مهام قسم الرواتب والأجور عديدة ومتنوعة وتلعب دورًا بارزًا في زيادة الرضا الوظيفي وتعزيز قدرة المؤسسات على الاحتفاظ بموظفيها، فمن خلال الدور المحوري الذي يؤديه هذا القسم، تضمن المؤسسات إدارة التعويضات المالية للموظفين بشكل دقيق ومنتظم، وتحقيق الاستقرار المالي والقانوني، وخلق بيئة عمل عادلة وشفافة، وفي هذا المقال نسلط الضوء على وظائف ومسؤوليات قسم الرواتب والأجور.
مهام قسم الرواتب والأجور Payroll Department
هناك العديد من الأدوار والمسؤوليات التي يتولى قسم الرواتب والأجور تنفيذها فيما يخص عملية صرف رواتب الموظفين، تشمل تلك الأدوار: إدارة بيانات الموظفين، تحديث بيانات الموظفين، إعداد وحساب الرواتب والأجور، صرف الرواتب، إعداد وتوزيع كشوف الرواتب، التعامل مع استفسارات الموظفين، ضمان الامتثال للوائح القانونية، إصدار التقارير المالية، إدارة سجلات الرواتب، معالجة نهاية العام.
1- إدارة بيانات الموظفين
تُعد إدارة بيانات الموظفين وتحديثها مهمة أساسية من مهام قسم الرواتب والأجور، إذ يعتمد القسم على تلك البيانات المستلمة من الأقسام الأخرى مثل التوظيف والمالية في حساب رواتب الموظفين بدقة، وبالتالي فهو يعمل على جمعها والتحقق من صحتها، تشمل تلك البيانات:
سجلات حضور الموظفين
يتابع قسم الرواتب والأجور وقت حضور الموظفين، لأن رواتبهم تتناسب مع ساعات العمل، وبالتالي يتم رصد الحضور، ووقت الدخول والخروج، وساعات العمل، وأيام الإجازة، والعمل الإضافي، ويرجع القسم في ذلك إلى نظام الحضور البيومتري الذي يقوم بحساب توقيت الدخول والخروج، بالإضافة إلى احتساب ساعات العمل الإضافية، لضمان عدم وجود أي أخطاء في الرواتب.
إدارة الإجازات
عند حساب رواتب الموظفين، يعمل القسم على مراقبة الإجازات التي حصل عليها كل موظف، سواء كانت إجازة مرضية أو سنوية أو شخصية، نظرًا لاحتساب الرواتب بناءً على عدد أيام العمل الفعلية.
معلومات المكافآت والبدلات
يعتمد قسم الرواتب والأجور على بيانات المكافآت والتعويضات والبدلات والترقيات والتعديلات المتعلقة بالمزايا الأخرى عند احتساب أجور الموظفين، لضمان دفع مستحقات دقيقة.
اقرأ أيضًا: Payroll Specialist مهام أخصائي الرواتب
2- تحديث بيانات الموظفين
في حال حدوث أي تغيرات تخص الوضع الوظيفي للموظفين مثل الترقيات أو الانتقالات الداخلية، فإن قسم الرواتب والأجور مُكلف بتحديث هذه البيانات على الفور، فضلًا عن تحديث معلومات الموظفين الشخصية والمالية، مثل الحسابات البنكية والتفاصيل الضريبية ومعلومات الضمان الاجتماعي عند تغيرها، مما يضمن تنفيذ الرواتب بشكل صحيح واحتسابها بدقة دون أخطاء.
عندما ينتهي قسم الرواتب والأجور من تحديث بيانات الموظفين، يتعين عليه حفظ سجلات الرواتب والبيانات المرتبطة بالموظفين في قاعدة بيانات آمنة أو ملفات إلكترونية وورقية للرجوع إليها عند الحاجة أو لإجراءات التدقيق المالي.
مع صبّار يمكنك استقطاب خبراء الرواتب والأجور المؤهلين لإدارة عمليات الرواتب بكفاءة عالية، مع الالتزام الكامل بالأنظمة والقوانين المحلية.
3- إعداد وحساب الرواتب والأجور
تتمثل الوظيفة الأساسية لقسم الرواتب والأجور في حساب رواتب الموظفين، وذلك بعد جمع البيانات الصحيحة والتحقق منها، من خلال تنفيذ عدة خطوات تشمل:
- حساب الراتب الإجمالي للموظف بناءً على سجلات الحضور، والعمل الإضافي، والمزايا، والخصومات الأخرى، إذ يحسب القسم الراتب الإجمالي، ثم يخصم منه الضرائب والاشتراكات، ليتم الوصول إلى صافي الراتب.
- صرف أجور العمل الإضافي للموظفين الذين يعملون ساعات إضافية، وذلك وفقًا لسياسات المؤسسة والقوانين المحلية.
- حساب الخصومات والاشتراكات مثل ضريبة الدخل، مساهمات التقاعد، والمزايا الأخرى للموظفين، بالإضافة إلى الخصومات الطوعية مثل التأمين الصحي أو سداد القروض.
