التخطيط الإداري ركيزة أساسية في نجاح أي مؤسسة مهما كانت صناعتها، فهو الأداة التي يتم من خلالها رسم خريطة واضحة للمستقبل وتحديد الأهداف والوسائل المناسبة لتحقيقها، وتعمد المؤسسات إلى هذا النوع من التخطيط عند تحليل البيئة الداخلية والخارجية، واقتناص الفرص واستكشاف التحديات، ثم صياغة الخطط التي تضمن استخدام الموارد المتاحة على النحو الأمثل، فضلًا عن أهميته في توجيه الجهود وتنظيم العمليات بشكل متكامل يحقق الكفاءة والفعالية، وفي هذا المقال نوضح ما هو التخطيط الإداري وأنواع التخطيط في الإدارة.
التخطيط الإداري:
يشير التخطيط الإداري إلى العملية متعددة الخطوات التي تستهدف توفير اتجاهًا واضحًا للمؤسسة حول كيفية بلوغ أهدافها الاستراتيجية من خلال تحديد تلك الأهداف المستقبلية ووضع الأساليب والموارد والترتيبات اللازمة لتحقيقها، مما يمكّن المؤسسة من توحيد جهود الموظفين وتوجيه تركيزهم نحو أعمالهم، كما أن التخطيط يساعد على تحديد المخاطر والفرص المحتملة، مما يجعل المؤسسة أكثر استعدادًا للمستقبل.
يتولى المديرون بالمؤسسة ادارة التخطيط الإداري، إذ يقومون بإعداد الخطة التي تتضمن رؤية المؤسسة ورسالتها وأهدافها التي تعمل كمؤشرات لقياس التقدم المحرز، ويحددون مسارات العمل وما هي البدائل المتاحة لتحقيق الأهداف المرجوة، إضافة إلى تقييم النتائج بعد تنفيذ الخطة واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
تتعدد مستويات التخطيط الإداري ما بين التخطيط الاستراتيجي بعيد المدى الذي تتراوح مدته ما بين 3 إلى 5 سنوات، والتخطيط التكتيكي متوسط المدى الذي تتراوح مدته ما بين سنة إلى 3 سنوات، والتخطيط التشغيلي قصير المدى الذي لا تزيد مدته عن سنة.
يُعد التخطيط الإداري من أهم العمليات التي تنفذها المؤسسة، لأنه لا يقتصر على وضع الخطط فحسب، بل يشمل تخصيص الموارد بجميع أنواعها بكفاءة، وتقليل المخاطر عن طريق توقع العقبات والبدائل، ورفع مستوى التنسيق بين أقسام المؤسسة، إلى جانب دوره في تسهيل اتخاذ قرارات أسرع وأكثر انسجامًا مع الأهداف.
أنواع التخطيط في الادارة:
ينقسم التخطيط في الإدارة إلى أنواع متعددة وفقًا للمدى الزمني، الغرض، وطبيعة النشاط. فمن حيث المدى الزمني، يشمل التخطيط الاستراتيجي الذي يركز على الأهداف طويلة المدى ويضعه القادة التنفيذيون لتحقيق رؤية المؤسسة خلال 3 إلى 5 سنوات، والتخطيط التكتيكي الذي يُعنى بتحقيق أهداف متوسطة المدى تمتد من سنة إلى ثلاث سنوات وتنفذه الإدارة الوسطى، والتخطيط التشغيلي الذي يغطي الفترات القصيرة ويتناول المهام اليومية والعمليات التنفيذية لضمان سير العمل بكفاءة.
أما من حيث الغرض، فيتضمن التخطيط للطوارئ الذي يهدف إلى مواجهة الأزمات غير المتوقعة وضمان استمرارية العمل، وتخطيط التعاقب الوظيفي الذي يركز على إعداد قيادات بديلة للمناصب الحيوية، والتخطيط الاستباقي الذي يسعى للاستعداد المسبق للمخاطر المحتملة. ومن حيث طبيعة النشاط، يشمل التخطيط الإداري أنواعًا مثل تخطيط المشروع لتنظيم وتنفيذ المشاريع بكفاءة، والتخطيط المالي لإدارة الموارد المالية والتنبؤ بالإيرادات والمصروفات، وتخطيط التسويق للترويج للمنتجات والخدمات، وتخطيط الموارد البشرية لتحديد احتياجات القوى العاملة وضمان توافر المهارات اللازمة لتحقيق الأهداف التنظيمية.
