التخطيط الوظيفي وأنواعه وخطواته وطرق تحقيقه للمؤسسة

يُعد التخطيط الوظيفي أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للعديد من الأشخاص، سواء ممن تخرجوا حديثًا أو لديهم خبرة قليلة أو محترفين بعد العمل لسنوات أكسبتهم خبرة واسعة، فمن خلال التخطيط الوظيفي يتسنى معرفة نقاط القوة والاهتمامات الشخصية، وتقييم مختلف الخيارات المهنية وتحديد الخطوات التي يتعين اتخاذها لبلوغ الأهداف المهنية قصيرة وطويلة الأجل، وتحقيق التقدم المطلوب في المسار الوظيفي، لذلك نناقش في هذا المقال تعريف التخطيط الوظيفي وأنواعه وأهميته وخطواته وأهدافه ومن يقوم به، وما الفرق بين التخطيط الوظيفي والتطوير الوظيفي.

التخطيط الوظيفي:

التخطيط الوظيفي هو عملية يقوم بها الأشخاص من أجل تحديد مهاراتهم واهتماماتهم ونقاط قوتهم وضعفهم والمجالات المقرر متابعتها، ومن ثم رسم المسار الوظيفي ومعرفة الوظائف التي تناسبهم، مع وضع الأهداف المهنية وما يطمح إليه كل شخص في مساره الوظيفي، والخطوات المطلوب اتخاذها من أجل بلوغ تلك الأهداف.

وتساعد عملية التخطيط الوظيفي التي ينفذها الموظف بمفرده أو بمساعدة أصحاب العمل على زيادة حافزه وتعزيز دافع نموه الشخصي والمهني، لأنها تهدف إلى التوجيه اللازم لتحقيق الأهداف المهنية بنجاح، فضلًا عن دورها في زيادة مستوى الرضا عن الوظيفة الحالية وإعداد المهنيين للترقيات المُحتملة.

ولا يتم تنفيذ عملية التخطيط الوظيفي مرة واحدة فقط؛ بل هي عملية مستمرة يمكن إجراء تعديلات عليها وفقًا لتغير أهداف الشخص وأولوياته أو للتغيرات التي يشهدها عالم الأعمال.

أنواع التخطيط الوظيفي:

هناك أربعة أنواع رئيسية لعملية التخطيط الوظيفي، تشمل ما يلي:

1- تخطيط البداية المهنية

يقوم بهذا النوع من التخطيط الطلبة أو الذين تخرجوا حديثًا ممن لا يمتلكون أية خبرات مهنية، إذ يتطلعون من خلال هذه العملية إلى تحديد المهن المُقرر الالتحاق بها مستقبلًا، والتي تناسب قدراتهم وأهدافهم واهتماماتهم.

ويتضمن التخطيط لبداية الحياة المهنية وضع الخطة التي تشتمل على الفرص المهنية المُحتملة، والخطوات التي يمكن اتخاذها لاقتناص تلك الفرص، وبالتالي تفيد هذه الخطة في تعزيز الثقة في المهنة المُستهدفة وإمكانية الحصول عليها.

2- تخطيط التغيير الوظيفي

وهو التخطيط الذي يقوم به المهنيون ممن لديهم خبرات في العمل ويسعون لتغيير حياتهم المهنية إلى أخرى يستمرون فيها حتى التقاعد، إذ يضعون خطة وظيفية تتضمن الأهداف التي يرغبون في تحقيقها من مسارهم المهني ومجالات مثل التوازن بين العمل والحياة، ومن ثم يقومون بتحليل الفرص والمخاطر قبل الإقدام على اتخاذ أي خطوة.

3- تخطيط الإدارة الوظيفية

يقوم المهنيون بتنفيذ عملية تخطيط الإدارة الوظيفية في أثناء حياتهم المهنية، لتتضمن مجموعة من الخطط المهنية الخاصة بهم والبعيدة عما يعرفه أصحاب العمل، إذ يحددون في تلك الخطط الخطوات التي يمكن اتخاذها لتحسين الحياة المهنية والحصول على الترقيات، بعد معرفة نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.

4- تخطيط إدارة الأداء

يقوم الموظفون بتخطيط إدارة الأداء تحت إشراف إدارة المؤسسة، إذ يوضحون لمديرهم ما هي أهدافهم طويلة المدى وقصيرة المدى من أجل تحديد خطوات تحقيق تلك الأهداف، وهي الخطوات التي يجب أن تكون واقعية وقابلة للقياس.

