إدارة العمليات تُعد من العناصر الأساسية التي تعتمد عليها مختلف المؤسسات في الحفاظ على سير عملها بسلاسة، لأنها تركز على الممارسات والتقنيات والأدوات التي تستخدمها المؤسسات لإنتاج وتقديم السلع والخدمات بكفاءة وفعالية بما يلبي متطلبات العملاء ويعزز من رضاهم، ومن خلال فهم ما هي إدارة العمليات ولماذا هي مهمة، تصبح المؤسسة أكثر استعدادًا لاتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة أعمالها، وفي هذا المقال نوضح تعريف إدارة العمليات ووظائفها.
إدارة العمليات:
تُعد إدارة العمليات مجال من مجالات الأعمال، وهي تشير إلى الممارسات والإجراءات التي يتم من خلالها الإشراف على العمليات مثل التوريد والإنتاج والتسليم والتوظيف، وغير ذلك من الممارسات التي تحول الموارد مثل المعدات والمواد الخام إلى سلع وخدمات، بهدف تحقيق أقصى قدر من الكفاءة، وتحقيق التوازن بين الإيرادات والتكاليف والوصول إلى أعلى مستوى ممكن من الربح التشغيلي، والتأكد من أن تلك العمليات تخلق قيمة حقيقية للمؤسسة وتعظم من أرباحها.
تركز إدارة العمليات بشكل أساسي على إدارة الموارد بكفاءة، مع تحديد نقاط الضعف أو عدم الكفاءة التي قد تعيق الأعمال والعمل على معالجتها، وكيفية تنسيق المؤسسة وتوجيه تدفق المعلومات بين أقسامها، ومدى نجاحها في الالتزام بمتطلبات العمل والتنظيم، لضمان استقرار العمل داخل المؤسسة وتحقيق نتائج منخفضة التكلفة بشكل مستمر، مما يعزز من قدرة المؤسسات على البقاء مرنة وقادرة على التكيف في مختلف الظروف.
هناك العديد من الصناعات التي تعتمد على إدارة العمليات بشكل أساسي، مثل التصنيع، واللوجستيات، والرعاية الصحية، وسلاسل التوريد، وضمان الجودة، وتجارة التجزئة، والنقل، والخدمات، إذ يتجلى دور إدارة العمليات بها في زيادة الكفاءة، وتوفير التكاليف، وتحسين رضا العملاء.
دومًا ما تعتمد المؤسسات الكبيرة في إدارة العمليات على مديري العمليات الذين يعملون على تحقيق الاستخدام الأمثل لموارد المؤسسة لتحقيق الأهداف المحددة، والاستفادة من أحدث التقنيات وأفضل الممارسات في الصناعة، أما الشركات الصغيرة فقد توكل هذه المهام إلى أحد كبار المديرين، وفي كل الأحوال يجب أن يمتلك القائم بهذه المهمة مهارات قوية في التخطيط والتنظيم والتواصل.
أنواع إدارة العمليات:
تقوم إدارة العمليات بوظيفتين أساسيتين وهما تصميم العمليات بكفاءة وإدارة الموارد بفعالية من أجل تقديم السلع والخدمات بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة، مع دعم الأهداف العامة للأعمال، وتندرج أسفلها مجموعة من المسؤوليات التي تضمن تحقيقها بكفاءة، وهي كالتالي:
1- التخطيط التشغيلي
يُعد التخطيط التشغيلي الوظيفة الأساسية في إدارة العمليات، إذ تعتمد عليه المؤسسات في تحسين كفاءتها التشغيلية، من خلال مراقبة إنتاج السلع بشكل يومي، وتخطيط الإنتاج، وإدارة ومراقبة المخزون، والإشراف على أعضاء الفريق ومتابعة أدائهم.
ولا يقتصر التخطيط التشغيلي على الإشراف على العمليات السابقة فحسب، بل يشمل أيضًا البحث عن أحدث التطورات التي تساعد على تحسين استراتيجية العمليات الخاصة بالمؤسسة وإزالة أية اختناقات بها.
2- وضع الاستراتيجية
يقوم مدير العمليات بمهمة وضع استراتيجية العمليات داخل المؤسسة، وهي الاستراتيجية التي يجب أن تراعي مجموعة من العوامل أبرزها حجم القوى العاملة، والميزانية، وهيكل سلسلة الإمداد، والإطار الزمني.
