مهام قسم المشتريات عديدة ومتنوعة وتلعب دورًا حيويًا في أي مؤسسة، فمن خلالها تضمن المؤسسات توفير الموارد اللازمة بكفاءة وفعالية من أجل استمرارية العمليات الإنتاجية والخدمية، وبالتالي يساهم القسم في دعم الأداء العام للمؤسسة، وتحقيق أهدافها التشغيلية والاستراتيجية بطريقة منظمة وموثوقة، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام قسم المشتريات.
مهام قسم المشتريات Purchasing Department
قسم المشتريات هو القسم المعني بتحديد وشراء المنتجات والخدمات التي تحتاجها المؤسسة والإشراف عليها والتأكد من أنها بالجودة المطلوبة، لذا يتولى العديد من المهام تشمل: تقييم احتياجات المؤسسة، إجراء البحوث، التفاوض على الأسعار، شراء السلع والخدمات، ضمان الجودة، إدارة المخزون، إدارة علاقات الموردين، إدارة الميزانيات، إدارة المخاطر وضمان الامتثال، حفظ السجلات وإعداد التقارير، تطوير استراتيجيات المشتريات، إدارة المنافسة، تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة، التعاون مع أصحاب المصلحة.
1- تقييم احتياجات المؤسسة
يُعد تقييم احتياجات المؤسسة من المنتجات والخدمات من أبرز وظائف قسم المشتريات، إذ يدرس أعضاء الفريق بالتعاون مع مختلف الأقسام والمديرين الإقليميين، والإدارة العليا، المواد والسلع والخدمات المطلوبة للإنتاج، والتشغيل، والمبيعات، وغير ذلك من الوظائف التشغيلية، بما يدعم عملياتها وأهدافها الاستراتيجية، حتى يتسنى اتخاذ قرارات شراء مستنيرة، وتجنب ارتكاب أخطاء، وضمان سلسلة التوريد في الوقت المناسب.
عندما يحصل قسم المشتريات على المعلومات اللازمة حول ما هو مطلوب وبأي كميات وموعد الشراء، يتمكن من جدولة أعمال الشراء بكفاءة، مما يؤدي إلى تجنب وجود فائض أو نقص في المخزون، ويساهم في مواءمة أنشطة الشراء مع أهداف العمل والقيود الميزانية.
عند تقييم احتياجات المؤسسة، قد يلجأ قسم المشتريات إلى السجلات التاريخية لعمليات الشراء السابقة، من أجل تتبع احتياجات المؤسسة وتقييم أي تغييرات في خطط الشراء المُتبعة، وبالتالي تزداد كفاءة إدارة الإمدادات.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات Procurement Officer وأهم المهام والمهارات
2- إجراء البحوث
بعد قيام قسم المشتريات بتحديد احتياجات المؤسسة من المنتجات والخدمات، يقوم بإجراء البحوث اللازمة للعثور على مصادر الحصول على تلك الاحتياجات، إذ يدرس أعضاء الفريق الموردين المحتملين، ويعملون على تقييم مدى قدرة كل مورد على توفير سلع عالية الجودة وبالكميات المناسبة، فضلًا عن فهم فهم نقاط القوة لديهم ومعايير الجودة التي يتبعونها، وجداول التسليم، مما يساعد على اتخاذ قرارات مدروسة واختيار الموردين الأنسب.
وفي بعض الأحيان، يعثر قسم المشتريات على الموردين المناسبين عبر الذهاب إلى المعارض التجارية أو إلى مصانع التصنيع للتواصل مباشرة مع الموردين المحتملين، وتقييم كل مورد وتحديد مدى ملاءمته لأعمال وأهداف المؤسسة.
كما تتضمن هذه المهمة تحليل السوق بشكل شامل لرصد الأسعار الأساسية للمواد والخدمات الأساسية، والفرص الجديدة من خلال البحث عن موردين ناشئين يقدمون قيمة أفضل أو حلولًا مبتكرة، والمقارنة المعيارية عبر مقارنة أداء الموردين بالمعايير المعتمدة في القطاع، والعناصر التنافسية الأخرى، بما يدعم عمليات الشراء الفعالة، ويعزز من قدرة المؤسسة على المنافسة.
3- التفاوض على الأسعار
من المهام الأساسية لقسم المشتريات، إجراء مفاوضات مع الموردين حول أسعار وشروط شراء المنتجات والخدمات باستخدام أساليب تفاوض استراتيجية، حتى يتم الوصول إلى أفضل اتفاق ممكن لصالح المؤسسة، بهدف العثور على أكثر الطرق توفيرًا لتزويد المؤسسة باحتياجاتها.