ويُعد هذا النوع من التخطيط جزءًا أساسيًا من عملية مراجعة الأداء التي تقوم بها المؤسسة بهدف معرفة الموظفين المتميزين الذين يمكن منحهم فرصًا للترقية وفقًا للمناصب الأكبر المتاحة.

أهمية التخطيط الوظيفي:

هناك العديد من فوائد التخطيط الوظيفي التي تبرز مدى أهمية هذه العملية بالنسبة للموظفين والمؤسسات على حد سواء، وتتمثل تلك الفوائد فيما يلي:

1- إنشاء خارطة طريق جيدة

يتيح تنفيذ التخطيط الوظيفي إنشاء خارطة طريق جيدة توضح الهدف المهني المُراد بلوغه والاتجاه المناسب، إلى جانب إبراز الموارد المتاحة وغيرها المطلوبة من حيث التعليم والمهارات والمؤهلات والشهادات التعليمية والاهتمامات لتحقيق هذا الهدف، وبالتالي يدرك القائم بهذه العملية ماذا يريد وما يمكن فعله لتحقيق ما يرغب فيه حتى يظل على المسار الصحيح.

2- تحديد الثغرات

ينطوي تنفيذ التخطيط الوظيفي على تحديد الثغرات ومجالات التحسين في التعليم والخبرات والمهارات، وبالتالي يكتسب الفرد رؤية حول ما يجب القيام به من أجل سد تلك الثغرات، عن طريق مواصلة التعليم للحصول على درجات أكاديمية متقدمة أو الالتحاق بالدورات التدريبية التي تصقل من المهارات والمعارف، وهو ما يساعد في النهاية على الوصول إلى الأهداف المهنية في أقرب وقت.

3- إدراك الفرص الوظيفية

عن طريق التخطيط الوظيفي، يتعرف الفرد على مختلف الفرص الوظيفية، ومن ثم يتمكن من اختيار الوظيفة التي تناسب مهاراته وكفاءاته، وتحديد أولويات تلك الوظائف بشكل صحيح.

4- تحسين أداء الموظفين

تكمن أهمية تخطيط المسار الوظيفي في دورها في تحسين أداء الموظفين، فعندما يحدد الموظف الأهداف التي يسعى لتحقيقها والاتجاه الذي يسير فيه، يتحسن أدائه في العمل، وهو ما ينعكس بالإيجاب على إنتاجيته، وبالتالي يزداد الرضا الوظيفي.

5- تطوير المهارات

من خلال تنفيذ عملية التخطيط الوظيفي، يتمكن حديث التخرج أو الموظف من تطوير المهارات اللازمة سواء للحصول على الوظيفة المُستهدفة أو من أجل تحقيق التقدم الوظيفي، كما تفيد هذه العملية إدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة في تحديد أفضل المواهب وأكثرها تأهيلًا للحصول على الترقيات.

6- تعزيز الاستقرار المالي

توجه عملية التخطيط الوظيفي الموظفين نحو المسار الأفضل لتحقيق التقدم الوظيفي والذي يشمل الحصول على ترقيات تصحبها زيادات في الرواتب، وهو ما يساعد على تحسين القدرات المالية والأمن المالي للموظفين.

7- تحقيق التوازن بين الحياة والعمل

تنطوي عملية التخطيط الوظيفي على وضع أهدافًا مهنية يمكن تحقيقها، وبالتالي يمكن للموظفين إدارة وقتهم بشكل فعال ووضع حدود بين الحياة الشخصية والعمل من أجل تحقيق التوازن المطلوب بينهما، وهو ما يفيد في تقليل التوتر والإرهاق.

8- زيادة القدرة على التكيف والمرونة

عند تنفيذ التخطيط الوظيفي، يصبح لدى الموظفين الحافز للتعلم المستمر من أجل تطوير مهاراتهم، وهو ما يمكّن المؤسسات من الاستعداد للتغيرات التي تطرأ على عالم الأعمال وديناميكيات السوق، وبالتالي تنجح في التكيف مع تلك التغيرات بفضل مجموعة المهارات المتطورة التي تمتلكها.

9- التخطيط للتعاقب الوظيفي

تستفيد المؤسسات من عملية التخطيط الوظيفي في تحديد الموظفين الذين يمكنهم تولي مناصب قيادية مستقبلًا والعمل على إعدادهم لذلك، وهي العملية التي تُعرف باسم التخطيط للتعاقب الوظيفي والتي تضمن الانتقال السهل للأدوار الوظيفية للحفاظ على استقرار المؤسسة.