يتضمن وضع الاستراتيجية تحليل البيانات من خلال تقسيم المبادئ أو الأسباب أو الحقائق الأساسية إلى أجزاء منفصلة، وتقدير الخصائص القابلة للقياس للمنتجات أو الأحداث أو المعلومات لتنفيذ نشاط معين، وكذلك التخطيط للأنشطة التي تتطلب التنسيق مع مديري الأقسام الآخرين.
3- تصميم المنتج
تشمل وظائف إدارة العمليات تصميم المنتج المقرر بيعه إلى المستهلك النهائي، إذ يقوم فريق إدارة العمليات بتطوير الأفكار الحالية أو توليد أفكار جديدة عند إنتاج منتجات جديدة تلبي احتياجات العملاء من حيث الجودة، وفي نفس الوقت تتوافق مع الاتجاهات الحالية للسوق.
تتعدد المهام التي ينفذها فريق إدارة العمليات عند تصميم المنتج لتشمل القيام بأبحاث السوق وتحويلها إلى نتائج مفهومة، إيصال النتائج إلى فريق تصميم المنتج، تقديم إرشادات التصميم التي تساعد المصممين على إنتاج منتجات مبتكرة.
العديد من فرق إدارة العمليات تلجأ إلى تنفيذ استراتيجيات تساعد على تحسين تصميم المنتج، مثل مبادئ التصنيع الرشيق التي تتيح إنشاء تصاميم منتجات تقلل من الهدر وتعكس جودة عالية في التصنيع، وكذلك أُطر العمل المرن التي تفيد في تبني العمليات التي توفر الوقت.
4- التنبؤ
يشير التنبؤ إلى توقع الأحداث التي يمكن أن تقع مستقبلًا بناءً على البيانات التاريخية، وبالتالي فإن من أبرز وظائف إدارة العمليات التنبؤ بطلب المستهلكين على منتجات المؤسسة، مما يجعل فريق إدارة العمليات يستخدم البيانات السابقة والحالية الخاصة بالإقبال على منتجات المؤسسة لتحديد الاتجاهات المستقبلية في الاستهلاك، وهو ما يساعد على معرفة حجم المنتجات المطلوبة لتلبية طلب السوق.
يفيد التنبؤ في أداء وظائف إدارة العمليات بشكل أكثر كفاءة، لأنه في حال إنتاج المؤسسة كمية كبيرة من المنتجات تتجاوز المطلوب منها، فقد تتحمل تكاليف تخزين وهدر محتملة، وإذا كان هناك نقصًا في الإنتاج، فلن تستطيع تلبية احتياجات العملاء، وهنا يأتي دور التنبؤ في تقديم توقعات دقيقة بناءً على معلومات محددة.
5- إدارة سلسلة التوريد
تتضمن إدارة سلسلة التوريد إدارة عملية الإنتاج بدءًا من المواد الخام وصولًا إلى المنتج النهائي، إذ تضمن هذه العملية إتمام تلك المهام بترتيب دقيق يضمن كفاءة عمل كل جانب من جوانب سلسلة الإمداد، من الإنتاج والشحن والتوزيع وتسليم المنتجات، مما يسرع عمليات الإنتاج والمبيعات ويجنب حدوث أي تأخير.
تنطوي إدارة سلسلة الإمداد على عدة مهام تشمل:
- توجيه أنشطة الإنتاج أو التسعير أو المبيعات أو توزيع المنتجات التي تقوم بها أقسام المؤسسة.
- الإشراف على حركة البضائع من وإلى مرافق الإنتاج لضمان الكفاءة والفعالية.
- التأكد من قيام الموردين بتوريد السلع والخدمات المطلوبة للمؤسسة ضمن حدود الميزانية.
تفيد إدارة سلسلة التوريد الفعالة في تحسين عملية الإنتاج، وتخفيض تكاليف التشغيل، وتسليم المنتجات إلى المستهلكين في الوقت المحدد، وتمكين المؤسسة من تحقيق الأرباح المرجوة واكتساب ميزة تنافسية في السوق.
تعرف على: إدارة سلسلة التوريد - دليل شامل
تعاون مع صبّار ووظف أفضل الخبرات في إدارة سلسلة التوريد، ممن يفهمون تدفق البضائع والبيانات والقرارات، ويعرفون كيف يحوّلون الاستراتيجية إلى أداء فعلي.
