نموذج تسليم المهام بين الموظفين وجدول لترتيب المهام

نموذج تسليم المهام بين الموظفين وجدول لترتيب المهام من أهم الأدوات التي تساعد على استمرارية العمل بسلاسة عند انتقال المسؤوليات، وتنظيم الأولويات، وتوضيح درجة أهمية كل مهمة وحالتها الحالية، وكلا الأداتين تتيح للموظفين المستلمين للمهام فهم الصورة الكاملة بسرعة واتخاذ قرارات صحيحة دون الحاجة إلى تخمين أو بحث مطول، مما يعزز من الاحترافية، ويقلل الأخطاء، ويدعم ثقافة العمل المؤسسي القائم على التوثيق والتنسيق، وفي هذا المقال نوضح كيفية إعداد نموذج تسليم المهام وجدول ترتيب المهام.

نموذج تسليم المهام بين الموظفين وجدول لترتيب المهام:

يُعد نموذج تسليم المهام بين الموظفين أداة بالغة الأهمية تضمن عدم تأثر سير العمل عند تغيّر الأدوار الوظيفية أو غياب أحد الموظفين لأي سبب، إذ يمثل مرجعًا واضحًا يوضح تفاصيل المهام، وحالتها، والجهات المعنية بها، أما جدول ترتيب المهام فهو عنصر مكمل لهذا النموذج، فمن خلاله يتم تحديد الأولويات وتنظيم الجهود وفق درجة الأهمية والاستعجال.

وفيما يلي كيفية إعداد كلا النموذجين:

نموذج تسليم المهام بين الموظفين:

نموذج تسليم المهام بين الموظفين هو عبارة عن وثيقة يتم إعدادها عند نقل مسؤولية مشروع أو دور وظيفي من موظف مغادر إلى موظف آخر، إذ تتضمن معلومات تفصيلية حول نطاق المشروع والمهام والمسؤوليات والجدول الزمني والميزانية والتحديات والمخرجات المتوقعة والمواعيد النهائية، وغير ذلك من البيانات المهمة التي تضمن فهم الموظف المستلم ما هو مطلوب منه، مما يساعد على انتقال المهام بسلاسة وتنفيذها بكفاءة، دون التأثر بالتغيير وأسبابه.

يتطلب إعداد نموذج تسليم المهام تنفيذ مجموعة من الخطوات تتمثل فيما يلي:

1- تحديد نوع ونطاق تسليم المهام

أولى الخطوات الواجب تنفيذها عند إعداد نموذج تسليم المهام هي تحديد نوع النموذج المطلوب إعداده، ونطاق المحتوى الذي يجب أن يشمله، وهو ما يتطلب تحديد عناصر أساسية وهي: الهدف من عملية تسليم المهام، المعلومات الواجب نقلها، الجهة أو الشخص الذي سيتسلم هذه الوثيقة، ما هي أهداف المشروع.

كما يجب توضيح ما إذا كان الموظف الأساسي سيغادر المؤسسة نهائيًا أو سوف ينتقل إلى دور وظيفي آخر وسيحل محله موظف جديد، وما هي مواعيد الانتهاء، ومؤشرات الأداء الرئيسية.

في هذه الخطوة، لا بد من وضع إطار واضح لنطاق وثائق تسليم المهام، وذكر جميع المعلومات الأساسية وعدم إغفال أي معلومة ذات صلة، حتى تكون موجهة بشكل صحيح للفئة المُستهدفة.

2- تحديد أصحاب المصلحة وأدوارهم

في هذه الخطوة، يتم تضمين وثيقة تسليم المهام باسم الطرف المغادر وهو الشخص الذي يقوم بتسليم المهام والوثائق، والطرف المستلم وهو الشخص الذي يتسلم المهام أو الدور الوظيفي، مع جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع.

تفيد هذه الخطوة في تعريف جميع أصحاب المصلحة ببعضهم البعض، وإبقائهم على اطلاع بالتغييرات التي تحدث في المشروع، مع تعريف الموظف المستلم دور كل موظف داخل المشروع، والجهة التي يرفع إليها التقارير، وما هو الهيكل الوظيفي داخل المؤسسة وكيفية تكامل مختلف الأدوار مع بعضها البعض.

اقرأ أيضًا: إدارة المهام واستراتيجياتها - دليل شامل

3- تحديد شكل وتنسيق الوثيقة

يجب أن يحدد القائم بإعداد نموذج تسليم المهام ما إذا كان سيتم تقديمه على هيئة تقرير مكتوب أم عرض تقديمي، وما هو الأفضل تقسيمه إلى عدة أقسام أو إعداده منظمًا وفق تسلسل زمني، مع مراعاة أن يكون التنسيق سهل القراءة والتصفح والفهم من خلال تقسيمه إلى أقسام تشمل: مقدمة، ملخص أو نظرة عامة على المشروع، تفاصيل المهام، قائمة الموارد، معلومات التواصل.

