مشاكل نقاط البيع التي تواجه أصحاب المطاعم والمتاجر عديدة ومتنوعة، فعلى الرغم من أن نقاط البيع باتت من الأدوات الأساسية في تشغيل العديد من المؤسسات؛ إلا أنها يمكن أن تواجه مجموعة من المشكلات التي يمكن أن تعطل سير العمل، سواء كانت أعطالًا في البرامج، أو خللًا في الأجهزة، أو حتى أخطاء بشرية، وبالتالي فإن معرفة كيفية التعامل مع هذه المشكلات بكفاءة يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والمال، ويعزز من كفاءة العمل ويحسن من تجربة العملاء، لذا، نتناول في هذا المقال أبرز مشكلات نقاط البيع وكيفية حلها.
مشاكل نقاط البيع:
تُعد نقاط البيع بمثابة أدوات متكاملة لإدارة المبيعات، والمخزون، وخدمة العملاء بكفاءة، خاصة في المطاعم ومتاجر البيع بالتجزئة والشركات الخدمية، وبالتالي فإن امتلاك نظام نقاط بيع موثوق يعزز من سلاسة العمليات اليومية، ولكن مثل العديد من التقنيات، هناك عدة تحديات تعيق نقاط البيع عن أداء مهامها وتتسبب في تعطل سير العمل، وقد تؤدي إلى خسائر مالية فادحة، تشمل تلك التحديات ما يلي:
1- مشكلات الاتصال
تُعد مشكلات الاتصال والشبكة من المشكلات الشائعة في نظام نقاط البيع، لأن تلك الأنظمة تعتمد في معالجة المعاملات على الاتصال المستقر بالإنترنت، وبالتالي فإن حدوث أي مشكلة بالشبكة قد يتسبب في تأخير أو فشل تنفيذ المعاملات، مما يصيب الموظفين والعملاء بالإحباط.
يمكن حل تلك المشكلة من خلال التأكد من أن خدمة الإنترنت تعمل بشكل سليم، مع إعادة تشغيل جهاز التوجيه إذا لزم الأمر، أو عبر الاستعانة بحل بديل للاتصال بالإنترنت، مثل مزود إنترنت ثانوي أو نقطة اتصال محمولة (Hotspot)، لضمان استمرار العمليات خلال الانقطاعات، على أن يسبق ذلك اختيار مزود خدمة سريع يوفر تغطية مناسبة لموقع العمل.
اقرأ أيضًا: تشغيل المطاعم - دليل شامل لتشغيل مطعم بنجاح
2- مشكلات معالجة الدفع
خلال إتمام المعاملة عبر نظام نقاط البيع، قد يواجه العملاء مشكلة عدم إتمام المعاملة، أو بطئًا في معالجة الدفع، أو رسومًا غير دقيقة، وذلك بسبب ضعف الاتصال بالإنترنت أو تعطل أجهزة الدفع أو وجود مشكلات التوافق بين نظام نقاط البيع وبوابة الدفع أو إعدادات الأمان التي تعيق إتمام المعاملة، وتلك مشكلات تتسبب في عدم رضا العملاء عن مستوى الخدمة، ومن ثم تتراجع المبيعات بصورة ملحوظة.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق التأكد من قوة واستقرار الاتصال بالإنترنت قبل تنفيذ المعاملة، والتحقق من توافق أجهزة الدفع مع أحدث معايير الأمان، مع توفير خيارات دفع متعددة ما بين الدفع النقدي والمدفوعات عبر الجوال وبطاقات الائتمان والخصم.
3- ضعف الأمان وحماية البيانات
دومًا ما تكون أنظمة نقاط البيع التي تنقل البيانات من الجهاز إلى نقاط التخزين عُرضة للهجمات الإلكترونية، وذلك لعدة عوامل، سواء لضعف كلمات المرور أو الاعتماد على بروتوكولات أمان قديمة أو عدم تشفير المعاملات أو لوجود وصول غير مصرح به إلى أجهزة نقاط البيع، بما يهدد حماية بيانات العملاء مثل أرقام بطاقات الائتمان أو البيانات المصرفية، وهو ما يضر العملاء ويدمر سمعة العلامة التجارية للمطعم أو المتجر.