تعرف على: إدارة الرواتب وأهم أنواعه وخطواته
4- صرف الرواتب
بعدما ينتهي قسم الرواتب والأجور من حساب رواتب الموظفين بدقة، يقوم بدوره في صرف المدفوعات، وضمان حصول الموظفين على مستحقاتهم المالية بدقة وفي موعدها المحدد، ووفق الخصومات المقررة، مع الالتزام بالقوانين واللوائح المعمول بها.
ويقوم قسم الرواتب والأجور بصرف الرواتب بعدة طرق تشمل:
- الإيداع المباشر: وهي الطريقة التي تعتمدها أغلب المؤسسات، إذ تستخدم برامج الرواتب الإلكترونية لإيداع المستحقات في الحسابات البنكية للموظفين مباشرة.
- بطاقات الدفع: تعمد بعض المؤسسات إلى منح الموظفين بطاقة مسبقة الدفع، لاستخدامها في سحب النقود من أجهزة الصراف الآلي.
- الشيكات الورقية: وهي أقل طرق صرف الرواتب شيوعًا، وتعتمدها بعض الشركات الصغيرة.
اقرأ أيضا: مهام قسم الصادر والوارد
5- إعداد وتوزيع كشوف الرواتب
قسم الرواتب والأجور هو المنوط به إعداد كشوف الرواتب وتوزيعها على الموظفين، وهي تلك القسائم التي تتضمن بيانات مرتبطة بالراتب الصافي والخصومات الأخرى، ويتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني وبوابة الخدمة الذاتية، مما يعزز من الشفافية فيما يخص حقوق الموظفين.
ويُعد تزويد كل موظف بقسيمة خاصة براتبه من المتطلبات القانونية في العديد من الدول، وغالبًا ما توجد قواعد ولوائح تحدد المعلومات الواجب تضمينها في قسيمة الراتب، كما يستعين القسم بتلك الكشوف عند الرد على استفسارات الموظفين بشأن رواتبهم وآلية حسابها.
اطلع على: مسير الرواتب في الموارد البشرية وسلم الرواتب
6- التعامل مع استفسارات الموظفين
يُكلف قسم الرواتب والأجور بالرد على استفسارات وشكاوى الموظفين بشأن رواتبهم، فعندما يكتشف الموظفون وجود فروقات في مستحقاتهم المالية، يتعين على القسم تقديم معلومات تفصيلية حول آلية حساب الرواتب، وقد تتنوع أسئلة الموظفين لتشمل:
- السؤال عن الفروقات في الأجور، وفي هذه الحالة يُكلف موظف الرواتب بالتحقيق فيها وتوضيحها خلال فترة محددة يلاحظها الموظف.
- السؤال عن خصومات الضرائب، ويتعين على موظفي الرواتب شرح كيفية احتساب هذه المبالغ وسبب خصمها.
- السؤال عن المزايا والامتيازات، مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد أو الخصومات المعفاة من الضرائب.
تتطلب هذه المهمة امتلاك موظفي قسم الرواتب والأجور مهارات تواصل فعالة تمكنهم من الاستماع إلى مخاوف الموظفين بموضوعية، وشرح حسابات الرواتب باستفاضة، لضمان الحفاظ على بيئة عمل متناغمة وبناء الثقة بين الموظفين المؤسسة.
استفد من خدمات صبّار ووظف موظفي رواتب وأجور قادرين على تحسين كفاءة العمليات، وتقليل الوقت الضائع، وضمان صرف الرواتب في مواعيدها بدقة كاملة.
7- ضمان الامتثال للوائح القانونية
يقع على عاتق قسم الرواتب والأجور التأكد من امتثال المؤسسة للوائح والقوانين المحلية، والبقاء على إطلاع دائم على التغييرات التي تطرأ على تلك القوانين، لتجنب فرض غرامات مالية وعقوبات على المؤسسة، تشمل تلك القوانين:
قوانين الحد الأدنى للأجور
يعمل موظفي قسم الرواتب والأجور على التأكد من التزام المؤسسة بدفع رواتب الموظفين بما يتوافق مع الحد الأدنى للأجور الوطني أو المحلي، مع مراعاة قوانين الأجور الإضافية.
مزايا الموظفين
يدير قسم الرواتب والأجور المزايا التي يحصل عليها الموظفين، مثل التأمين الصحي والمعاشات والمساهمات التقاعدية، ومكافأة نهاية الخدمة التي تُخصم من رواتب الموظفين بعد إتمام خدمتهم الطويلة، والتأكد من دفعها في الوقت المناسب، والتحقق من التزام المؤسسة بالحقوق الأخرى للموظف مثل الإجازات المرضية، وإجازة الأمومة، وغير ذلك.
قوانين الضرائب
يلتزم قسم الرواتب والأجور بقوانين الضرائب المُتبعة، من خلال خصم الضريبة بشكل صحيح وتحويلها للجهات الضريبية المختصة.
