Document Controller📣 إعلان

عن الدور

تبحث شركة بارسونز عن منسق وثائق للانضمام إلى فريقنا في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. هذا الدور محوري في تنسيق تدفق وثائق المشروع عبر مختلف فرق العمليات والهندسة والإنشاءات. سيستخدم منسق الوثائق خبرته في عمليات التحكم في الوثائق وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية لضمان الإدارة الفعالة والدقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.

المسؤوليات الرئيسية

• تنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفرق الإنشاءات، والمجموعات الإدارية الأخرى.
• تنفيذ حلول إدارة الوثائق والبيانات مع التركيز على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات.
• إدارة تطبيقات إدارة البيانات والوثائق.
• معالجة أنواع مختلفة من الوثائق عبر جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والمبادئ التوجيهية المعمول بها.
• ضمان الالتزام بمتطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا، بما في ذلك أنظمة ترقيم الوثائق وتوقيعات الموافقة، طوال دورة حياة المشروع.
• استلام وتتبع ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والمراسلات، والتقارير الأخرى المطلوبة.
• إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر المكتبية القياسية أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالإدارة.
• بدء والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.
• البقاء على اطلاع دائم بتقنيات الإدارة وتقنياتها وخدماتها ذات الصلة.
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين لتطوير وتحسين الخدمات.
• الاستجابة للتغيرات في البيئة التكنولوجية والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.
• تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد موقعها.
• صيانة وتنقيح نظام توزيع البيانات والجدول الزمني المعمول به للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والإدارة والموردين لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب.
• تسريع مراجعة واعتماد وتوقيع وإصدار وثائق الموردين والوثائق المنتجة داخليًا.
• التحقق من متطلبات الاحتفاظ، وترتيب فهرسة الوثائق وتعبئتها وتخزينها طويل الأجل، أو التخلص من الوثائق المناسبة عند إغلاق المشروع.
• إدارة التدمير المجدول للوثائق المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل وتقديم المساعدة في استرجاع الوثائق.
• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
• العمل كحلقة وصل بين مجموعات الدعم والمكتب الرئيسي وموظفي الموقع، والتفاعل مع المجموعات الداخلية والخارجية.
• إعداد التقارير اللازمة.
• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة في نظم المعلومات الإدارية / بكالوريوس أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في مشاريع الإنشاءات، بما في ذلك خبرة إدارية عبر فرق متعددة التخصصات.
• مهارات لوحة مفاتيح قوية ومعرفة عملية ببرنامج MS Windows وبرامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات ذات الصلة.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية باللغة الإنجليزية.
• قدرة مثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.
• خبرة مثبتة في العمل ضمن بيئة إنشاءات معقدة.
• القدرة على المتابعة وتقديم تعليمات العمل بوضوح في بيئة أصحاب مصلحة معقدة.
• القدرة على العمل في منظمة مصفوفة (إبلاغ مزدوج).
• القدرة على التفاعل مع الإدارة العليا.
• القدرة على التشاور والتحفيز والتفاوض بفعالية مع مجموعات العملاء والزملاء والموظفين والموردين والمقاولين.
• يجب أن تعمل بفعالية تحت ضغوط الوقت، وجدولة عبء العمل للوفاء بالمواعيد النهائية، وتمتلك القدرة على تحديد الأولويات.
• مهارات قوية في حل المشكلات.

المهارات المطلوبة

• التحكم في الوثائق
• أنظمة إلكترونية لإدارة الوثائق
• إدارة البيانات
• إدارة السجلات
• نظام التشغيل MS Windows
• برامج معالجة النصوص
• برامج جداول البيانات
• برامج قواعد البيانات
• التواصل (كتابي وشفوي)
• مهارات تنظيمية
• مهارات التعامل مع الآخرين
• برنامج ACONEX وبرامج EDMS الأخرى
• العمل الجماعي
• مهارات إدارية
• حل المشكلات

بيئة العمل والمعلومات الإضافية

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. الخبرة في عقود إدارة المشاريع / إدارة الإنشاءات الهامة ميزة إضافية. يفضل الحصول على شهادة Aconex أو شهادة برامج EDMS أخرى. يتطلب الدور 2-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.