التخطيط التشغيلي - دليل شامل

التخطيط التشغيلي هو الوسيلة التي تستخدمها المؤسسة للبقاء على المسار الصحيح وتوزيع الموارد بذكاء، إذ أن وضع خطة استراتيجية لا يكفي، بل يتطلب الأمر التنفيذ الفعال وسد الفجوة بين الاستراتيجية العامة والتنفيذ اليومي، وهنا يأتي دور التخطيط التشغيلي الذي يدعم الخطة من خلال تنسيق الجهود بين الفرق وتبسيط العمليات، وهو ما يضمن تحويل الرؤية الاستراتيجية إلى نجاح فعلي، ويعزز من قدرة المؤسسات على تجاوز التحديات غير المتوقعة، وفي هذا المقال نوضح ما هو التخطيط التشغيلي وأنواعه وعناصره وكيفية تنفيذه.

التخطيط التشغيلي:

التخطيط التشغيلي هو خارطة الطريق التفصيلية التي تُبنى على الخطة الاستراتيجية للمؤسسة، ويتضمن العملية التي تساعد على تحقيق أهداف المؤسسة من خلال الربط بين عناصر التنفيذ والجداول الزمنية والمعالم الرئيسية المطلوبة، أي أنه العملية التي تحول الاستراتيجيات الكبرى إلى خطوات محددة قابلة للتنفيذ.

يترتب على التخطيط التشغيلي تطوير الخطة التشغيلية التي تصف الخطوات العملية التي يتعين على أقسام المؤسسة القيام بها لتحقيق الأهداف قصيرة وطويلة المدى، إذ تتضمن هذه الخطة المهام الرئيسية والأنشطة اليومية والجداول الزمنية وجميع العناصر المطلوبة لإنجاز الخطة الاستراتيجية.

أكثر ما يعزز من نجاح التخطيط التشغيلي، حصول المؤسسة على موافقة وتأييد جميع الأطراف المعنية بهذه العملية، مما يزيد بشكل كبير من فرص التعاون بين أصحاب المصلحة والإبلاغ عن المشكلات في الوقت المناسب، ويضمن إنجاز الخطة التشغيلية في موعدها المحدد.

يُعد التخطيط التشغيلي من أهم العمليات التي تقوم بها المؤسسة، لأنه يتيح لها بلوغ أهدافها الكبرى، على الرغم من أنه يبدو كجزء صغير من العملية، كما يساعد على إبقاء الأقسام والفرق على المسار الصحيح، وتنسيق الجهود بينها، فضلًا عن دوره في دعم عملية اتخاذ القرار على مستوى الأقسام.

تعرف على: أنواع التخطيط - 7 أنواع - دليل شامل

أنواع التخطيط التشغيلي:

عندما تعتزم المؤسسة على تنفيذ التخطيط التشغيلي، يتعين عليها معرفة أنواعه حتى يتسنى لها تنفيذ الخطة التي تناسبها وفقًا لأهدافها وجدولها الزمني وديناميكية الفريق، وتشمل أنواع التخطيط التشغيلي ما يلي:

1- الخطة التشغيلية ذات الاستخدام الواحد

الخطة التشغيلية ذات الاستخدام الواحد أو الخطة المحددة هي الخطة التي تضعها المؤسسة للاستخدام مرة واحدة أو خلال فترة زمنية محددة، أي يتم تطويرها من أجل إنجاز مبادرة أو مشروع ما، وبعد انتهاء الحدث لا يمكن إعادة استخدامها.

ما يميز هذا النوع من الخطط التشغيلية أنها محددة بتواريخ بداية ونهاية واضحة، ومخصصة للغاية ومُصممة لأهداف معينة، مثل إطلاق حملة تسويقية مؤقتة، أو إطلاق منتج جديد، أو تنظيم فعالية خاصة بالمؤسسة.