تنطوي هذه المهمة على الحصول على أسعار الموردين ومقارنتها بأسواق مماثلة، من أجل تقييم الفروق في السعر والجودة وشروط التسليم، حتى يتم الوصول إلى أفضل العروض دون المساس بالجودة، والحصول على المزايا التي تفيد المؤسسة مثل الضمانات أو خدمات ما بعد الشراء.
عندما يختار قسم المشتريات المورد المناسب الذي يحقق أفضل قيمة للمؤسسة، يتعين عليه بناء علاقات إيجابية ومستدامة معه للاستفادة من خدمات ما بعد البيع.
مع صبّار يمكنك الوصول إلى متخصصين في المشتريات من المتميزين القادرين على قيادة عمليات الشراء بكفاءة، تحسين العلاقات مع الموردين، وضمان الامتثال للمعايير القانونية والمالية.
4- شراء السلع والخدمات
يُعد قسم المشتريات هو القسم المنوط به إصدار أوامر شراء احتياجات المؤسسة من السلع والخدمات، ففي البداية يتلقى طلبات الشراء من الأقسام الأخرى داخل المؤسسة حول المنتجات والخدمات المطلوبة ويقوم بمراجعتها للتأكد من صحتها وتوافقها مع معايير المؤسسة وميزانيتها واحتياجاتها العامة.
وبعد اعتماد طلبات الشراء، يقوم قسم المشتريات بإعداد ومعالجة أوامر الشراء، إذ يشير أمر الشراء إلى الوثيقة الرسمية التي يصدرها القسم متضمنة المنتجات والخدمات المطلوبة بالكميات والأسعار وجداول التسليم وشروط الدفع، مع التأكد من وضوح ودقة أوامر الشراء، لتكون هذه الوثيقة بمثابة العقد بين المؤسسة والمورد.
ويتولى قسم المشتريات مسؤولية إدارة عقود التوريد التي توقعها المؤسسة مع الموردين، إذ يعمل على إبرام عقود تحقق منافع للمؤسسة بأفضل صورة ممكنة، من خلال تضمينها بمجموعة من التفاصيل الأساسية مثل مواعيد التسليم، ومعايير جودة المنتجات، وشروط الدفع، والعقوبات في حال عدم الالتزام، وبناءً على تلك العقود يتابع القسم أداء الموردين بانتظام.
ولا تتوقف مهمة قسم المشتريات على إصدار أوامر الشراء فحسب، بل يتعين عليه متابعة سير الطلب، لضمان استلام الطلبات من المنتجات أو الخدمات في الوقت المُتفق عليه، وهو ما يتطلب التواصل مع الموردين بصورة مستمرة، ومراقبة حالة الطلبات، والمساهمة في حل أي مشكلات قد تظهر مثل التأخير أو عدم التطابق، لضمان استمرارية تدفق السلع والخدمات.
تعرف على: الوصف الوظيفي لمدير المشتريات Procurement Manager وأهم المهام والمهارات
5- ضمان الجودة
بعد استلام المنتجات والخدمات من المورد، يأتي دور قسم المشتريات في ضمان الجودة، إذ يقوم بفحص السلع والمواد المُستلمة للتأكد من أنها مطابقة لمعايير الجودة والمواصفات المحددة وخالية من أي عيوب أو انحرافات عن المواصفات، وهي وظيفة أساسية لأن أي تدني الجودة قد يؤدي إلى عيوب في المنتجات، وشكاوى العملاء، وخسائر مالية.
وتتضمن هذه المهمة إرجاع أو استبدال المواد التي لا تلبي المعايير المطلوبة، فضلًا عن مراقبة نقص الأصناف، للعمل على معالجة هذه المشكلات بشكل فوري.
وخلال عملية ضمان الجودة، يقوم أعضاء قسم المشتريات بتقييم أداء الموردين، مع تزويدهم بملاحظات بناءة للمساهمة في تحسين الجودة بشكل مستمر.
6- إدارة المخزون
تسند المؤسسات إلى قسم المشتريات مهمة إدارة المخزون لمتابعة مستوياته وتجنب أي حالات نقص تتسبب في ارتفاع تكاليف التخزين وتجميد رأس المال، أو فائض فيه يؤدي إلى تأخيرات في الإنتاج أو نفاد السلع، بما يضمن توافر كميات كافية لتلبية الطلبات في الوقت المناسب، ويجنب توقف سير العمليات وزيادة التكاليف.
