يُعد الترحيب بالموظفين الجدد من أهم العمليات التي تحرص كل مؤسسة على تنفيذها على النحو الأمثل، إذ أن الطريقة التي يُستقبل بها الموظف الجديد في المؤسسة تُعد من أهم العوامل التي تحدد مدة بقائه بها وكيفية أدائه مهام وظيفته، وتحدد أيضًا مقدار المساهمات التي يقدمها من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية، الأمر الذي يفرض على أي مؤسسة تحرص على الحفاظ على موظفيها ضرورة اتباع أفضل الاستراتيجيات في الترحيب بالموظفين الجدد ودمجهم داخل المؤسسة، لذلك نناقش من خلال سطور هذا المقال ما هي محتويات برنامج الترحيب بالموظفين الجدد وكيف يكون استقبال الموظفين الجدد وأهمية هذه العملية، وكيفية كتابة رسائل ترحيبية بهم.
كيفية الترحيب بالموظفين الجدد؟
تُعد طريقة استقبال الموظف الجديد من أهم العمليات التي تنفذها المؤسسة والتي تحدد بشكل كبير الانطباع الأولي الذي يتكون لدى الموظف الجديد عن المؤسسة ونظام العمل بها، والذي يستمر غالبًأ طوال دورة حياته داخلها، لذلك لا بد من تنفيذ هذه العملية بطريقة فعالة تساهم في تعظيم استفادة المؤسسة من قوتها العاملة، عن طريق اتباع الآتي:
1- التحضير لاستقبال الموظف الجديد
يجب أن يبدأ الترحيب بالموظف الجديد قبل بدء عمله بالمؤسسة بشكل رسمي، إذ يرسل مسؤول الموارد البشرية له رسالة عبر البريد الإلكتروني قبل عدة أيام من تاريخ بدء العمل تتضمن مجموعة من المعلومات التي تجعله مستعدًا ليومه الأول داخل المؤسسة، وهي:
- جميع المستندات المطلوبة لتنفيذ عملية التوظيف رسميًا.
- تاريخ بدء العمل ومواعيد الحضور والانصراف.
- جدول الأعمال للأسبوع الأول أو الأسابيع الأولى للعمل بالمؤسسة.
- تعليمات حول قواعد ملابس العمل.
- أسماء المستخدمين وكلمات المرور لحسابات المؤسسة.
2- إعداد منطقة عمل الموظف الجديد
تتجلى أبرز أساليب الترحيب بالموظفين الجدد في الطريقة التي تُعد بها منطقة العمل الخاصة بهم، إذ ينبغي قبل حضور الموظف الجديد إعداد مكتبه وتزويده بجميع اللوازم المطلوبة ومنها اللوازم المكتبية وجهاز الكمبيوتر الخاص به والهاتف المُقرر استخدامه في العمل، ولا بد من التواصل مع قسم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة لضمان عمل جهاز الكمبيوتر والبريد الإلكتروني الخاص بالموظف.
وبخلاف ما سبق، يُفضل تقديم حزمة ترحيب مع بعض العناصر التي تحمل شعار العلامات التجارية للمؤسسة، مثل الكوب أو القلم أو دفتر الملاحظات كهدية ترحيب.
3- الترحيب الشخصي بالموظف الجديد
في اليوم الأول لعمل الموظف الجديد، لا بد من استقباله من قِبل أحد مسؤولي الموارد البشرية والترحيب به بشكل شخصي، ثم اصطحابه في جولة في المبنى أو مساحة العمل وما يتضمنه مكان العمل من غرف اجتماعات وغرف استراحة ودورات المياه، حتى يتعرف على مكان عمله جيدًا ويسهل عليه التنقل فيه لاحقًا.
4- التعريف بالزملاء والمديرين
خلال القيام بالجولة داخل أروقة المؤسسة، لا بد من قيام مسؤول الموارد البشرية بتعريف الموظف الجديد بأقسام الشركة والعاملين فيها من الزملاء والمديرين والمشرفين، ثم عقد اجتماعًا فرديًا لشرح ثقافة المؤسسة ورسالتها وقيمها وسياستها فيما يتعلق بأمور مثل وقت الإجازة وساعات العمل.
