أفضل نظام / برنامج لإدارة المهام للموظفين

أفضل نظام / برنامج لإدارة المهام للموظفين

أفضل نظام / برنامج لإدارة المهام للموظفين من أكثر ما يبحث عنه مديري الفرق خاصة تلك التي تضم عدد كبير من الموظفين، فمن خلال هذه البرامج يمكن تنظيم سير العمل، وتحديد المسؤوليات، وتتبع المهام الموزعة على أعضاء الفريق، ومتابعة تقدم المشاريع، مما يضمن توحيد العمل، وإنجاز المهام في وقتها، ويعزز الإنتاجية، ويساهم في الالتزام بالمواعيد النهائية، وبلوغ الأهداف بشكل أسرع، وفي هذا المقال نرشح لك أفضل برامج إدارة مهام الموظفين.

أفضل نظام / برنامج لإدارة المهام للموظفين:

برنامج إدارة المهام للموظفين هو عبارة عن أداة إلكترونية يستخدمها مديرو الفرق في تنظيم المهام الموزعة على أعضاء الفريق وتحديد أولوياتها ومتابعتها ومراقبة مدى التقدم في إحرازها والالتزام بمواعيدها النهائية، وكل ذلك في منصة واحدة دون الاضطرار إلى التنقل بين مختلف الأنظمة، مما يساهم في إدارة المهام من البداية إلى النهاية، ويعزز من وضوح أعباء العمل، ويضمن تحسين كفاءة سير العمل، وبقاء الجميع على المسار الصحيح، وتقليل الفوضى الناجمة عن تكرار الملاحظات ورسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات المعقدة.

ويتم اختيار برنامج ادارة المهام بناءً على عدة معايير، أبرزها سهولة الاستخدام، واحتوائه على ميزات التعاون، وميزات أتمتة المهام، وتكامله مع الأنظمة الأخرى التي تستخدمها المؤسسة.

وفيما يلي أفضل برامج ادارة المهام:

1- برنامج Monday.com

يُعد برنامج Monday.com هو نظام إدارة المهام المُفضل لدى الكثير من مديري الفرق، وهو عبارة عن أداة ذات واجهة بصرية تفاعلية مكونة من مجموعة من اللوحات الملونة التي تتيح تخطيط العمل وتتبع التقدم، وبالتالي تجعل حالة المشروع واضحة بمجرد النظر إليها، كما تحتوي هذه الأداة على مخططات زمنية وتقويمات يستخدمها أعضاء الفريق في تتبع المهام والجداول الزمنية بكفاءة، مما يضمن بقاء الجميع على نفس المسار، ويقلل من حدوث أي سوء فهم.

عند استخدام البرنامج، يمكن تجميع المهام حسب أعمدة مثل الحالة، التاريخ، أو المسؤول عن التنفيذ، وهو ما يسهل على مدير الفريق متابعة سير العمل وإنجاز المهام، كما يمكن تنظيم المهام وإعادة ترتيبها بسرعة داخل لوحة المشروع بفضل ميزة السحب والإفلات المتوفرة في البرنامج، فضلًا عن أدوات البرنامج المدعومة بالذكاء الاصطناعي وتساعد على تقليل أعباء العمل على أعضاء الفريق.

مميزات برنامج Monday.com

تشمل مميزات برنامج Monday.com:

• يتيح تتبع الوقت المُستغرق في كل مهمة لضمان تحسين إدارة العمل.

• إمكانية تخصيص لوحات التحكم لمتابعة التقدم.

• يحتوي على ميزة الأتمتة التي تساعد على تنفيذ المهام المتكررة تلقائيًا لضمان توفير الوقت.

• إمكانية رفع ومشاركة الملفات داخل المهام بسهولة.

• يمكن لأعضاء الفريق إنشاء وتحرير المستندات بشكل جماعي وفي الوقت الفعلي.

• يتضمن ميزة المزامنة الفورية التي تتيح تحديث التغييرات فورًا وظهورها لأعضاء الفريق في الحال.

• يتكامل البرنامج مع العديد من الأدوات مثل Slack، Gmail، Microsoft Teams، Google Calendar.

