مصفوفة ايزنهاور لإدارة المهام

مصفوفة ايزنهاور لإدارة المهام أداة بالغة الأهمية، فعند وجود الكثير من المهام التي يتعين إكمالها، قد لا يعرف المُكلف بها من أين يبدأ، لأن هناك مهام مهمة وأخرى يمكن تأجيلها أو تنفيذها في وقت لاحق، لذلك يُعد تحديد أولويات تلك المهام أول طريق إنجازها بكفاءة، وإدارة الوقت بفعالية وضمان عدم إهداره، وتعزيز الإنتاجية.

وهنا يأتي دور مصفوفة ايزنهاور التي توجه أعضاء الفريق نحو ما يجب البدء فيه، أو جدولته، أو تفويضه، أو التوقف عنه، وفي هذا المقال نوضح تعريف مصفوفة ايزنهاور لإدارة المهام وتصنيف المهام بها، وكيفية استخدام المصفوفة.

مصفوفة ايزنهاور لإدارة المهام:

مصفوفة ايزنهاور لإدارة المهام Eisenhower Matrix والمعروفة أيضًا باسم جدول أيزنهاور أو صندوق أيزنهاور، هي عبارة عن أداة مرئية تُستخدم في تحديد أولويات المهام المتنوعة بناءً على إلحاحها وأهميتها، من خلال تصنيف تلك المهام في أربعة مربعات، يحدد المربع الأول المهام المهمة والعاجلة التي يجب تنفيذها فورًا والمربع الثاني يُدرج فيه المهام المهمة لكن غير العاجلة التي يمكن التخطيط لها لاحقًا، والمربع الثالث يوضع فيه المهام العاجلة ولكن غير المهمة التي يمكن تفويضها للآخرين، أما المربع الرابع فهو يوضح المهام غير المهمة وغير العاجلة التي يمكن استبعادها تمامًا.

كما تُستخدم هذه الأداة في إدارة الوقت واتخاذ القرار في تنفيذ المشاريع ذات الأولوية العالية، أو تأجيل مهام معينة، أو تعيينها لآخرين، مما يفيد في التركيز على تحقيق المستوى المطلوب من الإنتاجية، ويجنب العمل العشوائي على أشياء متنوعة لساعات طويلة، وتوجيه الجهود إلى مكانها الصحيح.

سُميت مصفوفة ايزنهاور نسبة إلى الرئيس "دوايت دي أيزنهاور"، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة، الذي أكد على أهمية التمييز بين المطالب العاجلة والمسؤوليات المهمة، لذلك يستخدمها الأفراد والفرق في التوقف عن الاستجابة لكل مطلب طارئ، وتخطيط العمل بناءً على الأولويات الحقيقية.

تعاون مع صبّار واستقطب الكفاءات التي تتناسب مع ثقافة مؤسستك وتطلعاتها، بفضل شبكتنا الواسعة في كافة التخصصات، نضمن لك الوصول إلى الأفضل في السوق.

تصنيف المهام في مصفوفة ايزنهاور:

صنفت مصفوفة ايزنهاور المهام إلى أربعة أنواع توضح كيفية تنظيمها وآلية تنفيذها، وذلك على النحو التالي:

1- المهام المهمة والعاجلة

يوضع في المربع الأول في مصفوفة المهام المهمة والعاجلة، وهي المهام التي تحتاج إلى تنفيذ فوري نظرًا لشدة أهميتها وإلحاحها في ذات الوقت، ويمكن تمييز تلك المهام من خلال تحديد أيًا منها لها عواقب واضحة وتداعيات وخيمة تؤثر على الأهداف طويلة المدى في حال عدم تنفيذها في الحال، كما أنها المهام ذات المواعيد النهائية الوشيكة، أو تلك التي لا يمكن تأجيلها.

لوضع المهام في هذا المربع، لا بد أولًا من تحليل الأولويات بدقة، لاتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت تتوافق مع معايير المهام التي ينبغي إنجازها خلال يوم واحد، أو في موعد لا يتجاوز اليوم التالي على أقصى تقدير.

من الأمثلة على المهام المهمة والعاجلة:

• الوفاء بالمواعيد النهائية.

• تلبية متطلبات الامتثال.

• معالجة القضايا الحرجة للعملاء.

• تقديم تقرير أو عرض تقديمي مهم قبل موعد محدد.

• حل مشكلة جودة في منتج أو خدمة.

