الفرق بين الجرد الدوري والمستمر

الفرق بين الجرد الدوري والمستمر من الأمور بالغة الأهمية التي يتعين على المؤسسات التي تتعامل مع كميات كبيرة أو صغيرة من المنتجات في مواقع تخزين متعددة إلى معرفتها، لأن هذا الاختلاف قد يمثل فقدانًا أو زيادة في التحكم بسير العمل داخل سلسلة التوريد، وبالتالي فإن معرفة نقاط الاختلاف يمكّن كل مؤسسة من اختيار النظام المناسب في تخزين منتجاتها، بما يضمن تحسين سير العمل بدلًا من عرقلته، وكفاءة العمليات، ودقة البيانات، وجودة التقارير المالية، وفي هذا المقال نوضح ما هي أوجه الاختلاف بين الجرد الدوري والجرد المستمر.

الفرق بين الجرد الدوري والمستمر:

يُعد كلًا من الجرد الدوري والجرد المستمر من أنظمة الجرد الفعالة ويعتمد الاختيار بينهما على وتيرة العمل داخل المؤسسة، فإذا كان للمؤسسة عدة فروع أو تتعامل مع منتجات سريعة الحركة، فإن الجرد المستمر هو الأسلوب المناسب، أما في حال امتلاك عدد محدود من الأصناف وكانت المؤسسة تسعى لتقليل التعقيدات التشغيلية، فمن الأفضل استخدام الجرد الدوري.

والجرد الدوري هو النظام البسيط الذي يهدف إلى فحص مستويات المخزون أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا، وتعتمد عليه الشركات الصغيرة ذات مستويات المخزون المنخفضة، ويتم تحديثه يدويًا بعد كل فترة محاسبية.

أما الجرد المستمر فهو نظام يعتمد على الحاسوب ويحدّث بيانات المخزون لحظيًا مع كل عملية بيع أو طلب عبر الماسحات، وأنظمة نقاط البيع، مما يفيد في الاحتفاظ بسجلات المشتريات وتحليل التدفقات النقدية في الوقت الفعلي.

وفيما يلي أوجه الاختلاف بين نظامي الجرد الدوري والجرد المستمر:

تعريف الجرد الدوري

الجرد الدوري هو نظام مبسط تستخدمه المؤسسات التي تبيع كميات قليلة من السلع والمنتجات عالية القيمة في عد المخزون وتحديث سجلاته بشكل منتظم سواء أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا، إذ تقوم المؤسسة بحصر مخزونها يدويًا لمعرفة الرصيد المتبقي والكميات المتاحة للبيع وتكاليف المخزون أو تكلفة البضاعة المباعة، وبعد الانتهاء من عد جميع الأصناف، تُسجل جميع المشتريات في حساب المشتريات ثم تُنقل إلى حساب المخزون في نهاية الفترة المحاسبية، وبالتالي يُطبق الرصيد كبداية لفترة جديدة.

تستخدم المؤسسات نظام الجرد الدوري في معرفة إيراداتها خلال فترة المخزون، ومطابقة المخزون مع السجلات المحاسبية وحساب مؤشرات مالية مثل تكلفة البضائع المباعة والمخزون النهائي، وحساب معدل دوران المخزون حتى يتسنى تحسين مستوياته للفترة المُقبلة، وفي الغالب يُدار هذا النظام عبر جداول بيانات أو برامج بسيطة أو أنظمة ورقية.

يُعد نظام الجرد الدوري هو المناسب للشركات المتوسطة أو الصغيرة، أو تلك التي تفتقر إلى الموارد المالية التي تمكنها من إقامة بنية تحتية مكلفة، كما يناسب التي تتعامل مع كميات صغيرة من البضائع التي يمكن عدها يدويًا، ولكن ما يعيبه أنه يتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين، وقد يؤدي إلى نتائج غير دقيقة لاحتمالية ارتكاب أخطاء خلال عملية الحصر، مما يمنع تحديد تكلفة التصنيع المباشرة وتكاليف العمالة والمصاريف العامة التي تؤثر على المخزون.

تعريف الجرد المستمر

الجرد المستمر هو النظام المحوسب الذي تستخدمه المؤسسة في تحديث سجلات مخزونها بشكل دائم وفي الوقت الفعلي، إذ تحتاج إلى رؤية منتظمة لمستويات وأرصدة المخزون وذلك باستخدام التكنولوجيا الرقمية، فعند استلام أي منتج أو بيعه أو إرجاعه، يقوم النظام بالتحديث تلقائيًا، مع تسجيل كل عملية شراء فورًا وتحديثها في قاعدة البيانات، مما يعزز من قدرة المؤسسة على التحكم في حساب مخزونها بسهولة.

