خطوات ومراحل التخطيط الاستراتيجي

خطوات التخطيط الاستراتيجي التي يجب الالتزام بها بشكل منظم مهمة في إنشاء خطة استراتيجية ناجحة تساعد على تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة، فعلى الرغم من أن عملية التخطيط الاستراتيجي صارمة ومعقدة، إلا أن تنفيذها بالشكل الصحيح يمنح المؤسسة رؤية أوضح واتجاهًا أدق، ويركز الجهود على المبادرات والمشاريع التي تدعم النجاح المستدام، الأمر الذي يفرض على المسؤولين عن التخطيط الاستراتيجي تطوير خطة استراتيجية محددة جيدًا، تمكّن المؤسسات مواءمة رؤيتها مع أهداف قابلة للتنفيذ، وفي هذا المقال نوضح ما هي خطوات ومراحل التخطيط الاستراتيجي.

مراحل التخطيط الاستراتيجي:

قبل استعراض خطوات التخطيط الاستراتيجي، يجدر الإشارة أولًا إلى أن هذه العملية تمر بعدة مراحل تتمثل فيما يلي:

1- مرحلة تحديد المشكلة

المرحلة الأولى في التخطيط الاستراتيجي هي تحديد المشكلة التي تحتاج إلى حل وتتطلب إنشاء خطة استراتيجية، وقد تواجه المؤسسات عدة مشكلات في وقت واحد، لذلك لا بد من فرز المشكلات الأساسية والثانوية حتى يتم تحديد الأهم منها.

على سبيل المثال، قد ترغب المؤسسة في فتح فروع جديدة لها خلال العام المُقبل، لكن تحقيق ذلك يتطلب تمويلًا كافيًا، وفي هذه الحالة يتم تحديد ما إذا كان هذا الهدف طويل المدى أو قصير المدى.

2- مرحلة البحث

في هذه المرحلة، يتم البحث وجمع المعلومات حول المشكلة لمعرفة سببها وهل هي عوامل داخلية أو خارجية أم الإثنين معًا، لذلك لا بد من الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات الدقيقة خاصة تلك المتعلقة بأهداف وخطط المؤسسة، حتى يتسنى تحويل الخطة المقرر وضعها إلى واقع، لضمان نجاحها واستدامتها.

3- مرحلة تحليل الخيارات

في مرحلة تحليل الخيارات، تحتاج المؤسسة إلى دراسة السيناريوهات المختلفة لتحديد أيها الأنسب والأكثر فعالية، حتى تقيم الوضع الحالي والنتائج المُحتملة، وتحدد ما هي الموارد التي يتطلبها تنفيذ الخطة.

لتحليل مختلف الخيارات بنجاح، لا بد من إشراك أصحاب المصلحة وجمع آرائهم وملاحظاتهم، لتسهيل إجراء التعديلات في حينها بدلًا من التراجع لاحقًا بعد التنفيذ.

4- مرحلة اقتراح الحل

بعد استعراض مختلف سيناريوهات تنفيذ الخطة الاستراتيجية، تأتي مرحلة وضع خطة واضحة ومحددة، وهو ما يتطلب تحديد أولويات المبادرات الأكثر فائدة والتي يجب تنفيذها أولًا،

وكذلك تحديد الخيارات الأكثر واقعية من حيث الميزانية والإمكانات والإطار الزمني والنتائج المتوقعة، مع ضرورة مشاركة الخطة مع جميع الأطراف المعنية وتوضيح أي تعديلات أو تحديثات تمت عليها.

5- مرحلة التنفيذ

بعد الاتفاق مع أصحاب المصلحة وجميع الأطراف المعنية حول الاتجاه الذي سوف تسير فيه المؤسسة لتنفيذ خطتها الاستراتيجية، يتم تنفيذ الخطة على أرض الواقع، بإطلاق الأهداف الجديدة وتوضيح آلية تحقيقها، وتعريف جميع الموظفين بالتغيرات الجديدة وأدوارهم فيها لتحقيق الشفافية.