2- المهام المهمة لكن غير عاجلة

في المربع الثاني من صندوق ايزنهاور لإدارة المهام، يتم تضمين المهام المهمة غير العاجلة أي الأقل إلحاحًا، وهي المهام التي يمكن ينبغي تنفيذها يومًا ما لكن لا يوجد موعد نهائي فوري لها، لكن ينبغي التخطيط لها وجدولتها لوقت لاحق، لأنها تؤثر على الأهداف طويلة المدى، وبالتالي يتم البدء في تنفيذها بمجرد الانتهاء من المهام المهمة العاجلة.

لتجنب تسويف المهام المهمة غير العاجلة، يُفضل وضع مواعيد نهائية واضحة لها، لتحديد متى سيتم العمل على كل مهمة، ودمج جميع تلك المهام في الجدول الزمني، لأن الاستمرار في تأجيلها سوف يؤدي إلى تراكمها ومن ثم تتحول إلى مهام عاجلة لاحقًا.

من الأمثلة على المهام المهمة غير العاجلة:

• بناء العلاقات المهنية.

• وضع استراتيجية عمل طويلة المدى أو حملات تسويقية.

• التخطيط لاجتماعات مع أعضاء فريق المشروع.

• التخطيط لتطوير المهارات.

• البحث عن أدوات حديثة لإدارة المشاريع.

3- المهام العاجلة لكن غير مهمة

يتم تخصيص المربع الثالث في مصفوفة المهام للمهام العاجلة لكن غير المهمة، وهي المهام التي ينبغي إنجازها فورًا لكنها لا تؤثر على المشاريع أو الأهداف طويلة المدى، أي تطلب تنفيذًا سريعًا بينما نتائجها ليست حاسمة، لذلك يمكن تفويضها لأعضاء آخرين في الفريق ممن لديهم القدرة والوقت لمعالجتها بسرعة، لأنها لا تتطلب المهارات الخاصة لتنفيذها، وبالتالي فهي تفيد في إدارة عبء العمل ومنح فريق العمل فرصة تطوير مهاراتهم.

غالبًا ما تكون تلك المهام مقاطعات أو أمورًا تظهر فجأة، ولا تساهم كثيرًا في مستوى الإنتاجية الحقيقي، كما أن الوقت المُستغرق في تنفيذها سيستقطع من الوقت المخصص للعمل على المهام المهمة.

من الأمثلة على المهام العاجلة غير المهمة:

• الرد على بعض رسائل البريد فور وصولها.

• جدولة المواعيد.

• الرد على الأسئلة غير الضرورية.

• معالجة المسائل الإدارية الروتينية.

• تنسيق التقارير والعروض التقديمية.

اقرأ أيضا: نموذج تسليم المهام بين الموظفين وجدول لترتيب المهام

4- المهام غير العاجلة وغير المهمة

في المربع الأخير من مصفوفة المهام، تُدرج العناصر ذات الأولوية الأدنى، وهي المهام غير العاجلة وغير المهمة، أي المهام غير الملحة التي لا تساهم في تحقيق الإنتاجية بل على العكس تعيقها وتبطئ التقدم وتمنع بلوغ الأهداف المحددة، لذلك فإن وضعها في المربع الأخير يضمن إدارة الوقت بصورة أفضل.

تُعد المهام غير العاجلة وغير المهمة من مسببات إهدار الوقت وتشتيت الجهود، ولكن لا بد من تدوينها وحصرها في قائمة لمعرفة مجالات ضياع الوقت، ثم حذفها من قائمة الأولويات تمامًا لإفراغ مساحة ذهنية وزمنية لأولويات المربعين الأول والثاني.

من أمثلة المهام غير العاجلة وغير المهمة:

• الاجتماعات التي ليس لها جدول أعمال واضح.

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة.

• تحديث التقارير يدويًا.

• حضور اجتماعات لا علاقة لها بالعمل.

• إنتاج تقارير غير مفيدة.

استفد من خدمات صبّار ووظف أصحاب المواهب والكفاءات، ممن يضيفون قيمة حقيقة لشركتك، ويعززون من مستويات الإنتاجية والأرباح.

كيفية استخدام مصفوفة ايزنهاور لادارة المهام

فيما يلي خطوات استخدام مصفوفة ايزنهاور، لضمان تصنيف المهام وتحديد أولوياتها، ومن ثم إدارتها بكفاءة:

1- إنشاء قائمة للمهام

في البداية، لا بد من إنشاء قائمة لإدراج جميع المهام، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، عاجلة أم لا، مهمة أم غير مهمة، لضمان الحصول على رؤية شاملة، ووجود جرد كامل للمهام وعدم إغفال أي تفاصيل، ويمكن تنفيذ هذه الخطوة باستخدام ورقة وقلم أو باستخدام تطبيق أو منصة رقمية.

