محاسبة المطاعم هي الأساس الذي يُبنى عليه نجاح أي مطعم؛ فهي لا تقتصر فقط على تتبع المصروفات والإيرادات، بل تشمل إدارة المخزون، تحليل الأداء المالي، وضمان الامتثال للضرائب. من خلال برامج متخصصة وتقارير دقيقة، يمكن لصاحب المطعم التحكم بالتكاليف، زيادة الأرباح، واتخاذ قرارات مدروسة. سواء كنت تدير مطعمًا صغيرًا أو سلسلة كبيرة، المحاسبة الذكية تمنحك رؤية مالية واضحة، وتُجنّبك المفاجآت، وتضمن نموًا مستدامًا.
محاسبة المطاعم والإلمام بالجوانب المالية للمطعم من الأمور التي يتعين على أصحاب المطاعم عدم إغفالها لضمان نجاح المشروع، ففي ظل التنافس الشديد الذي يشهده قطاع الأغذية والخدمات، باتت محاسبة المطاعم ركيزة أساسية للإدارة المالية التي تساهم في توفير رؤى عميقة حول الأرباح والخسائر، والمبيعات والمصروفات، وهو ما يساعد في اتخاذ قرارات تجارية ذكية، وبالتالي يمكن اعتبار أن الممارسات المالية الصحيح تمنح القدرة على تحليل الأداء المالي وتحسينه وزيادة الربحية، وفي هذا المقال نوضح ما هي محاسبة المطاعم وخطواتها وطرقها وتقاريرها وأهميتها.
محاسبة المطاعم:
محاسبة المطاعم هي أحد أشكال المحاسبة، وتُعرف بأنها عملية إدارة المعاملات والسجلات المالية المتعلقة بقطاع المطاعم، ففيها يتم تسجيل وتحليل وتفسير البيانات المالية الخاصة بالمطعم، وتتبع المبيعات والنفقات وكشوف المرتبات والمخزون وتكلفة السلع المباعة، فضلًا عن إعداد الميزانيات والتقارير المالية، وعادة ما تتم تلك العملية بشكل سنوي أو كل ثلاثة أشهر، ومنها يحصل صاحب المطعم على رؤية شاملة لأداء المطعم وكفاءة تشغيله وربحيته، وامتثاله للأنظمة الضريبية.
وتُعد المحاسبة المالية هي الوسيلة التي يعتمد عليها أصحاب المطاعم في قياس وإدارة صحتها المالية، إذ ينتج عنها تقارير للأرباح والخسائر، ومؤشرات مالية مهمة مثل التدفق النقدي والتكاليف الرئيسية، وهو ما يساعد على تتبع الأداء بدقة.
وتتيح أنظمة المحاسبة المتخصصة المُستخدمة في المطاعم إدارة كل ما يتعلق بالدفاتر، من إصدار الفواتير، إلى تتبع الوقت، والسيطرة على التدفق النقدي، كما توفر لأصحاب المطاعم بيانات حديثة ودقيقة تساعدهم على اتخاذ قرارات مستنيرة.
اقرأ أيضًا: تشغيل المطاعم - دليل شامل لتشغيل مطعم بنجاح
كيفية القيام بمحاسبة المطاعم:
تتضمن عملية محاسبة المطاعم تنفيذ مجموعة من الخطوات التي تضمن الصحة المالية للمطعم وكفاءته التشغيلية، تشمل تلك الخطوات ما يلي:
1- توظيف محاسب متخصص
في البداية، من الضروري توظيف محاسب لإدارة الشؤون المالية للمطعم، إذ أن وجود محاسب محترف يساعد أصحاب المطاعم على تفسير وتحليل المعلومات والبيانات المالية التي ينتجها كل مطعم، لضمان إدارة جميع الإجراءات بشكل صحيح وتحقيق الأرباح المطلوبة، والالتزام بجميع القوانين الضريبية.
استعن بخدمات صبّار ووظف محاسب متخصص في المطاعم، يمتلك مهارة وخبرة في إدارة النقدية اليومية بدقة، وإعداد تقارير الأرباح والخسائر، وتحليل تكاليف التشغيل والشراء، مع تقديم استشارات مالية تساعدك على النمو.
