Remote Documentation Specialist📣 إعلان
منذ 11 ساعة تقريباً
 | نوع العقد | دوام كامل |
 | طبيعة الوظيفة | عن بُعد |
 | الموقع | المدينة المنورة |
عن الدور
تبحث شركة Recruitlytixs HR عن أخصائي توثيق عن بعد دقيق ومنظم. هذا المنصب بدوام كامل وعن بعد مثالي للأفراد الذين يزدهرون بالدقة ويمتلكون التزامًا قويًا بالدقة في إدارة وصيانة الوثائق الهامة. بصفتك أخصائي توثيق، ستلعب دورًا حيويًا في ضمان وضوح واتساق ودقة جميع سجلات الشركة، مما يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية وإدارة المعلومات. في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن دورة حياة المستندات بأكملها، من الاستلام والفهرسة إلى التنظيم وضمان الجودة والحوكمة. ستعمل بشكل مستقل في بيئة عن بعد، مستفيدًا من مهاراتك التنظيمية وإتقانك لمختلف الأدوات الرقمية للحفاظ على مكتبات وثائق منظمة وسهلة الوصول.
المسؤوليات الرئيسية
- استلام الوثائق من مصادر مختلفة بما في ذلك صناديق البريد المشتركة والبوابات وأنظمة التذاكر ومنصات التخزين السحابي.
- مراجعة المستندات الواردة للتأكد من اكتمالها، والتحقق من الحقول المطلوبة، والتحقق من الموافقات اللازمة، والتأكد من وجود جميع المرفقات.
- تطبيق البيانات الوصفية الموحدة مثل معرفات المشاريع وفئات المستندات والتواريخ وتفاصيل الإصدار لضمان التصنيف الصحيح.
- التأكد من فهرسة جميع المستندات بدقة لسهولة البحث والاسترجاع.
- تطبيق اصطلاحات تسمية متسقة واستخدام أنظمة مجلدات منظمة لتنظيم المستندات.
- تنسيق وتوحيد المستندات لتتوافق مع إرشادات التوثيق الداخلية وأفضل الممارسات.
- إجراء تحويلات للملفات حسب الحاجة، بما في ذلك تنسيق PDF، ودمج أو تقسيم الملفات، وضغط الملفات، وإدارة التحكم في الإصدارات.
- الحفاظ على مكتبات وثائق منظمة، بما في ذلك المسودات والنهائية والأرشيفية، مع تسميات وتنظيم مناسبين.
- إجراء فحوصات دورية لضمان الجودة للتأكد من اتساق التنسيق، أو المعلومات المفقودة، أو التكرارات، أو أخطاء المحتوى.
- تحديد الأخطاء أو التناقضات والإبلاغ عنها، وتوجيه المشكلات إلى أصحاب المصلحة المعنيين مع ملاحظات واضحة وموجزة.
- الاحتفاظ بسجلات لأخطاء التوثيق والمساهمة بنشاط في تحسين عمليات التوثيق.
- التأكد من أن جميع الوثائق تلبي معايير الجودة والتنسيق الداخلية قبل الانتهاء منها.
- التعامل مع الوثائق الحساسة مع الالتزام الصارم ببروتوكولات السرية وضوابط الوصول.
- اتباع سياسات الاحتفاظ بالمستندات المعمول بها، وممارسات التحكم في الإصدارات، وإجراءات الأرشفة.
- دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال استرجاع المستندات المطلوبة بكفاءة والحفاظ على سجلات إصدارات دقيقة.
- ضمان الامتثال لجميع معايير التوثيق الداخلية والمتطلبات التنظيمية ذات الصلة.
- التعاون بفعالية مع مختلف الفرق، بما في ذلك الموارد البشرية والعمليات والشؤون القانونية والمالية ودعم العملاء، لتوضيح متطلبات التوثيق وحل المشكلات.