2- تقييم وترتيب المهام

في هذه الخطوة، يتم فحص جميع المهام، ثم تقييم كل مهمة بناءً على درجتي عجلتها وأهميتها، إذ يتم تحديد المهام التي لها موعد نهائي ضاغط أو تُعتبر مهمة للأهداف طويلة المدى، وتحديد العناصر التي لا تضيف أي قيمة جوهرية للأهداف أو ليس لها مواعيد نهائية واضحة.

بعد ذلك، يتم تظليل كل مهمة بلون مختلف بناءً على المربع الذي تنتمي إليه، على سبيل المثال، يمكن استخدام اللون الأخضر للمهام العاجلة، والأصفر للمهام ذات الأولوية، والأزرق للمهام التي يجب إكمالها لاحقًا، والأحمر للمهام غير ذات الأولوية.

3- توزيع المهام في مربعات مصفوفة أيزنهاور

بعد تقييم وترتيب المهام وتمييزها بألوان محددة، يتم إدراج كل مهمة داخل أحد المربعات الأربعة في مصفوفة أيزنهاور، ويُفضل ألا تزيد كل قائمة داخل المربع الواحد عن 10 مهام، حتى تكون المصفوفة أكثر قابلية للقراءة.

4- تحديد أولويات المهام

في هذه الخطوة، يتم البدء في ترتيب أولويات المهام بناءً على مكان وضع كل مهمة في مصفوفة أيزنهاور، مع العمل على ترتيب المهام داخل كل مربع بناءً على أهميتها وعجلتها النسبية مقارنة بالمهام الأخرى في نفس المربع.

في هذه الخطوة، من الأفضل تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر، حتى يتسنى اتخاذ قرار حاسم بشأن المهام التي يجب التركيز عليها أولًا، مع تحديد المسؤولين عنها وتخصيص فترات زمنية محددة لإنجازها.

5- المراجعة والتعديل

بعد تصنيف المهام داخل المصفوفة، يجب إجراء مراجعة أسبوعية وتحديث حالة التقدم ونقل المهام مع تغير السياق العام، إذ يتم إدراج أي أعمال وقائية مكتشفة حديثاً في الربع الثاني، ووضع المهام المتكررة في المربع الأول، مما يضمن تحقيق أقصى استفادة من المصفوفة.

اقرأ أيضًا: إدارة المهام واستراتيجياتها - دليل شامل

سد شواغرك الوظيفية بأفضل الكفاءات والمواهب من صبّار

هل تعاني من شواغر وظيفية تؤثر على سير عملك ومستوى إنتاجية شركتك؟ مع صبّار يمكنك حل هذه المشكلة في وقت قياسي، إذ نوفر لك الكفاءات التي تصنع الفارق في جميع المجالات، من خلال قاعدة بياناتنا الضخمة لأفضل المرشحين.

سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، فقط أخبرنا باحتياجاتك، وستصل إليك قائمة بأسماء أكثر المتقدمين توافقًا مع متطلبات عملك، منتقاة بواسطة الذكاء الاصطناعي، لضمان عملية توظيف دقيقة وسريعة ومتكاملة.

الخاتمة:

تُعتبر مصفوفة أيزنهاور منهجية ذكية لتنظيم التدفق العملي، حيث تعتمد على فرز الأعباء الوظيفية ضمن أربعة نطاقات تميز بين "الحيوي" و"العارض". فهي توجه التنفيذ المباشر للمهام المصيرية ذات المواعيد الضاغطة، بينما تحث على جدولة الخطط الاستراتيجية التي تصنع الفارق بعيد المدى، مع إتاحة الفرصة لإسناد المهام الروتينية للآخرين، والتخلص النهائي من الأنشطة الهامشية التي تستنزف الطاقات دون عائد حقيقي.

ولتطبيق هذه الأداة بفاعلية، يبدأ الفرد بحصر شامل لكافة الالتزامات ثم تحليلها بدقة لتحديد درجة إلحاحها وقيمتها الجوهرية، مع تحويل هذه البيانات إلى مخطط مرئي يسهل قراءته وإدارته. ومن خلال المراجعة الدورية وتقسيم المشاريع الكبرى إلى خطوات إجرائية، تضمن هذه المصفوفة تحويل العمل من مجرد استجابة عشوائية للضغوط اليومية إلى مسار احترافي منظم يعزز من إنتاجية المؤسسات.