أنواع المهام - دليل شامل

أنواع المهام في الأعمال والمشروعات عديدة وتتنوع ما بين مهام بسيطة وأخرى معقدة، فردية أو جماعية، عاجلة أو طويلة الأمد، ومن خلال التعرف على تلك الأنواع وتصنيفها بشكل صحيح، تصبح عملية التخطيط واتخاذ القرار أكثر سهولة وكفاءة، وتتحسن إدارة الوقت والإنتاجية، فعندما يدرك الموظف أو المدير طبيعة كل مهمة ومتطلباتها، يصبح من الأسهل تحديد الأولويات، وتفويض الأعمال، ومتابعة الأداء بوضوح، وفي هذا المقال نسلط الضوء على أنواع المهام في العمل.

هناك أنواع عديدة من المهام التي تختلف باختلاف طبيعتها وهدفها ومستوى أولويتها، والجهة المسؤولة عنها، تشمل تلك المهام ما يلي:

1- المهام حسب طبيعتها

تنقسم المهام حسب طبيعتها إلى الأنواع التالية:

المهام الروتينية

تشير المهام الروتينية إلى المهام المتكررة التي يتم تنفيذها بشكل يومي أو دوري أسبوعي أو شهري، وذلك وفق خطوات واضحة وثابتة، وفي كثير من الأحيان دون الكثير من التفكير، وغالبًا لا تتطلب المهام الروتينية تفكيرًا إبداعيًا عاليًا في كل مرة، بل تعتمد على الالتزام بالإجراءات والمعايير المحددة لضمان سير العمل بسلاسة واستمرارية.

لإدارة المهام الروتينية بشكل فعال، من المهم إنشاء جدول أو روتين يمكنك الالتزام به، قد يتضمن ذلك تحديد أيام محددة لمهام معينة أو تخصيص وقت محدد كل يوم لإكمالها. 

من الأمثلة على المهام الروتينية: تسجيل الحضور والانصراف، إعداد التقارير الدورية، الرد على رسائل البريد الإلكتروني، إدخال البيانات ومراجعتها، متابعة الطلبات والشكاوى، أرشفة الملفات والمستندات.

المهام غير الروتينية

المهام غير الروتينية هي تلك المهام التي لا يتم تنفيذها بشكل دوري، بل تظهر عند حدوث مواقف جديدة أو مشكلات غير متوقعة، وبالتالي فهي تتطلب تفكيرًا تحليليًا، واتخاذ قرارات مستنيرة، وإبداعًا في إيجاد الحلول، وليس تنفيذ خطوات متكررة ثابتة، وبالتالي تختلف طريقة تنفيذها من حالة إلى أخرى حسب الظروف والمعطيات.

من الأمثلة على المهام غير الروتينية: معالجة شكوى خاصة، إعداد خطة طوارئ، تنفيذ مشروع جديد، إعادة هيكلة قسم أو تعديل إجراءات العمل، التفاوض مع جهات خارجية أو شركاء آخرين، التعامل مع حالات خاصة.

المهام الإدارية

المهام الإدارية هي الأنشطة والمسؤوليات التي يقوم بها المدير أو أي موظف يتبوأ موقع إشرافي أو تنظيمي، لضمان تنظيم العمل وتسيير الشؤون الإدارية، وبالتالي تهدف هذه المهام إلى تنظيم الموارد، وتخطيط العمليات، وتوجيه الفرق، واتخاذ القرارات لضمان التقليل من الأخطاء وسوء التنظيم، وتحسين الإنتاجية، ومن ثم تحقيق أهداف الأعمال بكفاءة.

من الأمثلة على المهام الإدارية: إعداد الجداول، إدارة الملفات، تنسيق الاجتماعات، توزيع المهام بين الموظفين، متابعة إنجاز المهام، حل المشكلات، اعتماد التغييرات، إدارة المخاطر.

المهام الفنية

تُعرف المهام الفنية بأنها المسؤوليات والأنشطة التي تتطلب مهارات تقنية أو خبرة متخصصة في مجال ما لإنجاز أعمال محددة، ويعتمد تنفيذ تلك الأنشطة على مدى امتلاك الموظفين الخبرة العملية، ومدى توفر المعدات والأدوات والبرامج الخاصة بمجال العمل، وبالتالي فهي تركز على التنفيذ الدقيق والمهني للعمليات الفنية، مثل الصيانة والتصنيع وتكنولوجيا المعلومات، وغير ذلك من المجالات المهنية المتخصصة.