• يمكن استخدام البرنامج على الهاتف المحمول بنظامي iOS وAndroid للمديرين وأعضاء الفريق البقاء على اتصال بالعمل في أثناء التنقل.

2- برنامج Wrike

تعتمد الكثير من المؤسسات المتوسطة والكبيرة على برنامج Wrike في إدارة المهام داخل المشاريع المعقدة، إذ يساعد البرنامج على تبسيط تخطيط المشاريع ومتابعتها وتنفيذها، إضافة إلى احتوائه على أدوات تفيد في إدارة الموارد، وتنظيم سير العمل، وتسهيل التعاون بين أعضاء الفريق، مما يجعله ذو قيمة كبيرة بالنسبة للمؤسسات التي تدير مجموعة واسعة من العمليات.

ويتضمن البرنامج مجموعة من المميزات التي تتجاوز إدارة المهام التقليدية، بما في ذلك أتمتة سير العمل، ونظام المراجعة الذي يتيح مراجعة الملفات وطلب الملاحظات من العميل دون مغادرة البرنامج، إضافة إلى تقنيات الذكاء الاصطناعي التي يستخدمها أعضاء الفريق في التنبؤ بمخاطر المشاريع.

مميزات برنامج Wrike

تشمل مميزات برنامج Wrike:

• يتيح البرنامج ربط المهام ببعضها البعض، وتحديث الجداول الزمنية تلقائيًا عند حدوث أي تغيير.

• يتيح استعراض البيانات بأكثر من طريقة عرض.

• يوفر مخططات جانت لإدارة الجداول الزمنية المعقدة.

• يحتوي على لوحات تحكم توفر رؤية فورية.

• يتكامل مع مجموعة واسعة من الأدوات مثل  Microsoft وGoogle وDropbox، إلى جانب برامج المبيعات والتسويق من Salesforce وMarketo وغيرها.

اقرأ أيضًا: أنواع المهام - دليل شامل

3- برنامج Trello

يُعد Trello هو برنامج ادارة المهام المناسب للفرق الصغيرة التي تسعى لتتبع المشاريع بصريًا، إذ يُستخدم في إدارة المهام بالاعتماد على نهج لوحة كانبان، لتمكين أعضاء الفريق من تنظيم المشاريع عبر لوحات وقوائم وبطاقات، كما يتضمن مجموعة من المميزات التي تساعد على إدارة المهام بتنسيق مرئي بسيط يسهل فهمه، تشمل مجموعة من اللوحات فيتم تخصيص كل لوحة لتمثل مشروعًا أو مجال عمل، إضافة إلى مجموعة من القوائم التي تعكس مراحل العمل سواء كان مكتمل أو قيد التنفيذ أو أي مراحل مخصصة، مع البطاقات التي تمثل المهام الفردية.

يمتاز البرنامج بتنظيمه الشديد الذي يوفر رؤية واضحة لحالة كل مهمة ومن المسؤول عنها، مما يتيح لأعضاء الفريق فتح اللوحة ومتابعة تقدم العمل في الوقت الفعلي، وعلى الرغم من عدم امتلاك البرنامج الميزات المعقدة المتوفرة في أدوات أخرى، إلا أن أسلوبه المباشر وسهولة استخدامه يجعله المُفضل للفرق التي تسعى لتنظيم عملها دون تعقيد.

مميزات برنامج Trello

تشمل مميزات برنامج Trello:

• سهل الاستخدام ويناسب الفرق بمختلف مستويات الخبرة التقنية.

• يتيح التحديثات الفورية ومتابعة تقدم المهام بشكل لحظي.

• يحتوي على ميزة التخصيص التي تتيح للفرق تخصيص سير العمل عن طريق إنشاء قوائم تتوافق مع عملياتها.

• يتضمن أداة Butler التي تُستخدم في أتمتة المهام المتكررة.

• يتكامل مع العديد من الأدوات مثل Slack وGoogle Drive و Confluence.

4- برنامج Asana

برنامج Asana هو نظام ادارة المهام المُستخدم بكثرة من قِبل الفرق الكبيرة التي تحتاج إلى تنظيم سير العمل، والحصول على رؤية مفصلة حول حالة المشروع، إذ يُستخدم في إنشاء المشاريع، وتوزيع المهام، وتحديد الأولويات، ويقدم تحديثات فورية عبر الفرق والأقسام، مما يتيح للمديرين مراقبة العمل من منصة واحدة سواء من خلال تطبيق ويب أو تطبيق جوال.

