مهام إدارة المستودعات وأدائها بكفاءة عنصرًا حاسمًا في نجاح أي منشأة تجارية أو صناعية، إذ تتجاوز مجرد تخزين السلع، فهي تلعب دورًا استراتيجيًا في دعم سلسلة الإمداد وضمان استمرارية العمليات دون انقطاع، فضلًا عن اعتمادها على أحدث التقنيات التي تساعد على رفع كفاءة الأداء وتحسين دقة البيانات واتخاذ القرارات المستنيرة، وفي هذا المقال نشرح بالتفصيل ما هي مهام إدارة المستودعات.
مهام إدارة المستودعات هي مجموعة من الأنشطة اليومية التي تتم داخل مستودعات تخزين المواد والسلع والبضائع، لضمان تخزينها بكفاءة، وحمايتها، وتحريكها في الوقت والمكان المناسبين، وبالتالي فهي تُعد جزءًا حيويًا من سلسلة الإمداد وتؤثر بشكل كبير في كفاءتها، وتشمل مهام إدارة المستودعات ما يلي:
1- تخزين البضائع
يُعد تخزين البضائع من أهم وظائف إدارة المستودعات، فعلى الرغم من ظهور المستودعات الحديثة التي تقوم بالعديد من الوظائف، لكن يظل التخزين هو الوظيفة الأساسية لأي مستودع، فهذا هو المكان الذي يمكن فيه للمؤسسات تخزين بضائعها ومعداتها ومخزونها وغيرها من العناصر.
يعتمد التخزين الفعال في المستودع على مدى توفر مساحة كافية لتخزين مختلف أنواع العناصر حتى تلك التي لا تبيعها المؤسسة على الفور، مما يقلل من الهدر وتكبد الخسائر المالية، لذلك فإن امتلاك المؤسسة مساحة تخزين تتجاوز الطلب يعزز من قدرتها على الاستجابة لتقلبات السوق.
كما يعتمد على تزويد المؤسسات بعناصر للتحكم في درجات الحرارة، مما يمكنها من تخزين المنتجات الحساسة للحرارة، وبالتالي تقل معدلات تلف البضائع أو انتهاء صلاحيتها، وما يترتب على ذلك من هدر وخسائر.
ينقسم التخزين في المستودعات إلى نوعين وهما:
التخزين المخطط
في التخزين المخطط، تقدر المؤسسة طلب العملاء بدقة، وتعمل على تلبية هذا الطلب من خلال تخزين كميات كافية من البضائع.
التخزين الموسع
تلجأ المؤسسات إلى نهج التخزين الموسع من أجل تخزين البضائع التي قد يزيد أو ينقص الطلب عليها بناءً على عدة عوامل مثل التقلبات الموسمية أو الحملات الترويجية الكبيرة، وبالتالي تقدر المؤسسة مخزونها بشكل أفضل حتى يتسنى لها تلبية احتياجات عملائها.
اقرأ أيضًا: إدارة المستودعات - دليل شامل
2- تأمين البضائع
تُعد المستودعات مكانًا آمنًا للحفاظ على البضائع وحمايتها من السرقة والتلف والفقدان، وكذلك انتهاء صلاحيتها، وبالتالي تنطوي إدارة المستودعات على تشديد الإجراءات الأمنية وتزويد المستودع بكاميرات المراقبة وأجهزة الإنذار لمنع السرقة والتخريب.
كما يتم حماية البضائع من التلف بسبب تعرضها للحرارة والرياح وعوامل بيئية أخرى عن طريق عمل المستودعات في درجات حرارة وظروف مثالية للبضائع الموجودة بداخلها، إذ يتم زيادة التهوية أو التحكم في درجات الحرارة لحماية البضائع من الحرارة الزائدة والرطوبة.
ومن الإجراءات الأخرى التي تُتخذ للحفاظ على البضائع في المستودعات، استخدام المبيدات الحشرية لحماية البضائع من التلف، مثل الفواكه والخضروات، واتخاذ جميع تدابير الحماية التي تضمن زيادة العمر الافتراضي للبضائع المُخزنة، مما يحمي المؤسسة من تكبد خسائر مالية فادحة.
3- تسهيل حركة البضائع
من الوظائف الأساسية لإدارة المستودعات، التأكد من أن حركة البضائع داخل المستودعات سلسة قدر الإمكان، حتى تتمكن المؤسسات من تلبية طلبات العملاء بصورة منتظمة دون تأخير، والالتزام بالجداول الزمنية للتسليم، مما يعزز من كفاءة العمليات، ويضمن رضا العملاء عن طريق تقليل أوقات التسليم وضمان شحن العناصر الحساسة للوقت، مثل الأغذية وغيرها من المنتجات، وهي طازجة.
تتضمن الإدارة الفعالة للمستودعات تخصيص عدة اتجاهات حسب نوع البضائع، مثل البضائع الواردة، والبضائع الصادرة، ونقل البضائع بين المواقع، وهو أمرًا بالغ الأهمية خاصة عند التعامل مع المنتجات الحساسة للوقت التي قد تنتهي صلاحيتها في حال تخزينها لفترة طويلة.
