مندوب مشتريات / Purchasing Representative

الوصف الوظيفي

مندوب المشتريات مسؤول عن تأمين احتياجات المؤسسة ومشاريعها من المواد والمعدات والخدمات بأفضل الأسعار والجودة وفي الوقت المحدد، من خلال التواصل مع الموردين وطلب العروض والتفاوض وتنفيذ عمليات الشراء ومتابعتها وفق سياسات المؤسسة.

نطاق العمل

1. تحديد احتياجات المشاريع من المواد والمعدات بالتنسيق مع الأقسام المعنية.
2. مقارنة العروض من حيث السعر والجودة ومدة التوريد.
3. التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الأسعار وشروط الدفع.
4. إعداد طلبات الشراء وأوامر الشراء ورفعها للاعتماد.
5. شراء المواد واستلامها من الموردين وتوصيلها للمواقع.
6. متابعة أوامر الشراء لضمان التوريد في المواعيد المحددة.
7. التأكد من مطابقة المواد المستلمة للمواصفات والكميات المطلوبة.
8. تسليم الفواتير وإيصالات الاستلام للمستودع والحسابات.
9. تحديث قاعدة بيانات الموردين وتقييم أدائهم دورياً.
10. إنهاء إجراءات العهد المالية والتسويات في وقتها.
11. التنسيق مع المستودعات لمتابعة مستويات المخزون.
12. الالتزام بسياسات وإجراءات الشراء وأنظمة المؤسسة.

المتطلبات

1. بكالوريوس في تخصص ذي صلة مثل الإدارة، ويفضل في إدارة سلسلة الإمداد.
2. خبرة لا تقل عن سنتين في المشتريات.
3. رخصة قيادة سعودية سارية.
4. مهارات تفاوض وتواصل جيدة وإجادة استخدام الحاسب واللغة الإنجليزية.

Job Description

The Procurement Representative is responsible for securing the company's and projects' needs for materials, equipment, and services at the best price, quality, and delivery time, by sourcing suppliers, obtaining quotations, negotiating, and executing and following up purchases in line with company policies.

Scope of Work

1. Identify project material and equipment needs in coordination with relevant departments.
2. Compare offers based on price, quality, and delivery time.
3. Negotiate with suppliers to obtain the best prices and payment terms.
4. Prepare purchase requisitions and purchase orders and submit them for approval.
5. Purchase, collect, and deliver materials to sites.
6. Follow up on purchase orders to ensure on-time delivery.
7. Verify that received materials match the required specifications and quantities.
8. Submit invoices and delivery notes to the warehouse and accounts department.
9. Maintain the supplier database and periodically evaluate supplier performance.
10. Settle petty cash and cash advances on time.
11. Coordinate with the warehouse to monitor stock levels.
12. Comply with company purchasing policies, procedures, and regulations.

Requirements

1. Bachelor's degree in a related field such as Management; Supply Chain Management is preferred.
2. Minimum 2 years of purchasing experience.
3. Valid Saudi driving license.
4. Good negotiation and communication skills, with computer literacy and proficiency in English.