إدارة المستودعات - دليل شامل

إدارة المستودعات تُعنى بتنظيم استلام وتخزين وتتبع المواد الغذائية والمستلزمات بدقة، باستخدام أنظمة حديثة وتقنيات ذكية تضمن توفر المكونات في الوقت المناسب وبأعلى جودة، مما يعزز الكفاءة التشغيلية ويقلل التكاليف، وهي عملية حيوية تبدأ من التصميم الذكي للمخزن حتى التنسيق المحكم مع المطبخ.

إدارة المستودعات في المطاعم تُعد من العمليات الحيوية التي تضمن تقديم خدمات عالية الجودة للعملاء، فمن خلال المستودع داخل كل مطعم يتم تخزين المواد الغذائية والمستلزمات، وبالتالي يمكن اعتبار هذا المكان سلسلة التوريد في المطاعم، الأمر الذي يتطلب إدارته بفعالية لضمان تقليل الفاقد، وضبط التكاليف، وتحسين الكفاءة التشغيلية، لذا تحرص إدارة المطاعم على الاستعانة بأنظمة إدارة المستودعات الحديثة كأداة لا غنى عنها لتحقيق الاستدامة وتعظيم الأرباح، وفي هذا المقال نوضح ماذا تعني إدارة المستودعات في المطاعم، وما هي أساسياتها.

إدارة المستودعات:

تُعرف إدارة المستودعات بأنها العملية التي تقوم بها إدارة المطاعم من أجل تنظيم وتخطيط ومراقبة تخزين المواد الغذائية والمشروبات، وجميع المستلزمات لتشغيل المطعم، لضمان توفر تلك المكونات في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة، فضلًا عن أهمية تلك العملية في الحد من التكاليف وتقليل الفاقد.

وتشمل عملية إدارة المستودعات استلام المواد في صورة بضائع من الموردين والتأكد من جودتها وصلاحيتها، ثم تصنيفها حسب النوع، ثم العمل على تقليل الهدر منها باستخدام أحدث أنظمة التخزين، فضلًا عن تتبع الكميات المخزنة باستخدام برامج إدارة مخزون رقمية أو جداول ورقية، ومراقبة تواريخ انتهاء صلاحية كل منتج.

وتأخذ عملية إدارة مستودعات المطاعم في الاعتبار نوع قائمة الطعام المقدمة، سواء كانت قائمة ثابتة أو قائمة حسب الطلب، ففي الأولى يتم توفير الكميات المحددة فقط، أما الثانية فهي تحتاج إلى إدارة أنواع المنتجات المستخدمة فقط.

وتُعد عملية إدارة المستودعات عنصرًا أساسيًا في تعزيز الكفاءة التشغيلية في المطعم، لأنها تضمن تخزين المواد بشكل صحيح ومراقبة المخزون وبالتالي تقلل من خطر انتهاء صلاحية المنتجات، كما أنها تضمن توفر جميع المكونات الضرورية في الوقت المناسب، فضلًا عن أهميتها في تقليل النفقات وتجنب الطلبات الزائدة.

تضمن لك صبّار توظيف أفضل الكفاءات في إدارة المستودعات، من الموظفين والمديرين القادرين على تنفيذ أساليب دقيقة في الجرد وتقليل الهدر، والتعامل مع الموردين باحترافية.

أساسيات إدارة المستودعات

تعتمد عملية إدارة المستودعات في المطاعم على تنفيذ مجموعة من الاستراتيجيات التي تضمن إدارة المكونات من المواد الغذائية وغير الغذائية بفعالية، تشمل تلك الاستراتيجيات ما يلي:

1- تحديد تصميم المستودع

تتمثل أولى خطوات إدارة مستودعات المطعم في تحديد التصميم المناسب للمستودع الذي يجب أن يحسن من قدرة العاملين على التقاط العناصر وتعبئتها وشحنها بسرعة في أثناء عمليات نقل الطلبات، لذا من الأفضل تقسيم المستودع إلى عدة أقسام ومناطق مع ترقيم الممرات وصناديق التخزين، لضمان تنظيمه جيدًا.

وعند تصميم المستودع، يجب وضع المنتجات التي تُستهلك بكثرة في أماكن يسهل الوصول إليها لتسريع العمليات سواء داخل المستودع أو المطبخ.