لذا من الضروري تطبيق أفضل ممارسات حماية البيانات عند استخدام أنظمة نقاط البيع، وهي تشمل ما يلي:
- الاعتماد على أنظمة نقاط بيع تقوم بتشفير البيانات لحمايتها من الوصول غير المصرح به، على أن يكون التشفير متوافق مع معايير PCI لحماية بيانات العملاء.
- المداومة على تحديث النظام وبرامج الأمان، لتوفير الحماية اللازمة من التهديدات السيبرانية.
- استخدام كلمات مرور قوية وتفعيل المصادقة متعددة العوامل لتعزيز الحماية.
- تحديد صلاحيات الوصول إلى أجهزة نقاط البيع ومراقبة نشاطات تسجيل الدخول.
- التفعيل المستمر للنسخ الاحتياطي التلقائي للبيانات.
- التحقق من مصداقية مزودي أنظمة نقاط البيع قبل التعاقد معهم.
4- بطء أو عدم استجابة نظام نقاط البيع
هناك العديد من الأسباب التي تؤدي إلى عدم استجابة نظام نقاط البيع المُعتمد مثل الاعتماد على أجهزة أو برامج قديمة، أو تشغيل عدة تطبيقات في الخلفية، أو ارتفاع حجم المعاملات، أو بطء في سرعة الإنترنت أو مشكلات في الاتصال، وجميع تلك العوامل ينتج عنها تعطيل النظام وتأخير المعاملات ووقوع أخطاء أثناء تنفيذها، وهو ما يؤثر سلبًا على العملاء ويقدم لهم تجربة غير مرضية.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق إجراء تحديثات منتظمة لبرنامج نقاط البيع للاستفادة من أحدث الميزات وإصلاح الثغرات وتعزيز الأمان، والاستثمار في اتصال إنترنت سريع ومستقر لتجنب حدوث أي تعطيل، وإغلاق التطبيقات غير الضرورية التي تعمل في الخلفية، مع التأكد من أن جميع الكابلات والوصلات مثبتة بإحكام وتعمل بشكل سليم.
يمكنك الاطلاع على: معدات المطاعم ومعدات المطابخ وأهم الأدوات والمستلزمات
5- ضعف الدعم الفني من مزود نظام نقاط البيع
ثمة مشكلة أخرى تواجه المؤسسات التي تعتمد على أنظمة نقاط البيع في تنفيذ معاملاتها وهي عدم الحصول على الدعم الفني في الوقت المناسب عند حدوث مشكلات في النظام، إذ لا تتلقى تلك المؤسسات استجابة سريعة للاستفسارات التقنية، وقد يكون ذلك نتيجة تقديم مزود الخدمة ساعات دعم محدودة، مما يؤدي إلى تعطل في إتمام المعاملات يتسبب في خسائر في الإيرادات.
يمكن حل تلك المشكلة من خلال اختيار مزود نظام نقاط بيع يقدّم دعمًا فنيًا واستجابة سريعة على مدار الساعة، والاعتماد على نظام يحتوي على أدلة حول المشكلات الفنية الشائعة وكيفية حلها.
6- اختيار نظام نقطة بيع خاطئ
لكل نشاط تجاري مجموعة من المتطلبات التي تحدد نظام نقاط البيع المناسب، وبالتالي فإن اختيار نظام أو مزود غير مناسب لطبيعة العمل قد يكون مكلفًا ويتسبب في حدوث مشكلات خاصة في حال تجاوز حدود المعاملات المسموح بها في نظام نقاط البيع المُعتمد إذا كانت المؤسسة صغيرة، أما إذا كانت المؤسسة تنمو سريعًا واعتمدت على نظامًا أو برنامجًا لا يمكنه التوسع؛ فقد يؤدي ذلك إلى انتهاكات غير مقصودة تتسبب في تجميد الحساب أو تقييد المبيعات.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق تقييم النشاط التجاري قبل اختيار نظام نقاط البيع المناسب، إذ يتم تحديد متوسط الإيرادات وعدد الفروع، وما إذا كان هناك توسع محتمل وما هو حجمه، وبناءً على هذا التقييم يتحدد نظام نقاط البيع على أساس نوع التدريب والدعم الذي يقدمه، وإلى أي بنك يتبع مزود خدمات الدفع، ونوع التقارير والتحليلات التي يوفرها، ومدى إمكانية توسعه مع نمو النشاط التجاري.