يجمع البرنامج بين المهام، والمهام الفرعية، والجداول الزمنية في لوحة واحدة، مما يساعد الفريق على رسم تدفقات المشروع بصريًا، كما يتيح لأعضاء الفريق تصميم قوالب المهام وإعادة استخدامها للعمليات المتكررة، مما يضمن الاتساق وتوفير الوقت، فضلًا المرونة التي تميز البرنامج وتتيح للمستخدمين التبديل بين عدة طرق عرض سواء كانت لوحة أو قائمة أو جدول زمني أو تقويم، مما يمكن الفرق من إدارة وتتبع مختلف العمليات.

مميزات برنامج Asana

تشمل مميزات برنامج Asana:

• يتيح أتمتة العمليات وتنفيذها تلقائيًا، مما يقلل الحاجة إلى العمل اليدوي.

• يوفر ميزات مثل تعليقات المهام، والإشارة إلى زملاء العمل، ومحادثات المشروع، وجميعها تساعد على توحيد الفرق.

• يوفر عدد كبير من القوالب الجاهزة، ويتيح للمستخدم إنشاء قوالب مخصصة.

• يتكامل البرنامج مع العديد من أدوات العمل الشائعة مثل Slack وGoogle Drive وMicrosoft Teams وSalesforce.

5- برنامج Smartsheet

يُعد برنامج Smartsheet من برامج إدارة المهام التي تعتمد عليها المؤسسات المعتادة على إدارة المشاريع المعقدة التي تحتوي على العديد من الأجزاء المتحركة، إذ يوفر البرنامج تنسيق شبكي يفيد في تخطيط العمل وتتبع المهام وأتمتتها، نظرًا لاحتوائه على واجهة مألوفة تشبه جداول البيانات والتي تناسب المحترفين في صناعات مثل التسويق والبناء وتكنولوجيا المعلومات، وتناسب المؤسسات التي تعتمد على برنامج  Excel أو Google Sheets في إدارة المشاريع.

من أهم ما يميز البرنامج، أنه يحتوي على عمود إكمال المهام الذي يتيح تتبع تقدم المهام بسهولة وتحديث مستوى التقدم بسرعة سواء بشكل يدوي أو باستخدام معادلة دون انتظار اكتمال المهمة بالكامل، وهي ميزة مهمة عند التعامل مع عدة مهام في وقت واحد، كما يتيح البرنامج للمستخدم فرز الصفوف حسب الفئة، مثل الحالة، تاريخ التعديل، والمسؤول عن التنفيذ.

 برنامج Smartsheet مزود بأدوات تُستخدم في التحليلات وإعداد التقارير، إذ يمكن جمع معلومات مثل نسبة إنجاز المهام، والمواعيد النهائية القادمة، وحالة الميزانية، من الجداول، والحصول منها على رؤية شاملة للعمل، ومعرفة المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

مميزات  برنامج Smartsheet

تشمل مميزات  برنامج Smartsheet:

• يحتوي البرنامج على أدوات مثل مخططات جانت ولوحات كانبان، وهي تساعد على تنظيم المهام بطريقة مرئية لتحسين إدارة سير العمل.

• يتيح البرنامج أتمتة المهام المتكررة لضمان توفير الوقت والتركيز على الأعمال الاستراتيجية.

• تعرض لوحات المعلومات تحديثات فورية حول تقدم المشروع، مما يساعد على اتخاذ قرارات سريعة ومدروسة.

• يرسل البرنامج لأعضاء الفريق إشعارات تلقائية حول تحديثات المهام والمواعيد النهائية.

• يتكامل البرنامج مع عدة أدوات مثل Jira وPower BI وSalesforce وSAP و ServiceNow وTableau وWorkday وSlack.

