مهام مهندس المشتريات من العناصر الأساسية في أي مؤسسة تسعى لإدارة مواردها بكفاءة وضمان استمرارية العمليات الإنتاجية، فمن خلال هذا الدور الحيوي، تضمن المؤسسة تأمين احتياجاتها من المواد والمعدات والخدمات اللازمة لدعم المشاريع وتحقيق أهدافها بكفاءة، مع ضمان توافقها مع المعايير الهندسية وتلبيتها المواصفات المطلوبة، بما يدعم فعالية سلسلة الإمداد واستمرارية الجودة، وفي هذا المقال نشرح ما هي مهام مهندس المشتريات.
مهام مهندس المشتريات Procurement Engineer
مهندس المشتريات هو المحترف المسؤول عن الإشراف على شراء المعدات والمواد التي تحتاجها المؤسسة في إنجاز مشاريعها، إذ يركز بشكل أساسي على تطوير استراتيجية مشتريات قوية تلبي احتياجات المشروع بما يتوافق مع الأهداف العامة للمؤسسة، وذلك من خلال تنفيذ عدة مهام تشمل:
تحديد احتياجات المؤسسة، البحث عن الموردين، التفاوض وإبرام العقود، متابعة عمليات الشراء، إدارة الجودة، التحكم في التكاليف والميزانية، متابعة تعديلات المعدات والتوريد، التعاون مع أقسام المؤسسة، إدارة المخاطر، تحقيق الامتثال القانوني.
1- تحديد احتياجات المؤسسة
أولى المهام التي يتعين على مهندس المشتريات تنفيذها، تحديد احتياجات المؤسسة من المواد والمعدات والخدمات اللازمة لدعم العمليات وتنفيذ المشاريع، يشمل ذلك تحليل متطلبات المشروع أو الإنتاج، وتقييم الكميات والمواصفات الفنية المطلوبة لكل مشروع أو عملية تشغيلية، وذلك بالتعاون مع فرق الهندسة، والإنتاج، والصيانة، والإدارة، لضمان توافق المشتريات مع احتياجات الجودة والأداء.
وقبل البدء في إعداد قائمة المشتريات المطلوبة، يعمل مهندس المشتريات على مراجعة المخزون الموجود لتحديد الفجوات بين الموجود والمطلوب، وتقدير الكميات اللازمة لتجنب النقص أو الهدر، مع تحديد المواد والخدمات الأكثر أهمية وفقًا لأولوية المشروع، ثم يقوم بإعداد قائمة مفصلة بالاحتياجات تشمل نوع المادة أو الخدمة، المواصفات، الكمية، والموعد المتوقع للتوريد.
اقرأ أيضًا: مهام قسم المشتريات Purchasing Department
2- البحث عن الموردين
يتولى مهندس المشتريات مهمة البحث عن الموردين المحتملين باستخدام أبحاث السوق وقواعد البيانات وشبكات الصناعة والإنترنت، إذ يركز على العثور على موردين موثوقين قادرين على تلبية متطلبات الجودة والكمية والجدول الزمني.
ويجري مهندس المشتريات عمليات تدقيق للموردين من أجل تقييمهم من حيث السمعة والقدرة الإنتاجية والجودة والأسعار والالتزام بالمواعيد، ثم يقوم بإعداد قائمة تضم أسماء الموردين المؤهلين والتوصية بأفضل الخيارات، ويحتفظ بها لاستخدامها في عمليات التوريد المستقبلية والتفاوض على العقود.
توفر لك صبّار حلول توظيف متكاملة تساعدك على الوصول إلى مهندسي المشتريات الذين يضمنون توفر المواد والخدمات في الوقت المناسب ووفق الجودة المطلوبة.
3- التفاوض وإبرام العقود
عندما يختار مهندس المشتريات الموردين المناسبين، يتولى مسؤولية التفاوض معهم بما يضمن حصول المؤسسة على أفضل الصفقات الممكنة، إذ يتفاوض على الأسعار وشروط الدفع ومواعيد التسليم والضمانات وبنود التعويض ومستويات الخدمة.
ويُعد مهندس المشتريات هو المسؤول عن إبرام العقود مع الموردين التي تشمل جميع بنود عملية الشراء، والتأكد من وضوح تلك البنود، واحتوائها على معايير القبول الفني، وبنود الاختبار والتفتيش، والجزاءات المترتبة على عدم الالتزام بالأداء المتفق عليه.