5- عقد اجتماعًا فرديًا
قبل أن يشرع الموظف الجديد في تنفيذ مهام وظيفته، يُفضل أن يعقد مديره المباشر اجتماعًا معه لمراجعة الوصف الوظيفي وتوقعات الأداء الوظيفي، وإجراء مناقشة حول الأهداف الشخصية والمهنية للموظف، مع إتاحة الفرصة له لطرح أي استفسار خاص بالعمل.
6- تعيين مرشدًا للموظف الجديد
يحتاج الموظف الجديد خلال أيامه الأولى في المؤسسة إلى تعلم الكثير عن وظيفته، لذلك يتعين على المؤسسة تخصيص أحد الزملاء ليكون مرشدًا للموظف الجديد تتمثل مهمته في تقديم الدعم والمساعدة للأول والإجابة على الاستفسارات التي يطرحها حول مهامه، وهي خطوة ضرورية لأنها تزيل داخل الموظف الجديد أي شعور داخلي بالغربة بعد الالتحاق بالعمل في بيئة جديدة.
7- المتابعة في الأسبوع الأول
قد لا يتمكن مسؤول الموارد البشرية أو المدير المباشر للموظف الجديد من تقديم جميع المعلومات المتعلقة بمهام الوظيفة، لذلك يجب إعادة التواصل مع الموظف في نهاية الأسبوع الأول للعمل ومنحه موعدًا لاجتماعًا مع المدير المباشر حتى يتمكن من طرح الأسئلة حول التحديات التي واجهها في بداية عمله، ومن أجل معرفة كيف تعامل مع أعباء العمل الجديدة وكيف استفاد من الموارد المتاحة في تنفيذ المهام المطلوبة، وما هي الموارد التي يحتاج إليها لتنفيذ المهام بشكل أفضل.
8- المتابعة في الشهر الأول
يجب أن تستمر متابعة الموظف الجديد خلال عامه الأول بالمؤسسة، لذلك يجب أن تتم عملية المتابعة مرة كل ثلاثة أشهر، يرصد خلالها المدير المباشر أداء الموظف خلال هذه الفترة ومدى تقدمه في تحقيق الأهداف المُتفق عليها، والتعرف على نقاط الضعف من أجل تحديد الاحتياجات التدريبية الإضافية التي تعزز من مهاراته.
ومنذ اليوم الأول للعمل وطوال فترة المتابعة، يتعين على مسؤولي الموارد البشرية تعزيز تفاعل الموظف مع زملائه من خلال إقامة الأنشطة الاجتماعية ودعوته للمشاركة بها، وتشجيعه على المساهمة في العمل الجماعي عبر تقديم الأفكار والاقتراحات.
ما هي محتويات البرنامج الترحيبي للموظفين؟
يتضمن البرنامج الترحيبي الناجح للموظفين مجموعة من العناصر الأساسية، والتي تشمل ما يلي:
1- التعريف بثقافة المؤسسة
يجب أن تتضمن عملية الترحيب بالموظفين الجدد تعريفهم بثقافة المؤسسة وقيمها ورسالتها، حتى يفهم كل موظف كيف يتوافق دوره مع الأهداف الشاملة للعمل، وكيف يمكن تطبيق القيم الأساسية للمؤسسة في العمل اليومي.
2- التوقعات الواضحة
من العناصر الأساسية الواجب تضمينها في البرنامج الترحيبي بالموظفين الجدد، توقعات ومسؤوليات هؤلاء الموظفين، وهي التوقعات التي يجب أن تتسم بالوضوح، إذ يجب أن يُقدم لكل موظف وصفًا مفصلًا للوظيفة وأهداف الأداء التي يجب أن تكون واقعية، حتى تتمكن المؤسسة من مواءمة الموظفين الجدد مع رؤيتها ومهمتها.