خطوات التخطيط الاستراتيجي:

تتكون عملية التخطيط الاستراتيجي المُعدة جيدًا من مجموعة من الخطوات المنظمة التي تمكّن المؤسسات من تحديد رؤيتها وأهدافها وتنفيذ استراتيجيتها ومراقبتها بشكل فعال، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- تحديد الموقع الاستراتيجي للمؤسسة

أولى خطوات تنفيذ التخطيط الاستراتيجي هي تقييم الموقع الاستراتيجي الحالي للمؤسسة، من حيث معرفة مكانتها الحالية في السوق، وما الذي يميزها عن المنافسين، وهو ما يتطلب تحديد الفرص والتحديات بالبحث في بيانات السوق والصناعة، ومعرفة الطلب الحالي والمستقبلي على منتجات وخدمات المؤسسة، وجمع رؤى العملاء لمعرفة ما الذي يرغبون في رؤيته، وكذلك جمع ملاحظات الموظفين حول تحديات مكان العمل والعوامل التنظيمية وثقافة المؤسسة.

بعد جمع تلك المعلومات، يجب تحليلها باستخدام تحليل SWOT، الذي يرمز إلى نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، ومن خلاله يحصل القائمون على التخطيط على نظرة شاملة حول الوضع الحالي والمستقبلي للنشاط التجاري، وهو ما يفيد في معرفة نقطة البداية التي يمكن الانطلاق منها.

يشارك في خطوة تحديد الموقع الاستراتيجي للمؤسسة أصحاب المصلحة في أقسام المالية والتسويق والمبيعات، وبناءً على نتائجها يتم تأسيس القاعدة التي ستبني عليها المؤسسة طريقة عملها، والقرارات الاستراتيجية المقرر اتخاذها خلال عملية التخطيط.

تعرف على: الوصف الوظيفي لمدير التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning Manager

2- تحديد الرؤية والرسالة والقيم

الخطوة الثانية في تنفيذ التخطيط الاستراتيجي، هي وضع رؤية ورسالة وقيم المؤسسة التي تقدم صورة واضحة عنها وطريقتها في تعريف النجاح، وتُعتبر بمثابة العناصر الجوهرية التي تشكل أساس المؤسسة، وبيان مهمة خاص بالمشروع يوجه الموظفين نحو تحقيق الأهداف التنظيمية.

وفيما يلي تعريف رؤية ورسالة وقيم المؤسسة:

الرؤية: وهو عبارة عن وصف لوضع المؤسسة المستقبلي الذي تطمح في الوصول إليه، ويحدد الاتجاه طويل المدى لأعمالها.
الرسالة: وهي سبب وجود المؤسسة وما تسعى إلى تحقيقه في الوقت الحاضر، موضّحًا من تخدم ولماذا.
القيم: هي المبادئ التوجيهية التي تؤثر على القرارات والسلوكيات داخل المؤسسة.

عند صياغة رؤية ورسالة وقيم المؤسسة، لا بد من إشراك الفريق بالكامل للحصول على وجهات نظر متنوعة، والعمل على مواءمة الرؤية مع القيم والأهداف الأساسية، مع ضرورة أن تكون الرؤية ملهمة وقابلة للتحقيق في الوقت نفسه، وتلخيص تلك العناصر في عبارات قصيرة وقوية، على أن تكون واضحة وسهلة التذكّر، لأنها تشكل الركيزة الأساسية للخطة الاستراتيجية، وتحدد الإطار العام لصنع القرار.

3- تحديد الأهداف الاستراتيجية

بعد تحديد رؤية ورسالة وقيم المؤسسة، تأتي خطوة إعداد قائمة بالأهداف الاستراتيجية، أي الغايات التي تسعى المؤسسة لتحقيقها من خلال خطتها الاستراتيجية، والتي يجب أن تعكس رسالتها وتجسد رؤيتها، وبالتالي تعمل هذه الأهداف كمرشدات عليا توجه المؤسسة نحو طموحاتها طويلة الأجل، وتحدد الاتجاه العام الذي ينبغي أن تسير فيه.