وتنطوي إدارة المخزون على مراقبة معدلات دوران المخزون والتحقق المنتظم من كميات الأصناف الموجودة في المستودعات، والتعاون مع الأقسام الأخرى مثل الإنتاج والمبيعات في تحليل اتجاهات الطلب، والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية، وتعديل المخزون وفقًا لذلك، بما يحد من حدوث أي اضطرابات في سلسلة التوريد.
وتفيد إدارة المخزون بكفاءة في تقليل تكاليف التخزين، ومنع حالات نفاد المخزون وضمان توافر المنتجات، وتحسين تخصيص الموارد، وتعزيز الكفاءة التشغيلية بشكل عام.
اطلع على: إدارة المشتريات - دليل شامل وعلاقاته بالمخازن
7- إدارة علاقات الموردين
يُعد قسم المشتريات هو الممثل الرسمي للمؤسسة أمام الموردين، الأمر الذي يفرض عليه مسؤولية أخرى وهي بناء علاقات إيجابية ومستدامة مع الموردين، من خلال التواصل المستمر معهم وإبقائهم على اطلاع دائم بالاحتياجات والتوقعات، والسداد في الوقت المحدد لبناء الثقة، والتعامل معهم كشركاء، وتقديم ملاحظات بناءة لهم، والعمل على معالجة المشكلات بشكل استباقي، بما يضمن تعزيز التعاون الحالي والمستقبلي، واستقرار سلسلة التوريد، والحصول على أسعار أقل وصفقات أفضل، مع الاستفادة من مزايا أخرى مثل الخصومات أو الكميات الإضافية من السلع والخدمات.
كما تتضمن إدارة العلاقات مع الموردين تقييم أدائهم بشكل دوري، عن طريق تحديد مدى التزامهم بمواعيد التسليم، وجودة المنتجات والخدمات، وسرعة الاستجابة، ومستوى خدمة العملاء، وهو ما يفيد في تحديد مجالات التحسين، وحتى يتمكن قسم المشتريات من اتخاذ قرارات مبنية على المعلومات فيما يخص تجديد العقود أو إنهائها والتعاقد مع موردين جدد.
ولا تقتصر إدارة العلاقات مع الموردين على بناء علاقات إيجابية معهم وتقييمهم فحسب، بل تشمل أيضًا العمل على تطويرهم من خلال التعاون معهم لتحسين عمليات الإنتاج، ومعايير الجودة، والقدرات التشغيلية، مما يساهم في تحسين أدائهم، وتعظيم استفادة المؤسسة من تقليل التكاليف وتحسين الجودة وزيادة كفاءة العمليات.
استفد من خدمات التوظيف المُقدمة من صبّار ووظف أفضل الكفاءات في المشتريات التي تتقن استخدام أحدث أدوات التحليل، وتطوير استراتيجيات الشراء، وإدارة المخاطر بذكاء.
8- إدارة الميزانيات
تشمل مسؤوليات قسم المشتريات إدارة الميزانية بفعالية والسيطرة على التكاليف، من أجل تقليل مصروفات شراء المنتجات والخدمات دون المساس بجودتها، لذلك يقوم بتنفيذ العديد من الاستراتيجيات أبرزها إجراء مفاوضات مع الموردين للحصول على أفضل الصفقات، وتحسين مستويات المخزون، واعتماد أفضل أساليب التوريد من حيث التكلفة.
ومن الاستراتيجيات الأخرى التي ينفذها قسم المشتريات لتحسين إدارة الميزانية، شراء المنتجات أو الخدمات بكميات كبيرة لضمان الحصول على خصومات أكبر، التعامل مع عدد أقل من الموردين لتقليل تكاليف الشحن والمناولة، تبسيط مراحل التوريد المختلفة لزيادة الكفاءة وخفض التكاليف، والعمل على مراجعة العقود بشكل منتظم لاكتشاف فرص التوفير وخفض النفقات.
ولتنفيذ هذه المهمة بكفاءة، يتعاون قسم المشتريات مع قسم المالية في وضع خطة ميزانية واضحة تضمن تحسين كفاءة استخدام موارد المؤسسة، ووجود مبلغ يكفي لتغطية نفقات التوريد المقبلة، وتعظيم وفورات التكاليف، وتعزيز الوضع المالي للمؤسسة.