وعند تنفيذ هذه الخطوة، يجب إدراج الأقسام في شكل نقاط مختصرة، مع استخدام عناوين رئيسية وفرعية واضحة، لتعزيز سهولة الوصول إلى المعلومات وقراءتها.

4- جمع المعلومات والمستندات ذات الصلة

بعد تحديد شكل وتنسيق الوثيقة، تأتي خطوة جمع المعلومات والمستندات ذات الصلة بالمشروع، وهي تفيد الموظف المستلم في فهم الدور الوظيفي بسرعة، إذ تشمل تلك المستندات خطط المشروع التي توضح نطاقه وأهدافه وجداوله الزمنية، وملاحظات الاجتماعات التي توفر رؤى حول النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها من قبل المشاركين في الاجتماعات المرتبطة بموضوع المستند.

وتشمل تلك المستندات قوائم جهات الاتصال التي توضح الأشخاص الذين يمكن الرجوع إليهم للحصول على معلومات إضافية أو مراجعة المستند، مما يضمن إعداد مستند شامل يلبي جميع المتطلبات ويعزز من كفاءة تسليم المهام.

اقرأ أيضا: وصف المهام والواجبات والمسؤوليات المتعلقة بالدور الوظيفي

5- إعداد مستند تسليم المهام

في هذه الخطوة، يتم كتابة مستند تسليم المهام، من خلال تنظيم جميع المعلومات والمستندات التي تم جمعها، وإنشاء مجلد مخصص، ورفع جميع وثائق تسليم المهام داخله، مع مراعاة إعداد الوثائق بما يتناسب مع احتياجات المستخدم النهائي.

من أبرز الأمور الواجب أخذها في الاعتبار عند كتابة مستند التسليم، استخدام لغة واضحة ومختصرة يسهل فهمها، وتضمينه بالخلفية اللازمة لجعله أسهل في المتابعة والتنفيذ.

اطلع على: نموذج توزيع ومتابعة مهام الموظفين للتحميل مجانًا PDF - Word

6- إجراء اجتماع تسليم المهام

بعد الانتهاء من إعداد المستند ومراجعته جيدًا والتأكد من خلوه من أي أخطاء، يتم تحديد موعد نهائي لتسليمه للموظف المستلم بشكل رسمي، والتأكد من أن جميع الأطراف المعنيين يعرفون الجدول الزمني للعملية، وعلى علم بما هو متوقع منهم.

وفيما يلي نموذج تسليم المهام بين الموظفين يمكن تحميله بصيغة Word، وإجراء التعديلات اللازمة فيه.

تعاون مع صبّار ووظف أصحاب الكفاءات والمواهب الذين يحققون نتائج حقيقية، من خلال عملية اختيار دقيقة، نضمن لك الحصول على الموظف المناسب في الوقت المناسب.

جدول ترتيب المهام:

جدول ترتيب المهام هو عبارة عن أداة من أدوات إدارة الوقت، تُستخدم في ترتيب المهام وفقًا لأهميتها، إذ توضح أي المهام الواجب البدء في تنفيذها وما هي المهام الأقل أهمية، بهدف ضمان إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً، وتجنب تأخير المهام، وتحسين إدارة الوقت، وتعزيز الإنتاجية والكفاءة، وتسهيل متابعة التقدم والإنجاز.

وتتعدد مجالات استخدام جدول ترتيب المهام، أبرزها إدارة المشاريع، إذ يستخدم مدير المشروع هذا الجدول في ترتيب المهام لضمان إتمام العمل في الوقت المحدد وضمن الميزانية، كما يُستخدم في مجال خدمة العملاء من أجل معالجة القضايا العاجلة أولًا يليها القضايا الأقل إلحاحًا.

يتطلب إعداد جدول ترتيب المهام تنفيذ عدة خطوات وهي:

1- تحديد وجمع المهام

في البداية، يجب تحديد جميع المهام المطلوب إنجازها، يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، من خلال إعداد قائمة تجمع تلك المهام سواء كانت كبيرة أو صغيرة، بسيطة أو معقدة، فردية أو جماعية.

2- ترتيب أولويات المهام

بعد ذلك، يتم ترتيب أولويات تلك المهام، من خلال تقييم كل مهمة بناءً على أهميتها ودرجة إلحاحها، وهو ما يتطلب تحديد ما إذا كانت المهمة تتطلب إنجازًا عاجلًا، وما هي عواقب تأجيل هذه المهمة، وكيف ستؤثر هذه المهمة على تحقيق الأهداف.