وبالتالي ينقسم التخطيط في الإدارة إلى عدة أنواع تختلف حسب المدى الزمني وطبيعة النشاط والغرض، وذلك على النحو التالي:
أنواع التخطيط من حيث المدى الزمني:
تتعدد أنواع التخطيط من حيث المدى الزمني ما بين الآتي:
1- التخطيط الاستراتيجي
يُعد التخطيط الاستراتيجي من أنواع التخطيط طويلة المدى، إذ تطور المؤسسات الخطط الاستراتيجية لتحقيق الأهداف المستقبلية التي تتراوح ما بين 3 إلى 5 سنوات، وتغطي تلك الخطط جميع الموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، مع مراعاة المتغيرات القابلة للتحكم وغير القابلة للتحكم، وكيفية التكيف معها.
تكلف المؤسسة المدراء التنفيذيين أو القادة في المستويات العليا بإعداد الخطط الاستراتيجية التي يجب أن تتضمن أهدافًا تتماشى مع رسالتها ورؤيتها وقيمها، ومن ثم يقومون بتحليل بيئة الأعمال الخارجية، ووضع رؤية واضحة، وصياغة استراتيجيات لتحقيق هذه الرؤية.
يتوقف نجاح التخطيط الاستراتيجي على مدى معرفة المؤسسة موقعها الحالي من حيث توافر رأس المال، وقوتها وضعفها، وكذلك الظروف الاقتصادية والعوامل البيئية الأخرى التي قد تشكل تهديدًا أو توفر فرصة للنمو.
يُستخدم التخطيط الاستراتيجي في عدة حالات، أبرزها البدء في عمل تجاري جديد، إذ يتم تحديد الجداول الزمنية، ووضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ومتابعة تقدمها، وعند حدوث تغيير مفاجئ في اتجاه السوق.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning Manager
تساعدك صبّار على تعيين أفضل خبراء التخطيط الاستراتيجي القادرين على رسم خارطة طريق عملية لمستقبل شركتك، وتحويل رؤيتك إلى أهداف قابلة للتنفيذ تضمن لك النمو والاستدامة.
2- التخطيط التكتيكي
يشير التخطيط التكتيكي إلى تفاصيل الأنشطة والأساليب والطرق المطلوب استخدامها لتحقيق الأهداف متوسطة المدى التي تتراوح ما بين سنة إلى 3 سنوات، وهو أحد أنواع التخطيط الأساسية في الإدارة التي تساعد على تحقيق تلك الأهداف.
تتولى الإدارة الوسطى في المؤسسة تنفيذ عملية التخطيط التكتيكي، من خلال وضع الأهداف المراد تحقيقها لقسم أو قسمين ثم الانتقال إلى القسم التالي في الخطة التكتيكية، ليتم ترجمة الأهداف الاستراتيجية إلى خطوات عملية قابلة للتنفيذ.
تحدد الخطط التكتيكية كيف يمكن تخصيص الموارد لبلوغ الأهداف المُحددة، وكيف يمكن مواءمة الأنشطة والعمليات اليومية والمشاريع مع الاستراتيجية العامة للمؤسسة.
3- التخطيط التشغيلي
التخطيط التشغيلي من أنواع التخطيط قصيرة المدى، إذ تعمل المؤسسة على تطوير وتنفيذ الخطط التشغيلية التي تغطي فترة قصيرة تبدأ من بضعة أيام وتصل إلى سنة، وهي الخطط التي تركز على الأنشطة والعمليات اليومية لتحقيق الأهداف التكتيكية والاستراتيجية.
تتضمن الخطط التشغيلية المهام المحددة التي يتعين على الأقسام تنفيذها، والجداول الزمنية الواجب تنفيذ الخطط في إطارها، والموارد التي ينبغي تخصيصها لضمان نجاح الخطة، وهو ما يضمن سير العمليات اليومية بكفاءة وسلاسة.
قد تكون الخطط التشغيلية مخصصة لمرة واحدة أي تُستخدم لموقف أو نشاط واحد لا يتكرر بانتظام، وقد تكون مستمرة أي جزءًا من الروتين أو يتم تدريسها كعملية أو إجراء في حال حدوث موقف معين.
تمتاز الخطط التشغيلية بمرونتها، إذ يمكن إجراء تعديلات عليها وفقًا لاحتياجات العمل وتغيراته، فضلًا عن إمكانية تكرارها لأنها قصيرة المدى.
