Executive Assistant📣 إعلان
| نوع العقد | دوام كامل | |
| طبيعة الوظيفة | بالموقع | |
| الموقع | مكة المكرمة |
نبذة عن الدور
تعلن AECOM، وهي شركة استشارات عالمية رائدة في مجال البنية التحتية، عن حاجتها لتعيين مساعد تنفيذي يتمتع بمهارات تنظيمية عالية واستباقية للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. يلعب هذا الدور دورًا حيويًا في تقديم دعم إداري شامل لكبار المسؤولين التنفيذيين، مما يمكنهم من التركيز على المبادرات ذات التأثير الكبير. سيعمل المساعد التنفيذي باستقلالية عالية، حيث يدير جداول زمنية معقدة، وينسق المشاريع متعددة الوظائف، ويضمن التنفيذ السلس للأولويات التنفيذية في بيئة عمل سريعة وديناميكية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة الجداول الزمنية المعقدة لكبار المسؤولين التنفيذيين بشكل مستقل، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات المتكررة، وإدارة الحجوزات عبر مناطق زمنية متعددة، وتخصيص أوقات للتركيز على العمل، وتوقع احتياجات إعادة الجدولة مع عكس الأولويات التنفيذية بدقة.
- مراجعة رسائل البريد الإلكتروني الواردة وتحديد أولوياتها، وتصنيفها حسب الأهمية، ووضع علامات للمتابعة، وصياغة الردود عند الاقتضاء، والحفاظ على تنظيم صندوق الوارد عبر صناديق البريد المشتركة والشخصية.
- تنسيق ترتيبات السفر الشاملة بما في ذلك تذاكر الطيران، والنقل البري، والإقامة الفندقية، والتأمين على السفر، وطلبات التأشيرة؛ وتطوير جداول سفر مفصلة ومعالجة مشكلات السفر بشكل استباقي.
- إدارة دورة حياة اجتماعات المسؤولين التنفيذيين بالكامل - بدءًا من تنسيق جدول الأعمال وتوزيع الدعوات وصولاً إلى إعداد المواد، وتدوين الملاحظات، ومتابعة بنود العمل؛ ودعم الاجتماعات الهجينة والافتراضية عبر منصات مثل Teams.
- إعداد وتقديم تقارير المصروفات بما يتوافق مع معايير الشركة، مع ضمان الترميز الدقيق، وإرفاق الإيصالات، وتسوية معاملات بطاقات الائتمان؛ وتتبع الموافقات والتواصل مع قسم المحاسبة للمبالغ المستردة المعلقة.
- إنشاء وتنسيق جداول البيانات، ولوحات المعلومات، والتقارير، والعروض التقديمية المخصصة لاستخدام المسؤولين التنفيذيين وأصحاب المصلحة؛ والحفاظ على التحكم في الإصدارات وتحديث المستندات المتكررة بشكل استباقي.
- تقديم وتتبع أوامر الشراء، والمساعدة في إعداد الموردين، وضمان تقديم الفواتير، والتنسيق مع مقدمي الخدمات لاجتماعات الموردين وتوجيه العقود.
- إعداد اللوجستيات لزيارات أصحاب المصلحة، بما في ذلك جداول الأعمال، وحجز الغرف، وتخطيط الوجبات، ومواد الاجتماعات؛ والعمل كنقطة اتصال للفرق الداخلية لضمان التنفيذ السلس.
- إنشاء وتوزيع النشرات الإخبارية والإعلانات والتحديثات الداخلية نيابة عن المسؤول التنفيذي؛ وتصميم رسومات أساسية للأحداث والمساعدة في تنسيق الاتصالات للتوزيع الأوسع.
- إدارة طلبات الوصول إلى الأنظمة، والدعم الفني، والأدوات المتعلقة ببدء العمل؛ والتنسيق مع أقسام تكنولوجيا المعلومات لضمان حل المشكلات التقنية في الوقت المناسب.
- إجراء أبحاث السوق، وتحليل المنافسين، ومراجعات السياسات الداخلية لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية؛ وجمع معلومات تعريفية عن العملاء وأصحاب المصلحة والموردين.
- بناء والحفاظ على علاقات عمل قوية مع الأقسام الداخلية (الموارد البشرية، المالية، القانونية، تكنولوجيا المعلومات) والتعاون مع مساعدي تنفيذيين آخرين لمواءمة الجداول الزمنية وتبادل أفضل الممارسات.