اعرف المزيد عن: مشاكل المطاعم وحلولها
7- محدودية التحليلات والتقارير
على الرغم من أن تقديم التقارير والتحليلات التفصيلية من وظائف أنظمة نقاط البيع؛ إلا أن بعض تلك الأنظمة لا تقدم تقارير المبيعات التفصيلية التي تحتاجها المشاريع الصغيرة لتحليل أدائها بشكل شامل، وبالتالي لا تحصل المؤسسات التي تعتمد على تلك الأنظمة على رؤى حول أدائها تساعدها في اتخاذ القرار.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق اختيار المزود الي يوفر تلك التقارير اللحظية ضمن الباقة الأساسية، أو طلب التقارير من المزودين الحاليين مقابل رسوم إضافية.
8- عدم حصول الموظفين على التدريب الكافي
في حال عدم تدريب الموظفين بشكل كافِ على استخدام نظام نقاط البيع؛ قد تظهر مشكلات مثل أخطاء في إدخال المنتجات أو تحديد الأسعار أو الحسابات الخاطئة، مما يؤدي إلى وجود مشكلات في المبيعات والمخزون والتقارير، فضلًا عن تقديم تجربة غير مرضية للعميل.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق تقديم التدريب اللازم للموظفين على كيفية استخدام نظام نقاط البيع، بما في ذلك إضافة المنتجات، ومعالجة المعاملات، والتعامل مع عمليات الاسترجاع، واستخدام ميزات التقارير، والاعتماد على برنامج نقاط بيع يمتاز بسهولة استخدامه لتجنب حدوث أخطاء من قِبل المستخدمين.
9- عدم التوافق مع الأنظمة الأخرى
تعتمد بعض المؤسسات على نظام نقاط بيع غير متكامل مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها، مثل برامج المحاسبة، أو منصات التجارة الإلكترونية، أو أنظمة إدارة علاقات العملاء، ويترتب على ذلك ظهور مشكلات في كفاءة النظام ودخول البيانات يدويًا.
يمكن التغلب على تلك المشكلة عن طريق اختيار نظام نقاط البيع المناسب بناءً على مدى تكامله مع البرامج الأخرى التي تستخدمها المؤسسات حاليًا أو التي تخطط لاستخدامها في المستقبل، أو الاستثمار في أدوات تكامل طرف ثالث التي تساعد في أتمتة مزامنة البيانات بين الأنظمة.
اقرأ المزيد عن: أنواع المطاعم - 20 نوع تختار من بينهم
10- ارتفاع تكلفة الاشتراك أو التحديثات
يعاني أصحاب المؤسسات من بعض أنظمة نقاط البيع التي تفرض رسومًا شهرية أو رسومًا على المميزات الإضافية، مما يؤدي إلى زيادة التكاليف التشغيلية دون مردود واضح، ويتسبب في إحداث ضغطًا على الموارد المالية للمؤسسة.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق مقارنة الأسعار والميزات قبل الاستثمار في النظام المقرر اعتماده، ليتم اختيار النظام المناسب وفقًا لحجم العمل.
11- عدم دقة البيانات
إحدى أكبر المشكلات التي تواجهها المؤسسات هي أن نظام نقاط البيع (POS) قد يتيح بيانات غير دقيقة، خاصة إذا كان النظام منخفض الجودة، مما يؤثر بالسلب على سير العمل، ويترتب على ذلك طوابير انتظار كبيرة عند نقطة الدفع، وهو أمر غير مرضي للعملاء.
