مهام إدارة المشاريع تُعد ركيزة أساسية في نجاح أي مشروع، إذ تتطلب كل مرحلة من دورة حياة المشروع تنفيذ مجموعة من المهام والخطوات المُنظمة التي تساعد على توجيه العمل من البداية حتى النهاية كما خُطط له، وتضمن تنفيذ العمل بكفاءة ووفقًا للأهداف المحددة، وبالتالي يمكن اعتبار تلك المهام بمثابة الهيكل المنظم الذي يعتمد عليه فريق العمل في الانتقال من الفكرة إلى التنفيذ بهدف واضح وتحكم فعّال، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام إدارة المشاريع.
مهام إدارة المشاريع:
مهام إدارة المشاريع هي مجموعة من الأنشطة والإجراءات التي يتولى مدير المشروع تنفيذها مع فريق العمل لضمان تنفيذ المشروع بنجاح، إذ تبدأ تلك المهام منذ طرح فكرة المشروع، وتوزع على عدة مراحل رئيسية مترابطة تساعد على إنشاء الهيكل الخاص بالتخطيط والتنفيذ والمراقبة، وبالتالي تغطي المهام جميع المراحل التي يمر بها المشروع منذ بدايته وحتى اكتماله.
تُعد مهام إدارة المشاريع بمثابة العمود الفقري الذي يربط بين الرؤية والتطبيق العملي، ويضمن تحويل الأفكار إلى إنجازات واقعية قابلة للقياس، تشمل تلك المهام ما يلي:
1- تحديد أهداف المشروع ونطاقه
المهمة الأولى في إدارة المشاريع هي البدء في المشروع من خلال تحديد أهدافه بوضوح وتحديد نطاق العمل الذي يجب تنفيذه، إذ يقوم فريق العمل بتوضيح سبب تنفيذ المشروع، والمشكلة التي يهدف إلى حلها، والفوائد الناتجة عن تنفيذه، فضلًا عن تحديد ما سيتم إنجازه، والفئة المستهدفة، والنتائج المتوقعة، والمعايير التي سيتم استخدامها لتقييم النجاح.
في هذه المهمة، يتشاور مدير المشروع مع أصحاب المصلحة من أجل فهم توقعاتهم من المشروع، وكذلك للتأكد من أن أهداف المشروع محددة وواضحة للجميع.
تتضمن مهمة تحديد أهداف المشروع ونطاقه عدة مهام فرعية أخرى وهي:
- تطوير ميثاق المشروع: وهو مستند يوضح أهداف المشروع ونطاقه وجدوله الزمني وميزانيته.
- تطوير بيان نطاق المشروع: وهو مستند يصف المعالم الرئيسية للمشروع ومخرجاته.
- تجميع فريق المشروع: يشكل مدير المشروع فريق العمل المسؤول عن تنفيذه بناءً على مهاراتهم وقدراتهم لضمان مشاركتهم الفعالة التي تساعد على التنفيذ بنجاح.
- إنشاء خط الاتصال: وهو مستند يشرح كيف يمكن مشاركة معلومات المشروع مع أصحاب المصلحة.
- الحصول على موافقة راعي المشروع: راعي المشروع هو الشخص أو الجهة المسؤولة عن تنفيذه، ولا بد من موافقته على ميثاق المشروع وبيان النطاق والميزانية.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير المشروع Project Manager وأهم المهام والمهارات
2- التخطيط للمشروع
يُعد التخطيط ضمن أهم المهام في إدارة المشاريع، وهي تتضمن إعداد الخطة الخاصة بالمشروع، وهي عبارة عن وثيقة تشرح بوضوح جميع المهام المطلوب تنفيذها في المشروع وأهدافه، وتوضح الموارد المطلوبة وكيفية استخدامها.
تتضمن مهمة التخطيط للمشروع مجموعة من المهام الأخرى وهي:
- تحديد المشروع: لضمان فعالية الخطة، يجب تضمينها بأهداف واضحة ودقيقة للمشروع.
- إنشاء الجدول الزمني: يعمل مدير المشروع على إعداد جدول زمني يوضح مواعيد بدء المشروع والمواعيد النهائية للمهام، وموعد الانتهاء منه وتسليمه.
- تحديد موارد المشروع: يحدد مدير المشروع الموارد المادية والمالية والبشرية والتقنية المطلوبة وكيف يمكن استخدامها على النحو الأمثل.
- إعداد ميزانية المشروع: تشمل الميزانية جميع التكاليف المرتبطة بالمشروع.
- تخصيص الموارد: يتم توزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق، وطلب المواد، وحجز المعدات المطلوبة.
يتولى مدير المشروع مهمة إعداد خطة المشروع وصياغتها بوضوح وتحديثها بصورة مستمرة مع تقدم العمل في المشروع، لضمان بقاء فريق العمل على اطلاع بالحالة الحالية للمشروع وآخر التحديثات، وهو ما يتيح لهم إجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة.
