Remote Documentation Specialist📣 إعلان

عن الدور

تبحث RecruitLyticx Hires عن أخصائي توثيق عن بعد دقيق ومنظم. يوفر هذا المنصب بدوام كامل مرونة العمل عن بعد مع المساهمة في الكفاءة التشغيلية وإدارة المعلومات. الدور مثالي للأفراد الذين لديهم التزام قوي بالدقة والتركيز على ضمان الوضوح والاتساق في جميع السجلات.

نظرة عامة على الدور

في هذا الدور، ستكون أداة أساسية في إنشاء ومراجعة وصيانة مجموعة متنوعة من المستندات. سينصب تركيزك الأساسي على تنظيم وتحديث الوثائق، والتحقق من صحة المعلومات، وضمان تنسيق جميع المواد بشكل صحيح وتخزينها بشكل آمن داخل أنظمتنا. تعتبر العين الثاقبة للتفاصيل، والقدرات التنظيمية الاستثنائية، والكفاءة في تطبيقات البرامج الأساسية أمراً بالغ الأهمية للنجاح.

المسؤوليات الرئيسية

• استلام ومعالجة الوثائق من مصادر مختلفة بما في ذلك صناديق البريد المشتركة والبوابات وأنظمة التذاكر ومنصات التخزين السحابي.
• مراجعة المستندات الواردة للتأكد من اكتمالها، والتحقق من الحقول المطلوبة، وضمان الحصول على الموافقات اللازمة، والتحقق من جميع المرفقات الضرورية.
• تطبيق البيانات الوصفية الموحدة على المستندات، بما في ذلك معرفات المشاريع وفئات المستندات والتواريخ وتفاصيل الإصدار، لتسهيل البحث والاسترجاع بكفاءة.
• ضمان فهرسة وتنظيم جميع المستندات بشكل صحيح لسهولة الوصول إليها وإدارتها.
• تنفيذ الالتزام باتفاقيات التسمية الموحدة وأنظمة المجلدات المنظمة لجميع الوثائق.
• تنسيق وتوحيد المستندات لتتوافق مع إرشادات التوثيق الداخلية وأفضل الممارسات.
• إجراء تحويلات للملفات حسب الحاجة، بما في ذلك تنسيق PDF، ودمج أو تقسيم الملفات، وضغط الملفات، وإدارة التحكم في الإصدارات.
• الحفاظ على مكتبات وثائق منظمة، وتصنيف المستندات إلى حالات مسودة ونهائية وأرشيفية مع تسميات مناسبة.
• إجراء فحوصات روتينية لضمان الجودة لتحديد عدم اتساق التنسيق أو المعلومات المفقودة أو الإدخالات المكررة أو الأخطاء الأخرى.
• تحديد الإبلاغ عن أي اختلافات أو أخطاء، وتوجيه المشكلات إلى أصحاب المصلحة المعنيين مع ملاحظات واضحة وموجزة.
• الاحتفاظ بسجلات لأخطاء التوثيق والمساهمة بنشاط في تحسين عمليات وسير عمل التوثيق.
• ضمان أن تلبي جميع الوثائق معايير الجودة الداخلية ومتطلبات التنسيق.
• التعامل مع الوثائق الحساسة بأقصى درجات السرية والالتزام بضوابط الوصول الصارمة.
• اتباع سياسات الاحتفاظ بالمستندات المعمول بها، وممارسات التحكم في الإصدارات، وإجراءات الأرشفة.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية من خلال استرجاع المستندات المطلوبة بكفاءة والحفاظ على سجلات إصدارات دقيقة.
• ضمان الامتثال لجميع معايير التوثيق الداخلية والمتطلبات التنظيمية ذات الصلة.
• التعاون بفعالية مع مختلف الفرق، بما في ذلك الموارد البشرية والعمليات والشؤون القانونية والمالية ودعم العملاء، لتوضيح متطلبات التوثيق وحل المشكلات.
• تقديم تحديثات منتظمة حول حالة التوثيق، وقائمة الانتظار، وجداول المعالجة لأصحاب المصلحة المعنيين.
• التواصل بوضوح واحترافية بشأن أي معلومات مفقودة أو مراجعات مطلوبة أو تحديثات ضرورية.
• دعم الفرق من خلال الحفاظ على أنظمة توثيق سهلة الوصول ومنظمة جيدًا وحديثة.

المؤهلات والمتطلبات

• يفضل وجود خبرة في إدارة الوثائق أو الدعم الإداري أو إدارة السجلات أو الأدوار المماثلة.
• اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على اتباع معايير التنسيق والتوثيق باستمرار.
• الراحة في التعامل مع المعلومات السرية بدرجة عالية من المهنية.
• كفاءة أساسية في استخدام الكمبيوتر، بما في ذلك الخبرة في أدوات تحرير المستندات وجداول البيانات وأنظمة إدارة الملفات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بعد مع الحفاظ على مستويات عالية من الدقة والتنظيم.

المهارات المطلوبة

• إتقان حزمة Microsoft Office
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل
• مهارات تنظيمية قوية
• إدارة الوثائق
• الدعم الإداري
• إدارة السجلات
• إدارة الملفات
• السرية

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل وعن بعد. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية. الخبرة المطلوبة هي 0-1 سنة. تشمل الأدوات التي قد تستخدمها منصات التخزين السحابي (Google Drive، SharePoint، Dropbox)، وأدوات تحرير وتنسيق المستندات (Microsoft Office، Google Workspace، Adobe Acrobat)، وجداول البيانات لتتبع وفهرسة الوثائق، ومنصات التوقيع الإلكتروني والموافقات على المستندات. سيتم قياس النجاح من خلال دقة واتساق الوثائق، ووقت الاستجابة من استلام المستند إلى التخزين النهائي، وتنظيم وإمكانية الوصول إلى مستودعات المستندات، والاستعداد للتدقيق وكفاءة استرجاع المستندات، والامتثال لمعايير التوثيق وسياسات الاحتفاظ بها.