اقرأ أيضًا: عيوب مشروع المطعم

2- التخطيط للاحتياجات

بعد الانتهاء من تصميم المستودع، لا بد من تقدير كميات المواد الغذائية والمستلزمات وجميع المواد المطلوبة في المطعم، بناءً على حجم مبيعات المطعم وعدد الزبائن المترددين خلال فترة زمنية محددة، مع وضع المواسم والأعياد في الاعتبار، لضمان عدم حدوث أي فائض أو نقص في المخزون.

3- استلام المواد الغذائية وفحصها

بعدما يصبح المستودع جاهزًا، تأتي خطوة استلام المواد الغذائية من المورد وفحصها، وعند تنفيذ تلك الخطوة، يجب التحقق من كمية تلك المواد وجودتها وتاريخها قبل الإقرار باستلامها، وفي حال ملاحظة وجود أية مواد غير مطابقة؛ يجب رفضها على الفور أو تسجيل ملاحظات عنها.

تعرف على: مشاكل المطاعم وحلولها

4- تخزين المواد الغذائية

يُعد التخزين من أهم ممارسات إدارة المستودعات بالمطاعم، وعاملًا مهمًا للحفاظ على جودة وسلامة مخزون المطعم ومن ثم تحقيق الكفاءة التشغيلية المطلوبة، إذ ينبغي تخزين المواد الغذائية وفقًا لتصميم وتنظيم المستودع، مع التأكد من تنظيم تلك المواد بشكل سلس يضمن الوصول إليها بسهولة، بحيث تكون العناصر الأكثر استخدامًا في المتناول دائمًا.

وتشمل أساليب تخزين المواد الغذائية في المستودع، وضع المواد الجافة بعيدًا عن المواد المجمدة والمبردة، وكذلك استخدام الرفوف، والثلاجات، والفريزرات حسب الحاجة.

ويُعد مبدأ FIFO الذي يعني First In, First Out أي أول مادة دخلت تُستخدم أولاً لتفادي انتهاء الصلاحية، من أهم المبادئ التي تُطبق في ممارسات تخزين المواد الغذائية بالمطاعم.

5- ممارسات السلامة في التخزين

عند تخزين المواد الغذائية في المستودع الخاص بالمطعم، لا بد من تنفيذ ممارسات السلامة التي تضمن التعامل السليم مع المخزون، وهي تشمل ما يلي:

• التحكم في درجات الحرارة المناسبة لنوعية المواد الغذائية المخزنة.
• اتباع ممارسات النظافة للحفاظ على نظافة المخزون.
• تنفيذ إجراءات مكافحة الآفات لتوفير الحماية الكافية للمخزون.
• تدريب الموظفين على أساليب التعامل والتخزين الصحيحة لضمان سلامة الأغذية.

‍

اكتشف المزيد حول: تشغيل المطاعم - دليل شامل لتشغيل مطعم بنجاح

6- إدارة المخزون

من المراحل الحاسمة في إدارة مستودعات المطاعم، إدارة المخزون، إذ يتم تتبع كمية المخزون المتوفرة، ومراقبة معدل استخدام المخزون، وطلب كميات جديدة عند الحاجة، وتتطلب إدارة المخزون بفعالية معرفة المنتجات المستخدمة ومعدلات استهلاكها.

وعند إدارة المخزون، يجب  تحديد أسلوب التتبع المتبع سواء كان تتبع تسلسلي أو تتبع دفعات أو مزيج من الإثنين، إذ يصلح تتبع التسلسل للمنتجات مرتفعة القيمة التي تُباع بكميات صغيرة، أما تتبع الدفعات فهو مناسب للمنتجات ذات الكميات الكبيرة ولكن منخفضة القيمة.

وهناك العديد من البرامج مثل MarketMan أو Restaurant365 التي يمكن استخدامها في أتمتة إدارة المخزون وزيادة كفاءتها، إذ يمكن استخدام الباركود لأتمتة تحديث ومراقبة المعلومات داخل برامج إدارة المخزون، لتجنب حدوث أي نقص في الكميات أو الإفراط فيها.