كما يتابع قسم المشتريات جميع الفواتير وتكاليف الشراء من أجل تجنب أي فروقات مالية واستمرار السيطرة على الميزانية، ولضمان معالجة المدفوعات في الوقت المناسب وبما يتوافق مع الشروط المتفق عليها في أوامر الشراء أو العقود.
اعرف أكثر عن: التدرج الوظيفي لقسم المشتريات
9- إدارة المخاطر وضمان الامتثال
تقع على عاتق قسم المشتريات مهمة التأكد من امتثال المؤسسة للوائح والمعايير المُتبعة فيما يخص أنشطة الشراء، لتجنب تعرضها لأي عقوبات أو غرامات في حال عدم التزامها، وهو ما يتطلب بقاء القسم على إطلاع مستمر بالقوانين واللوائح والمعايير الصناعية ذات الصلة، لضمان التزام ممارسات التوريد بالمتطلبات القانونية والأخلاقية.
كما يتحقق القسم من اتباع جميع المشتريات القوانين المحلية والدولية، ومن إدارة العقود لتوضيح الشروط وحماية مصالح المؤسسة، مما يقلل المخاطر المرتبطة بعمليات الشراء، ويعزز من نزاهة وظيفة المشتريات ومن ثقة أصحاب المصلحة.
وتتضمن هذه المهمة أيضًا قيام قسم المشتريات بتحديد المخاطر المرتبطة باضطرابات سلسلة التوريد واتخاذ الإجراءات للتخفيف منها، ووضع خطط طوارئ لمعالجتها على الفور، مثل تنويع الموردين وعدم الاعتماد على مورد واحد، واستخدام التأمين لتغطية الخسائر المحتملة الناتجة عن تلف أو تأخير السلع.
اقرأ أيضا: مهام الإشراف التربوي
10- حفظ السجلات وإعداد التقارير
يُكلف قسم المشتريات بإنشاء سجلات تتضمن جميع معاملاته مع ضمان الوصول إليها بسهولة، إذ تشمل تلك السجلات المشتريات، والفواتير، وإيصالات التسليم، والعقود مع الموردين، ووثائق الاسترداد، وتستعين بها المؤسسة في التأكد من الوفاء بجميع التزاماتها بدقة، ومن خلال سجلات المخزون، يمكن لقسم المشتريات التأكد من كفاية المخزون لإتمام العمليات التشغيلية بسلاسة.
كما يتولى قسم المشتريات مهمة إعداد التقارير المتعلقة بأنشطة التوريد، إذ توضح تلك التقارير معلومات مفصلة حول ميزانيات الشراء، وتحليل التكاليف، وحالة المخزون، وتقييم أداء الموردين، ومن خلالها تتمكن إدارة المؤسسة من تقييم كفاءة القسم وقدرته على إتمام عمليات الشراء بالفعالية المطلوبة وبما يتوافق مع الأهداف العامة.
11- تطوير استراتيجيات المشتريات
من المهام الأخرى التي يُكلف بها قسم المشتريات، العمل على تطوير الأساليب المٌستخدمة في عمليات الشراء بهدف تعزيز نمو المؤسسة، لذلك يتعاون أعضاء الفريق مع الأقسام الأخرى في التخطيط لتحقيق هذا النمو، فمن خلال التنسيق بين قسم المشتريات ومطوري المنتجات، يمكن فهم احتياجات التوريد لمنتج جديد، ويساعد التعاون مع قسم المالية على معرفة التمويل المتاح للمشتريات.
كما تتضمن هذه المهمة التنسيق بين قسم المشتريات والموردين للتخطيط لتغييرات في عمليات المؤسسة لمواكبة منتج جديد، وكذلك التعاون مع القيادات التنفيذية لمعرفة كيفية تأثير نمو المؤسسة على احتياجات التوريد للأعمال.
12- إدارة المنافسة
في بعض الصناعات، يتعين على المؤسسات إجراء عملية مناقصة تنافسية من أجل اختيار الموردين المقرر الاعتماد عليهم في تلبية المتطلبات من السلع والخدمات، وهو ما يحدث عندما تمنح الجهات الحكومية عقودًا للمؤسسات الخاصة، وهنا يأتي دور قسم المشتريات الذي يتولى إدارة عملية المناقصة بالكامل، من خلال الإشراف على الإجراءات التي تتضمن نشر طلبات تقديم العروض أو طلبات عروض الأسعار، وتحديد المواصفات الفنية، ووضع معايير الاختيار، ومراجعة الطلبات المُقدمة، ومنح العقود للبائعين الذين يستوفون المتطلبات ويلبون احتياجات المؤسسة بأفضل صورة، مع ضمان الشفافية والعدالة في اختيار الموردين وتجنب تضارب المصالح.
