الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من الجوانب الواضحة للمؤسسات التي تنفذ العديد من المشروعات بصورة مستمرة، فعلى الرغم من أن كلا المصطلحين يشكلان ركيزتين أساسيتين لنجاح أي مشروع، إلا أن الكثير لا يحسنوا التفريق بينهما، فالتخطيط يُعد خطوة محددة تهدف إلى رسم الطريق ووضع الأسس قبل بدء التنفيذ، بينما تمثل إدارة المشروع الإطار الأشمل الذي يشمل قيادة المشروع ومتابعته وتنفيذه حتى تحقيق أهدافه، وفي هذا المقال نوضح أوجه الاختلاف بين إدارة المشاريع والتخطيط للمشاريع.
الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع:
يُعد فهم أوجه الاختلافات بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع وكيف يكمل كل منهما الآخر من الأمور التي تمكّن المؤسسات وأصحاب المشاريع من تحسين جودة تنفيذ أعمالهم في الوقت المحدد وضمن الميزانية، وتقليل الأخطاء، وزيادة فرص النجاح.
تشير إدارة المشروع إلى عملية تنظيم الموارد والمهام والجداول الزمنية لإنجاز المشاريع ضمن الوقت والميزانية المحددين وبالكفاءة المطلوبة، وتشمل مجموعة من الأنشطة التي يتم تنفيذها طوال دورة حياة المشروع، وتتضمن قيادة الفريق، والتواصل مع أصحاب المصلحة، والتحكم في التغييرات، وضمان تحقيق الأهداف.
أما التخطيط للمشروع فهو يمثل حجر الأساس لنجاح إدارة المشروع، لأنه العملية التي تركز على إنشاء خارطة طريق توضح تسلسل المهام، والأدوار، والموارد اللازمة للتنفيذ، ويوجه التخطيط فريق العمل من الفكرة الأولية للمشروع حتى تحقيق الأهداف والنتائج المرجوة.
وبالتالي، يُعد التخطيط جزءًا من إدارة المشروع، إذ تتضمن الأخيرة التخطيط، لكنها أوسع وتشمل التنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
وفيما يلي الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من عدة جوانب:
الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من حيث التعريف
فيما يلي الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من حيث تعريف كلًا منهما:
تعريف إدارة المشروع
يشير مصطلح إدارة المشاريع إلى العملية المنظمة التي يتم من خلالها تخطيط وتنظيم المشاريع من البداية إلى النهاية لتحقيقه على النحو المطلوب، إذ تنطوي هذه العملية على مجموعة من الأنشطة التي تنظم المشروع وتدير موارده وتنسق جميع مهامه لضمان إكماله بنجاح وتحقيق أهدافه، مع الالتزام بالنطاق والميزانية والجدول الزمني المحددين منذ البداية.
من خلال إدارة المشروع، تضمن المؤسسات تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة للمشروع، وتننسيق الأشخاص والعمليات والأدوات لإنجاز المشروع على النحو المطلوب، لذلك باتت من أكثر المهارات طلبًا في الوقت الحالي، خاصة بالنسبة للمؤسسات التي تعمل بصورة مستمرة على مشاريع مثل إطلاق منتج جديد، أو تنفيذ نظام برمجي، إذ تمثل خارطة الطريق اللازمة لتحقيق النجاح.
ولا تقتصر أهمية إدارة المشاريع على دورها في إنجاز المشاريع بنجاح، بل تشمل أيضًا تمكين فريق العمل من تقديم منتجات أو خدمات جديدة، وزيادة الإيرادات، وتحقيق أهداف المؤسسة، لأنها تتضمن توفير القيادة والتحفيز وحل المشكلات ومعالجة المخاطر التي قد تواجه المشروع، مما يساعد المؤسسات على تحسين مسارات العمل بشكل استباقي ومستمر لتجنب مختلف الأخطاء والتحديات.
اقرأ أيضًا: إدارة المشاريع - دليل إدارة المشروعات الشامل
تعريف التخطيط للمشروع
يعد التخطيط للمشروع إحدى مراحل دورة حياة إدارة المشاريع، وهو العملية التي يتم من خلالها تحديد أهداف المشروع ونطاقه وتخصيص موارده وتوزيع أنشطته ووضع جداوله الزمنية وتوضيح قنوات الاتصال به، وينتج عن هذه العملية إنشاء خطة تمثل خارطة الطريق التي توضح الخطوات الواجب تنفيذها لإنجاز المشروع بكفاءة ونجاح.