يمكن تنفيذ هذه الخطوة باستخدام مصفوفة أيزنهاور التي تصنف المهام ضمن أربعة أقسام وهي:

• عاجلة ومهمة: وهي مهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا وضرورية لتحقيق الأهداف.

• مهمة وغير عاجلة: وهي مهام ضرورية يمكن جدولتها لاحقًا.

• عاجلة وغير مهمة: وهي مهام تحتاج إلى تنفيذ سريع لكنها ذات تأثير ضئيل على الأهداف طويلة المدى.

• غير عاجلة وغير مهمة: هي مهام غير حرجة ويمكن غالبًا تفويضها للآخرين.

3- وضع جدول زمني

بعد ترتيب أولويات المهام، يتم إنشاء جدول زمني لكل مهمة، يحدد تاريخ البدء فيها وتاريخ إنجازها، مع وضع المهام العاجلة في البداية للتركيز على تنفيذها أولًا، وفي حال وجود مهام يجب تفويضها لموظفين آخرين، يجب تحديد الشخص المكلف بتنفيذ المهمة.

تربطك صبّار بأفضل المرشحين المدربين والجاهزين للانضمام إلى فريقك، لتتمكن من التركيز على تطوير أعمالك دون القلق بشأن التوظيف.

4- استخدام الأدوات والتقنيات

هناك العديد من الأدوات الإلكترونية التي يمكن استخدامها في إدارة جدول ترتيب المهام، مثل Trello، Asana، Microsoft Planner، إذ تفيد تلك الأدوات في إرسال الإشعارات، وتوزيع المهام على الأفراد، وتقديم تقارير متابعة تلقائية.

5- تحديث الجدول ومتابعة التنفيذ

من الضروري مراجعة جدول ترتيب المهام يوميًا أو أسبوعيًا، وتحديد المهام التي تم إنجازها، مع تعديل المواعيد أو الأولويات حسب أي تغييرات مفاجئة.

فيما يلي نموذج جدول ترتيب المهام بصيغة Excel يمكن تحميله وإجراء التعديلات المطلوبة عليه.

استقطب الكفاءات والمواهب مع صبّار

هل تبحث عن الكفاءات الحقيقية التي ترتقي بشركتك إلى المستوى التالي؟ نحن في صبّار للتوظيف متخصصون في ربط أصحاب الأعمال بالمواهب الحقيقية، إذ نوفر لك فريقًا متميزًا من المحترفين المؤهلين لضمان نجاح أعمالك بسرعة وكفاءة.

بمجرد توضيح متطلباتك من الموظفين سواء سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، تحصل على قائمة بأفضل المرشحين وأكثرهم توافقًا مع احتياجاتك، منتقاة بواسطة الذكاء الاصطناعي، لتضمن توظيف سريع ودقيق لا يهدر وقتك.

الخاتمة:

نموذج تسليم المهام بين الموظفين وجدول ترتيب المهام يُعدان من الأدوات الأساسية لضمان استمرارية العمل وكفاءة إنجاز المهام داخل المؤسسات. يُستخدم نموذج تسليم المهام عند نقل مسؤولية مشروع أو دور وظيفي من موظف إلى آخر، ويحتوي على كافة التفاصيل المتعلقة بالمشروع أو الدور، مثل نطاق العمل، المهام والمسؤوليات، الجداول الزمنية، الميزانية، التحديات، المخرجات المطلوبة، وجهات الاتصال، وغيرها من المعلومات الحيوية لضمان انتقال سلس وسريع للمهام.

ويشمل إعداد النموذج خطوات مهمة مثل تحديد نوع التسليم ونطاقه، تعريف أصحاب المصلحة وأدوارهم، اختيار شكل وتنسيق الوثيقة، جمع المعلومات والمستندات الضرورية، إعداد المستند النهائي، وأخيرًا عقد اجتماع لتسليم المهام والتأكد من فهم الموظف المستلم لكافة التفاصيل.

أما جدول ترتيب المهام فيُستخدم لتنظيم المهام اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية حسب الأولوية والأهمية، بهدف التركيز على المهام الأكثر إلحاحًا وتأثيرًا أولًا وتحسين إدارة الوقت والإنتاجية. 

ويشمل إعداد الجدول خطوات مثل تحديد وجمع جميع المهام، ترتيب أولوياتها وفق أهميتها واستعجالها باستخدام أدوات مثل مصفوفة أيزنهاور، وضع جدول زمني لكل مهمة، الاستعانة بالأدوات الرقمية مثل Trello وAsana لتسهيل المتابعة، ومراجعة وتحديث الجدول دوريًا لضمان سير العمل بكفاءة ومرونة. هاتان الأداتان تكملان بعضهما البعض لضمان انتقال سلس للمهام وتحقيق أفضل النتائج.