جرد المستودع - دليل شامل

جرد المستودع في المطاعم هو عملية دورية دقيقة تهدف إلى حصر الأصناف المخزنة ومقارنتها بسجلات النظام لاكتشاف الفروقات، تقليل الفاقد، وتفادي الهدر، مما يعزز كفاءة التشغيل ويُبقي كل شيء تحت السيطرة، باستخدام قوائم أو أدوات رقمية وتحت إشراف مديري المستودع والمحاسبة لضمان دقة الجرد واتخاذ قرارات أفضل بشأن المخزون.

جرد المستودع في المطاعم تُعد من العمليات الحيوية التي تساهم بشكل مباشر في الحفاظ على كفاءة التشغيل وضمان استمرارية العمل في المطعم دون انقطاع، إذ تحتاج المطاعم إلى جرد مستودعاتها بشكل دوري لفحص المواد الغذائية وغير الغذائية المخزنة، والتأكد من أن الكميات الفعلية الموجودة في المستودعات متطابقة مع ما هو مدون بالسجلات، بما يضمن تجنب هدر المكونات أو فقدها، وقد تزايدت أهمية تلك العملية خاصة بعد ارتفاع تكاليف المواد الذي بات يشكل تحديًا خاصًا أمام أصحاب المطاعم، وفي هذا المقال نوضح تعريف جرد المستودع وأساسياته.

جرد المستودع:

يشير مصطلح جرد مستودع مطعم إلى الفحص الذي يجريه مدير المستودع بشكل منظم من أجل حصر ومراجعة كميات المواد الغذائية والمشروبات والمستلزمات المخزنة، وتوثيقها والتأكد من تطابقها مع السجلات الرسمية في شكلها الورقي أو الإلكتروني، حتى يتم التعرف على ما إذا كان هناك مواد ومكونات تالفة أو مفقودة أو مُهدرة أو ناقصة أو زائدة.

وتُجرى عملية جرد المستودع بشكل دوري، سواء شهري أو ربع سنوي، أو في نهاية السنة المالية، ويتولى تنفيذها مدير المستودع الذي ينفذ تلك العملية بإشراف من فريق المحاسبة وإدارة المطعم، إذ يتم استخدام قوائم الجرد أو تطبيقات رقمية، وعد جميع الأصناف المخزنة يدويًا أو باستخدام الباركود، ثم مقارنة الكمية الفعلية بالكمية المسجلة في النظام، وفي حال وجود فروقات يتم تسجيلها وتحليل أسبابها، ومن ثم يتم إصدار التقارير لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

وتُعد عملية جرد المستودع من العمليات الضرورية الواجب تنفيذها في جميع المطاعم باختلاف أنواعها، لأنها تضمن التطابق الكميات الفعلية مع المسجلة، مما يُقلل من التفاوتات التي قد تُعيق العمليات، وتجنب وجود مخزون زائد أو نقص في المكونات مما قد يؤثر سلبًا على سرعة تلبية طلبات العملاء، وتضمن اكتشاف الفروقات الناتجة عن التلف، الهدر، السرقة أو سوء التخزين، فضلًا عن أهميتها في معرفة المخزون المتاح مما يتيح اتخاذ القرارات المناسبة وتخصيص الموارد.

تعاون مع صبّار ووظف أفضل المتخصصين في جرد مستودع مطعمك، من المدربين على استخدام أحدث التقنيات في عملية الجرد، لضمان تنفيذها بكفاءة وتخصيص مواردك بشكل أفضل وتحسين تجربة الزبائن.

تحتاج عملية جرد المستودع إلى تنفيذ مجموعة من الممارسات التي تضمن تنفيذ تلك العملية بفعالية وكفاءة وتحقيق الأهداف المرجوة منها، تشمل تلك الممارسات ما يلي:

1- تحديد أهداف جرد المستودع

تتمثل أولى أساسيات جرد مستودع أي مطعم في تحديد الأهداف من تلك العملية بناءً على نوع التقييم المقرر إجراؤه، مثل جرد المستودع السنوي أو التفتيشات الأسبوعية الدورية، أو فحوصات الصيانة، فمن خلال معرفة الأهداف يتم تحديد نطاق الجرد ومن ثم تجميع الفريق والموارد المطلوبة، لضمان إجراء تلك العملية بتنظيم وفعالية.