3- التوجيه المنظم
يحتوي برنامج الترحيب بالموظفين الجدد على عملية توجيه جيدة تنطوي على تعريف كل موظف جديد بسياسات المؤسسة وإجراءاتها وهيكلها التنظيمي، مع تقديم الموظفين الجدد للموظفين الحاليين، حتى يشعر الجدد بالدعم الذي يمكنهم من أداء مهامهم الوظيفية على النحو الأمثل.
4- التدريب والتطوير
لضمان نجاح عملية الترحيب بالموظفين الجدد، يجب أن يتضمن البرنامج الخاص بها فرص التدريب والتطوير التي تساعد على تطوير مهارات الموظفين الجدد وتزويدهم بالمعارف المطلوبة لتنفيذ مسؤوليات الوظيفة، إذ يتم تدريبهم على المهارات التقنية والمهارات اللينة.
5- الإرشاد والدعم
من العناصر التي تساعد على تأقلم الموظفين الجدد سريعًا في المؤسسة، تعيين مرشدًا لكل موظف يكون مسؤولًا عن تقديم التوجيه والإجابة على الأسئلة، وتقديم الدعم اللازم في الفترة الأولى من العمل، إذ يعزز هذا الدعم من شعور الموظفين بالراحة والقدرة على مواجهة أية تحديات تظهر خلال العمل، كما ينمي داخلهم الشعور بالانتماء للمؤسسة ويعزز من العلاقات بين الموظفين وبعضهم البعض.
6- التواصل المفتوح
من العوامل المساهمة في نجاح برنامج الترحيب الموظفين الجدد، الحفاظ على قنوات تواصل مفتوحة معهم منذ اليوم الأول للعمل، من أجل تقديم التغذية المرتدة وتقييم أدائهم وتقديم التوجيه والاعتراف بالإنجازات ومعالجة أية مخاوف.
7- الاندماج في ثقافة المؤسسة
من أبرز أساسيات برنامج الترحيب بالموظفين الجدد، دمجهم في ثقافة المؤسسة عن طريق تنظيم المناسبات الاجتماعية وأنشطة بناء الفريق وتشجيعهم على المشاركة بها، من أجل مساعدتهم على تكوين علاقات فعالة داخل مكان العمل.
أهمية الترحيب بالموظف الجديد:
تُعد عملية الترحيب بالموظفين الجدد ذات أهمية قصوى للمؤسسات نظرًا للفوائد العديدة التي تحققها، والتي تتمثل فيما يلي:
1- تحسين الاتصال الجماعي
تنطوي عملية الترحيب هذه على تعريف الموظفين الجدد بزملائهم في المؤسسة وتشجيعهم على التواصل والتفاعل معهم، وهو ما يعزز من الاتصال الجماعي وثقافة العمل الجماعي داخل المؤسسة ويحسن من العلاقات بين جميع الموظفين.
2- زيادة مشاركة الموظفين
تُعد عملية الترحيب بمثابة الفرصة التي تثبت المؤسسة خلالها للموظفين الجدد مدى حرصها على إدماجهم داخل المؤسسة وتسريع تأقلمهم وإمدادهم بالأدوات والموارد التي يحتاجونها في عملهم، وسعيها لتطوير مهاراتهم، وبالتالي يشعر الموظفون بأنهم موضع تقدير من قِبل المؤسسة، وهو ما يحفزهم على تقديم أفضل ما لديهم.
3- جذب المواهب بشكل أفضل
من خلال عملية الترحيب بالموظفين الجدد، تروج المؤسسة لعلامتها التجارية كبيئة عمل صحية وإيجابية، كما يحرص الموظفون الجدد على مشاركة تجاربهم الإيجابية مع المؤسسة والتوصية بها، وهو ما يساعد على جذب ذوي المواهب للعمل بالمؤسسة.
4- انخفاض معدل الدوران الوظيفي
تزداد قدرة المؤسسة التي تنفذ عملية الترحيب بالموظفين الجدد بنجاح على الاحتفاظ بموظفيها، وتقل بها معدلات الدوران الوظيفي، إذ يفضل الموظفون البقاء في المؤسسة التي ترحب بهم وتحرص على تطويرهم ومتابعتهم.