من الأمثلة على المهام الفنية: صيانة الأجهزة والمعدات، تصميم وبرمجة البرمجيات أو التطبيقات، تحليل البيانات باستخدام برامج متخصصة، إنتاج المحتويات المرئية أو السمعية، إجراء التجارب والاختبارات الفنية للتأكد من جودة المنتجات.

يمكنك الاعتماد على صبّار في استقطاب أفضل المواهب والكفاءات في جميع المجالات، مع ضمان توظيف سريع ومتوافق مع احتياجات شركتك.

2- المهام حسب الأهمية والأولوية

يمكن تصنيف المهام وفقًا لأهميتها وأولوياتها إلى عدة أنواع تشمل ما يلي:

المهام العاجلة والمهمة

المهام العاجلة والمهمة هي الأنشطة التي يجب تنفيذها فورًا لأنها تؤثر مباشرة على العمل وعلى الأهداف طويلة المدى، نظرًا لارتباطها بمواعيد نهائية معينة، إذ أن التأخير في إنجازها قد يتسبب في وقوع مشكلات أو تكبد خسائر فردية أو جماعية.

من الأمثلة على المهام العاجلة والمهمة: حل مشكلة طارئة، تسليم مشروع بموعد نهائي قريب، الرد على مشكلة عميل كبيرة تؤثر على سمعة الشركة، إنهاء تقرير مالي عاجل.

المهام المهمة غير العاجلة

المهام المهمة غير العاجلة هي الأنشطة التي تؤثر بشكل كبير على تحقيق الأهداف طويلة المدى أو تحسين الأداء، لكنها لا تحتاج إلى تنفيذ فوري، لعدم وجود موعد نهائي ضاغط، وبالتالي يمكن جدولتها بطريقة منهجية ضمن خطة العمل.

من الأمثلة على المهام المهمة غير العاجلة: التخطيط الاستراتيجي، تطوير المهارات، بناء العلاقات، تحضير مشاريع أو مبادرات جديدة، مراجعة الإجراءات الحالية.

المهام العاجلة غير المهمة

المهام العاجلة غير المهمة هي الأنشطة التي تحتاج إلى تنفيذ على وجه السرعة لكن تأثيرها على الأعمال وتحقيق الأهداف ضئيل، وبالتالي فهي قد تظهر وكأنها حرجة، لكنها غالبًا تمثل مقاطعات أو أمور ثانوية يمكن تفويضها أو تأجيلها بدون خسارة كبيرة.

من الأمثلة على المهام العاجلة غير المهمة: مكالمات مفاجئة، رسائل غير ضرورية، تلبية طلبات الزملاء أو الموظفين، حضور اجتماعات قصيرة، معالجة طلبات إدارية عاجلة لكنها غير مؤثرة على النتائج الاستراتيجية.

المهام غير العاجلة وغير المهمة

تشير المهام غير العاجلة وغير المهمة إلى الأنشطة التي يمكن تأجيلها أو الاستغناء عنها، لأنها لا تساهم بأي شكل في تحقيق الأهداف أو النتائج المهمة، مما يجعل حذفها أمرًا ضروريًا لضمان عدم وجود أي تأثير سلبي على الأداء أو الأعمال.

من الأمثلة على المهام غير العاجلة وغير المهمة: حضور اجتماعات غير مجدية، متابعة رسائل أو إشعارات غير مهمة، الأعمال الروتينية التي لا تضيف قيمة، ترتيب أو تنظيم ملفات غير ضرورية.

اطلع على: إدارة المهام واستراتيجياتها - دليل شامل

3- المهام حسب المدة الزمنية

تنقسم المهام حسب المدة الزمنية إلى مهام قصيرة المدى وأخرى طويلة المدى وثالثة مؤقتة، وذلك على النحو التالي:

المهام قصيرة المدى

المهام قصيرة المدى هي الأنشطة التي يمكن إنجازها خلال فترة زمنية قصيرة، عادةً من ساعات قليلة إلى عدة أيام، وبالتالي فهي لا تحتاج إلى تخطيط طويل الأمد، وتمتاز تلك المهام بوضوحها وتحديدها بدقة، وتلعب دورًا بارزًا في التقدم اليومي أو الأسبوعي نحو الأهداف الأكبر.