أنواع التخطيط من حيث الغرض:
تشمل أنواع التخطيط من حيث الغرض ما يلي:
1- التخطيط للطوارئ
يُعد التخطيط للطوارئ شكل من أشكال الخطط التكتيكية أو التشغيلية التي لا يتم استخدامها إلا عند وقوع حدث أو ظرف عام معين أو اضطرابات أو في المواقف التي لا يمكن التنبؤ بالتغييرات فيها والتي قد تعطل عمليات المؤسسة، إذ تضع الخطة الطارئة مسارًا بديلًا للعمل عندما يقع حدث في المستقبل، وبالتالي يمكن اعتبار هذا التخطيط مرتبطًا بإدارة المخاطر، لأنه يعني بمعالجة المخاطر المحتملة والمفاجئة.
تغطي الخطط الطارئة مجموعة من السيناريوهات المحتملة وكيفية الاستجابة لها بشكل مناسب والتخفيف من آثارها، بداية من التخطيط للأفراد وصولًا إلى التحضير المسبق للأحداث الخارجية التي قد تؤثر سلبًا على الأعمال.
تتمثل أهمية الخطط الطارئة في كونها تضمن استمرارية الأعمال في مواجهة التحديات غير المتوقعة، وبالتالي فهي تقلل من تداعيات الأزمات على الاستقرار التشغيلي.
2- تخطيط التعاقب الوظيفي
يركز تخطيط التعاقب الوظيفي على تحديد وتطوير القادة المحتملين داخل المؤسسة، لضمان شغل المناصب القيادية بالكفاءات المناسبة عند شغورها سواء بشكل مفاجئ نتيجة استقالة أو إقالة أحد الموظفين، أو بشكل متوقع نتيجة بلوغ أحد الموظفين سن التقاعد.
من خلال تنفيذ خطط التعاقب الوظيفي يتم إعداد الموظفين للأدوار القيادية المستقبلية، عن طريق تدريبهم وصقل مهاراتهم وتجهيزهم لتولي دور جديد عند توفر الفرصة، بحيث يحدث الانتقال بسلاسة دون تأخير في تحديد من سيتولى المسؤوليات.
اعرف المزيد عن: تخطيط التعاقب الوظيفي: دليل شامل لكيفية عمله
3- التخطيط الاستباقي
العديد من المؤسسات تنفذ عملية التخطيط الاستباقي لضمان الاستعداد مسبقًا لأي شيء لم يحدث بعد، مما يجعلها ذات مرونة أكبر في مواجهة مختلف التحديات، وتكون مجهزة بشكل أفضل للتعامل مع الموقف متى ما حدث.
تتعدد الأحداث والمواقف التي تحتاج إلى خطط استباقية، مثل وقوع الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات والزلازل، وإضراب الموظفين.
أنواع التخطيط من حيث طبيعة النشاط:
فيما يلي أنواع التخطيط الإداري وفقًا لطبيعة نشاط المؤسسة:
1- تخطيط المشروع
يُعد تخطيط المشروع جزءًا من إدارة المشاريع، إذ تقوم المؤسسة بتطوير خطط للمشاريع المحددة التي تسعى لتنفيذها خلال فترة زمنية معينة، وهي الخطط التي تتضمن مهام ومسؤوليات أعضاء الفريق والجداول الزمنية، وتخصيص الموارد المادية والبشرية والمالية، وبالتالي فهي توفر نهجًا منظمًا لإكمال المشاريع بنجاح في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
توفر لك صبّار أفضل مديري المشاريع القادرين على التخطيط، التنفيذ، والمتابعة بدقة، لضمان أن مشاريعك تُسلَّم في الوقت المحدد وضمن الميزانية، مع أعلى معايير الجودة.
2- التخطيط المالي
تلجأ المؤسسات إلى تنفيذ عملية التخطيط المالي عندما تسعى لإدارة مواردها المالية بكفاءة، حيث يتضمن هذا النوع من التخطيط التنبؤ المالي المستقبلي سواء على المدى الطويل أو القصير، وإعداد الميزانية، وتخصيص الأموال لمختلف الأنشطة والمشاريع.
من خلال التخطيط المالي تتمكن المؤسسات من تقدير النفقات التي ستتكبدها والإيرادات التي تأمل في تحقيقها، وبالتالي فهي تستفيد منه في ضمان توفر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها مع الحفاظ على الاستقرار والاستدامة المالية.