في هذه الخطوة، لا بد من اتباع معايير SMART عند وضع الأهداف، إذ تعني تلك المعايير ما يلي:

محددة (Specific): يجب أن تكون الأهداف واضحة خالية من أي غموض حول النتائج المطلوب تحقيقها.
قابلة للقياس (Measurable): لا بد من تضمين الأهداف بمعايير كمية لتسهيل تتبع التقدم.
قابلة للتحقيق (Achievable): يجب أن تكون الأهداف واقعية ويمكن تنفيذها ضمن حدود الموارد والبيئة الحالية.
ذات صلة (Relevant): لا بد من توافق الأهداف مع الاتجاه الذي تسعى إليه المؤسسة.
محددة زمنيًا (Time-bound): لا بد من وضع جدول زمني واقعي لتحقيق الأهداف من أجل تحفيز الالتزام والتركيز.

بعد تحديد الأهداف الاستراتيجية، لا بد من ترتيبها حسب الأولوية، وهو ما يتطلب تحديد أي الأهداف سيكون له أكبر تأثير على الرسالة والرؤية، وأي منها سيعزز القدرة التنافسية للمؤسسة ويحقق نتائج ملموسة في أسرع وقت، وما هي الأهداف الأكثر إلحاحًا.

اطلع على: أنواع التخطيط - 7 أنواع - دليل شامل

4- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

حتى تتمكن المؤسسة من قياس مدى التقدم المُحرز في الخطة الاستراتيجية، لا بد من وضع مؤشرات قياس استراتيجية تُعرف بمؤشرات الأداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالأهداف والمبادرات الاستراتيجية.

من الأمثلة على تلك المؤشرات: نمو المبيعات، الاحتفاظ بالعملاء، كفاءة العمليات التشغيلية، تعزيز مستوى مشاركة الموظفين، مستوى رضا العملاء.

من خلال تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، تضمن المؤسسة توجيه قراراتها الاستراتيجية، وتبرير الميزانية، وضمان السير في الاتجاه الصحيح أثناء تنفيذ الخطة الاستراتيجية، على أن تُراجع تلك المقاييس بصورة منتظمة لتقييم النتائج وتعديل الاستراتيجية عند الحاجة لضمان استمرار التقدم.

5- توزيع الأدوار والمسؤوليات

يُعد توزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق المشاركين في تنفيذ الخطة الاستراتيجية من العوامل الأساسية لنجاحها، وهو ما يتطلب تحديد من هو المسؤول عن كل مبادرة ومهمة، مع وضع مؤشر أداء رئيسي بوضوح، لضمان المساءلة في جميع مستويات المؤسسة.

يتم توزيع الأدوار والمسؤوليات بناءً على مهارات وخبرات كل عضو من أعضاء الفريق وقدرته على تنفيذ المسؤولية الموكلة إليه بنجاح، وهو ما يضمن إنجاز المهام ومتابعة التقدم بانتظام، كما يعزز التنسيق بين الفرق والأقسام، بحيث يعمل الجميع نحو نفس الأهداف دون تداخل أو ارتباك.

توفر لك صبّار للتوظيف أعضاء الفريق المناسبين الجاهزين للانضمام فورًا، من أفضل الكفاءات التي يمكنك الاعتماد عليها في تنفيذ خطتك الاستراتيجية.

4- وضع خطة عمل

لن تنجح عملية التخطيط الاستراتيجي دون وضع خطة عمل توضح ما هي الخطوات العملية التي يجب اتخاذها عند تنفيذ الخطة، وبالتالي فهي تربط بين الاستراتيجية والتنفيذ، وتتطلب هذه الخطوة إعداد قائمة بالمبادرات المُحتملة التي يمكن أن تُسهم في دفع الأولويات الاستراتيجية للمؤسسة، يليه تحديد المسؤولين عن تلك المبادرات بوضوح، وتوضيح المعالم الزمنية لكل مبادرة والموارد المطلوبة، مع توزيع الأدوار والمسؤوليات من القيادة العليا إلى الموظفين المنفذين.

