وظائف مساعد إداري في جدة

يقوم المساعد الإداري بدعم الأعمال الإدارية والتنظيمية اليومية للشركة، والمساهمة في تنسيق المهام بين الأقسام، وضمان سير العمل بكفاءة وانسيابية، من خلال إدارة المراسلات، تنظيم الملفات، متابعة الطلبات، والمساعدة في تنفيذ المهام الإدارية والتشغيلية المرتبطة بالمشاريع والخدمات المقدمة للعملاء

المهام والمسؤوليات:

تنظيم وإدارة المراسلات الرسمية (بريد إلكتروني، خطابات، واتساب أعمال).

إعداد وتنسيق المستندات والتقارير الإدارية والعروض التقديمية.

متابعة تنفيذ المهام اليومية مع الفرق الداخلية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.

تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وحفظها وفق نظام معتمد.

تنسيق الاجتماعات، إعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة التوصيات الصادرة عنها.

استقبال الطلبات الواردة من العملاء وتحويلها للجهة المختصة ومتابعتها حتى الإغلاق.

دعم فريق التسويق والإدارة في المهام التشغيلية اليومية حسب الحاجة.

تحديث قواعد البيانات والمعلومات الخاصة بالعملاء والمشاريع.

المساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية وتطوير أساليب العمل

السكن والمواصلات

تتكفل الشركة بالسكن + المواصلات

تعلن مؤسسة واف للمقاولات عن توفر فرصة وظيفية لـ مساعد إداري مالي للمشاركة في تنظيم وإدارة الأعمال المحاسبية والإدارية، ودعم التطوير الإداري ضمن بيئة عمل مرنة.

-المهام باختصار:

• إدخال وتنظيم البيانات المحاسبية والإدارية عبر دفترة.
• أرشفة المستندات ومتابعة البيانات على المنصات الحكومية.
• إعداد تقارير مختصرة تساعد الإدارة على اتخاذ القرار.
• المساهمة في تحسين الإجراءات والتطوير المستمر.
• ---
• نظام العمل:
• دوام جزئي – حضوري مرن
• 5 أيام في الأسبوع / 5 ساعات يومياً
• ---
• المزايا:
• راتب 2,500-3,500 ريال 
• حوافز أداء حسب جودة التقارير الشهرية 
• فرصة للتعلم والتطور المهني

• تقديم الدعم الإداري لقسم الطعام والشراب.
• المساعدة في إدارة الجداول الزمنية، والفعاليات، والاتصالات.
• المساهمة بشكل إيجابي في تجربة الضيوف من خلال تقديم خدمة فعالة.

نحن نبحث عن مساعد إداري موثوق وذو تفاصيل دقيقة مساعد إداري / مساعد عام للمكتب لدعم عمليات مكتبنا اليومية.

المتطلبات الرئيسية:

• إجادة قوية في مايكروسوفت إكسل ومايكروسوفت وورد

• خبرة عملية مع منصات الحكومة السعودية مثل قوى، مقيم، والبوابات ذات الصلة

• يجب أن يكون قادرًا على زيارة المكاتب الحكومية لمتابعة القضايا أو الحلول.

• القدرة على التعامل مع الوثائق، وإدخال البيانات، والمهام الإدارية العامة

• منظم، مهني، وقادر على العمل بشكل مستقل

• دعم العمليات الإدارية والحفاظ على الوثائق
• دعم عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك تنسيق التوظيف
• تنسيق الاجتماعات والسفر والاتصالات بين الأقسام
• ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office
• مهارات اتصال ممتازة بالعربية والإنجليزية
• قدرات تنظيمية قوية وعقلية قائمة على العمل الجماعي

• تطوير وصيانة أنظمة تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية، مع ضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• الرد على المكالمات الهاتفية، وترحيب الزوار، وإدارة الوصول بناءً على المواعيد المجدولة، وتوجيه الاستفسارات إلى الموظفين المناسبين.
• تدوين المحاضر والحضور خلال الاجتماعات؛ إنهاء، والموافقة، وتوزيع محاضر الاجتماعات على الفور.
• إعداد التقارير部门ية والحفاظ على قواعد البيانات ذات الصلة، وضمان دقة البيانات والوثائق المناسبة.
• استقبال وتوزيع البريد الوارد على الفور، وتوجيه الاتصالات إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.
• تنظيم وصيانة بيئة مكتبية مرتبة وآمنة، وإدارة الإمدادات وضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• إعداد النسخ، والتقارير، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، وأي مستندات أخرى حسب الحاجة.
• طلب وتنظيم وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية لتلبية احتياجات الموظفين.
• إدخال طلبات الصيانة والشراء الإلكتروني حسب الحاجة والتنسيق مع الأقسام المعنية لحلها في الوقت المناسب.
• العمل كموصل لتسليم المستندات والأوراق والتقارير إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• أداء مهام أخرى حسب التكليف في نطاق العمل.

• مهارات حاسوبية جيدة وقدرة على إدخال البيانات؛ معرفة ببرنامج MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
• مهارات تحليلية قوية وحل المشكلات.
• مهارات تواصل ممتازة ورعاية العملاء.
• قدرات دقيقة في حفظ السجلات.