6- مراقبة الجودة
لا تعمل مراقبة الجودة بمعزل عن تصميم المنتج، فعندما يشرف فريق إدارة العمليات على إنشاء المنتج، يتأكد من أنه يفي بمعايير الجودة المحددة، وهو ما يتطلب تنفيذ مجموعة من الإجراءات لضمان خلو المنتج من أي عيوب تثير استياء العملاء، تشمل تلك الإجراءات ما يلي:
- اختبار المنتج وفحصه للتأكد من توافقه مع معايير الجودة.
- التأكد من أن المنتج يتمتع بأعلى جودة ممكنة ويلبي توقعات واحتياجات العملاء.
- إجراء تحليل للمخاطر للتعرف على التحديات المحتملة والاستعداد للتعامل معها.
- إنشاء اختبارات للتحكم في جودة المنتج.
- تسجيل جميع العيوب أو النواقص الموجودة في المنتج بعد فحصه.
- فحص المعدات أو المواد لتحديد أسباب الأخطاء أو المشكلات أو العيوب.
لتنفيذ مراقبة الجودة بأعلى كفاءة، لا بد من إجراء أبحاث السوق لتحديد معايير الجودة المتبعة في مجال العمل، حتى تصبح بمثابة مرجع إدارة الجودة الذي تستعين به المؤسسة مستقبلًا.
وتُعد مراقبة الجودة بمثابة النهج الاستباقي الذي تتبعه المؤسسة في تعزيز الكفاءة وتقليل التكاليف وإرضاء العملاء، لأنه يساعد على منع مشكلات التصميم قبل حدوثها.
تساعدك صبّار على توظيف أفضل المتخصصين في مراقبة الجودة القادرين على حماية سمعة شركتك من خلال منهجيات فحص دقيقة وتطبيق معايير جودة عالمية.
7- التمويل
يُعد التمويل والتركيز على الجانب المالي من أبرز وظائف إدارة العمليات، فعندما يضع فريق إدارة العمليات خارطة الطريق المالية، تتمكن المؤسسة من خفض التكاليف وزيادة الأرباح، مع تحقيق التوازن المطلوب بين تقديم منتجات بجودة عالية وتحقيق ربح مناسب.
من خلال إدارة التمويل، يأخذ قادة المؤسسة الميزانية في الاعتبار عند اتخاذ القرارات المهمة، وبالتالي تشمل مهام فريق إدارة العمليات في هذا الجانب ما يلي:
- إعداد الميزانيات لتحقيق أهداف الإنتاج.
- البحث عن الفرص الاستثمارية.
- تخصيص الميزانيات وإدارة الموارد.
- إعداد التقارير المالية التي توفر بيانات توضح مواضع الهدر التي يمكن التخلص منها وطرق تعزيز الكفاءة.
تربطك صبّار للتوظيف بالكفاءات في المالية والمحاسبة لتساعدك على بناء فريق مالي قادر على تحليل الأداء، ضبط النفقات، وتعظيم العائد على الاستثمار.
8- إدارة المخزون
جانب آخر من جوانب إدارة العمليات هو المخزون، إذ يتعين على فريق إدارة العمليات تحديد نوع وكميات المخزون المطلوب للمنتج ومتى يحتاجون إليه، والحفاظ على الكمية المناسبة من المخزون لتلبية احتياجات العملاء من البضائع وتجنب نفادها، مع تقليل الفائض في المخزون وما يترتب عليه من تجميد رأس المال ووجود زيادة في تكاليف التخزين.
لضمان إدارة المخزون بكفاءة، يقوم فريق إدارة العمليات بعدة مهام تشمل:
- التنبؤ بالطلب لتحديد ما يجب طلبه أو تصنيعه ومتى يتم ذلك.
- الاعتماد على آلية للتنبيه عند انخفاض مستويات المخزون والحاجة إلى إعادة الطلب.
- العمل على تنظيم المستودعات بكفاءة لسهولة الوصول إلى البضائع المطلوبة.
9- الجدولة
تشمل وظائف إدارة العمليات جدولة أنشطة الإنتاج لضمان سير العمل بسلاسة وتسليم المهام في المواعيد المحددة لتجنب أي تأخير، ومن خلال جدولة المهام تضمن المؤسسة توافر الموارد، وتعظيم الإنتاجية، والوفاء بالمواعيد النهائية.