يُعد نظام نقاط البيع (POS) هو التقنية الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسات في إجراء الجرد المستمر، فبعد كل معاملة، يقوم هذا البرنامج بتحديث كميات المنتجات، مع الاحتفاظ بدفتر أستاذ منفصل لكل صنف يحتوي على معلومات بشأن الشراء، وتكلفة البضائع المباعة، والكمية الموجودة في المخزون، وتخصيص باركود أو رقم تسلسلي لكل عنصر يوضح مصدره وتحديد أمر الشراء الذي جاء منه وإبراز موقع تخزينه الحالي ومعرفة مدة بقائه على الرف، وبالتالي تُسجل جميع هذه البيانات في برنامج إدارة المخزون.

تستفيد المؤسسات من نظام الجرد المستمر في تسجيل جميع البيانات مباشرة، مما يقلل من حاجتها إلى الجرد الفعلي، فضلًا عن أهمية هذا النظام في معرفة هامش الربح الإجمالي للمؤسسة عن طريق إضافة تكلفة شراء المخزون إلى رصيد المخزون أول المدة ثم طرح تكلفة المخزون آخر الفترة المحاسبية.

يناسب هذا النظام المؤسسات التي تبيع كميات كبيرة من المنتجات ولديها حجم مبيعات مرتفع، وعلى الرغم من أنه أبسط من الجرد الدوري وأكثر دقة منه، إلا أن ما يعبيه تكلفته العالية، لأنه يتطلب تركيب بنية تحتية تقنية وصيانتها، ولكن في ذات الوقت يمكن اعتباره استثمارًا طويل الأمد يسهل عملية المتابعة فيما بعد.

توفر لك صبّار للتوظيف موظفي مخازن جاهزين للعمل فورًا لإجراء الجرد بأعلى سرعة مع الالتزام الكامل بالإجراءات، دون التأثير على سير العمليات اليومية.

حساب تكلفة البضاعة المباعة في الجرد الدوري والمستمر

يُعد حساب تكلفة البضاعة المباعة من أبرز أوجه الاختلاف بين نظامي الجرد المستمر والجرد الدوري، إذ يبرز هذا الاختلاف من خلال ما يلي:

حساب تكلفة البضاعة المباعة في الجرد الدوري

في نظام الجرد الدوري، يتم حساب تكلفة البضاعة المباعة في نهاية كل فترة محاسبية، عن طريق طرح المخزون الختامي من مجموع مخزون أول الفترة والمشتريات التي تمت خلالها، كما تُسجل المشتريات كعنصر منفصل في السجلات المحاسبية وتُضاف إلى المخزون الابتدائي في نهاية الفترة، ولا تؤثر تلك المشتريات مباشرة على المخزون أو تكلفة البضاعة المباعة خلال الفترة المحاسبية، لكن يتم تسويتها عند انتهاء هذه الفترة.

حساب تكلفة البضاعة المباعة في الجرد المستمر

في نظام الجرد المستمر، يتم تحديث المخزون في كل مرة يتم فيها بيع أو شراء أو تصنيع منتج، إذ يتتبع النظام بيانات وحركة المخزون بشكل مستمر، مما يتيح الاحتفاظ بسجلات مستمرة وفي الوقت الفعلي، ويوفر صورة دقيقة عن مستويات المخزون وتكاليفه دون الانتظار إلى نهاية الفترة المحاسبية، مما يضمن بقاء المؤسسة على اطلاع دائم بقيمة مخزونها وتكلفة البضائع المباعة، وهو ما يؤدي إلى تحسين التخطيط المالي.

حالات الاستخدام لكل منهما

فيما يلي وجه الاختلاف بين الجرد الدوري والجرد المستمر من حيث حالات الاستخدام:

حالات الاستخدام للجرد الدوري

تستخدم الشركات الصغيرة والمتاجر البسيطة وكذلك تجار التجزئة نظام الجرد الدوري من أجل إجراء جرد للمخزون على فترات محددة، إذ يناسبها هذا النظام نظرًا لانخفاض حجم مبيعاتها وقلة تكلفته مع عدم قدرة هذه الشركات على الاستثمار في برامج متقدمة أو أدوات تتبع الأصول.

حالات الاستخدام للجرد المستمر

تستخدم المؤسسات الكبيرة وشركات التجارة الإلكترونية والمتاجر التي لديها عدد كبير من المعاملات والعديد من خطوط المنتجات نظام الجرد المستمر من أجل تحليل مستويات مخزونها في الوقت الفعلي، وحتى يساعدها على اتخاذ قرارات سريعة بشأن إعادة التخزين، والتحكم في المخزون، وتقليل خطر نفاده، من خلال البيانات الدقيقة والفورية عن المخزون التي يوفرها.

