مساعد تنفيذي ومنسق عمليات إدارية

نبذة عن الوظيفة

نبحث في شركة ياز برودكشن لحلول الأعمال عن شخص منظم، دقيق، وذو قدرة عالية على المتابعة والتنسيق، للعمل كمساعد تنفيذي ومنسق عمليات إدارية، يكون مسؤولاً عن متابعة سير المهام اليومية بين الإدارة والموظفين، وتنظيم الاجتماعات، والتقارير، والملفات، والمواعيد، والاعتمادات، وضمان عدم تعطل الأعمال أو ضياع المتابعات.

هذه الوظيفة مناسبة لشخص يحب التنظيم، المتابعة، كتابة الملاحظات، ترتيب الملفات، متابعة الموظفين، وتجهيز التقارير المختصرة للإدارة.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الهدف من الوظيفة

المساهمة في تنظيم العمل الإداري والتشغيلي داخل الشركة، من خلال متابعة مهام الموظفين، تنسيق الاجتماعات، تجهيز المحاضر، متابعة التقارير الأسبوعية، تنظيم الملفات، متابعة الاعتمادات، ورفع ملخصات واضحة للمدير التنفيذي تساعده في اتخاذ القرارات ومتابعة سير العمل.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المهام والمسؤوليات

أولاً: متابعة المهام اليومية

• متابعة مهام الموظفين اليومية والتأكد من وضوح الأولويات.
• متابعة حالة المهام المفتوحة والمتأخرة.
• تذكير الموظفين بالمواعيد والتسليمات المطلوبة.
• رفع العوائق أو التأخيرات للمدير التنفيذي بشكل مبكر.
• تجهيز ملخص يومي أو دوري عن حالة العمل.

ثانياً: التنسيق الإداري مع الموظفين

• التنسيق بين المدير التنفيذي والموظفين.
• متابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الصادرة من الإدارة.
• التأكد من أن كل مهمة لها مسؤول وموعد وحالة واضحة.
• متابعة ما يحتاج اعتماداً أو قراراً من الإدارة.
• تنظيم التواصل الداخلي بطريقة واضحة ومهنية.

ثالثاً: الاجتماعات والمحاضر

• جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إرسال الدعوات والتذكيرات.
• تجهيز جدول أعمال الاجتماعات.
• كتابة محاضر الاجتماعات.
• استخراج المهام والقرارات من الاجتماعات.
• متابعة تنفيذ ما تم الاتفاق عليه بعد الاجتماع.

رابعاً: التقارير والمتابعة

• متابعة رفع التقارير الأسبوعية من الموظفين.
• مراجعة اكتمال التقارير قبل رفعها للمدير التنفيذي.
• إعداد ملخص تنفيذي مختصر عن إنجازات الفريق.
• متابعة تقارير المبيعات، التصميم، التصوير، والمهام الإدارية.
• تجهيز قائمة بالمهام المتأخرة والاعتمادات المطلوبة.

خامساً: الملفات والأرشفة

• تنظيم الملفات الإدارية والتشغيلية.
• متابعة حفظ الملفات في المجلدات الصحيحة.
• ترتيب ملفات العملاء، العروض، الاجتماعات، التقارير، والإقرارات.
• التأكد من عدم ضياع الملفات أو حفظها في أماكن عشوائية.
• متابعة روابط الملفات والمرفقات عند الحاجة.

سادساً: دعم الإدارة التنفيذية

• تجهيز خطابات ومراسلات إدارية عند الحاجة.
• متابعة التوقيعات والإقرارات الداخلية.
• متابعة طلبات الموظفين الإدارية.
• ترتيب المواعيد والزيارات.
• تجهيز ملخصات للإدارة عن الأمور التي تحتاج قراراً.
• دعم المدير التنفيذي في تنظيم أولوياته اليومية والإدارية.

سابعاً: المتابعة مع الأقسام الحالية

• متابعة تحديثات أخصائي تطوير الأعمال والمبيعات بخصوص العملاء والفرص والعروض.
• متابعة طلبات التصميم والعروض والملفات مع أخصائي التصميم والدعم التسويقي والإداري.
• متابعة جداول التصوير، حالة الملفات، ومواعيد التسليم مع المصور والمونتير.
• التنسيق بين الموظفين لضمان عدم تأخر المهام أو ضياع الطلبات.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المؤهلات المطلوبة

• دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة، السكرتارية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة سابقة في السكرتارية، المساندة الإدارية، التنسيق الإداري، أو متابعة العمليات.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصاً Word وExcel.
• إجادة استخدام Google Drive وGoogle Sheets وGoogle Forms أو الاستعداد لتعلمها بسرعة.
• قدرة ممتازة على كتابة الملاحظات والمحاضر والتقارير المختصرة.
• مهارة عالية في التنظيم والمتابعة وترتيب الأولويات.
• إجادة اللغة العربية كتابة وصياغة.
• القدرة على التعامل بسرية واحترافية مع المعلومات والملفات.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المهارات المطلوبة

• تنظيم عالٍ ودقة في المتابعة.
• سرعة في إنجاز المهام الإدارية.
• قدرة على التعامل مع أكثر من مهمة في وقت واحد.
• أسلوب تواصل مهني مع الموظفين والعملاء.
• شخصية هادئة وحازمة في المتابعة.
• قدرة على كتابة محاضر اجتماعات وتقارير واضحة.
• اهتمام بالتفاصيل.
• التزام بالمواعيد.
• حفظ السرية.
• قدرة على تحويل التوجيهات إلى مهام قابلة للمتابعة.
• عدم التردد في رفع العوائق والملاحظات للإدارة.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ما نبحث عنه في المرشح المناسب

نبحث عن شخص لا ينتظر التوجيه في كل تفصيلة، بل يعرف كيف يتابع وينظم ويرتب ويذكّر ويرفع الملاحظات في وقتها.

الشخص المناسب لهذه الوظيفة يجب أن يكون قادراً على أن يكون حلقة وصل منظمة بين المدير التنفيذي والموظفين، وأن يساعد في تحويل العمل اليومي من رسائل ومتابعات متفرقة إلى نظام واضح ومنظم.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

حدود الصلاحية

هذه الوظيفة إدارية وتنظيمية، ولا تشمل اعتماد الأسعار أو الخصومات أو العقود أو القرارات المالية أو التزامات العملاء إلا بتوجيه مباشر من الإدارة.

الموظف سيكون مسؤولاً عن المتابعة، التنسيق، التذكير، التوثيق، ورفع التقارير، وليس اتخاذ القرارات التنفيذية النهائية نيابة عن الإدارة.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

مميزات العمل

• بيئة عمل احترافية ومتطورة.
• فرصة للمساهمة في بناء نظام إداري وتشغيلي منظم داخل الشركة.
• ارتباط مباشر بالإدارة التنفيذية.
• تنوع في المهام بين الإدارة، المتابعة، الاجتماعات، الملفات، والتقارير.
• فرصة للتطور الوظيفي مع نمو الشركة.