6- برنامج Jira

يُستخدم برنامج Jira بشكل شائع في مجال البرمجة، إذ تم تصميمه في الأصل لتتبع مشكلات تطوير البرامج، وهو من أقوى أدوات إدارة المهام والمشاريع، إذ يتيح للفريق مراقبة المهام والمشكلات في الوقت الفعلي، مما يساعد على تبسيط العمليات، مع إمكانية تخصيص كل مهمة بالتفاصيل المطلوبة، مع حقول مثل الأولوية، والمكوّن، والتصنيفات، وتواريخ الاستحقاق، والمرفقات، والتعليقات.

ما يميز البرنامج أنه مزود بلوحات Scrum وKanban التي تُستخدم في تصّور العمل الجاري وإدارة قوائم المهام المتراكمة، إضافة إلى احتوائه على أدوات التحليل والتقارير المدمجة التي توفر للمديرين رؤى دقيقة تمكنهم من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات فعلية ولا تعتمد على التخمين.

على الرغم من أن البرنامج هو أفضل خيار لفرق تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات، إلا أن إمكانية التخصيص فيه دفعت العديد من فرق الأعمال لاستخدامه، وبالتالي فهو يناسب المشاريع غير التقنية.

مميزات برنامج Jira

تشمل مميزات برنامج Jira:

• تتيح لوحات معلومات البرنامج للمديرين الإطلاع الفوري على حالة المشروع والتحقق من حالة المهام.

• يحتوي البرنامج على ميزات الأتمتة التي تسمح بأتمتة العمليات المتكررة تلقائيًا، مما يوفر الوقت والجهد.

• يمتاز البرنامج بالمرونة التي تسمح للشركات تعديل كيفية انتقال المهام عبر المراحل لتتناسب مع عملياتها.

• يتضمن البرنامج أدوات تُستخدم في إعداد التقارير، لتقديم رؤى تساعد على تحسين العمليات 

• والاستراتيجية.

• يتكامل البرنامج مع عدد كبير من التطبيقات مثل Adobe وConfluence وDrobbox وFigma وGoogle Workspace.

7- برنامج Teamwork.com

يناسب برنامج Teamwork.com المؤسسات التي تتفاعل بشكل مباشر مع العملاء وتدير أعمالهم القابلة للفوترة، بداية من تنفيذ المشاريع وحتى إصدار الفواتير، مثل الوكالات وخدمات تكنولوجيا المعلومات، إذ يمكن لتلك المؤسسات استخدام البرنامج في إدارة المشاريع المعقدة بسهولة، وتتبع المهام، وتخصيص الموارد، وإدارة علاقات العملاء.

من أهم ما يميز البرنامج أنه مزود بتقنية الذكاء الاصطناعي التي تتيح أتمتة المهام المتكررة والعمليات الروتينية، ويحتوي على أدوات تتبع الوقت وأدوات الميزانية التي توفر رؤية واضحة للجداول الزمنية للمشاريع والوضع المالي، مما يساهم في الحفاظ على المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية المُعتمدة.

مميزات برنامج Teamwork.com

تشمل مميزات برنامج Teamwork.com:

• يتيح البرنامج للمستخدم إنشاء مهام مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الفريق.

• البرنامج مزود بميزة تخصيص الموارد التي تساعد على تخصيص أعضاء الفريق بكفاءة لتحقيق أقصى استفادة من فريق العمل.

• يحتوي البرنامج على أدوات التقارير الشاملة التي تقدم تقارير في الوقت الفعلي، لتوفر رؤى حول تقدم المشاريع وأداء الفريق.

• يتكامل البرنامج مع مجموعة من التطبيقات مثل Slack وHubSpot وGoogle Drive وQuickBooks وMicrosoft Office وDropbox وXero وZapier وTrello.

تعرف على: إدارة المهام وعناصرها واستراتيجياتها - دليل شامل

 

8- برنامج Todoist

يُعد برنامج Todoist من برامج إدارة المهام التي تمتاز بسهولة استخدامها ليس فقط في إدارة المهام بل حتى في تنظيم سير العمل الشخصي دون تعقيد، مما يجعله مناسبًا للأفراد والفرق الصغيرة التي تدير مشاريع بسيطة، كما أنه يدعم المشاريع، والمشاريع الفرعية، والأقسام، والمهام الفرعية، وبالتالي يمكن تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام قابلة للإدارة.

