Lead Document Controller📣 إعلان

عن الدور

تبحث شركة بارسونز عن مسؤول تحكم وثائق رئيسي للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذه الوظيفة مسؤولة عن الإشراف على وظيفة التحكم في الوثائق الكاملة للمشروع، وضمان تسجيل جميع الوثائق بدقة وتخزينها بشكل آمن وتوزيعها على أصحاب المصلحة في الوقت المناسب. يتطلب المنصب قيادة قوية ومهارات تنظيمية استثنائية وفهمًا شاملاً لعمليات إدارة الوثائق المتقدمة. سيلعب مسؤول التحكم في الوثائق الرئيسي دورًا رئيسيًا في تطبيق أفضل الممارسات وضمان الامتثال للمعايير الصناعية ودفع تحسينات العمليات لتعزيز كفاءة المشروع.

المسؤوليات الرئيسية

• العمل كقائد أساسي لوظيفة التحكم في الوثائق، وتقديم التوجيه الفني والدعم لأخصائيي التحكم في الوثائق المبتدئين.
• مراجعة جميع الأعمال التي ينتجها فريق التحكم في الوثائق لضمان نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب.
• إكمال تقييمات الأداء لموظفي التحكم في الوثائق تحت الإشراف.
• تطبيق حلول قوية لإدارة الوثائق والبيانات مع التركيز على أفضل ممارسات التحكم في الوثائق وإدارة السجلات.
• إدارة تطبيقات إدارة البيانات والوثائق بفعالية.
• معالجة أنواع مختلفة من الوثائق عبر جميع الخطوات الإجرائية المطلوبة وفقًا للإجراءات والمبادئ التوجيهية المعمول بها.
• ضمان تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا باستمرار، مثل أنظمة ترقيم الوثائق ومتطلبات التوقيع للموافقات.
• استلام وتتبع ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية، وتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات والمراسلات والتقارير اللازمة.
• إدخال البيانات وإنشاء التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر المكتبية القياسية أو التطبيقات الخاصة بالقسم.
• بدء الرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.
• البقاء على اطلاع دائم بتقنيات القسم وتقنياته وخدماته ذات الصلة بمجال المسؤولية.
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين لتطوير وتحسين الخدمات.
• الاستجابة بفعالية لبيئة تكنولوجية متغيرة والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.
• تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد موقعها.
• الحفاظ على نظام وجدول توزيع بيانات محدد للمشروع المعين، مع الالتزام بمتطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد.
• مراجعة الأنظمة أو الجداول حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب للوثائق.
• تسريع مراجعة وتوقيع الموافقة وإصدار الوثائق المنتجة من قبل الموردين والوثائق المنتجة داخليًا.
• التحقق من متطلبات الاحتفاظ بالوثائق، وترتيب فهرسة الوثائق وتعبئتها وتخزينها طويل الأجل أو التخلص من الوثائق المناسبة عند إغلاق المشروع.
• إدارة التدمير المجدول للوثائق المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل، وتقديم المساعدة في استرجاع الوثائق.
• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
• العمل كحلقة وصل بين مجموعات الدعم والمكتب الرئيسي والموظفين الميدانيين.
• التفاعل بفعالية مع المجموعات التنظيمية الداخلية والخارجية.
• تفويض وتوجيه أنشطة عمل فريق التحكم في الوثائق بالمشروع.
• أداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
• المساهمة كلاعب فريق مدفوع بالمواعيد النهائية يعمل بشكل جيد مع الآخرين.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم في الوثائق أو إدارة السجلات.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في دور قيادي أو إشرافي ضمن التحكم في الوثائق.
• خبرة مثبتة في إدارة أنظمة التحكم في الوثائق وفرقها للمشاريع أو المنظمات واسعة النطاق.
• معرفة متعمقة بإجراءات ومعايير ولوائح التحكم في الوثائق، بما في ذلك معايير ISO والمعايير الخاصة بالصناعة.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة كميات كبيرة من الوثائق بكفاءة.
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل، مما يضمن دقة واكتمال جميع الوثائق.
• القدرة على قيادة وإدارة فريق، وضمان الإنتاجية والالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع.
• مهارات اتصال قوية، كتابية وشفوية، لتسهيل التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات.

المهارات المطلوبة

• التحكم في الوثائق
• إدارة السجلات
• القيادة
• مهارات تنظيمية
• أنظمة إدارة الوثائق
• خبرة مع برامج مثل Aconex أو Procore أو SharePoint
• معرفة بمعايير ISO
• الانتباه للتفاصيل
• مهارات الاتصال
• إتقان حزمة برامج MS Office (Word، Excel، Outlook)
• الإلمام ببرامج إدارة المشاريع وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)

معلومات إضافية

• المسمى الوظيفي: مسؤول تحكم وثائق رئيسي
• الشركة: شركة بارسونز
• الموقع: الرياض، المملكة العربية السعودية
• نوع العمل: دوام كامل
• الخبرة المطلوبة: 5-10 سنوات
• المهارات المرغوبة: شهادة في التحكم بالوثائق (مثل، شهادة مسؤول وثائق معتمد أو ISO 9001) أو إدارة السجلات؛ معرفة قوية بمتطلبات الاحتفاظ بالوثائق القانونية والتنظيمية.