5- زيادة الرضا الوظيفي
تساهم عملية الترحيب بالموظفين الجدد في زيادة شعورهم بالرضا الوظيفي، لأنها تنطوي على تقديم التوجيه والدعم اللازمين بما يمكنهم من أداء مهامهم بشكل أفضل والتعامل مع التحديات التي يواجهونها، وبالتالي يحرصون على تقديم مساهمات قيمة للمؤسسة.
6- تعزيز إنتاجية الموظفين
يؤدي تنفيذ عملية الترحيب بالموظفين الجدد بشكل ناجح إلى زيادة إنتاجيتهم، لأنهم يشعرون بالتقدير والتحفيز والدعم منذ اليوم الأول للعمل، ويفهمون قيم المؤسسة ومبادئها منذ البداية، ومن ثم يصبح لديهم الدافع لتحقيق أهدافها، وهو ما ينعكس بالإيجاب على نوعية عملهم وإنتاجيتهم.
7- زيادة الشفافية
تتضمن عملية الترحيب بالموظفين الجدد فتح قنوات للتواصل الشفاف معهم منذ التحاقهم بالعمل، وهو التواصل الذي يقلل من مستويات القلق لديهم ويرفع من معنوياتهم ويعزز المشاركة المستمرة.
8- تحسين الامتثال للسياسات وفهمها
لأن عملية الترحيب بالموظفين الجدد تتضمن التواصل المستمر بين الموظفين وإدارة المؤسسة، فإن ذلك يساعد على امتثال الموظفين الجدد للإجراءات واللوائح بسرعة أكبر، وسيفهمون سياسات المؤسسة بشكل أفضل، وهو ما يؤدي إلى انخفاض الأخطاء في العمل، وعدم ارتكاب أية سلوكيات غير متوافقة مع سياسة المؤسسة.
9- تحديد مجالات التحسين في الوقت المناسب
تتيح عملية الترحيب بالموظفين الجدد إجراء تقييمًا مستمرًا لأدائهم والتعرف على نقاط الضعف لديهم، وهو ما يمكّن المؤسسة من تقديم الدعم لهم في الوقت المناسب، وتدريبهم بشكل فعال على المهام التي يحتاجون إلى المساعدة فيها، مما يعزز من نجاحهم في أدوارهم على المدى الطويل.
10- تحسين خدمة العملاء
من المتوقع أن تشهد خدمة العملاء تحسنًا كبيرًا عندما يتم تدريب الموظفين الجدد على تقديم خدمات مميزة، وذلك ضمن برنامج الترحيب بهم الذي تنفذه المؤسسة في بداية العمل، إذ يساعد هذا البرنامج على التأكد من فهم كل موظف تفاصيل المنتج أو الخدمة وكيفية حل مشكلات العملاء بشكل صحيح.
كيفية كتابة رسائل الترحيب بالموظف الجديد:
رسالة الترحيب بالموظف الجديد هي الرسالة التي ترسلها المؤسسة ممثلة في قسم الموارد البشرية إلى الموظف الجديد عبر البريد الإلكتروني بعد قبوله عرض العمل وقبل أيام من بدء العمل بشكل رسمي، وتحتوي على المعلومات الأساسية لإعداد الموظف لليوم الأول في الوظيفة.
وتحتاج كتابة الرسالة الترحيبية إلى اتباع عدة خطوات نبرزها فيما يلي:
1- البدء بالترحيب
من المهم أن تبدأ رسالة الترحيب بتحية شخصية غير رسمية، يعقبها تهنئة الموظف الجديد بحصوله على الوظيفة، مع الترحيب به وإبداء كاتب الرسالة مدى شعوره بالسعادة لانضمامه إلى المؤسسة.
2- كتابة معلومات عن المؤسسة
بعد ذلك، لا بد من تضمين الرسالة ببيان موجز حول المؤسسة، يشير إلى ثقافتها ومهامها، حتى يتذكر الموظف أنه جزءًا من شيء أكبر منه، وأنه لا بد وأن يعمل وفقًا للأهداف المُعلن عنها.