تكلفة التنفيذ لكل من الجرد الدوري والجرد المستمر

تختلف تكلفة تنفيذ نظام الجرد الدوري عن تكلفة نظام الجرد المستمر، من خلال ما يلي:

تكلفة تنفيذ الجرد الدوري

يُعد نظام الجرد الدوري أقل تكلفة من نظام الجرد المستمر، لأنه لا يتطلب أي برامج أو تقنيات خاصة لتتبع المخزون بشكل مستمر، بل يعتمد على استخدام جداول بيانات أو أدوات بسيطة، مما يجعله مناسبًا للشركات ذات الميزانية المحدودة أو التي لديها احتياجات مخزون أبسط.

تكلفة تنفيذ الجرد المستمر

نظام الجرد المستمر هو أكثر تكلفة مقارنة بنظام الجرد الدوري نظرًا لاعتماده على برامج خاصة وأدوات حديثة بما في ذلك وحدات المخزون وقارئات الباركود وأنظمة نقاط البيع (POS)، وبرامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وبرامج إدارة المستودعات، مما يجعل تطبيقه مكلفًا، لذلك، غالبًا ما يُستخدم هذا النظام فقط من قبل الشركات الكبرى لأتمتة المخازن وتتبع كل سلعة.

تكرار تحديث المخزون في كل منهما

يكمن الفرق الأساسي بين نظام الجرد المستمر ونظام الجرد الدوري من حيث تكرار تحديث المخزون فيما يلي:

الجرد الدوري

تقوم الشركات الصغيرة بإجراء الجرد الدوري شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا.

الجرد المستمر

تقوم المؤسسات الكبرى بتنفيذ نظام الجرد المستمر وتحديث المخزون في الوقت الفعلي.

الكفاءة التشغيلية في الجرد الدوري والمستمر

فيما يخص الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر من حيث التأثير على الكفاءة التشغيلية فهو:

الجرد الدوري

قد يؤثر نظام الجرد الدوري على الكفاءة التشغيلية للشركات، لأنه يعتمد على العّد اليدوي، مما يؤدي إلى الحصول على معلومات أقل حول المخزون، وبالتالي تقل جودة اتخاذ القرارات.

الجرد المستمر

يساعد نظام الجرد المستمر على تعزيز الكفاءة التشغيلية، لأنه يوفر بيانات دقيقة في الوقت الفعلي، ويقلل من الحاجة إلى إجراء جرد دوري متكررة.

اكتشاف الفاقد للجرد الدوري والمستمر

هناك فرق بين قدرة الجرد الدوري والجرد المستمر على اكتشاف الفاقد، يتمثل فيما يلي:

الجرد الدوري

لا يتيح نظام الجرد الدوري اكتشاف الفاقد إلا في نهاية الفترة المحاسبية، إذ يكشف عن انخفاضات غير مبررة تكون مدمجة ضمن تكلفة البضاعة المباعة.

الجرد المستمر

يساعد على اكتشاف الفاقد بسرعة من خلال مقارنة سجلات المخزون الفورية بنتائج الجرد الفعلي الدوري، إذ يتتبع النظام كل حركة للمخزون بشكل مستمر، مما يُبرز الفروقات بوضوح.

المزايا والفوائد للجرد الدوري والمستمر

من حيث مزايا والفوائد، تكمن نقاط الاختلاف بين الجرد الدوري والجرد المستمر فيما يلي:

الجرد الدوري

• ما يميزه سهولة استخدامه وعدم حاجته إلى برامج متقدمة أو تتبع مستمر لحركة الأصناف، بل يعتمد على حسابات بسيطة وسجلات قليلة، ويُستخدم من قِبل الشركات الصغيرة التي تدير عدد قليل من أنواع المنتجات.
• يمكن إجراء الجرد الدوري بسهولة في نهاية كل شهر، وذلك دون تعطيل العمليات اليومية للنشاط التجاري.
• الجرد الدوري أقل من حيث التكلفة، لأنه لا يتطلب تكاليف برامج أو تحديثات مستمرة أو تدريب موظفين على استخدام الأنظمة التقنية مثل إدارة المخزون ونظام نقاط البيع.
• لا يتطلب استخدامه تحضيرات كبيرة، ويمكن تنفيذه خلال الفترة الزمنية التي تناسب احتياجات الشركة.

الجرد المستمر

• يوفر نظام الجرد المستمر رؤية فورية لمستويات المخزون، تتيح لأصحاب المؤسسات معرفة كمية المخزون المتوفرة في أي لحظة لتجنب نفاد المخزون أو وجود فائض، مما يتيح اتخاذ قرارات سريعة وأكثر كفاءة عند حدوث تغييرات في الطلب.
• من خلال الجرد المستمر، تتعرف المؤسسات على المنتجات الأكثر مبيعًا والأقل مبيعًا.
• يساعد على الاحتفاظ بسجلات دقيقة، مما يجنب حالات نفاد المخزون أو وجود فائض، ويساعد على تحسين مستويات المخزون وتوقع الطلب بشكل أفضل.
• يتيح نظام الجرد المستمر لإدارة المؤسسة تحكمًا مباشرًا أكبر في المخزون.
• تفيد التحديثات المستمرة بالنظام في التحقق من توفر المنتج بسهولة.
• تتكامل أنظمة الجرد المستمر مع أنظمة نقاط البيع (POS) وبرامج إدارة المخزون، مما يؤدي إلى تبسيط العمليات وتحقيق الاتساق بين مختلف الأنظمة، مما يتيح تتبع المخزون بشكل فوري.

