Document Controller📣 إعلان

عن دور مراقب المستندات

تبحث ماركو عن مراقب مستندات يهتم بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا المنصب بدوام كامل ضروري للإدارة الدقيقة والفعالة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، مما يضمن الالتزام بالإجراءات والمعايير المعمول بها.

المسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ وصيانة عمليات وإجراءات شاملة لمراقبة المستندات لإدارة فعالة للمستندات.
• تطوير وصيانة نظام إدارة المستندات (DMS) لضمان التخزين المنظم واسترجاع وثائق المشروع.
• إدارة تدفق جميع المستندات الإلكترونية والورقية، وضمان المعالجة والتوزيع في الوقت المناسب.
• ضمان امتثال إدارة المستندات للإجراءات أو المعايير المعمول بها، بما في ذلك الترقيم والتنسيق والإصدار والمراجعة والإرسال والتسجيل والأرشفة.
• صيانة وإدارة المستندات الإلكترونية والنسخ الورقية حسب ما تتطلبه احتياجات المشروع وسياسات الشركة.
• معالجة الوثائق الواردة، بما في ذلك التسجيل في نظام إدارة المستندات، والتوزيع الداخلي، والأرشفة.
• معالجة الوثائق الصادرة، وضمان الإرسال الدقيق للعملاء والموردين/الأطراف الثالثة.
• التحقق من توزيع النسخ الخاضعة للرقابة من أحدث المستندات والرسومات المعتمدة داخليًا وخارجيًا.
• ضمان التحكم والتنسيق لجميع وثائق وبيانات المشروع.
• ضمان تحديد وتوزيع وأرشفة/تخزين جميع الرسومات والوثائق بشكل صحيح وبطريقة منظمة.
• أداء أنشطة مراقبة المستندات العامة مثل التصوير والمسح الضوئي وتحليل وثائق الموردين للامتثال لمعايير المشروع فيما يتعلق بالترقيم وجودة المستندات بشكل عام.
• المساعدة في إعداد وتجميع وإصدار التقارير والسجلات حسب ما يتطلبه فريق المشروع.
• ضمان الاستخدام المتسق للنماذج والقوالب الموحدة عبر جميع وثائق المشروع.
• إعداد مجلدات المشروع وتسهيل عملية الاتصال بالمشروع من خلال إدارة فعالة للمستندات.
• إنشاء وصيانة سجل المستندات الرئيسي بالتعاون مع فريق المشروع.
• تجميع وإنتاج وتقديم وثائق ضمان الجودة للعملاء وفقًا لمتطلبات المشروع.

المؤهلات والخبرة

• مطلوب درجة البكالوريوس أو دورة تدريبية ذات صلة في إدارة المستندات.
• الحد الأدنى من 7 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة في صناعة البناء أمر ضروري.
• خبرة مثبتة في تنفيذ وصيانة عمليات وأنظمة مراقبة المستندات.
• خبرة في إدارة تدفقات المستندات الإلكترونية والورقية.
• قدرة مثبتة على ضمان امتثال المستندات لمعايير وإجراءات المشروع.
• خبرة في معالجة وثائق المشروع الواردة والصادرة.
• الإلمام بتوزيع النسخ الخاضعة للرقابة من المستندات والرسومات.
• خبرة في التحكم والتنسيق لوثائق وبيانات المشروع.
• الكفاءة في تحديد وتوزيع وأرشفة/تخزين الرسومات والوثائق.
• خبرة في أداء أنشطة مراقبة المستندات العامة، بما في ذلك المسح الضوئي وتحليل الجودة.
• خبرة في المساعدة في إعداد وإصدار التقارير والسجلات.
• خبرة في ضمان استخدام النماذج والقوالب الموحدة.
• خبرة في إعداد مجلدات المشروع وتسهيل الاتصال بالمشروع.
• خبرة في إنشاء وصيانة سجل المستندات الرئيسي.
• خبرة في تجميع وتقديم وثائق ضمان الجودة للعملاء.

المهارات المطلوبة

• إتقان متقدم لمجموعة برامج MS-Office.
• مستخدم ماهر لأنظمة إدارة المستندات، وخاصة Aconex.
• إتقان متقدم لبرنامج Adobe Acrobat.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والتواصل.
• قدرات ممتازة في التخطيط والتنظيم.

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل مقره في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور 5-10 سنوات من الخبرة ذات الصلة.