مساعد إداري

الهدف من الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لأعمال المصنع اليومية، والمساهمة في تنظيم المراسلات والملفات والتقارير والتنسيق بين الأقسام لضمان سير العمل بكفاءة وانتظام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الإدارية والورقية والإلكترونية.
• إعداد وطباعة الخطابات والتقارير والنماذج الإدارية.
• متابعة الحضور والانصراف والإجازات بالتنسيق مع الموارد البشرية.
• استقبال المكالمات والرد على الاستفسارات وتحويلها للجهات المختصة.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات وتجهيز محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• متابعة طلبات المشتريات والاحتياجات المكتبية للمصنع.
• إدخال البيانات وتحديث السجلات والأنظمة المعتمدة.
• التنسيق بين أقسام المصنع المختلفة لضمان انسيابية العمل.
• متابعة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية.
• المساعدة في تجهيز ملفات الموظفين والعقود والتعاميم.
• إعداد التقارير الدورية الخاصة بالأعمال الإدارية والتشغيلية.
• الالتزام بسياسات وإجراءات المصنع وأنظمة السلامة والجودة.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الإدارة ضمن نطاق العمل.

المؤهلات المطلوبة

• دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو تخصص ذي صلة.
• يفضل وجود خبرة سابقة في الأعمال الإدارية أو المصانع.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office خاصة Excel وWord.
• مهارات تنظيم عالية وإدارة الوقت.
• القدرة على التواصل والعمل ضمن فريق.
• تحمل ضغط العمل والدقة في تنفيذ المهام.

الصلاحيات

• الوصول للملفات والسجلات المتعلقة بالعمل الإداري.
• التنسيق المباشر مع الأقسام المختلفة بما يخدم مصلحة العمل.
• طلب المستلزمات المكتبية وفق الإجراءات المعتمدة.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

• دقة وسرعة إنجاز الأعمال الإدارية.
• الالتزام بالمواعيد والتقارير المطلوبة.
• جودة تنظيم الملفات والبيانات.
• مستوى التعاون والتنسيق بين الأقسام.
• الالتزام بسياسات وإجراءات المصنع.

ساعات وأيام العمل

حسب سياسة العمل المعتمدة في المصنع وجدول التشغيل.