اكتشف المزيد حول: تشغيل المطاعم - دليل شامل لتشغيل مطعم بنجاح

2- تحديد جدول زمني للجرد

حتى تكون عملية جرد المستودع منظمة قدر الإمكان، لا بد من وضع خطة زمنية ثابتة لتنفيذ الجرد، سواء كان أسبوعيًا، شهريًا، أو ربع سنويًا، وذلك بناءً على عدة عوامل أبرزها حجم المخزون وطبيعة تشغيل المطعم، إذ يساعد الجرد المنتظم للمستودع على تقليل الفاقد، واكتشاف الفروقات بين الجرد الفعلي والجرد النظري في وقت مبكر.

3- إعداد قائمة الجرد

في هذه الخطوة، يقوم مدير المستودع بإعداد قائمة الجرد، وهي عبارة عن وثيقة تتضمن معلومات حول جميع المنتجات المخزنة، مثل: الاسم، الوحدة، الكمية المتوقعة، السعر، وملاحظات الجودة، مع مراعاة تحديث تلك القائمة بشكل دوري، باستخدام برامج إدارة المخزون مثل MarketMan.

تعرف على: مشاكل المطاعم وحلولها

4- تحديد فرق جرد المستودع

بمجرد الانتهاء من إعداد قائمة الجرد، لا بد من تحديد الفرق المسؤولة عن تنفيذ عملية جرد المستودع، ويجب أن تتكون تلك الفرق من أفراد من قسم المستودع وآخرين من المطبخ من المدربين على تلك العملية لضمان الشفافية وعدم ارتكاب أخطاء، مع مراعاة فصل الأشخاص المسؤولين عن صرف المواد عن فريق الجرد لتجنب تضارب المصالح.

5- العد الفعلي للمخزون

وهي المرحلة الأهم في عملية جرد المستودع، إذ يتضمن العدّ الفعلي للمخزون القيام بعدّ وتحقق فعلي من الكمية المتوفرة لكل صنف، وذلك للتأكد من تطابق المخزون الفعلي مع المخزون المُسجل، وبالتالي تُعد تلك الخطوة هي الأساس الذي تعتمد عليه عملية الجرد.

ولا يقتصر الجرد على عد مكونات المخزون فحسب؛ بل يشمل أيضًا فحص مراقبة الجودة، وهو عبارة عن المنتجات للتحقق من مستوى جودة التخزين، وسلامة العبوات، وتواريخ انتهاء صلاحية كل منتج، فمن خلال فحص الحالة الفيزيائية للبضائع، يمكن التحقق من أي تلف أو ضرر، والتأكد من مطابقة الأصناف المخزنة لمواصفات الجودة المطلوبة، وفي حال العثور على عبوة تالفة؛ تُسجل كمخزون تالف ويُبلغ عنها فورًا لإزالتها من الحسابات.

اقرأ أيضًا: عيوب مشروع المطعم

6- مطابقة الكميات الفعلية مع السجلات

بعد الانتهاء من عد المخزون وفحص المنتجات، تأتي مرحلة مقارنة الكميات مع السجلات الموجودة في النظام أو القوائم الورقية، ففي تلك الخطوة يتم تحديد الفروقات في حال اكتشافها مع تحليل أسبابها، مثل: فقد، سرقة، تلف، أو أخطاء صرف، من أجل تحديث السجلات، حتى تعكس الوضع الفعلي للمخزون.

7- إجراء التوثيق وتحديث النظام

لن تصبح عملية جرد المستودع فعالة ما لم يتم توثيقها من خلال الاحتفاظ بسجلات مفصلة لبنود المخزون، مثل أوامر الشراء، والفواتير، وسندات التسليم، وجميع المستندات ذات الصلة، إذ تساعد تلك العملية على تسهيل عملية الجرد التالية.

كما تتضمن تلك العملية تحديث البيانات في نظام المخزون، من خلال إدخال الكميات الجديدة في النظام لتكون مرجعًا دقيقًا للطلب والتخزين في وقت لاحق، مع التأكد من مطابقة الكميات بعد الجرد للفواتير والمشتريات السابقة، لضمان سلامة السجلات المالية.

