Doc Control Manager📣 إعلان

عن الدور

تبحث شركة بارسونز عن مدير تحكم في الوثائق للإشراف على دورة حياة التحكم في الوثائق والبيانات لمشروع كبير في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتضمن هذا الدور إنشاء وتنفيذ وإدارة عمليات وأنظمة التحكم في الوثائق عبر مكتب إدارة البرنامج (PMO) والمقاولين وأصحاب المصلحة الخارجيين. الهدف هو ضمان التحكم الدقيق في جميع معلومات المشروع وصيانتها واسترجاعها، بما في ذلك المخرجات الهندسية والمراسلات التجارية والمستندات الفنية وسجلات المشروع، بما يتوافق مع معايير المشروع والعميل، وبالتالي ضمان الجاهزية للمراجعة وسلامة البيانات من بدء المشروع وحتى إغلاقه.

المسؤوليات الرئيسية

• ضمان الالتزام بإجراءات التحكم في الوثائق من قبل مكتب إدارة البرنامج (PMO) وشركات إدارة المشاريع (PMCs)، وتحديث الإجراءات حسب الحاجة.
• إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) للبرنامج.
• إنشاء وتنفيذ سير العمل لوثائق البرنامج ضمن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• تقديم تقارير أسبوعية عن العناصر المعلقة والمتأخرة.
• تدريب أعضاء الفريق على الاستخدام الفعال لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) و SharePoint.
• تطوير وصيانة إجراءات التحكم في الوثائق.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة جامعية أو ما يعادلها في إدارة الأعمال أو التوثيق أو مجال ذي صلة.
• أكثر من 10 سنوات من الخبرة في إدارة التحكم في الوثائق.
• الاستعداد لمشاركة المعرفة وتدريب الآخرين على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) و SharePoint.
• مهارات اتصال قوية، كتابية وشفوية، للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
• إتقان مجموعة برامج MS Office، بما في ذلك Word و Excel و Outlook.
• الإلمام بأنظمة إدارة الوثائق.
• التحفيز الذاتي لتحقيق التوافق بشأن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مع مكتب إدارة البرنامج (PMO) وشركات إدارة المشاريع (PMCs).
• الإلمام بأنظمة إدارة المشاريع وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• معرفة قوية بمتطلبات الاحتفاظ بالوثائق القانونية والتنظيمية.

المهارات المطلوبة

• تطوير وتنفيذ إجراءات التحكم في الوثائق.
• خبرة في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• إتقان إنشاء سير العمل لوثائق البرنامج.
• خبرة في إنشاء تقارير سجلات أسبوعية، بما في ذلك العناصر المتأخرة.
• قدرات التدريب والتوجيه لمستخدمي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) و SharePoint.
• كتابة الإجراءات وإدارة الوثائق.
• إتقان SharePoint.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
• مهارات متقدمة في مجموعة برامج MS Office (Word و Excel و Outlook).
• خبرة مع أنظمة إدارة الوثائق المختلفة.
• تحفيز ذاتي قوي والقدرة على دفع التوافق.
• معرفة بمتطلبات الاحتفاظ بالوثائق القانونية والتنظيمية.
• الإلمام بأنظمة إدارة المشاريع.
• فهم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

معلومات إضافية

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يفضل الحصول على شهادة PMP. يفضل الحصول على شهادة في التحكم في الوثائق (مثل Certified Document Controller أو ISO 9001) أو إدارة السجلات.