عند وضع خطة العمل، يجب مراعاة أن تكون ديناميكية وقابلة للتعديل مع تغيّر الأولويات أو الظروف الخارجية، واعتبارها أداة لتتبع جميع الأهداف والمبادرات والجداول الزمنية في مكان واحد، حتى تصبح أداة مرئية فعالة لعرض التقدم والنتائج على أصحاب المصلحة الرئيسيين.

اكتشف المزيد حول: عناصر التخطيط - دليل شامل

5- تحديد التحديات والمخاطر

بعد وضع خطة العمل، يجب التعرف على التحديات والمخاطر المُحتملة التي قد تظهر أمام المؤسسة خلال تنفيذ خطتها الاستراتيجية، من أجل الاستعداد الكافي لها ومنع وقوعها أو على الأقل التقليل من تداعياتها.

في هذه الخطوة، يجب الرجوع إلى كل هدف استراتيجي تم وضعه، ثم التعرف على مجموعة المخاطر الخاصة به، ثم وضع الاستراتيجيات التي تساعد على إدارة تلك المخاطر بفعالية وكفاءة.

6- الإبلاغ بالخطة الاستراتيجية

يُعد التواصل الفعال بشأن الخطة الاستراتيجية من العناصر الأساسية في نجاحها، فعندما يفهم الموظفين ما هي الخطة وأهدافها وكيفية تنفيذها، يعملون على المساهمة بفعالية في تنفيذها، كما يساهم ذلك في خلق رؤية موحدة يعمل الجميع على أساسها وفي ذات الاتجاه.

يتطلب تنفيذ هذه الخطوة الإبلاغ بالخطة الاستراتيجية من خلال عدة وسائل، مثل: عقد اجتماع شامل لجميع الموظفين، نشر إعلان في النشرة الإخبارية أو مدونة المؤسسة، إعداد فيديو من الإدارة العليا يشرح الاستراتيجية الجديدة بلغة مبسطة، توزيع ملخص مطبوع على الموظفين أو تعليقه في لوحة الإعلانات.

لتحقيق التواصل الفعال، يجب عقد اجتماعات دورية بشكل شهري أو كل ثلاثة أشهر من أجل إطلاع الموظفين على التحديثات أو التغييرات التي تطرأ على الخطة، مما يعزز الشفافية والانتماء داخل المؤسسة.

7- تنفيذ الخطة الاستراتيجية

بعد تنفيذ جميع الخطوات السابقة، تأتي مرحلة تنفيذ الخطة الاستراتيجية وتطبيقها، وهو ما يتطلب إسناد المهام إلى الأشخاص المناسبين في كل عملية، وتوزيع الموارد من وقت ومال وكوادر بشرية لتحقيق الأهداف المطلوبة، وتحديد الجداول الزمنية ومعايير الأداء، مع معالجة التحديات التي تم تحديدها مسبقًا.

خلال تنفيذ الخطة الاستراتيجية، لا بد من تحديد دورة مراجعة منتظمة بين الموظفين ومديريهم لتقييم التقدم ومتابعة الإنجاز وفقًا للمؤشرات الزمنية وقياسات الأداء (KPIs)، لضمان الحفاظ على التنسيق والتفاهم الكامل بين جميع أعضاء المنظمة طوال فترة التنفيذ.

8- مراجعة الخطة الاستراتيجية

بعد مرحلة التنفيذ تأتي مرحلة مراجعة الخطة الاستراتيجية للتأكد من سير المؤسسة في مسارها الصحيح طوال فترة التنفيذ، وحتى يتسنى إجراء التعديلات اللازمة والتصحيحات المستمرة للمسار في الوقت المناسب.