تعرف على: الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات Procurement Officer وأهم المهام والمهارات
4- متابعة عمليات الشراء
من مسؤوليات مهندس المشتريات، متابعة عمليات شراء المواد والمعدات والخدمات لضمان تنفيذها في الوقت المحدد ووفقًا للمواصفات المُتفق عليها، من خلال مراجعة أوامر الشراء بعد إصدارها، والتأكد من صحتها من حيث الكميات، والمواصفات الفنية، والأسعار، وشروط الدفع والتسليم، والتواصل المستمر مع الموردين لمتابعة حالة الطلبات ومعالجة أي تأخير محتمل.
كما يقوم مهندس المشتريات بالتنسيق مع شركات الشحن ومتابعة عمليات الشحن والنقل والتخليص الجمركي عند الحاجة، بما يضمن استلام المشتريات في الوقت المحدد دون تأخير، كما يتعاون معهم في وضع خطط للتغلب على العقبات غير المتوقعة.
نقدم لك في صبّار خدمة توظيف مرنة وشخصية، حيث نطابق خبرات مهندسي المشتريات مع احتياجات شركتك، لضمان أعلى أداء ونتائج استثنائية في إدارة عمليات الشراء وسلسلة التوريد.
5- إدارة الجودة
لا يتوقف دور مهندس المشتريات على التأكد من وصول المعدات والمواد في الموعد المُتفق عليه فحسب، بل هو مسؤول أيضًا عن فحص كل المشتريات للتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية ومعايير الجودة قبل اعتمادها، والتعاون مع فرق الجودة لضمان الامتثال للمعايير.
ويبرز دور مهندس المشتريات في حال اكتشاف نقص أو تلف أو عدم مطابقة في المواد والمعدات، إذ يتولى إخطار المورد بذلك، لاتخاذ الإجراءات التصحيحية مثل الإرجاع أو الاستبدال أو أو تطبيق الجزاءات المنصوص عليها في العقد.
اطلع على: الوصف الوظيفي لمدير المشتريات Procurement Manager وأهم المهام والمهارات
6- التحكم في التكاليف والميزانية
تقع على عاتق مهندس المشتريات مسؤولية التحكم في التكاليف والميزانية، إذ يشارك في إعداد ميزانية المشتريات بالتنسيق مع الإدارة المالية وإدارة المشروع، من أجل تحديد التكاليف التقديرية للمواد والمعدات والخدمات المطلوبة، ويقارنها بالمصروفات الفعلية للكشف عن أي انحرافات.
ويحرص مدير المشتريات على تأمين أفضل الصفقات للمؤسسة، عن طريق دراسة عروض جميع الموردين لاختيار العرض الأكثر كفاءة اقتصاديًا دون الإخلال بالجودة المطلوبة، مما يساهم في ضبط التكاليف، إضافة إلى دوره في متابعة جميع أوامر الشراء الصادرة، للتأكد من مطابقتها للميزانية المعتمدة، ومراجعة الفواتير والمطالبات المالية قبل اعتمادها، لضمان عدم تجاوز التكاليف المخططة.
اقرأ أيضا: مهام مهندس المشروع
7- متابعة تعديلات المعدات والتوريد
يعمل مهندس المشتريات على متابعة تعديلات المعدات وعمليات التوريد لضمان توفر المعدات والمواد اللازمة لإنجاز المشاريع، من خلال مواكبة أحدث اتجاهات الصناعة بما في ذلك المعدات والمواد الجديدة، والعمل بشكل وثيق مع المصممين والموردين لضمان استخدام أكثر الأساليب فعالية وكفاءة.
ويقدم مهندس المشتريات الحلول والمقترحات التي تساعد على خفض التكاليف، ويعمل على توحيد الموردين أو التفاوض على الأسعار وشروط التعاقد، بهدف تقليل التكاليف دون التأثير على الجودة أو الجدول الزمني.
اكتشف المزيد حول: إدارة المشتريات - دليل شامل وعلاقاته بالمخازن
8- التعاون مع أقسام المؤسسة
يتعاون مهندس المشتريات مع إدارة المشروع، والهندسة، والحسابات لضمان توافق المشتريات مع متطلبات المشروع والميزانية المعتمدة، وفي حال حدوث أي تغيرات طارئة قد تؤثر على التكاليف، يقوم بالتنسيق معهم لمعالجتها بشكل فوري.
ويمتد تعاون مهندس المشتريات مع أقسام المؤسسة ليشمل قسم إدارة المخازن، إذ يتحقق من امتلاك المؤسسة المستويات المناسبة من المخزون، بما يمكنها من إنجاز عملياتها أو تنفيذ مشاريعها بكفاءة، إلى جانب دوره في التنسيق مع قسم اللوجستيات بشأن مواعيد الشحن والاستلام، وأساليب النقل، ومتطلبات التخزين.