تتكون الجدولة الفعالة من مجموعة من العناصر الأساسية وهي:
- تخصيص الموارد.
- تحديد أولويات المهام.
- تخطيط السعة الإنتاجية.
- إدارة المواعيد النهائية.
تلجأ العديد من فرق إدارة العمليات إلى استخدام تقنيات الجدولة الحديثة التي تعتمد على خوارزميات متطورة وبرامج متخصصة للتعامل مع العمليات المعقدة، مما يساعد على تحديد المشكلات، ومراقبة التقدم، وتحسين التعاون بين أعضاء الفريق.
10- إدارة التسليم
لن تصبح للجهود المبذولة في إدارة العمليات أي قيمة إذا لم تصل السلع والخدمات إلى المكان الصحيح في الوقت المناسب، وهي المهمة التي تقع على عاتق فريق إدارة العمليات، إذ يقوم بالمتابعة مع العملاء للتأكد من وصول البضاعة الصحيحة لهم وأنها تلبي احتياجاتهم.
كما تنطوي إدارة التسليم على التأكد من رضا العملاء عن المنتج وجودته وعدم وجود شكوى، وفي حال وجود مشكلة من المنتج، يقوم مدير العمليات باستلام الملاحظات وإحالتها إلى الأقسام المعنية، وبالتالي تلعب إدارة التسليم دورًا مهمًا في تحسين رضا العملاء وتعزيز سمعة العلامة التجارية.
11- إدارة الموارد البشرية
تنطوي إدارة الموارد البشرية في إدارة العمليات على تعيين الموظفين وتوزيعهم وإدارتهم والإشراف عليهم وتدريبهم والتواصل معهم، من أجل تعزيز أداء العمل وضمان سير العمل بسلاسة.
من خلال إشراف إدارة العمليات على أنشطة الموارد البشرية، فهي تضمن انسجامها مع أهداف المؤسسة، وتمكين الموظفين من العمل وتلبية متطلبات العملاء.
ارفع كفاءة عمليات شركتك مع قادة العمليات المتميزين من صبّار
هل تبحث عن خبير قادر على تحسين الإنتاج، أو وضع خطط تشغيل فعّالة، أو بناء نظام رقابة جودة متكامل؟ نحن في صبّار نساعدك على توظيف أفضل الكفاءات والمواهب في إدارة العمليات القادرة على تحسين الأداء، وتقليل التكاليف، وزيادة الإنتاجية.
عندما تتواصل مع صبّار وتوضح متطلباتك من المتخصصين في إدارة العمليات، تصل إليك قائمة بأسماء أفضل المرشحين وأكثرهم توافقًا مع شروط عملك، من السعوديين والأجانب، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، كما نضمن لك تنفيذ عملية التوظيف في أسرع وقت ممكن.
الخاتمة:
تُعد إدارة العمليات جوهر الأداء المؤسسي الفعّال، إذ تُعنى بتصميم وتنظيم ومتابعة الأنشطة التي تحوّل الموارد المختلفة إلى منتجات وخدمات عالية الجودة، بما يحقق الكفاءة التشغيلية ويُوازن بين التكاليف والعوائد. يشمل هذا المجال تخطيط الإنتاج، إدارة الموارد، مراقبة الجودة، التمويل، وسلسلة التوريد، إضافةً إلى الإشراف على المخزون والجدولة والتسليم، وكلها تهدف إلى تحسين الأداء وتقليل الهدر وتعزيز الربحية. كما تسهم إدارة العمليات في بناء بيئة عمل مرنة قادرة على التكيف مع التغيرات وتحقيق استدامة النمو.
وتركز إدارة العمليات أيضًا على التكامل بين الأقسام لتحقيق تدفق سلس للمعلومات والموارد داخل المؤسسة، مما يضمن الالتزام بمعايير الجودة واللوائح التنظيمية. وتُعتبر إدارة الموارد البشرية والمالية والمخزون والتوريد عناصر أساسية في هذا النظام المتكامل، إذ يعمل مدير العمليات على توظيف التقنيات الحديثة والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية وجدولة المهام بدقة لضمان التسليم في الوقت المحدد. وبذلك تُعد إدارة العمليات المحرك الذي يُبقي المؤسسة في مسارها الصحيح نحو تحقيق الكفاءة التشغيلية والتميز التنافسي.