يتيح البرنامج للمستخدم تصنيف العمل وتتبع المواعيد النهائية، بفضل احتوائه على ميزات مثل تحديد مواعيد الاستحقاق، والمهام المتكررة، والتسميات، والأولويات، ويسمح لأعضاء الفريق بمشاركة المشاريع وتعيين المهام لبعضهم البعض، وبالتالي تصبح جميع المعلومات ذات الصلة بالمهام محفوظة في مكان واحد، إضافة إلى احتوائه على ميزة تعليقات المهام التي تسمح بمناقشة التفاصيل.

عند تسجيل المهام داخل البرنامج، يمكن عرض المهام بأكثر من طريقة مثل "اليوم" و"القادمة"، وهي تجمع المهام في جميع المشاريع حسب تاريخ الاستحقاق، وبالتالي يصبح لكل شخص جدول خاص به يوضح ما سوف يتم إنجازه بعد ذلك.

مميزات برنامج Todoist

تشمل مميزات برنامج Todoist:

• يمتاز البرنامج بقابلية التكيف مع مختلف نطاقات المشاريع وأحجام الفرق.

• ذو تصميم بسيط يجعله مثاليًا للتعامل مع المشاريع الكبيرة دون إرهاق المستخدم.

• يحتوي على العديد من الميزات التي تتيح للمستخدم إدارة كل شيء، من الروتين اليومي إلى المشاريع متعددة الأشهر.

• يوفر للمستخدم قوالب قابلة للتخصيص تُستخدم في إعداد قوائم المهام بسرعة لعمليات العمل المتكررة.

• لا يتطلب خبرة تقنية كبيرة لاستخدامه، إذ يمكن لأعضاء الفريق إدارة المهام من خلاله دون تدريب مسبق.

9- برنامج MeisterTask

برنامج MeisterTask هو عبارة عن أداة بسيطة ذات تصميم مميز تُستخدم بشكل شائع في إدارة المهام، وهي تعتمد في عملها بشكل أساسي على لوحات أسلوب كانبان، وبالتالي فهي تصنف المهام في أعمدة مثل: "المهام المؤجلة، جاري التنفيذ، مكتملة"، مما يسهل على أعضاء الفريق تنسيق المشاريع والمهام اليومية بكفاءة.

من خلال البرنامج، يمكن توزيع المهام على أعضاء الفريق بسهولة، وتحديد المواعيد النهائية، ومراقبة الوقت المستغرق في المهام، وإنشاء لوحات تحكم شخصية لعرض المهام والمشاريع الأكثر أهمية للفريق.

يسمح البرنامج بتسهيل التواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق، فإذا أضاف أحد الأشخاص تعليقًا أو قام بتحريك بطاقة مهمة، تظهر هذه التغييرات فورًا لكل من يشاهد اللوحة، مما يضمن بقاء الجميع على اطلاع بالتقدم المُحرز في المشروع دون الحاجة إلى عقد اجتماعات أو المراقبة المستمرة للبريد الإلكتروني.

مميزات برنامج MeisterTask

تشمل مميزات برنامج MeisterTask:

• يتيح البرنامج أتمتة المهام المتكررة، إذ يتم ضبطها لتتكرر على فترات محددة، مما يقلل من عبء العمل اليدوي.

• يمكن للمستخدم إنشاء أي عدد من الأعمدة لتمثيل مختلف مراحل العمل.

• البرنامج مزود بتقنيات حماية مثل التحقق الثنائي وتخزين البيانات المشفر، مما يضمن الحفاظ على البيانات الحساسة.

• يمكن استخدام البرنامج على الهواتف المحمولة، مما يتيح للفرق إدارة المهام عن بُعد بسهولة.

• يتكامل البرنامج مع أدوات أخرى مثل GSuite وSlack وGitHub وDropbox وGitHub وBitbucket وBox وZapier وMicrosoft Outlook وMindMeister.