2- الخطة التشغيلية الدائمة

الخطة التشغيلية الدائمة أو متعددة الاستخدام وهي الخطة التي تستخدمها المؤسسة للمهام والمشاريع التي تتكرر بانتظام، فكلما واجهت المؤسسة موقفًا مشابهًا، تلجأ لاستخدام تلك الخطة، وبالتالي فهي تشمل السياسات والإجراءات والبروتوكولات التشغيلية التي تضمن سير العمل بسلاسة في العمليات اليومية، وتقلل الحاجة إلى إعداد خطط جديدة من الصفر في كل مرة.

تمتاز الخطط التشغيلية اليومية بأنها توفر إرشادات منظمة للتعامل مع الأنشطة الروتينية، مما يضمن الاتساق والكفاءة، كما أنها مرنة بما يكفي لإجراء التعديلات عليها وفقًا لاحتياجات المؤسسة.

عناصر التخطيط التشغيلي:

عند تنفيذ التخطيط التشغيلي، لا بد من تضمينه بمجموعة من العناصر التي تساعد أعضاء الفريق على فهم كيفية عمل الخطة التشغيلية وكيف يمكن إنجازها، للمساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، تشمل تلك العناصر ما يلي:

1- الملخص التنفيذي

عادةً ما يكون الملخص التنفيذي هو الجزء الأول من الخطة التشغيلية، وهو عبارة عن مستند موجز للخطة التشغيلية يعطي نظرة عامة حولها وأهدافها الرئيسية واستراتيجياتها المُعتمدة، والهدف من تضمين هذا العنصر هو تزويد القارئ بملخص حول سبب قيام المؤسسة بتنفيذ الخطة.

2- الأهداف والغايات

يصف هذا العنصر الأهداف التشغيلية التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، وهي يجب أن تتماشى مع أهدافها الاستراتيجية، ويجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتنفيذ والقياس وذات صلة ومحددة زمنيًا، حتى يعرف كل عضو في الفريق كيف يمكن أن يساهم في تحقيقها وما هو المطلوب منه وفقًا لدوره.

3- الميزانية

تشير الميزانية إلى التوقع المالي الذي يوضح التكاليف التي تتطلبها الخطة التشغيلية، والإيرادات المتوقع تحقيقها خلال فترة زمنية محددة، فضلًا عن تحديد المبلغ المالي المتاح لتنفيذ الخطة، مما يساعد المؤسسة على تخصيص الموارد بكفاءة وتجنّب نفاد الموارد قبل إكمال تنفيذ الخطة التشغيلية.

تشمل الميزانية عدة عناصر يجب أخذها في الاعتبار وهي: المعدات والمواد الخام، والمصروفات التشغيلية، والأموال الاحتياطية لحالات الطوارئ.

4- العمليات وسير العمل

وهي مجموعة من المهام والأنشطة والخطوات التفصيلية المحددة التي يتعين على فريق العمل تنفيذها من أجل تقريب المؤسسة من بلوغ أهدافها، إذ يصف هذا العنصر بدقة كل مهمة، مع تحديد الخطوات المطلوبة لإتمامها بشكل كامل.

تتعدد عناصر هذا القسم لتشمل: المهام المحددة، الأطراف المسؤولة، المواعيد النهائية للتنفيذ، المعدات، المواد الخام.

5- الجدول الزمني

الجدول الزمني للخطة الاستراتيجية هو الإطار الزمني المنظم الذي يحدد المواعيد النهائية لإنجاز كل مهمة من المهام، وبالتالي فهو يمنح أعضاء الفريق فكرة حول المدة المحددة التي يجب الالتزام بها.

تختلف مدة الخطة التشغيلية باختلاف المشروع المحدد ومدة العمليات وسير العمل المطلوب، وفي كل الأحوال، يفيد هذا الجدول في ضمان المساءلة والتقدم المنتظم وإتمام الخطة في الوقت المحدد.

6- الأدوار والمسؤوليات

يجب أن تتضمن الخطة التشغيلية قسمًا يحدد المهام والأدوار والمسؤوليات، والأفراد المسؤولين عن تنفيذها، مما يضمن إنجاز المهام بكفاءة وفعالية، وتعزيز المساءلة، كما تستعين المؤسسة بهذا القسم في تقييم الأداء الفردي لكل عضو من أعضاء الفريق.

7- مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

وهي عبارة عن مجموعة من المقاييس التي تعتمد عليها المؤسسة في تقييم مدى نجاح الخطة التشغيلية، وما إذا كانت بحاجة إلى التدخل وإجراء تعديلات، إذ تُستخدم تلك المؤشرات في تتبع أداء الأعمال عبر مختلف الأقسام مثل المبيعات، التسويق، والإنتاج، وبالتالي فهي يجب أن تكون واسعة النطاق.

من الأمثلة على مؤشرات الأداء الرئيسية: نسبة الزيادة في الإيرادات، معدلات رضا العملاء، الجداول الزمنية لإطلاق المنتجات، عدد ساعات العمل التي تم توفيرها.

8- خطة التوظيف

خلال إعداد الخطة التشغيلية، قد تكتشف المؤسسة وجود فجوات مهارية داخل فريقها الحالي، وبالتالي فإن النقص في المهارات المطلوبة لتنفيذ الخطة قد يؤدي إلى فشلها، لذلك تلجأ المؤسسة إلى تحديد تلك المهارات وتوظيف أعضاء جدد لضمان تنفيذ المهام المحددة في الخطة.

استفد من خدمات التوظيف الفعالة التي تقدمها صبّار ووظف المرشحين الذين يضيفون قيمة حقيقية لفريقك.

9- تخصيص الموارد

تتضمن الخطة التشغيلية عنصرًا مهمًا وهو الموارد المطلوبة لإتمام كل مهمة بنجاح، وهي الموارد البشرية، والمالية، والمادية، والتقنية، وبالتالي يبرز هذا القسم كيفية توفير الموارد المطلوبة وآلية استخدامها بطريقة فعالة تضمن تحقيق الأهداف المحددة.

10- إدارة المخاطر

لضمان نجاح الخطة التشغيلية ومساهمتها في تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة، يجب أن يكون ضمن عناصرها مكوّن يوضح المخاطر المحتملة التي قد تظهر خلال تنفيذ الخطة، وتقييمًا لها، إلى جانب وضع استراتيجيات للتخفيف من تلك المخاطر.

تتعدد المخاطر التي قد تواجهها الخطة التشغيلية وتؤثر على سير العمليات اليومية مثل قيود الوقت والموارد والثغرات الأمنية، الأمر الذي يجعل إدارة المخاطر أمرًا بالغ الأهمية، مع ضرورة أن تكون الاستراتيجيات جاهزة لتقليل المخاطر المحتملة ومعالجة المشكلات عند حدوثها.

11- خطة الاتصال

هي عبارة عن استراتيجية توضح وسيلة الاتصال بين مختلف الإدارات والفرق وأصحاب المصلحة والإدارة العليا والشركاء الخارجيين، لضمان بقاء جميع الأطراف على اطلاع بالخطة التشغيلية، والحفاظ على التنسيق بين الجميع رغم اختلاف المسؤوليات.

12- ضمان الجودة ومراقبتها

تُعد إجراءات ضمان الجودة ومراقبتها من العناصر الأساسية في الخطط التشغيلية، إذ توضح كيفية الحفاظ على جودة المنتج أو الخدمة، وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية، وتعزيز رضا العملاء، وبالتالي فإن تضمين هذا العنصر في الخطة التشغيلية يحمي المؤسسة من تكبد خسائر مالية فادحة.

اكتشف المزيد حول: عناصر التخطيط - دليل شامل

خطوات التخطيط التشغيلي:

تتطلب عملية إنشاء الخطة التشغيلية الالتزام بمجموعة من الخطوات التي تضمن نجاح وفعالية الخطة، وهي كما يلي:

1- تقييم الوضع

يبدأ التخطيط التشغيلي بتقييم الاستراتيجية الحالية للمؤسسة، من خلال استخدام تحليل SWOT لأجل تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الخاصة بالمؤسسة، وفهم ما تقوم به بشكل جيد وما يحتاج إلى تحسين، والعوامل الخارجية التي تؤثر على أنشطتها وعملياتها، وكلك تحليل المهام والأنشطة الواردة في الخطة، التي تُعد خطوة رئيسية لتحقيق أهداف المؤسسة.