3- كتابة معلومات عن اليوم الأول للعمل
يجب أن تشير هذه الفقرة إلى جميع المعلومات المهمة حول اليوم الأول لعمل الموظف وهي: المستندات المطلوبة لإنهاء إجراءات التوظيف، موقع العمل، تاريخ البدء، موعد الوصول، قواعد الملابس الخاصة بالعمل، جدول أعمال اليوم الأول أو الأسبوع الأول للعمل.
4- كتابة قائمة جهات الاتصال
لا بد من وضع قائمة بأسماء وأرقام هواتف جميع الأشخاص الذين قد يحتاج الموظف الجديد إلى التواصل معهم قبل أو في أثناء اليوم الأول للعمل، وهم الموظفين في الموارد البشرية أو مديرها أو تكنولوجيا المعلومات أو المساعدين الإداريين، مع دعوة الموظف للتواصل مع أيًا منهم إذا احتاج إلى مساعدة.
5- كتابة معلومات الوصول
وهي المعلومات التي سوف يحتاج إليها الموظف الجديد من أجل تسجيل الدخول إلى الشبكة الداخلية للمؤسسة، والبرامج المتخصصة المُقرر استخدامها في العمل.
6- كتابة رسالة ختامية
في ختام الرسالة الترحيبية، يعيد الكاتب تعبيره عن شعوره بالسعادة لانضمام الموظف الجديد إلى الفريق، مع ذكر أية ملاحظات لتحسين استعداد الموظف ليومه الأول في الوظيفة.
أهداف رسائل الترحيب بالموظف الجديد:
إليكم فيما يلي أهداف تقديم رسائل ترحيبية بالموظف الجديد قبل التحاقه بالعمل:
- خلق شعورًا داخل الموظف الجديد بالترحيب والتقدير من قِبل المؤسسة، من أجل تحفيزه على بدء وظيفته بشكل إيجابي.
- إبداء شعور المؤسسة برضاها وترحيبها بتعيين الموظف الجديد، وهو أساس لبناء علاقة وطيدة بينهم.
- مساعدة الموظف على وضع توقعات حول أيام عمله الأولى في وظيفته الجديدة من خلال حصوله على لمحة عامة حولها.
- تزويد الموظف الجديد بجميع المعلومات التي يحتاج إليها في أول يوم عمل، حتى لا يحدث أي سوء فهم.
- منح الموظف الجديد الوقت الكافي لإعداد المستندات المطلوبة للعمل، والاستعداد جيدًا له.
- تعزيز ثقافة المؤسسة لأن رسالة الترحيب هي جزءًا من هذه الثقافة وخير معبر عنها.
احصل على خدمات توظيف مميزة مع صبّار
إذا كان هدفك هو تكوين فريق عمل يمتاز بالمهارة والكفاءة والخبرة، ولديه القدرة على تنفيذ المهام المطلوبة على أكمل وجه؛ فإن منصة صبّار للتوظيف هي بوابتك لبلوغ هذا الهدف.
على صبّار ستجد أكثر من 250 ألف سيرة ذاتية لسعوديين وغير سعوديين هم الأفضل في مجالاتهم داخل المملكة العربية السعودية، لديهم الخبرات والمهارات التي تحتاج إليها، مؤهلين للعمل الفوري في جميع المجالات بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو عن بُعد.
كل ما عليك هو التواصل معنا وإعلامنا باحتياجاتك الوظيفية، وسنختصر لك وقت البحث وسنقدم لك مرشحين مطابقين لمعايير العمل لديك، وسنسهل عليك إجراءات التعيين بميزة مقابلات الفيديو المُسجلة التي تتيح لك التعرف على كل مرشح عن قُرب لاختيار الأنسب منهم للوظيفة الشاغرة.
وفي الختام، فإن الترحيب بالموظفين الجدد يُعد من أهم وسائل دعم القوى العاملة وتطويرها والاحتفاظ بها على المدى الطويل، لتحقيق الأهداف العامة للمؤسسات.