كما تستفيد المطاعم من برامج إدارة المخزون في تحديث سجلات المخزون بشكل فوري وفي الوقت الفعلي، فبعد تسجيل المنتجات بشكل صحيح ومسحها ضوئيًا، يعرض البرنامج بدقة كمية المخزون والموقع الدقيق لكل صنف

7- عمليات جرد المخزون

دومًا ما تحتاج مستودعات المطاعم إلى إجراء عمليات جرد منتظمة سواء بشكل أسبوعي أو شهري أو مرة واحدة سنويًا كحد أقصى، لضمان السيطرة على المخزون وتجنب حدوث أي خسائر أو سرقة أو تلف في المنتجات، إذ تساعد تلك العمليات على اكتشاف الفروقات بين الكميات النظرية والفعلية.

كما تشمل عمليات جرد المخزون إجراء الجرد الدوري للمنتجات الأكثر استخدامًا، وكذلك للمنتجات التي أوشك تاريخ صلاحيتها على الانتهاء.

اقرأ عن: أنواع المطاعم - 20 نوع تختار من بينهم

8- تقليل الهدر

يُعد تقليل الفاقد جانبًا مهمًا في إدارة المستودعات وواحدًا من أهم أهداف تلك العملية، فهناك العديد من الممارسات الواجب اتباعها من أجل تقليل الفاقد من المواد الغذائية وغير الغذائية، وتحسين كفاءة استخدام الموارد، من أبرز تلك الممارسات ما يلي:

• تخطيط الشراء بدقة، إذ يتم شراء المواد الغذائية حسب الحاجة الفعلية وليس التقديرية، وذلك بالاعتماد على بيانات المبيعات والمواسم والمناسبات.
• تدريب الموظفين على التعامل الصحيح مع المواد الغذائية من حيث آلية التخزين وتداول تلك المواد بشكل آمن من أجل تقليل التلف الناتج عن الإهمال.
• ضبط درجات الحرارة والرطوبة عند تخزين المواد باستخدام وحدات تبريد ومجمدات تعمل بكفاءة، والتأكد من أن المواد الجافة تُخزن في بيئة جيدة التهوية.
• اتباع سياسات صارمة فيما يخص صرف المواد واستهلاكها، إذ يتم تحديد الكميات المسموح بها للصرف اليومي أو الأسبوعي للمطبخ.
• في حال وجود مواد شارف تاريخ صلاحيتها على الانتهاء؛ يُفضل إعادة تدويرها في وصفات جديدة أو عروض خاصة.

اعرف أكثر عن: معدات المطاعم ومعدات المطابخ وأهم الأدوات والمستلزمات

9- التنبؤ بالطلب

يُعد التنبؤ بالطلب من أهم العوامل التي تضمن توفر الكميات اللازمة من المخزون لتلبية الطلب دون إسراف أو نقص، فمن خلال تلك العملية يتم تقدير كميات المواد الغذائية وغير الغذائية التي سيحتاج إليها المطعم خلال فترة زمنية معينة.

وتتعدد الاستراتيجيات المُتبعة في التنبؤ بالطلب، منها دراسة المبيعات في فترات سابقة ومن ثم ربط البيانات مع مستوى الاستهلاك الفعلي للمواد المخزنة، واستخدام أنظمة نقاط البيع التي تسجل عدد الأطباق المباعة، مما يسمح بتحليل دقيق للاستهلاك، مع مراعاة الطلب الموسمي في المواسم والأعياد حيث يرتفع أو ينخفض الطلب.

ومن خلال التنبؤ الجيد بالطلب، يمكن لإدارة المطعم اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن كميات المخزون وجداول الطلب، مما يساهم في تحسين توفر الموارد وتقليل الهدر ورفع الكفاءة التشغيلية.

10- التنسيق بين المستودع والمطبخ

لضمان إدارة دقيقة لمستودعات المطعم، لا بد من وجود تنسيق بين المستودع والمطبخ، من خلال استخدام نفس النظام الإلكتروني أو النماذج الورقية لتقديم طلبات المواد واستلامها، مع إعداد قائمة مكونات دقيقة تربط كل طبق بكميات محددة من المواد الخام، حتى يتسنى للمستودع إعداد كميات جاهزة ومراقبة المخزون حسب الطلب الفعلي، فضلًا عن اشتراك فريقي المستودع والمطبخ في إجراء الجرد الدوري من أجل التحقق من الفروقات، واكتشاف أي مشكلة تتعلق بالتخزين أو استخدام المواد الغذائية.