- أداء مهام إدارية إضافية حسب الحاجة لدعم العمليات التنفيذية والأهداف التنظيمية.
المؤهلات والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو خبرة مهنية لا تقل عن 5 سنوات في الدعم التنفيذي، أو الخدمات الإدارية، أو إدارة المشاريع الإدارية، أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة في تنسيق الأنشطة التجارية وإدارة المشاريع عبر أصحاب مصلحة وفرق متعددة.
- قدرة مثبتة على إدارة أولويات متنافسة متعددة ومواعيد نهائية متغيرة في بيئة سريعة الوتيرة.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
- مهارات اتصال شفهي وكتابي فائقة مع القدرة على صياغة المراسلات والتقارير المهنية.
- خبرة مثبتة في إدارة تقاويم المسؤولين التنفيذيين وتنسيق الاجتماعات المعقدة.
- خبرة في تنسيق ترتيبات السفر وإدارة اللوجستيات.
- قدرة مثبتة على العمل بفعالية مع فرق عالمية عبر مناطق زمنية متعددة.
- فهم قوي للوظائف الإدارية، وإدارة الموردين، وتتبع الميزانية.
- مهارات شخصية ممتازة مع القدرة على بناء علاقات تعاونية عبر جميع المستويات والأقسام التنظيمية.
- القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
- مهارات استباقية في حل المشكلات مع القدرة على توقع احتياجات المسؤولين التنفيذيين واتخاذ إجراءات مستقلة.
- المرونة والقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والاحتياجات التنظيمية.
المهارات التقنية والتشغيلية
- إتقان متقدم لتطبيقات Microsoft 365، وخاصة Word و Excel و Outlook و PowerPoint.
- خبرة في SharePoint أو أنظمة إدارة المحتوى الأخرى.
- الإلمام بأدوات ومنهجيات إدارة المشاريع.
- خبرة في أنظمة إدارة المصروفات أو المشتريات.
- معرفة بالممارسات التجارية والوعي الثقافي المتعلق بمنطقة الشرق الأوسط.
- خبرة في دعم المسؤولين التنفيذيين من المستوى C أو كبار المسؤولين التنفيذيين.
- إتقان لغات إضافية.
بيئة العمل والموقع
هذه الوظيفة بدوام كامل وتتطلب الحضور في الموقع في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية، مع إمكانية العمل في مدن مثل جدة ومكة المكرمة. AECOM ملتزمة بتوفير بيئة عمل آمنة وموثوقة، وتتطلب من جميع الموظفين الجدد حضور تدريب تعريفي في اليوم الأول في أحد مكاتب AECOM كشرط للتوظيف.
متطلبات الوظيفة
- تتطلب ٥-١٠ سنوات خبرة
وظائف مشابهة
قد يعجبك أيضاً
- وظائف ذات صلة بـ Executive Assistant
- وظائف Executive Assistant في الرياض
- وظائف Executive Assistant في جدة
- وظائف Executive Assistant في مكة المكرمة
- وظائف Marketing Specialist في الرياض
- وظائف طاهي (شيف) في الرياض
- وظائف مهندس معماري داخلي في الرياض
- وظائف مشرف تطوير أعمال في الرياض
- وظائف Barista في الرياض
- مجالات وظيفية أخرى في مكة المكرمة
- وظائف Marketing Specialist في مكة المكرمة
- وظائف طاهي (شيف) في مكة المكرمة
- وظائف موظف استقبال في مكة المكرمة
- وظائف مندوب مبيعات في مكة المكرمة
- وظائف أخصائي عمليات موارد بشرية في مكة المكرمة
- وظائف Maintenance Engineer في مكة المكرمة
- وظائف Maintenance Technician في مكة المكرمة
- وظائف Sales Manager في مكة المكرمة
- وظائف اخصائي تربية خاصة في مكة المكرمة
- وظائف محاسب عام في مكة المكرمة
- استكشف الوظائف في أنحاء المملكة
- وظائف مدير مالي في الدمام
- وظائف مساعد شخصي في مكة المكرمة
- وظائف مدير حسابات عملاء في الرياض
- وظائف مدرب معتمد في ينبع
- وظائف مقدم طعام (ويتر) في جدة
- وظائف Barista في خميس مشيط
- وظائف مندوب توصيل في الخبر
- وظائف أخصائي إدارة حسابات تواصل إجتماعي في الخبر
- وظائف أمين متجر في مكة المكرمة
- وظائف محاسب مالي في الرياض