تضمن لك صبّار توظيف كوادر مخازن تمتلك خبرة في كشف الفروقات، وتحديث سجلات المخزون بما يضمن لك تقارير حقيقية ونتائج يمكن الاعتماد عليها.

العيوب والتحديات لكل من الجرد الدوري والمستمر

لكل من الجرد الدوري والجرد المستمر مجموعة من العيوب والتحديات، نبرزها فيما يلي:

الجرد الدوري

• من أبرز عيوب نظام الجرد الدوري، أنه لا يوفر تتبعًا دقيقًا للمخزون في الوقت الفعلي، فلا تعرف الشركة الكمية المتوفرة في المخزون، مما قد يؤدي إلى نفاد المخزون أو وجود فائض.
• يؤدي نظام الجرد الدوري إلى قلة سيطرة إدارة الشركة على مستويات مخزونها.
• كلما كبرت الشركة وتوسعت عملياتها، بات هذا النظام أكثر استهلاكًا للوقت وأقل دقة.
• قد يترتب على استخدام الجرد الدوري وجود اختلافات وأخطاء نتيجة عدم تحديث سجلات المخزون.
• يؤثر نقص البيانات في الوقت الفعلي على التقارير المالية، وإدارة المخزون، واتخاذ القرار، والاستجابة لتغيرات السوق.

الجرد المستمر

• يتطلب نظام الجرد المستمر برامج حديثة وتحديثات مستمرة وصيانة دورية، مما يجعل تطبيقه مكلفًا نسبيًا، وهو ما لا يناسب الشركات الصغيرة ذات الموارد المحدودة.
• في حال ارتكاب أخطاء بشرية مثل إدخال بيانات خاطئة، قد تكون السجلات غير دقيقة.
• إدارة التحديثات الفورية والتكامل مع أنظمة أخرى قد يزيد من التعقيد.

وظف أفضل موظفي المخازن مع صبّار

هل تعاني من أخطاء الجرد وتبحث عن الكفاءات المتخصصة في هذا المجال؟ مع صبّار يمكنك توظيف أفضل موظفي المخازن الموثوقين لإجراء عمليات الجرد بأعلى كفاءة، سواء كنت تدير متجرًا، مستودعًا، أو سلسلة فروع، نضمن لك تنفيذ الجرد بدقة واحترافية.

من خلال قاعدة البيانات الضخمة في صبّار، يمكنك العثور على جميع متطلباتك من الموظفين، السعوديين أو الأجانب، المؤهلين للعمل بدوام كامل أو جزئي، مع تنفيذ التوظيف بأقصى سرعة ممكنة.

الخاتمة:

يختلف نظاما الجرد الدوري والجرد المستمر من حيث طريقة المتابعة ودقة البيانات؛ فالجرد الدوري يعتمد على عدّ المخزون على فترات زمنية محددة، مثل شهريًا أو سنويًا، مما يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة أو الأنشطة التي تتعامل مع أصناف محدودة ويسعى أصحابها إلى تقليل التعقيدات التشغيلية. 

ورغم بساطته وقلة تكلفته، إلا أنه قد ينتج عنه فجوات وأخطاء بسبب الاعتماد على الجرد اليدوي وعدم توفر معلومات لحظية عن المخزون، ما يؤثر على سرعة اتخاذ القرار وقد يتسبب في فروقات يصعب اكتشافها إلا في نهاية الفترة.

أما الجرد المستمر فهو نظام يعتمد على التكنولوجيا لتحديث بيانات المخزون أولًا بأول عند كل عملية بيع أو شراء أو إرجاع، ويمنح المؤسسات رؤية فورية لمستويات المخزون وتكلفته، مما يساعدها على ضبط عمليات الشراء وتجنب نفاد البضاعة. 

هذا النظام أكثر دقة وكفاءة لأنه يكشف الانحرافات بسرعة ويُسهل إدارة المخزون، لكنه يحتاج إلى أنظمة متقدمة مثل نقاط البيع وبرامج إدارة المستودعات، مما يجعله خيارًا مناسبًا للمؤسسات الكبيرة وتجار التجزئة الذين لديهم حجم تعاملات كبير وقدرة على الاستثمار في البنية التقنية.