2- اختيار برنامج المحاسبة المناسب
في هذه الخطوة، يجب اختيار الأدوات المناسبة لتسهيل محاسبة المطعم، وهناك العديد من برامج المحاسبة التي تتولى تنفيذ مختلف العمليات المحاسبية مثل إدارة المخزون، وتتبع المبيعات، وتكامل الرواتب، ومن أبرز الأمثلة عليها برنامج QuickBooks أو Xero أو FreshBooks.
3- اختيار نظام نقاط البيع
يساعد نظام نقاط البيع على إدارة المخزون وتتبع مستوياته وإدارة النقدية وتسجيل الحسابات بدقة وإدارة طرق الدفع، لذلك يجب اختيار نظام يمكن ربطه بالنظام المحاسبي للمطعم بسهولة، وهناك العديد من أنظمة نقاط البيع التي يمكن استخدامها، مثل نظام QuickBooks Point Of Sale الذي يربط الأعمال المالية بالبرمجيات السحابية والأجهزة الخاصة بنقاط البيع.
4- إعداد دليل الحسابات
تتمثل تلك الخطوة في تخصيص دليل الحسابات المحاسبي الخاص بالمطعم، ليعكس النفقات، والإيرادات، والأصول بدقة، وقد يشمل دليل الحسابات عناصر مثل تكاليف الطعام، وتكاليف العمالة، والمرافق (كالكهرباء والماء)، والإيجار، والمعدات.
5- تتبع المبيعات اليومية
تشمل عملية محاسبة المطاعم تسجيل أرقام المبيعات اليومية بدقة، بما في ذلك النقد، والمعاملات ببطاقات الائتمان، وأي أشكال أخرى من الدفع التي يجب تسجيلها يوميًا وليس بشكل أسبوعي، حتى يتسنى تسوية الحسابات ومتابعة اتجاهات الإيرادات، وتسهيل إعداد التقارير المستقبلية ولضمان دقة البيانات المالية.
6- متابعة النفقات
لضمان تحقيق الأرباح المطلوبة، لا بد من السيطرة على النفقات من خلال تسجيل الفواتير مرة في الشهر، أو كل أسبوعين، أو أسبوعيًا، وذلك حسب طريقة الدفع والترتيبات التي يبرمها المطعم مع الموردين.
7- مراقبة تكاليف العمالة
يجب أن تشمل محاسبة المطاعم متابعة نفقات العمالة، بما في ذلك الأجور، والمزايا، وضرائب الرواتب، مع احتساب العمل الإضافي، والإكراميات، وأي مكافآت أو حوافز تُمنح للموظفين، دون إغفال متابعة قوانين الرواتب والضرائب التي تتغير بصورة مستمرة لضمان الامتثال القانوني.
8- إدارة المخزون
تُعد إدارة المخزون وتتبع كيفية تأثيره على المطعم عاملًا حاسمًا في نجاحه أو فشله، لأن تكاليف الطعام والمشروبات، إلى جانب تكاليف العمالة، تعد أكبر المصروفات، لذلك لا بد من تطبيق نظام لتتبع مستويات المخزون والتكاليف في الوقت الفعلي، يمكن أن يشمل ذلك استخدام ميزات إدارة المخزون في برنامج المحاسبة، أو استخدام برنامج خاص لإدارة المخزون.
9- إعداد الميزانية والتوقعات
تعتمد عملية إعداد ميزانية لكل بند: المشتريات، الرواتب، الصيانة، على البيانات التاريخية والمعايير الصناعية، وبالتالي لا بد من مراجعة البيانات المالية بانتظام، مع مراجعة التوقعات لمراقبة الأداء المالي وتحديد الاتجاهات والانحرافات واتخاذ قرارات مستنيرة.
10- إعداد التقارير المالية
تُعد التقارير المالية بمثابة الدليل الذي يعرض الأرباح التي يحققها المطعم أو نقصها، وبالتالي فهي توفر رؤى حول ما يمكنك فعله لتحسين المطعم، لذا لا بد من العمل على إعداد التقارير المالية بانتظام لتشمل قوائم الدخل، والميزانيات العمومية، وبيانات التدفقات النقدية، ومن ثم يتم تحليل تلك التقارير لتقييم الربحية وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها سواء من حيث التحكم في التكاليف أو زيادة الإيرادات.