يمكن حل تلك المشكلة عن طريق عدم الاستثمار في أنظمة نقاط البيع ذات الجودة المنخفضة، وإجراء فحوصات روتينية على جمع البيانات قبل فتح الأعمال التجارية، مع التحقق من تحديثات النظام وإصلاح الأخطاء.
12- فشل شحن بطاريات الأنظمة
وهي مشكلة شائعة في أنظمة نقاط البيع المحمولة التي تعتمد على بطاريات ليثيوم أيون القابلة لإعادة الشحن كمصدر للطاقة، إذ يؤدي نسيان شحن معدات النظام إلى عدم القدرة على استخدام الأجهزة في اليوم التالي، وبالتالي فإن شحنها في يوم العمل قد يستغرق عدة ساعات وفقًا لنوع البطارية، وهو ما يتسبب في مشكلات في المعاملات تعيق سير العمل بالمؤسسة.
يمكن التغلب على تلك المشكلة عن طريق شحن معدات النظام بشكل يومي بعد انتهاء العمل، والاستثمار في الأجهزة التي تتمتع بعمر بطارية أطول من المتوسط، وكذلك المعدات التي تستخدم كابل شحن USB من النوع C لشحن أسرع.
وظف خبراء نظام نقاط البيع لتشغيل عملك بكفاءة مع صبّار
هل تسعى للاستفادة من نظام نقاط البيع في تحسين الكفاءة التشغيلية في عملك وينقصك فريق العمل المناسب؟ يمكنك الاعتماد على صبّار التي تدعم مؤسستك بكوادر مؤهلة ومدربة على أشهر أنظمة POS في السوق.
من خلال صبّار يمكنك العثور على الكفاءات التي تبحث عنها من السعوديين أو غير السعوديين المتخصصين في أنظمة نقاط البيع، أصحاب الخبرات في تشغيل الأنظمة ومتابعة المبيعات وخدمة العملاء والتحكم في المخزون، مع تنفيذ عملية التوظيف في أقل من 48 ساعة، لضمان تكوين فريق العمل المناسب في أسرع وقت.
الخاتمة:
تُعد أنظمة نقاط البيع من الركائز الأساسية في تشغيل المطاعم وإدارة عمليات البيع اليومية بكفاءة، فهي تُسهِّل إدارة المخزون، وتحسين تجربة العملاء، وتقديم تقارير دقيقة تدعم اتخاذ القرار. لكن رغم مزاياها، تعاني الكثير من المطاعم من تحديات متكررة تعرقل الأداء، مثل ضعف الاتصال بالإنترنت الذي يعيق إتمام المعاملات، أو بطء استجابة النظام الناتج عن استخدام أجهزة أو برامج قديمة، أو حتى فشل في معالجة المدفوعات بسبب خلل في التوافق أو الأجهزة. كما تظهر مشكلات أخرى مثل انعدام التوافق مع الأنظمة المحاسبية أو أنظمة إدارة علاقات العملاء، ما يؤدي إلى إدخال البيانات يدويًا ويُضعف الكفاءة التشغيلية.
إضافة إلى ذلك، يُعاني أصحاب المطاعم من ارتفاع تكاليف أنظمة نقاط البيع أو ضعف الدعم الفني، مما يؤدي إلى تعطيل العمليات اليومية وتأثر الإيرادات. وقد يكون اختيار نظام غير مناسب لطبيعة العمل سببًا رئيسيًا في تلك المشكلات، خاصة إذا لم يكن قابلًا للتوسع مع نمو النشاط التجاري. كما يتسبب نقص تدريب الموظفين في أخطاء بالمبيعات أو الجرد أو التسعير، ويعرض النظام لتهديدات أمنية إذا لم تُطبَّق بروتوكولات حماية البيانات بشكل صارم. كل هذه التحديات تفرض على أصحاب المطاعم ضرورة تقييم النظام بدقة قبل اعتماده، والتأكد من التحديث المستمر، وتوفير التدريب اللازم لضمان كفاءة الأداء والاستمرارية.