اطلع على: أنواع المطاعم - 20 نوع تختار من بينهم

8- تحليل نتائج الجرد

تُختتم عملية جرد المستودع بإجراء تحليل شامل للنتائج، لتحديد العمليات التي تحتاج إلى تحسين، إذ  يحتوي هذا التحليل على معلومات حول إجمالي الفروقات، والمواد التالفة أو منتهية الصلاحية، وأسباب الهدر، ومن ثم يعقد فريق الجرد اجتماعًا مع إدارة المطعم لوضع خطط تساهم في تبسيط الإجراءات التشغيلية في إدارة المستودع، وتعالج أي فروقات أو نقاط ضعف تم اكتشافها خلال الجرد، بما يساهم في تقليل الخسائر مستقبلًا.

وتتطلب تلك الخطوة إعداد تقريرًا يتضمن جميع البيانات التي تم الحصول عليها من برنامج الجرد، مع الملاحظات، والإجراءات التصحيحية، حتى يتسنى مناقشتها بانتظام.

ويمكن أن تشمل التوصيات في تقرير تحليل نتائج الجرد ما يلي:

• تعديل أدوات التحكم في التكاليف.
• اقتراح تحسينات على العمليات الحالية لتعزيز إنتاجية المستودع.
• تقديم مقترحات لاستخدام برامج أو أدوات أحدث في إدارة مستودع المطعم.

اعرف أكثر عن: معدات المطاعم ومعدات المطابخ وأهم الأدوات والمستلزمات

وظف ذوي الكفاءات في جرد مستودع مطعمك مع صبّار

هل ترغب في تقليل الفاقد وزيادة كفاءة إدارة مستودع مطعمك؟ تقدم لك صبّار للتوظيف مسؤولين مؤهلين ومتخصصين في إدارة الجرد والمخزون يمتلكون خبرات في تعزيز دقة المخزون وتقليل الأخطاء، لضمان تنظيم جميع عملياتك المالية.

عندما تتعاون مع صبّار، سوف تستفيد من أفضل خدمات التوظيف التي تضمن لك الحصول على الكفاءات التي تبحث عنها في إدارة المستودع، حتى يتسنى لك تقليل الفاقد وتحسين الكفاءة التشغيلية وتوفير التكاليف، فقط انشر إعلانك الوظيفي، وستصل إليك قائمة بأفضل المرشحين السعوديين وغير السعوديين أصحاب الخبرات في هذا المجال، مع إمكانية إجراء مقابلة سريعة مع كل مرشح لضمان تنفيذ عملية التوظيف في أقل من 48 ساعة.

الخاتمة:

جرد مستودع المطعم هو عملية منظمة يقوم بها مدير المستودع لفحص المواد المخزنة، مثل الأطعمة والمشروبات والمستلزمات، والتحقق من تطابقها مع السجلات الرسمية. يتطلب الجرد توثيق الكميات الفعلية والتحقق من وجود أي تلف أو هدر أو نقص أو زيادة في المخزون. تُنفذ هذه العملية بشكل دوري سواء شهريًا، ربع سنويًا، أو سنويًا تحت إشراف فريق المحاسبة والإدارة باستخدام قوائم الجرد أو التطبيقات الرقمية لمقارنة الكميات الفعلية مع المسجلة، وفي حالة وجود اختلافات، يتم تحليل الأسباب وتوثيقها.

أساسيات جرد المستودع تتضمن تحديد أهداف الجرد بناءً على نوع التقييم المطلوب، ووضع جدول زمني منتظم، وتجهيز قائمة الجرد التي تحتوي على جميع المعلومات الخاصة بالمخزون. كما يتطلب الأمر تشكيل فرق متخصصة من قسم المستودع والمطبخ لضمان الشفافية والدقة أثناء العد الفعلي والتأكد من مطابقة المخزون الفعلي مع السجلات. بعدها، يتم توثيق النتائج وتحليل الفروقات، وإذا كانت هناك أخطاء أو تلف أو هدر، يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.