من الأمثلة على المهام قصيرة المدى: إرسال رسالة بريد إلكتروني، إعداد عرض تقديمي، تجهيز الملفات المطلوبة لاجتماع قريب، متابعة تقدم مهمة محددة تم البدء بها مسبقًا.

اقرأ أيضا: المهام المطلوبة من فريق التقويم الذاتي

المهام طويلة المدى

تشير المهام طويلة المدى إلى الأنشطة التي تتطلب فترة زمنية ممتدة لإنجازها، تتراوح ما بين أسابيع إلى عدة أشهر، وقد تمتد إلى سنوات، وغالبًا ما ترتبط تلك المهام برؤية أو نتائج استراتيجية، لذلك فهي تتطلب تخطيطًا دقيقًا وتنفيذها على عدة مراحل، وقد يتم تقسيمها إلى مهام صغيرة قصيرة المدى لتسهيل المتابعة والتنفيذ.

من الأمثلة على المهام طويلة المدى: إطلاق منتج جديد، إعداد نظام متكامل، تنفيذ خطة تحسين شاملة، تنظيم مؤتمر أو فعالية كبيرة.

المهام المؤقتة

المهام المؤقتة هي المسؤوليات والأنشطة المرتبطة بفترة زمنية أو مشروع محدد، وبالتالي فهي تنتهي بمجرد تحقيق هدف معين أو انتهاء حدث محدد، ولا تُعد جزء دائم من العمليات اليومية، بل هي ضمن أجزاء جدول العمل أو المشروع لفترة قصيرة.

من الأمثلة على المهام المؤقتة: تنظيم فعالية، تنفيذ حملة، معالجة طلب عاجل، تنفيذ مهمة محددة ضمن مشروع أكبر.

استفد من خدمات صبّار ووظّف كفاءات ومواهب جاهزة للانضمام إلى شركتك في الوقت المناسب، لضمان سد شواغرك الوظيفية بأعلى مستوى من الجودة.

4- المهام حسب الجهة المنفذة

تنقسم المهام حسب الجهة المنفذة إلى مهام فردية وأخرى جماعية، وذلك كما يلي:

المهام الفردية

تشير المهام الفردية إلى الأنشطة التي يُكلف شخص واحد بتنفيذها دون الحاجة لتعاون مباشر من الآخرين، إذ يُعد هذا الشخص هو المسؤول بشكل كامل عن التخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم، وغالبًا ما تكون محددة وواضحة لتمكين المُكلف بها من العمل عليها بمفرده.

من الأمثلة على المهام الفردية: إعداد تقرير، تحليل البيانات، مراجعة مستندات أو بيانات معينة، إدخال بيانات أو تحديث سجلات.

المهام الجماعية

تُعرف المهام الجماعية بأنها تلك الأنشطة التي يتم تنفيذها بواسطة مجموعة من الأفراد أو الفريق معًا لتحقيق هدف مشترك، وبالتالي يتوقف النجاح في تلك المهام على مدى تعاون أعضاء الفريق مع بعضهم البعض، وتوزيع الأدوار عليهم بكفاءة، ووضوح قنوات التواصل بينهم، وتكامل مهاراتهم، لذلك يتحمل الفريق بالكامل مسؤولية إنجاز المهام على النحو المطلوب، وتحقيق النتائج النهائية المرجوة.

من الأمثلة على المهام الجماعية: تنفيذ مشروع جماعي، تنظيم فعالية داخل الشركة، إعداد خطة تطوير أو تحسين، إعداد تقرير شامل يتطلب جمع معلومات من أكثر من قسم أو تخصص.

مهما كان تخصص شركتك، لدينا في صبّار للتوظيف المرشح المثالي، لذا يمكنك الاعتماد علينا لتوظيف الكفاءات التي تحقق أهداف شركتك بفعالية.