يمكنك الاعتماد على صبّار في توظيف خبراء التخطيط المالي القادرين على إعداد الميزانيات، وضع التوقعات المالية، وإدارة التدفقات النقدية لضمان نمو مستدام.
3- تخطيط التسويق
جميع المؤسسات تنفذ تخطيط التسويق من أجل الترويج لعلامتها التجارية ومنتجاتها وخدماتها حتى تجذب انتباه الناس وتستقطب المزيد من العملاء، وبالتالي يركز تخطيط التسويق على تحقيق الأهداف التسويقية من خلال تطوير استراتيجيات للترويج للمنتجات أو الخدمات، والوصول إلى الجماهير المستهدفة.
تشمل الخطط التسويقية أبحاث السوق، والإعلان، وبناء العلامة التجارية، واستراتيجيات المبيعات، وغير ذلك من المهام التي يتولى قسم التسويق تنفيذها لتعزيز وعي الجمهور بالمؤسسة، كما تستخدم المؤسسات أساليب متنوعة للتخطيط مثل التخطيط الرسمي، غير الرسمي، قصير المدى، التفاعلي، والمستقبلي.
4- تخطيط الموارد البشرية
يُعد تخطيط الموارد البشرية جزءًا أساسيًا من أنواع التخطيط التي تنفذها المؤسسة، إذ يتناول احتياجات القوى العاملة بها، من خلال تحديد عدد الموظفين والمهارات المطلوبة لتحقيق الأهداف التنظيمية، وبالتالي يشمل هذا التخطيط مجالات مثل التوظيف، والتدريب، والتطوير، وتخطيط التعاقب الوظيفي، وإدارة الأداء.
يتم تنفيذ خطط الموارد البشرية على عدة خطوات منظمة وهي: تحليل الموظفين الحاليين، التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من القوى العاملة، إجراء تحليل فجوة المهارات، وضع خطة عمل للتوظيف، ثم المتابعة والمراقبة.
كوّن فريق العمل المثالي مع صبّار
هل تبحث عن فريق عمل يرفع أداء شركتك ويضمن لك الاستقرار والنجاح؟ نحن في صبّار للتوظيف نوفر لك أفضل الكفاءات والمواهب في جميع التخصصات، بدقة عالية ووفق معايير تناسب أهدافك.
لن تقتصر استفادتك من صبّار على توظيف أصحاب الكفاءات فحسب، بل تشمل حصولك على أفضل خدمات التوظيف التي تضمن لك تكوين فريق عمل مثالي في وقت قياسي، إذ تعتمد على تقنية الذكاء الاصطناعي في انتقاء المرشحين المؤهلين للعمل وفقًا لمتطلباتك، سواء كانوا سعوديين أو غير سعوديين، الجاهزين للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد.
الخاتمة:
التخطيط الإداري هو عملية متكاملة تهدف إلى توجيه المؤسسة نحو تحقيق أهدافها الاستراتيجية من خلال تحديد الأهداف المستقبلية ووضع الوسائل والموارد اللازمة لتنفيذها. يقوم المديرون بوضع الخطط التي تشمل الرؤية والرسالة والمسارات البديلة، مع تقييم النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
ويتنوع التخطيط الإداري بين الاستراتيجي طويل المدى، والتكتيكي متوسط المدى، والتشغيلي قصير المدى، بحيث يغطي كل مستوى فترة زمنية مختلفة ويركز على تفاصيل محددة لتحقيق انسجام بين الأنشطة اليومية والأهداف الكبرى. كما يساهم التخطيط الإداري في تحسين تخصيص الموارد، توقع المخاطر، وتنسيق الجهود بين الأقسام لضمان قرارات أسرع وأكثر فاعلية.
أما أنواع التخطيط فتتنوع وفق المدى الزمني والغرض وطبيعة النشاط. فهناك التخطيط الاستراتيجي الذي يضع الرؤية بعيدة المدى، والتكتيكي الذي يترجم الأهداف إلى خطوات عملية، والتشغيلي الذي يعالج الأنشطة اليومية.
كما يشمل التخطيط للطوارئ لمواجهة الأزمات، والتخطيط الاستباقي للاستعداد للأحداث المستقبلية، وتخطيط التعاقب الوظيفي لضمان استمرارية القيادة. وبحسب النشاط المؤسسي، يتفرع إلى تخطيط المشاريع، التخطيط المالي، تخطيط التسويق، وتخطيط الموارد البشرية، حيث يغطي كل منها جانبًا مهمًا لتحقيق استدامة المؤسسة ونموها.