تعرف على: الوصف الوظيفي لأمين / مساعد أمين مستودع Warehouse Keeper وأهم المهام والمهارات
4- استقرار الأسعار
تشمل مهام إدارة المستودعات الحفاظ على استقرار أسعار البضائع والمنتجات، من خلال الاحتفاظ بالمنتجات في المستودع الذي يتيح ضبط العرض وفقًا للطلب من العملاء، مما يمنع حدوث أي مفاجآت في الأسعار سواء ارتفاع أو انخفاض حاض، وبالتالي تتجنب المؤسسة التعرض لأضرار مالية كبيرة.
على سبيل المثال، إذا كان السوق يشهد انخفاضًا في الطلب، تستخدم المؤسسات المستودعات في تخزين البضائع بأمان، مما يضمن الحفاظ عليها طازجة وقابلة للاستخدام في أثناء انخفاض الطلب، وبالتالي عندما يرتفع الطلب في وقت لاحق، تتمكن المؤسسة من إرسال البضائع في حالتها الجيدة.
وإذا تجاوز العرض الطلب الحالي، فقد يترتب على ذلك انخفاضًا في الأسعار، مما يعرض المؤسسات لخسائر كبيرة، لذلك يمكنها تجنب ذلك من خلال تخزين المنتجات في المستودعات.
حتى تضمن المؤسسات استقرار الأسعار عند حدوث تقلبات في العرض والطلب، توكل إلى مديري المستودعات مهمة توفير مساحات تخزين كافية للبضائع الزائدة عند انخفاض الطلب، وتنسيق التعبئة والتسليم بكفاءة عند ارتفاع الطلب.
5- المعالجة الإضافية
لا تقتصر مهام إدارة المستودعات على تخزين البضائع لعدة أغراض فحسب، بل تشمل أيضًا تنفيذ خدمات ذات قيمة مضافة على المنتجات تعزز من قيمتها وتساهم في تعظيم إيرادات وأرباح المؤسسة، من الأمثلة على تلك الخدمات التي يمكن تنفيذها في المستودع التغليف كهدية، وضع الملصقات، فحص الجودة، وتجميع المنتجات في حزم.
كما يمكن للموظفين تلبية متطلبات بعض تجار التجزئة من خلال تخصيص المنتجات أو إعادة تعبئتها أو إعادة وضع العلامة التجارية عليها.
6- فحوصات الجودة
يتولى مسؤولي المستودع مسؤولية التأكد من جودة المخزون وتطابقها مع الجودة التي يتوقعها العملاء، لذلك يقومون بفحص البضائع والسلع بمجرد استلامها والتأكد من أنها خالية من أي تلف أو صدمات أو خبطات تعرضت لها خلال عملية النقل، مع مقارنتها بقائمة التعبئة.
يُعد المستودع هو أفضل مكان لفحص جودة البضائع المُستلمة والتأكد من دقة العمليات الموضحة على الشحنات، ومطابقتها للسعر الذي دفعته الشركة.
اكتشف المزيد حول: جرد المستودع - دليل شامل
7- جرد المخزون
في الكثير من الأحيان، يتم إجراء جرد للمخزون داخل المستودع، إذ تتحقق المؤسسة من كمية المخزون داخل المستودع من خلال إجراء جرد يدوي منتظم، وأحيانًا يدمج موظفي المستودع عمليات الجرد مع أنظمة إدارة المخزون لتقديم رؤية واضحة للمؤسسة عن مخزونها.
يكمن الغرض الأساسي من عملية جرد المخزون في التحقق من مدى تطابق المخزون مع التقديرات الحالية، مما يمكن المؤسسات من تحديد أي خسائر نتيجة التلف أو السرقة سريعًا، ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة تلك الخسائر.
8- توثيق البضائع
تتضمن مهام إدارة المستودعات توثيق للبضائع التي تم شحنها، والبضائع الموجودة في المخزون، وأي شحنات مستقبلية قد تصل في المستقبل، لذلك تقوم فرق اللوجستيات بإعداد جميع المستندات اللازمة بما في ذلك وثائق الشحن، وقوائم التعبئة، والفواتير، فضلًا عن التصاريح الصادرة من السلطات المختصة بالنقل حسب الطريق الذي يسلكه قائدي الشاحنات.
ويعتمد الموظفين على بيانات المستودع في إنشاء التقارير، وتخزين المعلومات عن جميع العمليات، ثم تقوم المؤسسات برقمنة تلك المعلومات، ليصبح المستودع هو المصدر الأول لها.
تفيد عملية التوثيق في متابعة الإجراءات بدقة عبر سلسلة الإمداد بالكامل، وبالتالي تصبح العمليات منظمة بشكل أكبر، وهو ما يعزز من الكفاءة والإنتاجية.
9- مكافحة الآفات
تُعد مكافحة الآفات التي قد تضر بالمخزون وتكبد المؤسسات خسائر فادحة مهمة أساسية من مهام إدارة المستودعات، فقد تتعرض البضائع في المستودع لآفات مثل الحشرات والقوارض تتسبب في تلفها، إذ تعتمد على الأغذية الطازجة في طعامها، كما تقوم بمضغ الأسلام والبلاستيك، وبالتالي البضائع تصبح غير صالحة للاستهلاك.