يجب مراجعة الخطة الاستراتيجية بشكل دوري منتظم، سواء أسبوعيًا أو شهريًا أو بشكل ربع سنوي، وفي هذه الخطوة يتم مراجعة جميع المهام والمبادرات التي تم تنفيذها، والتحقق من ما إذا كان فريق العمل قد نجح في الالتزام بمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المحددة، كما يتم تحديد نقاط الضعف وكيفية معالجتها، وفحص ما نجح وما فشل في الخطة، وكذلك متابعة العوامل الخارجية أيضًا مثل تغيّر سلوك المستهلكين أو التقلبات الاقتصادية أو التشريعات الجديدة، وهو ما يساعد على اتخاذ قرارات بالأشياء التي تحتاج إلى تنفيذ أو تعديل أو إزالة.

يترتب على مراجعة الخطة الاستراتيجية تنفيذ عدة إجراءات، مثل إعادة توزيع الموارد، أو تعيين موظفين جدد، أو تعديل استراتيجيات التنفيذ، وفي كل الأحوال، عند تقييم الخطة، يجب مراعاة أن تكون مرنة بما يكفي استجابة للتغيرات التي تشهدها بيئة العمل، مع الاستمرار في تطويرها كلما ظهرت رؤى أو معطيات جديدة.

صبّار هي شريكك في بناء فريق العمل المثالي

هل تواجه صعوبة في إيجاد الكفاءات المناسبة؟ هل تستهلك عملية التوظيف وقتًا وجهدًا دون نتائج مرضية؟ مع صبّار يمكنك التخلص من هذا العبء والوصول إلى المواهب التي تبحث عنها لتوظيفها في الوظائف المناسبة.

توفر لك صبّار مرشحين مؤهلين في جميع التخصصات خلال وقت قياسي، من السعوديين والأجانب، الجاهزين للعمل فورًا وفقًا لشروط عملك، بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، بادر بالتواصل معنا لتبدأ في بناء فريق العمل المثالي الذي يحدث الفارق في نمو شركتك.

الخاتمة:

تمر عملية التخطيط الاستراتيجي بعدة مراحل مترابطة تهدف إلى وضع رؤية واضحة للمؤسسة وتحقيق أهدافها طويلة المدى. تبدأ هذه العملية بتحديد المشكلة أو الهدف الأساسي الذي تسعى المؤسسة إلى معالجته أو تحقيقه، ثم جمع المعلومات والبيانات الدقيقة حول العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة فيه.

بعد ذلك تأتي مرحلة تحليل الخيارات المتاحة لتقييم أفضل البدائل الممكنة، يليها اقتراح الحلول ووضع خطة تنفيذية واضحة تشمل الأولويات والموارد المطلوبة والجدول الزمني للتنفيذ. وعند الاتفاق على الخطة، تبدأ مرحلة التنفيذ العملي من خلال توزيع المهام والمسؤوليات على الفريق، مع ضمان الشفافية والتواصل الفعّال بين جميع الأطراف المشاركة في العملية.

أما خطوات تنفيذ التخطيط الاستراتيجي التفصيلية فتشمل تحديد الموقع الاستراتيجي للمؤسسة وتحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT)، ثم صياغة الرؤية والرسالة والقيم التي تعبر عن هوية المؤسسة واتجاهها. يلي ذلك تحديد الأهداف الاستراتيجية الذكية (SMART) ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التقدم، ثم توزيع الأدوار ووضع خطة عمل ديناميكية تحدد الخطوات العملية والمبادرات المطلوبة.

بعد ذلك يتم تحديد التحديات والمخاطر المحتملة، يليها الإبلاغ والتواصل بالخطة لضمان فهم الجميع لأدوارهم في التنفيذ. وفي النهاية، تُنفّذ الخطة على أرض الواقع مع مراجعة دورية للتأكد من فاعليتها وتعديلها وفق المستجدات لضمان تحقيق الأهداف بأعلى كفاءة واستدامة.