ويضمن التنسيق والتواصل المباشر بين المستودع والمطبخ اكتشاف أي خلل في المواد أو تغيير مفاجئ في الطلبات، حتى يتم التعامل معه بسرعة وفعالية.

11- استخدام التكنولوجيا في إدارة المستودعات

تلعب التكنولوجيا دورًا بالغ الأهمية في إدارة مستودعات المطاعم، فهناك العديد من الأدوات والتطبيقات البرمجية التي تساعد في أتمتة إدارة المخزون، وتتبع معدلات الاستهلاك، ومراقبة جودة المنتجات، وبالتالي تتيح تحسين الكفاءة وإدارة المستودعات بدقة.

من أبرز البرامج المُستخدمة في إدارة المستودعات، أنظمة مثل Toast أو MarketMan التي تساعد على متابعة المخزون بشكل لحظي، وتصدر تنبيهات في حال انخفاض المخزون أو اقتراب انتهاء صلاحية المواد الغذائية، كما توفر تقارير تحليلية تساعد في اتخاذ قرارات الشراء والتخزين.

وتُعد أنظمة نقاط البيع POS من الأدوات التي تُستخدم بشكل أساسي في إدارة المستودعات، فمن خلالها يمكن الربط بين المبيعات الفعلية والمخزون مباشرة، وفي حال بيع طبق معين؛ يتم خصم المكونات تلقائيًا من المستودع.

11- التوثيق وإعداد التقارير

من أبرز أساسيات إدارة مستودعات المطاعم، إعداد التقارير التي تسجل جميع العمليات من الشراء والصرف والإرجاع والهدر، وتوضح كميات المنتجات، وبيانات مبيعات الموردين، والمعلومات المتعلقة بالمنتجات منتهية الصلاحية أو المفقودة، ثم تُستخدم تلك التقارير في تحليل الأداء، وتحديد أفضل الموردين، والمواد التي تسبب هدرًا عاليًا.

وظف أفضل الكفاءات في إدارة مستودعات المطاعم مع صبّار

تدرك صبّار أن إدارة المستودع في المطعم جزءً لا يتجزأ من نجاح المطعم والحفاظ على سمعة العلامة التجارية، لذا حرصت على تزويد أصحاب المطاعم بفريق عمل محترف خبير في إدارة المستودعات، مع ضمان تنفيذ عملية التوظيف في أقل من 48 ساعة.

على منصة صبّار ستجد مجموعة من السير الذاتية لمديري المستودعات والأمناء والمساعدين، من السعوديين وغير السعوديين الذين يجيدون التعامل مع أنظمة إدارة المخزون والمواد الحساسة وقائمة المواد الأولية، ممن يمتلكون مهارة العمل بكفاءة عالية في بيئة تتطلب السرعة والدقة، فقط تواصل معنا واستفد من خدمات توظيف فعالة تضمن تعيين فريق العمل المناسب في أسرع وقت ممكن.

الخاتمة:

تُعد إدارة مخزون المطاعم من العمليات الجوهرية لضمان استقرار التشغيل اليومي للمطعم، حيث تشمل تنظيم وتخزين المواد الغذائية والمنتجات التشغيلية وفقًا لاحتياجات المطبخ، بهدف التأكد من توفر كل المكونات بجودة عالية وفي الوقت المناسب. وتتضمن هذه الإدارة عدة مراحل مثل استلام المواد من الموردين، فحص جودتها، وتصنيفها بدقة، إلى جانب مراقبة الكميات وحالة المنتجات باستخدام برامج إلكترونية أو سجلات ورقية، مما يحد من الهدر ويساهم في تقليل التكاليف التشغيلية.

وتتوسع إدارة المستودعات لتشمل التصميم الجيد للمخزن بما يسهّل حركة العاملين، وتطبيق نظم دقيقة لتوزيع وتخزين المواد وفقًا لمعدل الاستخدام وتاريخ الصلاحية. كما ترتكز على التنسيق اليومي بين المستودع والمطبخ، وأداء عمليات جرد منتظمة، وتوظيف أدوات رقمية مثل أنظمة نقاط البيع وبرامج التتبع الذكي، والتي تتيح مراقبة المخزون لحظيًا وتحسين كفاءة الطلب والصرف، ما يدعم اتخاذ قرارات مبنية على بيانات حقيقية، ويعزز من كفاءة التشغيل وجودة الخدمة في المطعم.