تعمل إدارة المستودعات على القضاء على تلك الآفات باستخدام المبيدات وطرق الوقاية الميكانيكية، كما يقوم الموظفين في المستودع بالبحث عن علامات وجود آفات بصورة منتظمة، وتنفيذ تقنيات الوقاية منها.
10- التوصيل العابر
توكل المؤسسات إلى مديري المستودعات مهمة تنفيذ عملية التوصيل العابر، التي تعني نقل البضائع من المركبات الواردة إلى المركبات الصادرة دون أن يتم تخزينها في المستودع في فترة النقل هذه، وبالتالي تقل تكاليف التخزين على المؤسسات، ويقل الوقت المُستغرق في وصول المنتجات إلى العملاء، مما يضمن تحسين خدمة العملاء بصورة كبيرة.
غالبًا ما يتم تنفيذ عملية التوصيل العابر من منطقة التجميع في المستودع، وهي المنطقة التي يتم فيها تجميع أو تفريغ البضائع في أثناء الاستلام أو الشحن.
11- معالجة الأخطاء
من الوارد وقوع أخطاء في عملية تخزين البضائع بالمستودع، مثل وجود كميات كبيرة من المخزون غير المستخدم، أو نفاد مواد التعبئة مبكرًا، أو مواجهة تقلبات في الطلب على منتج معين، الأمر الذي يفرض على مسؤولي المستودع استخدام نظام تتبع المخزون الورقي أو الإلكتروني لتسجيل توقيت استلام المخزون، ووقت تحضيره للتفريغ، ووقت وضعه على الرفوف، وحساب متوسط الوقت المستغرق بين كل مرحلة خلال شهر واحد، لمعرفة معدل دقة الاستلام، كما يمكن استخدام حسابات مماثلة لقياس الكفاءة في باقي أقسام المستودع، مثل الوقت المستغرق في الالتقاط والتعبئة.
12- تقليل المخاطر
وأخيرًا، يجب أن تتضمن الإدارة الفعالة للمستودعات تقليل المخاطر من خلال تقليل الأخطاء وتحسين الدقة في جميع مراحل التحكم وإدارة المخزون، وهو ما يتطلب التأكد من استلام المنتجات وتخزينها وشحنها بشكل صحيح، لتقليل احتمالية حدوث أخطاء في التخزين، أو الشحنات غير الصحيحة، أو فقدان المخزون، بما يؤثر بالسلب على سلسلة الإمداد بالمؤسسة.
صبّار هي شريكك الأمثل في إدارة مستودعاتك بكفاءة
هل تواجه تحديات في إدارة مستودعاتك وتبحث عن الكفاءات المدربة لإدارة جميع جوانب المستودعات بكفاءة عالية؟ مع صبّار للتوظيف يمكنك حل هذه المشكلة، لأننا نوفر لك أفضل المواهب القادرة على إدارة المخزون، وتنظيم العمليات، وتحقيق أقصى استفادة من المساحات والتقنيات الحديثة.
تلبي لك صبّار جميع احتياجاتك من الموظفين، السعوديين أو الأجانب، بخبرة أو من دون، المتاحين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، فقط بادر بالتواصل معنا وأخبرنا بمتطلباتك لتصل إليك قائمة بأفضل المرشحين المطابقين لشروط عملك، لضمان عملية توظيف سريعة ودقيقة لا تهدر وقتك وجهدك.
الخاتمة:
مهام إدارة المستودعات تتضمن مجموعة واسعة من الأنشطة اليومية التي تهدف إلى ضمان تخزين السلع والمخزون بكفاءة وحمايتها وتحريكها في الوقت والمكان المناسبين، بما يسهم في تحسين كفاءة سلسلة الإمداد.
تشمل هذه المهام التخزين المخطط والموسع للبضائع، تأمينها ضد السرقة أو التلف أو انتهاء الصلاحية، وتسهيل حركة البضائع داخل المستودع لضمان الالتزام بمواعيد التسليم وتقليل أوقات الانتظار، بالإضافة إلى الحفاظ على استقرار الأسعار عبر التحكم في العرض وفق الطلب.
كما تشمل المعالجة الإضافية للمنتجات مثل التغليف وإعادة العلامات التجارية وفحوصات الجودة للتأكد من مطابقة المخزون لمعايير العملاء.
إلى جانب ذلك، تشمل مهام إدارة المستودعات جرد المخزون بانتظام وتوثيق الشحنات والسلع المخزنة، ومكافحة الآفات لحماية المخزون من التلف، وتنفيذ عمليات التوصيل العابر لتقليل زمن الوصول للعملاء وتكاليف التخزين، ومعالجة الأخطاء عبر أنظمة تتبع دقيقة، وتقليل المخاطر من خلال تحسين الدقة في استلام وتخزين وشحن المنتجات.
كل هذه الإجراءات تساهم في رفع كفاءة العمليات، تقليل الهدر، حماية الأصول، وتحقيق رضا العملاء وتعزيز ربحية المؤسسة.