3- إدارة تنفيذ المشروع
من أهم مسؤوليات إدارة المشاريع، الإشراف على تنفيذ المشروع، إذ يتعاون مدير المشروع مع فريق العمل للتأكد من أن المهام الموكلة إليهم يتم إنجازها في مواعيدها المحددة، وضمن الميزانية، ووفقًا للمواصفات المُعتمدة للمشروع، حتى تُتاح فرصة معالجة أي تأخير أو عقبات قد تؤثر على الجدول العام.
كما تشمل هذه المهمة الاستماع إلى فريق العمل من أجل معرفة المشكلات التي تواجههم والوصول إلى أفضل الطرق لمعالجتها، بما في ذلك تحديد المخاطر وتطوير الاستراتيجيات التي تساعد على التخفيف من حدتها.
ومن المهام التي تندرج تحت إدارة تنفيذ المشروع، إدارة التغيرات التي تطرأ في المشروع من حيث نطاقه أو ميزانيته أو جدوله الزمني، حتى يتم التحكم في توسع نطاق العمل، ثم يتم دمج تلك التغيرات في خطة المشروع، مما يجنب حدوث أي ارتباك في سير العمل.
تعرف على: وظائف تخصص إدارة مشاريع PM في السعودية
4- إدارة الموارد والميزانية
لا تقتصر مهام إدارة المشاريع على إدارة تنفيذ المشروع من حيث المواعيد والمخاطر فحسب، بل تشمل أيضًا التأكد من أن الموارد التي تم تخصيصها للمشروع يتم استخدامها على النحو الأمثل، وكذلك التحقق من عدم وجود نقص في أيًا من الموارد التي يتطلبها المشروع، وأن لدى كل عضو من أعضاء الفريق الموارد اللازمة والأدوات التي يحتاجها لإكمال مهامه.
كما تتضمن هذه المهمة مراقبة التكاليف الفعلية ومقارنتها بالميزانية المخططة لتجنب التجاوز المالي وضمان كفاءة الإنفاق.
يمكنك الاعتماد على صبّار في توظيف مدير مشاريع يمتلك خبرة في إدارة الجداول الزمنية والميزانيات ولديه القدرة على التعامل مع الفرق متعددة التخصصات.
5- التواصل مع الفريق وأصحاب المصلحة
طوال مراحل تنفيذ المشروع، يقوم مدير المشروع بتنسيق العمل بين أعضاء الفريق، ويتأكد من أن تبادل المعلومات بينهم يتم بسهولة وكفاءة، لذلك يعمل على عقد الاجتماعات الدورية لمراجعة التقدم وحل المشكلات، وهو ما يضمن تحفيز الفريق والحفاظ على بيئة عمل إيجابية ومنتجة.
كما تشمل مهام إدارة المشاريع التواصل مع أصحاب المصلحة لاطلاعهم على أحدث المستجدات بالمشروع، والحصول على التغذية الراجعة منهم، مما يعزز من الشفافية ويقلل من مقاومة التغيير، ويضمن بقاء الجميع متوافقين مع تقدم المشروع.
6- مراقبة الأداء وضمان الجودة
من أبرز مسؤوليات إدارة المشاريع، مراقبة أنشطة المشاريع بالكامل، للتأكد من أنه يتم تنفيذها وفقًا للخطة الموضوعة، عن طريق تتبع التقدم المُحرز، ضمان إتمام المهام في الوقت المحدد، والالتزام بالميزانية المحددة للمشروع.
ومن أجل ضمان الجودة، لا بد من اختبار مخرجات المشروع للتأكد من أنها تلبي المعايير المطلوبة، والتأكد من جودتها عن طريق الحصول على ملاحظات أصحاب المصلحة، وهو ما يساعد على التحقق من سير المشروع في الاتجاه الصحيح.
7- إدارة المخاطر
وهي المهمة التي يتم تنفيذها طوال فترة المشروع، فعلى الرغم من أن خطة العمل تتضمن المخاطر المُحتملة التي قد تهدد استمرار المشروع، إلا أن هناك مخاطر أخرى قد تظهر بشكل مفاجئ تحدث إرباكًا في سير العمل، وهنا يأتي دور إدارة المشاريع التي تعمل على إدارة تلك المخاطر سواء المُحتملة أو المفاجئة عن طريق وضع خطط للطوارئ وأخرى للاستجابة الفعالة، وتعيين مسؤول عن كل خطر، وإعادة توزيع الموارد، مما يضمن تقليل تأثيرها أو تجنبها بالكامل.
اطلع على: المخاطر في بيئة العمل وأنواعها وكيفية تقييمها وتحقيق السلامة المهنية
8- إغلاق المشروع
تستمر مهام إدارة المشاريع حتى بعد الانتهاء من تنفيذ المشروع، إذ يتم التأكد من أن المشروع قد حقق أهدافه بنجاح، لتقوم الإدارة بتنفيذ أنشطة إغلاق المشروع التي تشمل الإفراج الرسمي عن الموارد التي تم تخصيصها للمشروع، مع حفظ المعرفة المكتسبة لاستخدامها في المشاريع المستقبلية.