10- زيادة مشاركة الموظفين

تزداد مشاركة الموظفين في العمل داخل المؤسسة عندما يدركوا مسارًا وظيفيًا واضحًا وفرص تحقيق التقدم الوظيفي، وهو ما يعزز من ولائهم للمؤسسة، ويساعد على التقليل من معدل الدوران الوظيفي والحفاظ على قوى عاملة مستقرة.

خطوات التخطيط الوظيفي:

هناك مجموعة من الخطوات التي يجب القيام بها عند تنفيذ عملية التخطيط الوظيفي، وتشمل ما يلي:

1- وضع قائمة الاهتمامات

في أولى مراحل التخطيط الوظيفي لا بد من وضع قائمة بالهوايات والاهتمامات وما الذي يثير الشغف بالنسبة للقائم بالتخطيط الوظيفي وما الذي لا يفضله، وما الذي استمتع به ولم يستمتع به في حال الالتحاق بوظائف أو تدريبات سابقة، وذلك من أجل اختيار المسار المهني الذي يتوافق مع تلك الاهتمامات.

2- تقييم المهارات

بعد ذلك، يتم تقييم المهارات الحالية، والتي يمكن أن تكون مواهب طبيعية أو مجالات تم اكتساب الكفاءة فيها بعد تطويرها بمرور الوقت، إضافة إلى المهارات التي يمكن العمل عليها والتي تحتاج إلى تحسين من أجل تضييق الخيارات المهنية.

3- تحديد القيم

يجب أن يكون القائم بالتخطيط واضحًا بشأن قيمه الشخصية وكيف تشكل أولوية بالنسبة له، إذ يفيد تحديد القيم في معرفة المؤسسات التي تتوافق قيمها مع القيم الشخصية.

4- تحديد التفضيلات

تشير التفضيلات إلى بيئة العمل التي يسعى الشخص للالتحاق بها والتي يمكن أن تساعده في تحقيق التوازن بين الحياة والعمل، وبالتالي فهي تمكن من تحديد المسار الوظيفي المناسب.

5- وضع قائمة بالخيارات المهنية

بعد التقييم الذاتي الذي يتضمن تقييم الاهتمامات والمهارات والقيم والتفضيلات؛ تأتي خطوة وضع قائمة تحتوي على الوظائف التي تناسب الاهتمامات والمهارات، وذلك من خلال البحث عن مؤسسات وأدوار وظيفية محددة مع جمع المعلومات الأساسية حول كل وظيفة من الوظائف والمعلومات العامة عن سوق العمل، ثم تضييق القائمة لتشتمل فقط على أفضل الوظائف.

6- مراعاة العوامل الخارجية

من أجل اختيار الوظيفة المناسبة، لا بد من مراعاة العوامل الخارجية والتي تشمل على مدى الطلب على مجال الوظيفة والراتب وفرص إحراز التطور الوظيفي والتعليم والتدريب اللازمين لدخول هذا المجال، وما إذا كانت الوظيفة تساعد على تحقيق التوازن بين الحياة والعمل.

7- تحديد الأهداف

بعد الاستقرار على الوظيفة المناسبة؛ لا بد من تحديد الأهداف المهنية والخطوات المطلوب اتخاذها لتحقيقها، وهي الأهداف التي يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا.

8- وضع خطة عمل

وهي آخر خطوات عملية التخطيط الوظيفي، وفيها يجب وضع خطة عمل تتضمن تفاصيل الخطوات المُقرر اتخاذها لبلوغ الأهداف المهنية، ومن خلالها يمكن تتبع التقدم المُحرز من أجل البقاء على المسار الصحيح.

ويمكن إجراء تعديلات على خطة العمل في حال تغيير الأولويات أو الأهداف، أو إذا طرأت تغييرات على مجال الوظيفة.

من يقوم بتخطيط المسار الوظيفي؟

على الرغم من أن عملية التخطيط للمسار الوظيفي هي عملية فردية في المقام الأول إذ يقوم بها الفرد من أجل تحديد أهدافه المهنية ووضع الخطة اللازم للوصول إليها؛ إلا أن هناك جهات أخرى تشترك فيها وهم المدير المباشر، وإدارة المؤسسة ممثلة في قسم الموارد البشرية.

