Director of the Registrar’s Office📣 إعلان

عن الدور

تبحث شركة امداد بواسطة إلم عن مدير لمكتب السجل لقيادة وإدارة الجوانب القانونية واللوجستية والإدارية للقروض الواردة والصادرة للمعارض والعروض. هذه الوظيفة مسؤولة عن التعامل الاحترافي مع أنشطة الإعارة وتعزيز التعاون مع المؤسسات الدولية. سيحافظ المدير على المعايير القانونية والأخلاقية الدولية، ويشرف على فريق، ويدير مشاريع متعددة ومتزامنة.

المسؤوليات الرئيسية

• تطوير وتنفيذ استراتيجية شاملة للإدارة الآمنة والفعالة للقروض الواردة والصادرة.
• إنشاء وتطبيق سياسات وإجراءات لرعاية الأشياء المعارة، بما في ذلك التعبئة والشحن والأمن والتأمين وإدارة المخاطر.
• وضع ومراقبة أهداف الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية لفريق مكتب السجل.
• المساهمة في الأهداف الاستراتيجية ومؤشرات الأداء الرئيسية لإدارتي المجموعات والمعارض.
• تجميع ومراجعة ونشر تقارير التقدم إلى أصحاب المصلحة المعنيين.
• تطوير وإدارة ومراقبة ميزانية مكتب السجل بالتعاون مع الإدارة المالية.
• البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات لتحسين أنظمة وعمليات وسياسات التسجيل بشكل مستمر.
• ضمان أداء جميع الأعمال وفقًا للسياسات والعمليات والإجراءات المعتمدة، وتنفيذ إجراءات تصحيحية لعدم الامتثال.
• وضع مبادئ توجيهية ومعايير لتنظيم ومناولة جميع القروض المؤقتة والطويلة الأجل الواردة والصادرة.
• التعاون الوثيق مع أمناء المقتنيات ومديري المجموعات في إعداد المعارض والتغييرات في العروض الدائمة.
• ضمان التنسيق السلس بين الإدارات المختلفة قبل وأثناء وبعد نقل الأشياء المعارة.
• التنسيق مع قسم الحفظ لضمان أن جميع القروض الواردة والصادرة لديها تقارير حالة محدثة وتوثيق فوتوغرافي.
• التواصل مع فريق التوثيق للحفاظ على سجلات موثوقة، وسجلات مواقع محدثة، ومراقبة الحركة ضمن عمليات الإعارة.
• التفاوض وتأمين التأمين المناسب (تعويض الدولة أو التجاري) لجميع القروض الواردة والصادرة.
• التفاوض وتأمين النقل الموثوق لجميع شحنات القروض.
• اختيار وتدريب ومراقبة الزملاء الذين يعملون كمرسلين للقروض.
• تطبيق الدروس المستفادة وأفضل الممارسات في عمليات وإرشادات القسم.
• البقاء على اطلاع بأحدث الاتجاهات وأفضل الممارسات في مهنة أمين المقتنيات الدولية في المتاحف.
• إقامة علاقات عمل قوية والحفاظ عليها مع أصحاب المصلحة المعنيين داخليًا وخارجيًا.
• جمع الملاحظات من أصحاب المصلحة فيما يتعلق بالمتطلبات والاختناقات لوضع خطط عمل تصحيحية.
• إدارة ودعم أعضاء الفريق في أداء مهامهم بما يتماشى مع السياسات والإجراءات المعمول بها.
• توجيه وتدريب وتطوير فريق مكتب السجل لضمان النمو المستمر وتحقيق الأهداف الوظيفية.
• وضع أهداف أداء واضحة، وتقديم ملاحظات منتظمة، ودعم التطوير المهني.
• تفويض السلطة بشكل مناسب لتمكين أعضاء الفريق وتعزيز المساءلة.
• المساهمة في تخطيط القوى العاملة والتوظيف وإدارة الأداء، وتعزيز مشاركة الموظفين وتحفيزهم.
• تعزيز ثقافة عمل عالية الأداء وشاملة وتعاونية تتماشى مع قيم المنظمة.
• تشجيع الابتكار والمساهمة في بيئة عمل إيجابية وملهمة ومتنوعة.
• الحفاظ على معايير شخصية عالية وضمان التميز عبر القسم.

المؤهلات والخبرات

• حد أدنى 6 سنوات من الخبرة المهنية التقدمية في دور أمين سجلات.
• ما لا يقل عن سنتين من الخبرة في منصب قيادي يدير فرقًا متعددة التخصصات.
• يفضل خبرة في قيادة مكتب سجلات داخل متحف كبير أو مجموعة خاصة كبيرة أو معرض تجاري مهم.
• درجة البكالوريوس في دراسات المتاحف أو إدارة المتاحف أو ما يعادلها مطلوبة. يفضل درجة الماجستير في دراسات المتاحف أو إدارة المتاحف أو ما يعادلها.
• يفضل المؤهلات الدولية المعتمدة في المجالات ذات الصلة.

المهارات والسمات المطلوبة

• التفكير الاستراتيجي ومهارات إدارية ممتازة.
• إدارة علاقات قوية وقدرات بناء الثقة.
• تنفيذ فعال ومهارات تعاون قوية عبر الإدارات.
• مهارات اتصال ممتازة، مع مهارات اتصال شفهية وكتابية جيدة باللغة الإنجليزية مطلوبة.
• يفضل إتقان اللغة العربية.
• الكرم في مشاركة الخبرات والتجارب والمعرفة.
• القدرة على المساهمة في بيئة عمل إيجابية ودعم نمو الزملاء.
• قدرة عمل عالية ومرونة استثنائية.
• نهج موجه نحو الحلول والنتائج.
• عادات عمل فعالة ومنظمة ومنهجية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل.
• نزاهة وصدق وولاء لا تشوبه شائبة.
• سلوك احترافي ومتواضع وموثوق.
• نظرة طموحة ومنفتحة ومبتكرة ومسؤولة وواقعية.
• هادئ ومرن ومهتم بالتفاصيل.
• مهارات عرض جيدة.

تفاصيل العمل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. تتطلب الوظيفة خبرة من 5 إلى 10 سنوات. تلتزم شركة امداد بواسطة إلم بتعزيز ثقافة عمل إيجابية وشاملة.