كما تشمل هذه المهمة عقد اجتماع مع فريق العمل المسؤول عن تنفيذ المشروع لإجراء مراجعة نهائية يتم فيها استعراض ما سار بشكل جيد، وما الذي لم ينجح، وما الذي يحتاج إلى تحسين خلال المشاريع المقبلة.
ويُعد اجتماع المراجعة النهائية فرصة للاحتفال بالنجاحات التي حققها أعضاء الفريق في المشروع، وفيه يقدم كل عضو آرائه وملاحظاته حول عملية إدارة المشروع للاستفادة منها.
9- إعداد وثيقة الدروس المستفادة
يُعد إعداد وثيقة الدروس المستفادة جزءً من إغلاق المشروع ومهمة أساسية في إدارة المشاريع، فبعد الانتهاء من المشروع رسميًا يتم إعداد وثيقة تسجل أبرز النتائج والرؤى والنجاحات والإخفاقات والقرارات المُتخذة طوال فترة تنفيذ المشروع، وأهم الدروس المستفادة منه، لتكون هذه الوثيقة بمثابة المرجع الذي تستعين به المؤسسة عند تنفيذ مشاريع مستقبلية.
مع صبّار، التوظيف صار أبسط، أسرع، وأكثر كفاءة من أي وقت مضى.
منشأتك تستحق فريق عمل جاهز يساعدك على النمو والتوسع – وصبّار هو شريكك في ذلك.
توقف عن هدر الوقت والجهد في البحث التقليدي، وابدأ اليوم بخطوات سهلة، مدعومة بمنصة مصممة خصيصًا لفهم تحدياتك التشغيلية.
- جرّب صبّار مجانًا الآن واستقبل مرشحين خلال أول 24 ساعة
- أو احجز استشارة مجانية ودعنا نساعدك تختار الأفضل
ابدأ التوظيف الآن مع صبّار – وركّز على نجاح مطعمك، وليس على التوظيف.
10- أرشفة وثائق المشروع
تتولى إدارة المشاريع مهمة أرشفة جميع الوثائق الخاصة بالمشروع، بما في ذلك التقارير، المراسلات، الخطط، العقود، وغيرها، لضمان الوصول إليها بسهولة، إذ تحتاج المؤسسة إلى الاستعانة بها في عمليات التدقيق والمراجعة، أو عند تنفيذ المشاريع المستقبلية، أو استجابة للمتطلبات القانونية.
قُد نجاح مشروعك بثقة مع أفضل كفاءات إدارة المشاريع من صبّار
إذا كنت تسعى لتنفيذ مشروع يدفع شركتك إلى الأمام، مع صبّار يمكنك توظيف أفضل الكفاءات في إدارة المشاريع من المواهب في هذا التخصص ممن يتمتعون بمهارات القيادة، وإدارة المخاطر، والتواصل الفعال لضمان سير كل مرحلة من مراحل المشروع بثبات وثقة.
تقدم لك صبّار خدمات توظيف فعالة تضمن لك تلبية جميع متطلباتك من أصحاب المواهب السعوديين والأجانب، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، بادر بالتواصل معنا وكوّن فريق العمل الذي تحلم به في وقت قياسي.
الخاتمة:
تُعد مهام إدارة المشاريع مجموعة من الأنشطة المنظمة التي تهدف إلى ضمان تنفيذ المشروع بنجاح من بدايته حتى اكتماله. وتشمل هذه المهام مراحل متعددة مثل تحديد الأهداف ونطاق العمل، التخطيط الدقيق، إدارة التنفيذ، ومراقبة الأداء.
تبدأ العملية بتحديد رؤية واضحة للمشروع وتحديد احتياجاته والموارد المطلوبة، ثم وضع خطة تفصيلية تحدد المهام والمسؤوليات والجداول الزمنية والميزانية. كما تشمل المهام متابعة التنفيذ وتنسيق العمل بين أعضاء الفريق، وضمان الالتزام بالمواصفات والجودة المحددة مسبقًا، مع مراقبة التكاليف وتفادي التجاوزات المالية.
وتستمر مهام إدارة المشاريع حتى بعد التنفيذ من خلال تقييم النتائج، وإغلاق المشروع رسميًا بعد التأكد من تحقيق الأهداف المحددة. وتشمل هذه المرحلة إعداد وثيقة "الدروس المستفادة" لتوثيق النجاحات والتحديات، وأرشفة جميع الوثائق والمراسلات الخاصة بالمشروع لتكون مرجعًا للمستقبل.
وبهذا، تمثل إدارة المشاريع الرابط الحيوي بين التخطيط والرؤية من جهة، والتنفيذ العملي وتحقيق النتائج من جهة أخرى، مما يضمن استدامة النجاح وتحسين الأداء في المشاريع المستقبلية.
