Administrative Support Officer (Supplemental Workforce - Third Party Contract)📣 إعلان

نبذة عن الدور

يعلن البنك الإسلامي للتنمية (IsDB) عن حاجته لشغل وظيفة مسؤول دعم إداري ضمن فريق العمل الإضافي، وذلك بعقد مع طرف ثالث. يلعب هذا الدور دوراً محورياً في تقديم الدعم الإداري الشامل داخل مجمع الرئيس، وتحديداً في إدارة الاستراتيجية والميزانية والأداء المؤسسي (SBCP). سيتولى المرشح الناجح مسؤولية ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة داخل الإدارة من خلال إدارة المهام الإدارية المتنوعة ودعم مبادرات الإدارة.

يقع مقر العمل في المقر الرئيسي للبنك الإسلامي للتنمية في جدة، المملكة العربية السعودية، وتوفر هذه الفرصة مساهمة في مؤسسة إنمائية متعددة الأطراف رائدة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة جدول أعمال المدير، والرد على الاستفسارات، وتقديم الدعم الإداري من خلال عرض المعلومات حول المشاريع والخدمات، بما في ذلك شرح القدرات الفنية بوضوح وسهولة.
• إجراء الأبحاث وجمع البيانات ذات الصلة بمناقشات الاجتماعات لضمان الفهم السليم للقضايا والمتابعة حسب الحاجة.
• دعم إعداد خطة الميزانية السنوية للإدارة.
• معالجة طلبات الشراء (PRs) عبر نظام SAP.
• تقديم طلبات السفر ومعالجة تسويات المصروفات لمهام المدير الرسمية.
• صياغة وإنهاء المراسلات والوثائق لمراجعة المدير والموافقة عليها عبر DocuSign.
• المساعدة في تنسيق ومراجعة وإنهاء التقارير المقدمة إلى BED.
• دعم رؤساء الأقسام في إعداد العروض التقديمية.
• مساعدة الفريق في تخطيط وتنظيم الفعاليات وورش العمل وأنشطة تنمية القدرات.
• تنظيم وتبسيط سير العمل لضمان بيئة عمل فعالة ومنتجة.
• إدارة لوحة معلومات SBCP ضمن نظام Jira.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة والموظفين فيما يتعلق بالمسائل المتعلقة بالنظام.
• أداء أي واجبات أخرى يكلف بها المدير، إدارة الاستراتيجية والميزانية والأداء المؤسسي.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الإدارة العامة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة ذات صلة لا تقل عن 2 إلى 5 سنوات في الدعم التنفيذي أو الإداري.
• تعتبر الشهادات المهنية في الإدارة أو إدارة المشاريع (مثل CAPM، PMP، أو ما يعادلها) ميزة إضافية.
• إتقان اللغة الإنجليزية إلزامي.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• كفاءة في الصياغة المهنية للمراسلات والتقارير.
• مهارات فعالة في تنسيق أصحاب المصلحة ومهارات التعامل مع الآخرين.
• قدرات بحث وتحليل قوية.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• معرفة عملية بأنظمة SAP و Jira.
• فهم لعمليات الميزانية والمشتريات.

معلومات إضافية

هذه الوظيفة هي منصب تعاقدي ضمن إطار العمل الإضافي، وتتم إدارتها من خلال عقد مع طرف ثالث.

الموقع: المقر الرئيسي بجدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية.

الخبرة المطلوبة: 2-5 سنوات.

عملية التقديم: يتم تشجيع المرشحين المهتمين الذين يستوفون المعايير على التقديم. تشمل المستندات المطلوبة السيرة الذاتية، ونسخة من جواز السفر، والشهادات الأكاديمية.

يؤكد البنك الإسلامي للتنمية (IsDB) أنه لا يطلب أي مدفوعات من أي نوع من المتقدمين طوال عملية التوظيف، ولا يطلب معلومات مالية حساسة. يخلي البنك الإسلامي للتنمية مسؤوليته عن أي منشورات احتيالية للوظائف أو عروض مقدمة باسمه.