11- الامتثال للوائح الضرائب
لضمان الامتثال للوائح الضرائب، لا بد من القوانين المحلية الخاصة بالضرائب واللوائح الخاصة بصناعة المطاعم، ومن ثم يتم تقديم ضرائب الرواتب، وضرائب المبيعات، وإقرارات ضريبة الدخل في الوقت المحدد لتجنب الغرامات.
اعرف المزيد عن: مشاكل المطاعم وحلولها
طرق محاسبة المطاعم:
هناك طريقتين شائعتين تُستخدما في محاسبة المطاعم، وهما كما يلي:
1- المحاسبة النقدية
تُعد طريقة المحاسبة النقدية هي الأكثر شيوعًا في المحاسبة للمطاعم، نظرًا لقيام العملاء بالدفع فورًا مقابل الطعام والخدمات المقدمة، فمن خلالها يتم تسجيل الإيرادات في اللحظة التي يتلقى فيها المطعم المال من العملاء، سواء كان ذلك نقدًا أو عبر بطاقة ائتمان أو من خلال خدمة دفع رقمية.
وفي طريقة المحاسبة النقدية، يتم تسجيل المصاريف أيضًا عندما يتم دفع المال فعليًا، وهي المصروفات التي يدفعها المطعم للموردين مقابل المكونات، أو تأجير المكان، أو دفع رواتب الموظفين، ويتم تسجيلها عند خصمها من الحساب البنكي الخاص بالمطعم.
وبالتالي، تناسب طريقة المحاسبة النقدية المطاعم الصغيرة أو الشركات ذات العمليات المالية البسيطة.
2- المحاسبة المُستحقة
في طريقة المحاسبة المُستحقة أو المحاسبة على أساس الاستحقاق، يتم تسجيل الإيرادات عندما يتم كسبها، دون النظر إلى وقت حدوث المعاملات النقدية أو الوقت الذي يدفع فيه العميل، على سبيل المثال، إذا دفع العميل مقابل تناوله الطعام في المطعم عن طريق بطاقة الائتمان؛ يتم تسجيل البيع حتى وإن لم ترسل شركة الائتمان الدفع للمطعم بعد.
كما ينطبق ذات الأمر على المصاريف، إذ يتم تسجيلها عندما يتكبدها المطعم، بغض النظر عن وقت دفع الفاتورة، على سبيل المثال، إذا طلب المطعم كمية من المواد الغذائية لمدة أسبوع، فإن التكاليف يتم تسجيلها عند استلام المطعم المواد وليس عند دفع الفاتورة.
وتُعد طريقة المحاسبة المُستحقة هي الأكثر شيوعًا في المطاعم الكبيرة أو تلك التي لديها عمليات مالية أكثر تعقيدًا، نظرًا لدورها في توفير صورة واضحة للأرباح بمرور الوقت.
اطلع على: تجهيزات المطابخ - دليل شامل
تقارير محاسبة المطاعم:
إليكم فيما يلي أبرز التقارير المالية التي تصدرها عمليات محاسبة المطاعم:
1- الميزانية العمومية
من خلال تقرير الميزانية العمومية، يمكن الحصول على لمحة سريعة حول الوضع المالي للمطعم خلال فترة زمنية محددة، إذ تسلط تلك التقارير الضوء على ما يملكه المطعم من أصول مثل المعدات والنقد، وما يدين به مثل القروض والحسابات الدائنة، ومقدار رأس المال المستثمر.
2- بيان الأرباح والخسائر
وهو عبارة عن سجل يبرز جميع الإيرادات والمصروفات خلال فترة معينة، ويتم استخدامه في تقييم الأرباح إذا تجاوزت الإيرادات النفقات، واتخاذ قرارات استراتيجية في حال وجود خسائر، إذ تُتخذ قرارات لخفض التكاليف أو زيادة الإيرادات، كما يُستخدم هذا التقرير في حساب نسب مالية مثل هامش الربح.
3- بيان التدفقات النقدية
في هذا التقرير، يتم تسجيل حركة المال داخل وخارج المطعم أو ما يُعرف باسم التدفق النقدي، ويُعتبر التدفق النقدي إيجابي في حال تجاوز التدفقات الداخلة الخارجة، والعكس صحيح، ويتم حساب هذا التدفق شهريًا، ومن خلاله يمكن معرفة مدى توفر السيولة اللازمة لدعم العمليات أو مدى الحاجة إلى تمويل خارجي.