في صبّار تجد عدد كبير من وظائف المشتريات لدى أفضل الشركات داخل المملكة التي تبحث عن كفاءات مثلك، قدّم الآن وابدأ رحلتك المهنية في المشتريات بثقة واحترافية.
13- تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة
من المسؤوليات التي يتولى قسم المشتريات تنفيذها، الوصول إلى أساليب تساعد على تبسيط عمليات التوريد وتحسين الكفاءة التشغيلية، لذلك يحرص أعضاء الفريق على تحقيق أقصى استفادة من التقنيات الحديثة، مثل أنظمة التوريد الإلكتروني وبرامج التوريد التي تعمل على أتمتة المهام الروتينية، وتبسيط سير العمل، وتعزيز التعاون مع الموردين، وبالتالي يفيد تحسين العمليات في تقليل المدة التي تستغرقها عملية التوريد، وخفض تكاليف المعاملات، وتعظيم الإنتاجية بشكل عام.
14- التعاون مع أصحاب المصلحة
لن يتمكن قسم المشتريات من القيام بدوره بنجاح دون وجود تعاون فعال بينه وبين أصحاب المصلحة الداخليين، مثل أقسام إدارة المخزون، والعمليات، والإنتاج، والمالية، فمن خلال تنسيق أعضاء الفريق مع تلك الأقسام، يمكن تحديد الاحتياجات من التوريد، وتحسين التواصل لضمان تنفيذ الطلبات بدقة وفي الموعد المحدد، ومواءمة أنشطة الشراء مع الأهداف العامة للمؤسسة، مما يؤدي إلى زيادة مرونة المؤسسة وقدرتها على التكيف مع التغيرات التي تشهدها متطلبات العمل.
كوّن فريق المشتريات الأفضل مع صبّار
هل تبحث عن أفضل الكفاءات في مجال المشتريات لتعزيز أداء شركتك؟ في صبّار للتوظيف تجد محترفين مؤهلين في جميع مجالات الشراء، من إدارة الموردين وتحليل السوق إلى التفاوض وإدارة العقود، إذ نربطك بالمواهب التي تحقق توفير التكاليف وتحسن سلسلة التوريد لديك.
مهما كانت متطلباتك من المرشحين في تخصص المشتريات تلبيها لك صبّار على الفور، بفضل قاعدة البيانات الضخمة لديها والتي تحتوي على مجموعة من السير الذاتية لأفضل المتقدمين من السعوديين والأجانب، المتاحين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد.
الخاتمة:
يُعد قسم المشتريات القلب النابض لأي مؤسسة في إدارة توريد السلع والخدمات، حيث يقوم بتقييم احتياجات المؤسسة بالتعاون مع الأقسام المختلفة والإدارة العليا لضمان تلبية متطلبات الإنتاج والتشغيل والمبيعات بكفاءة ووفق الميزانية المحددة. بعد ذلك، يجري القسم بحوثًا دقيقة لتحديد الموردين المناسبين، ومقارنة الأسعار وجودة المنتجات، والتفاوض للوصول إلى أفضل العروض، مع متابعة المخزون وإدارة أوامر الشراء بعناية لضمان استمرارية العمليات وسلاسة سلسلة التوريد. كما يشمل عمله ضمان جودة السلع والخدمات المستلمة، وإعداد العقود، ومراقبة أداء الموردين، والتأكد من الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية، وتقليل المخاطر المرتبطة بالتوريد.
بالإضافة إلى ذلك، يركز قسم المشتريات على تحسين الكفاءة التشغيلية وتطوير استراتيجيات الشراء عبر تبني أحدث التقنيات وأدوات التحليل والتوريد الإلكتروني، وتبسيط العمليات، وإدارة الميزانيات، وتطوير علاقات مستدامة مع الموردين. كما يسعى القسم إلى التعاون الوثيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة لضمان توافق أنشطة الشراء مع أهداف المؤسسة، ومراقبة الأداء، وإعداد التقارير، والتخطيط المستقبلي لتلبية احتياجات النمو والتوسع، مع الالتزام بالشفافية والعدالة في عمليات اختيار الموردين وإدارة المناقصات التنافسية.