تنشر صبّار عدد هائل من الوظائف الشاغرة في هندسة المشتريات، سواء كنت مبتدئ في هذا المجال أو قطعت شوطًا فيه، يمكنك العثور على الوظيفة التي تناسب مهاراتك وخبراتك، ابدأ بالبحث الآن لتنطلق في رحلة مهنية ناجحة.
9- إدارة المخاطر
يُعد تحديد مخاطر سلسلة الإمداد وعمليات الشراء من مسؤوليات مهندس المشتريات، إذ يحدد المخاطر المحتملة مثل الاعتماد على مورد واحد، والمخاطر الجيوسياسية، ومحدودية الطاقة الإنتاجية، ومن ثم يضع الاستراتيجيات التي تساعد على الحد من أضرارها، مثل تنويع مصادر التوريد أو الاحتفاظ بمخزون احتياطي أو وضع جداول توريد واقعية تتماشى مع خطة المشروع.
ويتعامل مهندس المشتريات مع مخاطر سلسلة التوريد بشكل احترافي عن طريق تحليل نقاط الضعف في سلسلة التوريد، وإعداد الخطط البديلة، ومتابعة الظروف الاقتصادية أو اللوجستية التي قد تؤثر على التوريد.
اعرف أكثر عن: التدرج الوظيفي لقسم المشتريات
10- تحقيق الامتثال القانوني
يلتزم مهندس المشتريات بتحقيق الامتثال القانوني من خلال مجموعة من الممارسات والإجراءات التي تضمن أن جميع عمليات الشراء تتم وفق القوانين واللوائح المعمول بها، بما يجنب المؤسسة المخاطر المالية والقانونية التي تؤثر على سمعتها، إذ يعمل على الإلمام بالقوانين المحلية والدولية المتعلقة بالتوريد والتعاقد، ويشرف على صياغة عقود واضحة تتضمن الحقوق والالتزامات للطرفين، ويوثق عمليات الشراء في مستندات يمكن الرجوع إليها عند التدقيق والمراجعة.
كما يبرز دور مهندس المشتريات في تحقيق الامتثال عن طريق تنفيذ عمليات الشراء بنزاهة وتجنب أي مصالح شخصية مع الموردين، والاطلاع على اللوائح والقوانين بصورة مستمرة لمتابعة أي تعديلات ومستجدات ذات صلة بالمشتريات من أجل الالتزام بها.
استفد من خدمات صبّار ووظف الخبراء في هندسة المشتريات
ندرك في صبّار أن الوصول إلى الكفاءات والمواهب في هندسة المشتريات ليس بالأمر السهل، لذلك حرصنا على تقديم أفضل خدمات التوظيف التي تمكنك من تعيين مهندسين مشتريات ذوي خبرة وكفاءة عالية لدعم مشاريع شركتك، وضمان تحقيق أعلى معايير الجودة والالتزام بالميزانية والجداول الزمنية.
سواء كنت بحاجة إلى موظفين سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة تلبي من خلالها جميع متطلباتك، مع ضمان تنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي.
الخاتمة:
يقوم مهندس المشتريات بتحديد احتياجات المؤسسة من المواد والمعدات والخدمات اللازمة لدعم العمليات والمشاريع، من خلال تحليل متطلبات المشروع أو الإنتاج وتقدير الكميات والمواصفات الفنية المطلوبة. ويشمل دوره البحث عن الموردين المؤهلين، وتقييمهم من حيث الجودة والقدرة الإنتاجية والأسعار، ثم التفاوض معهم وإبرام العقود التي تضمن أفضل الصفقات مع الالتزام بالمواصفات الفنية والجداول الزمنية.
كما يتابع مهندس المشتريات تنفيذ أوامر الشراء والتسليم والتخزين، ويتأكد من مطابقة المواد للمواصفات والمعايير المطلوبة، مع مراقبة التكاليف وضبط الميزانية لضمان تحقيق أعلى قيمة مقابل الإنفاق.
بالإضافة إلى ذلك، يعمل مهندس المشتريات على متابعة تعديلات المعدات وعمليات التوريد وتقديم مقترحات لتحسين الأداء وخفض التكاليف دون التأثير على الجودة أو المواعيد. ويتعاون مع الأقسام المختلفة مثل المشروع، والهندسة، والمخازن، واللوجستيات لضمان تنسيق سلس بين العمليات.
كما يحدد المخاطر المحتملة في سلسلة التوريد ويضع استراتيجيات لتقليلها، ويضمن الامتثال القانوني لكافة إجراءات الشراء والعقود، مع توثيق العمليات ومتابعة القوانين واللوائح المحلية والدولية لتجنب أي مخاطر قانونية أو مالية للمؤسسة.