2- تحديد الأهداف

ثاني خطوات إعداد الخطة التشغيلية هو تحديد أهدافها، وهي الأهداف التي يجب أن تتوافق مع الخطة الاستراتيجية للمؤسسة، ولا بد من وضوح تلك الأهداف، وأن تكون محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، ومحددة زمنيًا، وفقًا لإطار عمل SMART.

يمكن تحديد أهداف الخطة التشغيلية عن طريق تقييم أولويات وإنتاجية الفريق الحالي، ومقارنتها برؤية المؤسسة، مع مراعاة أن تكون تلك الأهداف مرنة بحيث تسمح بالتكيف مع التحديات غير المتوقعة. 

3- تحديد الأنشطة الرئيسية

في هذه الخطوة، يتم تحديد الأنشطة الأساسية اللازمة لتحقيق الأهداف المُحددة، حتى تصبح الخطة واضحة من حيث ما يجب القيام به، ومتى يجب تنفيذه، وما هي الموارد المطلوبة، مما يتيح تحويل الأهداف الإستراتيجية إلى إجراءات عملية يمكن لفريق التخطيط تنفيذها.

لتحديد الأنشطة الرئيسية بفعالية، يمكن تقسيمها إلى مهام أصغر يمكن إدارتها بسهولة، مع ترتيب أولوياتها بناءً على أهميتها وتأثيرها على العمليات العامة.

4- تخصيص الموارد

يُعد تحديد الموارد اللازمة من الخطوات المهمة في إنشاء الخطة التشغيلية، إذ يتعين على المدير المسؤول عن تنفيذ الخطة تحليل الموارد المتاحة حاليًا للمؤسسة، وتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى خبرات إضافية، أو تقنيات جديدة، أو ميزانية أكبر، حتى يتسنى تحديد ما هو مفقود وتعويضه.

وعند تحديد الموارد المتاحة، يجب وضع قائمة بالموارد المطلوبة لتنفيذ الخطة والتي يحتاجها كل نشاط، بما في ذلك الموارد البشرية، والمعدات، والتقنيات، والتمويل، ثم توزيعها بفعالية لضمان تنفيذ المهام بسلاسة وتحقيق أقصى كفاءة وتقليل الهدر إلى الحد الأدنى.

وتفيد هذه الخطوة في معرفة ما هي المهام التي يمكن تنفيذها في ضوء الموارد المتاحة، وحتى يتسنى للمؤسسة وضع خطة مُحكمة لتأمين الموارد الناقصة، سواء عن طريق إعادة توزيع الموارد الحالية أو شراء معدات جديدة أو توظيف أعضاء جدد.

5- توزيع الأدوار والمهام

في هذه الخطوة، يتم توزيع الأدوار والمهام على أعضاء الفريق، بناءً على ما يمتلك كل عضو من مهارات وخبرات تساعده على تنفيذ دوره بنجاح وكفاءة، وهي الخطوة التي تفيد في تعريف الجميع ما هو دوره بالتحديد وما هي المهام الموكلة إليه، وما هي المواعيد النهائية المرتبطة بمهامهم، وبالتالي تخلق المؤسسة أساسًا للمساءلة وتقييم الأداء.

6- وضع الجداول الزمنية

يجب أن يكون لكل مهمة موعد نهائي خاص بها لضمان تنفيذ الخطة التشغيلية حسب مواعيدها المحددة، وهو ما يتطلب وضع جدول زمني واقعي ويساعد على تتبع التقدم وضمان إنجاز الأنشطة ضمن إطارها الزمني، مع الوضع في الاعتبار الترابط بين المهام ومدى توافر الموارد.

7- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية

عند وضع مؤشرات الأداء الرئيسية في الخطة التشغيلية، يجب مراعاة توافقها مع أهداف الخطة، والتأكد من أنها تعكس الجوانب الأساسية لاستراتيجية المؤسسة، مع تطبيقها باستمرار طوال المشروع لمتابعة التقدم والحفاظ على تركيز الفريق على الأهداف الأساسية.

8- تقييم المخاطر

تتمثل هذه الخطوة في تحديد المخاطر المُحتملة التي قد تؤثر على عمليات الخطة، وتقييم احتمالية حدوث كل خطر وتأثيره المحتمل، ثم وضع استراتيجيات استباقية للحد منه، فمن خلال تقييم المخاطر وإدارتها بفعالية، يمكن تقليل الاضطرابات وضمان استمرارية العمليات بسلاسة.

9- المتابعة والتقييم

لن تنجح الخطة التشغيلية دون إجراء متابعة مستمرة، وتقييم التقدم المُحرز ومقارنته بالأهداف المُحددة سلفًا، وهو ما يمكن تنفيذه عن طريق مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس مدى فعالية الخطة، وكذلك عقد اجتماعات دورية لاستعراض سير الخطة التشغيلية وتحديد المشكلات، ومعالجتها.

وتفيد المتابعة والتقييم في تحديد مجالات التحسين، وإجراء التعديلات اللازمة بناءً على النتائج الملحوظة، وتحسين الكفاءة التشغيلية، والحفاظ على سير العمل في الاتجاه الصحيح.

وظف الأفضل والأكفأ وقوي فريق عملك مع صبّار

نعلم في صبّار أن الوقت هو رأس المال الحقيقي لكل شركة، لذلك نوفر لك حلول توظيف احترافية تساعدك على الوصول إلى أفضل الكفاءات والمواهب في جميع التخصصات، بسرعة، وبدقة، وبكفاءة عالية.

نعتمد على أحدث تقنيات البحث والتقييم لاختيار المرشح الأنسب لمتطلباتك وتقافة شركتك، ونقدم لك أسماء أفضل المتقدمين السعوديين أو الأجانب، بخبرة أو من دون، المتاحين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، ونقدم الخدمات التي تضمن تنفيذ عملية التوظيف في أسرع وقت ممكن.

الخاتمة:

يُعد التخطيط التشغيلي بمثابة الخطة التفصيلية التي تُترجم الأهداف الاستراتيجية إلى خطوات عملية قابلة للتنفيذ، إذ يحدد المهام اليومية والأنشطة المطلوبة والجداول الزمنية اللازمة لتحقيق الأهداف قصيرة وطويلة المدى. يعتمد نجاح هذا النوع من التخطيط على وضوح الأدوار والمسؤوليات وتخصيص الموارد المالية والبشرية بشكل فعّال، إلى جانب اعتماد مؤشرات أداء دقيقة تساعد في متابعة التقدم نحو تحقيق الأهداف. كما أن حصول الخطة التشغيلية على دعم وموافقة أصحاب المصلحة يعزز من فرص نجاحها من خلال تعزيز التعاون، وسرعة معالجة التحديات، وضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد.

وتتنوّع أنواع التخطيط التشغيلي بين الخطط ذات الاستخدام الواحد، التي تُصمم خصيصًا لمشروعات أو مبادرات مؤقتة، والخطط الدائمة التي تُستخدم بشكل متكرر للعمليات اليومية، مما يضمن استمرارية الأداء والكفاءة التنظيمية. وتشمل عناصر الخطة التشغيلية الأساسية: 

الأهداف والميزانية والعمليات والجداول الزمنية وتوزيع الأدوار ومؤشرات الأداء، إضافة إلى إدارة المخاطر وخطة الاتصال وضمان الجودة. وتُنفذ العملية عبر مراحل تبدأ من تقييم الوضع الراهن، وتحديد الأهداف والأنشطة، وتخصيص الموارد، وتوزيع المهام، مرورًا بتحديد الجداول الزمنية والمؤشرات، وصولًا إلى المتابعة والتقييم المستمر لضمان سير الخطة وفق المسار المحدد وتحقيق نتائج مستدامة.

‍