- تقديم تحديثات منتظمة حول حالة التوثيق، وقائمة الانتظار، وجداول المعالجة لأصحاب المصلحة المعنيين.
- التواصل بوضوح واستباقية بشأن أي معلومات مفقودة، أو مراجعات مطلوبة، أو تحديثات ضرورية للمستندات.
- دعم الفرق من خلال الحفاظ على أنظمة توثيق سهلة الوصول ومنظمة جيدًا ومحدثة.
المؤهلات والمتطلبات
- يفضل وجود خبرة في إدارة الوثائق، أو الدعم الإداري، أو إدارة السجلات، أو أدوار مماثلة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على اتباع معايير التنسيق والتوثيق بدقة.
- الراحة في التعامل مع المعلومات السرية بدرجة عالية من المهنية والتقدير.
- كفاءة أساسية في استخدام الحاسوب، بما في ذلك الخبرة في أدوات تحرير المستندات وجداول البيانات وأنظمة إدارة الملفات.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بعد مع الحفاظ على مستويات عالية من الدقة والتنظيم.
المهارات المطلوبة
- إدارة الوثائق
- الدعم الإداري
- إدارة السجلات
- الانتباه للتفاصيل
- مهارات تنظيمية
- مجموعة برامج Microsoft Office
- منصات التخزين السحابي (مثل Google Drive، SharePoint، Dropbox)
- أدوات تحرير وتنسيق المستندات (مثل Microsoft Office، Google Workspace، Adobe Acrobat)
- برامج جداول البيانات
- أنظمة إدارة الملفات
بيئة العمل والتفاصيل
هذا منصب <strong style="font-weight:700;">بدوام كامل</strong> و <strong style="font-weight:700;">عن بعد</strong>. يقع المقر الرئيسي لهذا الدور في <strong style="font-weight:700;">المدينة المنورة، المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية</strong>. ستستخدم أدوات مثل منصات التخزين السحابي (Google Drive، SharePoint، Dropbox)، وأدوات تحرير وتنسيق المستندات (Microsoft Office، Google Workspace، Adobe Acrobat)، وجداول البيانات لتتبع وفهرسة الوثائق. يفضل مستوى خبرة <strong style="font-weight:700;">0-1 سنة</strong>.
متطلبات الوظيفة
- لا تتطلب خبرة
وظائف مشابهة
/ شهرياًقد يعجبك أيضاً
- وظائف ذات صلة بـ Remote Documentation Specialist
- وظائف Marketing Specialist في الرياض
- وظائف طاهي (شيف) في الرياض
- وظائف مهندس معماري داخلي في الرياض
- وظائف مشرف تطوير أعمال في الرياض
- وظائف Barista في الرياض
- مجالات وظيفية أخرى في المدينة المنورة
- وظائف موظف استقبال في المدينة المنورة
- وظائف مندوب مبيعات في المدينة المنورة
- وظائف أخصائي عمليات موارد بشرية في المدينة المنورة
- وظائف اخصائي تربية خاصة في المدينة المنورة
- وظائف أخصائية علاج وظيفي في المدينة المنورة
- وظائف مراقب اجتماعي في المدينة المنورة
- وظائف أخصائي خدمة اجتماعية في المدينة المنورة
- وظائف محاسب عام في المدينة المنورة
- وظائف متخصص علاقات عامة في المدينة المنورة
- وظائف بائع في المدينة المنورة
- استكشف الوظائف في أنحاء المملكة
- وظائف أخصائي مستودعات في جدة
- وظائف بائع أحذية وحقائب في الرياض
- وظائف جامع بيانات في العلا
- وظائف مساعد إداري في جدة
- وظائف سائق سيارة في ابها
- وظائف Marketing Specialist في الرياض
- وظائف كاتب محتوى في الدمام
- وظائف محضر طلبيات أكل ومشروبات في الرياض
- وظائف منسق طبي في الرياض
- وظائف Digital Marketing Manager في جدة