10- برنامج Zoho Projects

على الرغم من أن برنامج Zoho Projects أحد برامج إدارة المشاريع، إلا أن إمكانات إدارة المهام المتوفرة فيه تجعله الخيار المفضل للفرق في تنفيذ مهامهم، إذ يحتوي البرنامج على مخططات بيانية تفاعلية توفر تمثيلًا بصريًا للجدول الزمني للمشروع، مما يسمح لمديري الفرق بإدارة الاعتماديات بين المهام وتحديد المهام العاجلة، كما يتيح تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر يسهل تتبعها.

يحتوي البرنامج أيضًا على ميزة تتبع الوقت التي تُستخدم في تسجيل ساعات العمل، وبالتالي تساهم في إعداد فواتير المشروع بدقة وتخصيص الموارد بشكل فعال، مما يعزز من إنتاجية الفريق ويزيد من قدرته على الالتزام بالمواعيد النهائية للمهام والمشاريع.

مميزات برنامج Zoho Projects

تشمل مميزات برنامج Zoho Projects:

• يحتوي البرنامج على تقنية الذكاء الاصطناعي التي تسمح بأتمتة المهام والعمليات الروتينية آليًا.

• البرنامج مزود بنظام مخصص يساعد على تحديد الأولويات وتتبع مشكلات المشروع وحلها بسرعة وكفاءة.

• يمكن لأعضاء الفريق استخدام أدوات التعاون الجماعي في البرنامج، مثل الدردشة، والمنتديات، ووظائف مشاركة المستندات، لتعزيز التواصل بينهم.

• يحتوي البرنامج على لوحات تحكم قابلة للتخصيص توفر للمستخدم عرضًا للبيانات الأكثر صلة، مما يساعده على متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية.

• يتكامل البرنامج مع تطبيقات مثل Google Drive وDropbox وMicrosoft Teams وGitHub وSlack وZoho CRM وZoho Desk وZoho Invoice وMicrosoft Outlook Calendar.

كوّن فريق العمل المثالي مع صبّار

ندرك في صبّار أن الوصول إلى الكفاءات والمواهب لم يعد بالأمر السهل، لذلك حرصنا على تقديم خدمات توظيف متكاملة تربطك بأفضل المرشحين في جميع التخصصات، القادرين على إضافة قيمة حقيقية لأعمالك، والمساهمة في تحقيق النمو المستدام لشركتك.

سواء كنت ترغب في تعيين موظفين سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، تلبي لك صبّار جميع متطلباتك، وتضمن لك تنفيذ عملية التوظيف في أقل من 24 ساعة.

الخاتمة:

برامج إدارة المهام للموظفين هي أدوات رقمية تساعد فرق العمل على تنظيم المهام، تحديد أولوياتها، ومتابعة تقدمها ضمن منصة واحدة، مما يقلل الاعتماد على البريد الإلكتروني وجداول البيانات المعقدة. هذه الأنظمة تسهّل توزيع المهام، متابعة الالتزام بالمواعيد النهائية، وتوفير رؤية واضحة لأعباء العمل، ما يحسّن إنتاجية الفريق ويقلل الفوضى ويضمن سير العمل بسلاسة من البداية للنهاية. عند اختيار برنامج إدارة المهام، يُفضل النظر في سهولة الاستخدام، وميزات التعاون، الأتمتة، والتكامل مع الأنظمة الأخرى المستخدمة داخل المؤسسة.

تتعدد برامج إدارة المهام بحسب احتياجات الفرق وحجم المشاريع، فمنها Monday.com الذي يوفر واجهة بصرية تفاعلية ولوحات ملونة لتتبع تقدم العمل، وWrike الذي يناسب المشاريع المعقدة ويضم أدوات إدارة الموارد وأتمتة سير العمل، وTrello للفرق الصغيرة بأسلوب كانبان بسيط، وAsana للفرق الكبيرة مع خيارات عرض متعددة، وSmartsheet وJira لإدارة المشاريع المعقدة وتحليل البيانات، بالإضافة إلى Teamwork.com، Todoist، MeisterTask، Zoho Projects التي توفر ميزات أتمتة، تتبع الوقت، التعاون الجماعي، ولوحات تحكم قابلة للتخصيص، مع دعم التكامل مع أدوات مثل Slack وGoogle Drive وMicrosoft Teams، لضمان إدارة مهام فعّالة وتحقيق أهداف المشروع بكفاءة.