يمكنك الاطلاع على: سلم الرواتب وكيفية حسابه وتحديده للموظفين مع نموذج جاهز
8- إصدار التقارير المالية
تشمل مهام قسم الرواتب والأجور، إعداد تقارير مالية مثل كشوف الرواتب، وبيانات الاستحقاقات، وملخصات الإجازات، والخصومات الضريبية، وإجمالي تكاليف العمل، ووثائق التعويضات الأخرى، وهي التقارير الضرورية التي تُستخدم في التدقيق الداخلي أو الخارجي، وتعتمد عليها المؤسسات في تخصيص الموارد، ووضع الميزانيات، وإدارة ساعات العمل الإضافية، وعوامل أخرى مهمة.
توفر التقارير المالية التي يُعدها قسم الرواتب والأجور رؤى حول الاتجاهات والأنماط المتعلقة بالرواتب، كما تتيح تتبع بيانات الرواتب وتحليلها من أجل فهم جوانب مهمة مثل مشاركة الموظفين وإدارة الامتثال، مما يمكن إدارة المؤسسات من اتخاذ قرارات مستنيرة.
تساعدك صبّار على الوصول إلى أحدث الوظائف الشاغرة في قسم الرواتب والأجور لدى كبرى الشركات والمؤسسات، ابدأ مسارك المهني بثقة، ودعنا نوصلك بالفرصة التي تستحقها.
9- إدارة سجلات الرواتب
يُعد قسم الرواتب والأجور هو المسؤول عن الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع المعاملات المتعلقة بالرواتب، بما في ذلك أرباح الموظفين والضرائب والاقتطاعات، إذ يتم تخزين جميع المستندات، والملفات، والتقارير الخاصة بتلك العملية، لأنها توفر دليلًا للامتثال القانوني والمراجعات المستقبلية.
ومن أجل تنفيذ هذه المهمة بكفاءة، يتعين على المتخصصين في القسم الحفاظ على سرية البيانات والتأكد من تخزينها مشفرة ودون وصول غير مصرح به، مع استخدام برامج قائمة على السحابة لإدارة السجلات الرقمية لضمان سهولة الوصول والدقة.
اكتشف المزيد حول: نظام الأجور في إدارة الموارد البشرية
10- معالجة نهاية العام
من المهام التي تُسند إلى قسم الرواتب والأجور، إعداد نماذج ضريبية لاستخدامها في تقارير نهاية العام، وهو ما يتطلب توافق ممارسات الموارد البشرية وبيانات الرواتب مع قوانين الضرائب المحلية والوطنية لضمان الامتثال القانوني.
من خلال معالجة نهاية العام، تتمكن المؤسسات من التحقق من البيانات وتحديثها عند الحاجة، بما يضمن إعداد تقارير دقيقة، والاستعداد للسنة المالية الجديدة.
ابدأ في بناء قسم رواتب قوي وآمن مع صبّار
ندرك في صبّار أن أخطاء قسم الرواتب قد تكلف شركتك الكثير، لذلك وفرنا لك أفضل حلول التوظيف التي تربطك بمتخصصين محترفين في قسم الرواتب والأجور يضمنون الدقة، السرية، والالتزام القانوني، القادرين على إدارة الرواتب، ومعالجة الاستقطاعات، وإعداد التقارير، والتكامل مع أنظمة الموارد البشرية بكفاءة.
نضمن لك في صبّار بناء فريق قوي في وقت قياسي، بفضل وجود قائمة بيانات ضخمة لأفضل المرشحين من السعوديين أو الأجانب، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، لتلبية جميع احتياجاتك بدقة واحترافية.
الخاتمة:
يتولى قسم الرواتب والأجور مسؤولية إدارة جميع البيانات المرتبطة بالموظفين، بدءًا من متابعة الحضور والانصراف وساعات العمل والإجازات، وصولًا إلى تسجيل المكافآت والبدلات والتغييرات الوظيفية. ويحرص القسم على تحديث المعلومات الشخصية والمالية والوظيفية بشكل مستمر، وحفظها في أنظمة آمنة، لضمان دقة عمليات الحساب وسهولة الرجوع إليها عند التدقيق أو المراجعة. كما يشكل هذا التنظيم الدقيق أساسًا لحساب الرواتب بصورة صحيحة وعادلة، بما يعزز الثقة بين الموظفين والمؤسسة.
إلى جانب ذلك، يختص قسم الرواتب والأجور بحساب الرواتب وصرفها في مواعيدها، وإعداد كشوف الرواتب والتقارير المالية، والرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بالأجور والخصومات والمزايا. كما يضمن الالتزام الكامل بالقوانين واللوائح الخاصة بالأجور والضرائب وحقوق الموظفين، ويحافظ على سرية سجلات الرواتب وإدارتها بكفاءة.
وتكتمل مهامه بإعداد تقارير نهاية العام والتسويات المالية، مما يدعم الإدارة في اتخاذ قرارات دقيقة ويضمن استمرارية الامتثال والاستقرار المالي للمؤسسة.