4- دليل الحسابات
يتضمن هذا الدليل قائمة بجميع الحسابات في دفتر الأستاذ العام التي تُرتب حسب: الأصول، الخصوم، الإيرادات، والمصروفات، ولكل حساب اسم ووصف مختصر ورمز خاص يُعرف باسم رمز دفتر الأستاذ العام، مما يزيد من دقة تصنيف المصاريف.
5- تقارير الإيرادات
توضح تلك التقارير مقدار الإيرادات التي تم تحقيقها خلال فترة زمنية محددة، وبالتالي فهي تساعد في تحليل الإيرادات حسب الفئة، ومعرفة مدى تحقيق الأرباح من خلال مقارنة المبيعات بالتكاليف، وتحديد الاتجاهات الموسمية في المبيعات، إضافة إلى التنبؤ بالمبيعات مستقبلًا.
6- تقارير التكاليف الأساسية
تبرز تقارير التكاليف الأساسية التكاليف المتغيرة التي يمكن التحكم فيها، مثل تكلفة العمالة وتكلفة الطعام، وبالتالي فهي تساهم في حساب الهوامش بدقة، ومراقبة تقلبات التكاليف بمرور الوقت، ومن ثم يمكن اتخاذ قرارات تساعد على تحسين الأداء المالي للمطعم.
يمكنك الاطلاع على: معدات المطاعم ومعدات المطابخ وأهم الأدوات والمستلزمات
وظف المحاسب المناسب لدعم نجاح مطعمك مع صبّار
إذا أرهقك البحث عن محاسب محترف يدير العمليات المالية لمطعمك بنجاح، مع صبّار للتوظيف يمكنك حل تلك المشكلة، فمن خلال المنصة يمكنك توظيف محاسبين متخصصين في قطاع الأغذية والضيافة، يفهمون خصوصية أعمالك، من تكلفة الوجبات وتدوير المخزون، إلى إدارة الرواتب وإعداد التقارير الدقيقة، ويفهمون تحديات التشغيل والتكاليف في المطاعم.
مهما كانت متطلباتك وشروط عملك، تمتلك صبّار القدرة على تلبيتها في أقل من 48 ساعة، من خلال تزويدك بقائمة بأفضل المرشحين المحاسبين من أصحاب الخبرات في قطاع المطاعم، من السعوديين وغير السعوديين، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي حسب الحاجة.
الخاتمة:
تُعد محاسبة المطاعم عنصرًا محوريًا في نجاح واستمرارية أي مطعم، إذ تُعنى بإدارة وتحليل المعاملات المالية التي تشمل المبيعات، والمشتريات، والرواتب، والمخزون، والتكاليف التشغيلية، وغيرها. ومن خلال نظام محاسبي منظم، يتمكن صاحب المطعم من تتبع الأداء المالي بدقة، واتخاذ قرارات قائمة على بيانات حقيقية، سواءً لتحسين الربحية أو لضمان الامتثال للأنظمة الضريبية. تعتمد المطاعم على أدوات وتقنيات محاسبية متخصصة تُساعد في تنظيم الأعمال اليومية، مثل إصدار الفواتير، وإعداد الميزانيات، وتقديم تقارير الأرباح والخسائر، مما يوفر صورة واضحة عن الوضع المالي.
تشمل عملية المحاسبة خطوات متعددة تبدأ بتوظيف محاسب لديه خبرة في القطاع، واختيار برنامج محاسبي مناسب، ونظام نقاط بيع متكامل، إلى جانب تتبع المبيعات اليومية، وإدارة النفقات، والرقابة على تكاليف العمالة، والمخزون، وإعداد ميزانيات دقيقة. كما تركز على إعداد تقارير دورية، مثل بيان الأرباح والتدفقات النقدية، التي تُعد أدوات تحليلية ضرورية لتقييم الأداء. وتُستخدم طريقتان رئيسيتان للمحاسبة: النقدية والمستحقة، حسب حجم وتعقيد العمليات. وباختصار، تمنح المحاسبة الجيدة أصحاب المطاعم قدرة أفضل على إدارة التكاليف، وتحقيق الامتثال، وتقليل المخاطر، وبالتالي تعظيم الأرباح على المدى الطويل.