5- المهام حسب مستوى التعقيد

ليست كل المهام على مستوى واحد من التعقيد، لذلك يمكن تصنيفها وفقًا لذلك إلى ما يلي:

المهام البسيطة

المهام البسيطة هي تلك الأنشطة التي لا تحتاج إلى مهارات متخصصة أو خبرات كبيرة أو تخطيط طويل في تنفيذها، نظرًا لسهولتها ووضوحها وقلة مستوى التعقيد بها، فهي لا تتطلب سوى وقتًا وجهدًا قليلين مقارنة بالمهام المعقدة أو الكبيرة، كما أن التأخير في تنفيذها أو ارتكاب خطأ بسيط بها لا يؤثر بشكل كبير على الأهداف العامة.

من الأمثلة على المهام البسيطة: الرد على بريد إلكتروني قصير، إدخال البيانات، عمل نسخ أو طباعة مستندات، تحديث قائمة حضور الموظفين، ترتيب ملفات أو أوراق على المكتب.

المهام المعقدة

تشير المهام المعقدة إلى الأنشطة التي يُشترط لتنفيذها امتلاك مهارات متخصصة، ووجود تخطيط دقيق، واتخاذ قرارات مستمرة خلال عملية التنفيذ، وغالبًا ما تكون طويلة المدى أو تحتوي على عدة خطوات مترابطة، ويصعب إنجازها بسرعة دون تنظيم ومتابعة دقيقة، وبالتالي فإن أي تأخير في تنفيذها أو ارتكاب خطأ بها يؤثر على النتائج النهائية.

من الأمثلة على المهام المعقدة: إعداد دراسة، إجراء تحليل أداء شامل، تنظيم مؤتمر أو فعالية كبيرة، تنفيذ خطة تحسين شاملة، إدارة مشروع جماعي متعدد الأقسام والموارد.

ارتق بأداء شركتك مع كفاءات ومواهب صبّار

هل تبحث عن أفضل المواهب التي ترتقي بأداء شركتك وتصنع الفارق دون إضاعة الوقت في عمليات التوظيف الطويلة والمعقدة؟ نحن في صبّار نقدم خدمات توظيف شاملة، تضمن لك الوصول إلى الكفاءات المؤهلة فقط في جميع التخصصات، لبناء فريق عمل قوي يحقق أهدافك بسرعة وكفاءة.

من خلال قاعدة البيانات الضخمة في صبّار يمكن تلبية جميع متطلباتك، من المرشحين السعوديين والأجانب، بخبرة أو من دون، للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، مع ضمان تنفيذ عملية التوظيف خلال ساعات معدودة.

الخاتمة:

تختلف المهام بحسب طبيعتها، وأهميتها، والمدة الزمنية المطلوبة لإنجازها، والجهة المسؤولة عنها، وكذلك مستوى التعقيد فيها. فمن حيث الطبيعة، هناك المهام الروتينية التي تتكرر يوميًا أو دوريًا وتتطلب الالتزام بالإجراءات المحددة، مثل إدخال البيانات وإعداد التقارير، والمهام غير الروتينية التي تظهر عند مواقف جديدة وتتطلب تفكيرًا وتحليلًا مثل معالجة الشكاوى أو إعداد خطط الطوارئ. 

وهناك أيضًا المهام الإدارية المتعلقة بالتخطيط والتنظيم ومتابعة سير العمل، والمهام الفنية التي تعتمد على المهارات والخبرة التقنية في مجالات محددة مثل الصيانة أو التصميم أو التحليل الفني.

أما من حيث الأهمية والأولوية، فتنقسم المهام إلى عاجلة ومهمة، مهمة وغير عاجلة، عاجلة وغير مهمة، وغير عاجلة وغير مهمة، حسب تأثيرها على تحقيق الأهداف. ومن حيث المدة الزمنية، هناك المهام قصيرة المدى التي يمكن إنجازها سريعًا، وطويلة المدى التي تحتاج تخطيطًا طويلًا، وأيضًا المهام المؤقتة المرتبطة بمشروع أو حدث محدد. 

كما يمكن تصنيف المهام حسب الجهة المنفذة إلى فردية يقوم بها شخص واحد، أو جماعية تتطلب تعاون الفريق. وأخيرًا، تُقسم المهام حسب مستوى التعقيد إلى بسيطة سهلة التنفيذ ومعقدة تحتاج إلى مهارات متخصصة وتخطيط دقيق لضمان تحقيق النتائج المرجوة.