تهدف عملية التخطيط للمشروع إلى إرشاد أعضاء الفريق طوال دورة حياة المشروع، إذ يفهمون ما هو المطلوب منهم، ومتى يفعلونه، وكيف يفعلونه، والوقت المناسب لتنفيذ مسؤولياتهم، فضلًا عن توضيح المخاطر المحتملة التي قد تواجه المشروع، ووضع الاستراتيجيات اللازمة للتعامل معها.
وعلى الرغم من اختلاف خطط المشروع من مشروع لآخر، إلا أن الغرض الأساسي من تنفيذ هذه العملية هو ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح حتى يتم إنجازه بنجاح، وتوفير إنذار مبكر باحتياجاته لتلبيتها في الوقت المناسب.
أهداف كل من إدارة المشروع والتخطيط للمشروع
تختلف إدارة المشروع عن التخطيط للمشروع من حيث الأهداف، وهو ما نبرزه فيما يلي:
أهداف إدارة المشروع
- تحقيق أهداف المشروع ضمن النطاق والزمن والميزانية المتفق عليها.
- تخصيص الموارد المالية والمادية والبشرية والتقنية للمشروع بكفاءة.
- تحديد المخاطر المُحتملة في وقت مبكر من المشروع وتنفيذ استراتيجيات التخفيف منها.
- تسهيل التواصل الواضح والفعال بين جميع أصحاب المصلحة لتعزيز التعاون بينهم والتقليل من سوء الفهم.
- تحقيق نتائج ناجحة من المشروع تلبي أهدافه أو تتجاوزها.
- تلبية توقعات العملاء وأصحاب المصلحة وتعزيز رضاهم.
أهداف التخطيط للمشروع
- إنتاج خطة قابلة للتنفيذ توضح الخطوات اللازم إجرائها لتحويل المشروع من فكرة إلى نتائج حقيقية.
- التحكم في جميع موارد المشروع لضمان تنفيذه بنجاح ضمن نطاقها.
- تحديد من يقوم بتنفيذ مهام المشروع ومتى وكيف تُنفذ.
- توفير مصدر مركزي للمعلومات لأعضاء الفريق وتسهيل التواصل بينهم.
- تمكين مديري المشاريع من تحديد التحديات المستقبلية والتخطيط لها بكفاءة.
- إدارة مخاطر المشروع والعمل على تخفيفها أو منع وقوعها قدر الإمكان.
- فهم متطلبات العملاء والعمل على تلبيتها وتجاوز توقعاتهم لضمان تعزيز رضاهم.
توقيت التنفيذ لكل من إدارة المشروع والتخطيط للمشروع
من أوجه الاختلاف بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع توقيت تنفيذ كلًا منهما، وذلك على النحو التالي:
توقيت تنفيذ إدارة المشروع
يتم تنفيذ إدارة المشروع طوال دورة حياة المشروع، من البدء حتى الإغلاق.
توقيت تنفيذ التخطيط للمشروع
يتم تنفيذ التخطيط للمشروع في أولى مراحل المشروع، وبالتحديد في المرحلة الثانية منه.
الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من حيث كيفية التنفيذ:
يتمثل الاختلاف بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من حيث آلية التنفيذ فيما يلي:
كيفية تنفيذ إدارة المشروع
- مرحلة البدء: تشمل تحديد أسباب إطلاق المشروع والقيمة التي سيقدمها وأصحاب المصلحة المشاركين فيه والمتأثرين به.
- مرحلة التخطيط: تشمل تحديد الوقت والموارد الخاصة بالمشروع وجدوله الزمني والإجراءات اللازمة لتنفيذه والمسؤولين عن تنفيذ المهام.
- مرحلة التنفيذ: تشمل تعيين المهام وتنسيق الموارد وإجراء تحديثات منتظمة لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع مستمر، والتعامل مع التغيرات في نطاق المشروع دون إخراجه عن مساره.
- مرحلة المراقبة والتحكم: تشمل تتبع التقدم، وقياس الأداء، واكتشاف المشكلات مبكرًا، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
- مرحلة الإغلاق: تشمل تسليم المشروع وتحرير موارده، وتوثيق الدروس المستفادة منه، مع الاحتفال بإنجازات الفريق.
تعرف على: مراحل وخطوات إدارة المشاريع
كيفية تنفيذ التخطيط للمشروع
- تحديد أهداف المشروع والغرض من إطلاقه والنتائج المرجوة منه ونطاقه، ومن سيشارك فيه، وأصحاب المصلحة، مثل العميل والمستخدمين النهائيين وأعضاء الفريق.
- تقسيم المشروع إلى مهام أصغر ويجب أن تكون كل مهمة محددة وقابلة للقياس، مع تعيين أعضاء الفريق المسؤولين عن تنفيذها.
- وضع الجدول الزمني للمشروع والذي يتضمن مواعيد نهائية لكل مهمة وموعد تسليم المشروع.
- تخصيص موارد المشروع مثل أعضاء الفريق والمواد والمعدات والميزانية للمهام، والتأكد من توازنها لتجنب حدوث نقص أو إفراط بها.
- تحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على إكمال المشروع وتقييمها ووضع استراتيجيات معالجتها أو التخفيف منها.
- تطوير خطة اتصال تحدد كيفية مشاركة التحديثات والتقارير المرحلية والتغييرات مع أصحاب المصلحة.
- تقديم خطة المشروع إلى أصحاب المصلحة للموافقة عليها قبل بدء العمل.
الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من حيث القائم بالتنفيذ
فيما يخص الفرق بين إدارة المشروع والتخطيط للمشروع من حيث المسؤول عن التنفيذ، فهو كما يلي:
المسؤول عن تنفيذ إدارة المشروع
يقوم بإدارة المشروع مدير المشروع بالتعاون مع أصحاب المصلحة ومحللي التخطيط ومخططي الموارد.
المسؤول عن تنفيذ التخطيط للمشروع
يضع مدير المشروع خطة المشروع، لكن من يتولى تنفيذها هم القادة الوظيفيين، أعضاء الفريق، مسؤولي المخاطر، ومراقبي الجودة.
توفر لك صبّار كفاءات متخصصة في إدارة المشاريع، قادرة على إدارة الوقت، وضبط الموارد، وتنسيق الفريق لضمان تنفيذ المشاريع بكفاءة ودون مفاجآت.
حوّل أفكارك إلى مشاريع ناجحة مع أفضل الكفاءات من صبّار
هل تبحث عن مدير مشروع قادر على تحويل أفكارك إلى مشاريع ناجحة على أرض الواقع؟ نحن في صبّار للتوظيف نزوّد شركتك بأفضل قادة مشاريع معتمدين وذوي خبرة في التخطيط، وإدارة المخاطر، وتوجيه الفرق، وتحسين الأداء، من الكفاءات العالية التي تحقق لك إنجازات أسرع.
تعتمد صبّار في ترشيحها للمتقدمين على تقنية الذكاء الاصطناعي، لضمان حصولك على قائمة بأسماء أكثر المرشحين توافقًا مع متطلباتك، سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين.
الخاتمة:
تُعد إدارة المشروع والتخطيط للمشروع عمليتين متكاملتين، لكن لكل منهما دور مختلف داخل دورة حياة المشروع. تُركز إدارة المشروع على الإشراف الشامل على سير العمل من البداية إلى النهاية، بما في ذلك تنظيم الموارد، قيادة الفريق، متابعة الأداء، ومعالجة التحديات لضمان تنفيذ المشروع ضمن الوقت والميزانية المتفق عليها.
وتمتد إدارة المشروع عبر جميع المراحل بدءًا من تحديد الفكرة، مرورًا بالتنفيذ والمتابعة، وحتى الإغلاق وتقييم النتائج، لذلك فهي عنصر أساسي لتحقيق أهداف المؤسسات وتقديم نتائج مُرضية لأصحاب المصلحة.
أما التخطيط للمشروع فهو المرحلة التي تسبق التنفيذ وتُعد الأساس الذي تُبنى عليه إدارة المشروع. في هذه المرحلة يتم تحديد الأهداف، وصياغة نطاق العمل، وتوزيع المهام، ووضع الجدول الزمني والميزانية، وتحليل المخاطر، ووضع آليات الاتصال بين أعضاء الفريق.
ويساعد التخطيط الواضح والدقيق على ضمان سير المشروع بسلاسة، وتوفير رؤية مشتركة للفريق حول ما يجب إنجازه وكيفية تنفيذه، مما يُمكّن المؤسسة من التنبؤ بالتحديات مبكرًا وإبقاء المشروع على المسار الصحيح حتى اكتماله بنجاح.