إذ يقوم المدير المباشر بما يلي:

مساعدة الموظف على التفكير في خططه المهنية وإدارة توقعاته.
دعم الأهداف المهنية التي يرغب الموظف في تحقيقها.
تقديم معلومات عن اتجاهات العمل وتوفير التدريب والتوجيه والدعم.
تقديم التوجيه اللازم لمواءمة أهداف الموظف مع احتياجات العمل.
مساعدة الموظف على تحديد نقاط قوته وضعفه والمهارات التي تحتاج إلى تحسين.

أما دور قسم الموارد البشرية، فهو يتمثل في تحديد احتياجات المؤسسة من المهارات والكفاءات بما يتوافق مع أهدافها، ووضع الخطط الاستراتيجية التي تساعد على تطوير الموظفين وتقييم أدائهم، والعمل على تسهيل التنقل بين الإدارات والحصول على الترقيات.

أهداف التخطيط الوظيفي:

تُنفذ عملية التخطيط الوظيفي من أجل تحقيق مجموعة من الأهداف وهي:

تحديد الأهداف المهنية طويلة الأجل وقصيرة الأجل، مع إبراز اتجاه الوصول إليها.
معرفة المهارات التي تحتاج إلى تحسين من أجل تطويرها للمساعدة في تحقيق الأهداف المهنية.
استكشاف الفرص المهنية المتاحة من أجل تحديد الوظيفة التي تتوافق مع التطلعات والمهارات والقيم.
معرفة العقبات المُحتملة التي قد تؤثر بالسلب على تطور المسار الوظيفي من أجل الاستعداد لها بشكل أفضل.
ضمان توافق قيم الفرد مع قيم المؤسسة، من أجل بلوغ الأهداف المشتركة.
تحقيق المرونة الكافية التي تمكّن من الاستجابة مع التغيرات التي يشهدها سوق العمل.

طرق تحقيق التخطيط الوظيفي لتطوير المؤسسة:

حتى تتمكن المؤسسات من تنفيذ التخطيط الوظيفي؛ يتعين عليها اتباع الاستراتيجيات التالية:

التعرف على أهداف الموظفين

يجب أن تتعرف المؤسسة على الأهداف المهنية طويلة الأجل وقصيرة الأجل للموظفين، وذلك من خلال عقد مقابلات فردية معهم وجمع المعلومات عن تلك الأهداف باستخدام الاستبيانات، حتى تتمكن من موائمة تلك الأهداف مع أهدافها، وبالتالي يدرك الموظفون كيف يساهم تحقيق أهداف الشركة في بلوغ أهدافهم المهنية.

دمج التخطيط الوظيفي في استعراضات الأداء

يجب أن تتضمن مراجعات الأداء جزءًا أساسيًا يتمثل في إجراء مناقشة مع الموظفين حول الخيارات المهنية وإعادة النظر فيها بانتظام، وذلك من أجل تقييم أدائهم والتأكد من استمرار مواءمة التطلعات الشخصية مع أهداف المؤسسة.

تمكين ثقافة التعلم المستمر

يُعد تمكين ثقافة التعلم المستمر من أهم مظاهر التخطيط الوظيفي، إذ يتعين على المؤسسات إتاحة الفرصة للموظفين لتطوير مهاراتهم وتنمية قدراتهم ومعارفهم، من خلال مساعدتهم على الالتحاق بالدورات التدريبية وحلقات العمل، والاعتماد على نظام تدريب يمكن استخدامه بسهولة.

مساعدة الموظفين على إنشاء خطط التطوير الوظيفي

يقع على عاتق المؤسسة مهمة مساعدة الموظفين على تنفيذ التخطيط الوظيفي والتعاون معهم من أجل إجراء تحديثات منتظمة على الخطط التي يضعونها، وضمان استمرار التوافق بين الأهداف الشخصية مع أهداف العمل.

تصميم استراتيجيات لمراحل وظيفية مختلفة

حتى تتمكن المؤسسات من تنفيذ عملية التخطيط الوظيفي بنجاح؛ يتعين عليها تصميم الاستراتيجيات المختلفة التي تناسب مختلف المراحل الوظيفية، نظرًا لاختلاف الأهداف المهنية للمبتدئين في حياتهم المهنية عن أهداف الذين يمرون بتحولات في منتصف حياتهم المهنية.

الفرق بين التخطيط الوظيفي والتطوير الوظيفي:

يكثر استخدام مصطلحي التخطيط الوظيفي والتطوير الوظيفي في إدارات الموارد البشرية، وعلى الرغم من ارتباطهما؛ إلا أن هناك عدة اختلافات جوهرية بينهما تتمثل فيما يلي: