يناسبون احتياجاتك بدقة.

5- إنشاء جدول المهام

بعد إعداد جميع البيانات المطلوب ووضعها في الجدول، تأتي خطوة إنشاء جدول المهام، إذ يمكن تصميم الجدول ورقيًا، أو إلكترونيًا باستخدام برامج جداول البيانات مثل Excel أو برامج إدارة المشاريع مثل Trello أو  Asana أو  Microsoft Project.

عند تصميم الجدول، يتم تضمينه بأعمدة معنونة بالعناصر التالية: اسم المهمة، المسؤول عن التنفيذ، الموارد المطلوبة، الموعد النهائي، الحالة (قيد التنفيذ أو مكتملة أو مؤجلة).

وبالنسبة للمشاريع الكبرى، يمكن استخدام مخطط جانت (Gantt Chart) لعرض التسلسل الزمني للمهام، وتواريخ البدء والانتهاء، والأنشطة المتداخلة، بصريًا.

تعرف على: إدارة المهام وعناصرها واستراتيجياتها - دليل شامل

6- متابعة التنفيذ والتحديث المستمر

قبل توزيع جدول المهام على أعضاء الفريق، لا بد من مراجعته مع الفريق للتأكد من الواقعية والقدرة على التنفيذ، ومراقبة تقدم العمل بشكل دوري حتى يتسنى تحديث الجدول حسب تقدم العمل أو ظهور تغييرات، وفي حال حدوث أي تأخير أو مشكلات لا بد من معالجتها على الفور، مع إضافة تنبيهات أو إشعارات للتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية.

مع صبّار يمكنك توظيف أفضل المواهب في كل تخصص، لبناء فرق عمل متكاملة وقادرة على تحقيق أهدافك الاستراتيجية.

صبّار بوابتك للوصول إلى أفضل الكفاءات في السوق

إذا كنت صاحب عمل وتسعى لضم موظفين أكفاء وموهوبين إلى فريقك، فإن صبّار للتوظيف هي خيارك الأمثل، إذ نربطك بأفضل الكفاءات في السوق في مختلف المجالات، مما يوفر لك الوقت والجهد، ويضمن توظيف المرشحين المناسبين الذين يحققون أهداف شركتك بكفاءة.

مع صبّار يمكنك الوصول إلى المرشح الذي يتوافق مع متطلبات عملك، سعودي أو أجنبي، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، تواصل معنا لتستفيد من خدمات توظيف متكاملة تساعدك على سد الشواغر الوظيفية لديك في وقت قياسي.

الخاتمة:

جدول توزيع المهام هو أداة تنظيمية أساسية يستخدمها مدير المشروع أو الفريق لتنسيق العمل بين أعضاء الفريق، وتحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية، وأولوية كل مهمة. تبدأ العملية بإعداد قائمة شاملة بكل المهام المطلوبة، وتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام فرعية يسهل إدارتها، مما يتيح رؤية دقيقة للتقدم ويقلل من المخاطر المرتبطة بتأخر أي نشاط. بعد ذلك، تُصنف المهام حسب الأولوية باستخدام أدوات مثل مصفوفة أيزنهاور، ويتم ترتيب المهام وفق التسلسل المناسب بحسب الاعتماديات، مثل المهام التي يجب الانتهاء منها قبل البدء في أخرى، لضمان سير العمل بشكل سلس ومنظم.

بعد تصنيف وترتيب المهام، يقوم المدير بتوزيع المهام على أعضاء الفريق بحسب مهاراتهم وخبراتهم وقدرتهم على إنجاز العمل دون إرهاق، مع مراعاة توافر الموارد والوقت. يُقدَّر الوقت المطلوب لكل مهمة ويُحدد الموعد النهائي لضمان التزام الفريق بالجداول الزمنية الواقعية، ثم يتم إنشاء الجدول سواء ورقيًا أو إلكترونيًا باستخدام برامج مثل Excel، Trello، Asana، أو Microsoft Project، مع إمكانية استخدام مخطط جانت للمشاريع الكبرى. وأخيرًا، تتم متابعة التنفيذ وتحديث الجدول بشكل مستمر وفق تقدم العمل أو ظهور أي تغييرات، مما يعزز المساءلة ويضمن إنجاز المهام بكفاءة عالية.