سكرتير

منذ ساعتين تقريبا

وصف الوظيفة

نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي كفء لتقديم الدعم الأساسي لكبار المسؤولين لدينا. ستلعب دورًا حاسمًا في تنظيم وصيانة جدول أعمال المسؤول التنفيذي، بالإضافة إلى أداء مهام إدارية متنوعة.

بصفتك سكرتيرًا تنفيذيًا، يجب أن تمتلك مهارات استثنائية في إدارة الوقت وتعدد المهام للتعامل مع مسؤوليات متعددة بكفاءة. سيسمح لك اجتهادك وكفاءتك للمديرين التنفيذيين بالتركيز على واجباتهم الإدارية دون تشتيت الانتباه.

سيكون هدفك الأساسي هو تعزيز الكفاءة العامة لأعمالنا من خلال ضمان إنجاز جميع المهام الإدارية الموكلة في الوقت المناسب وبكفاءة.

انضم إلى فريقنا وساهم في سير العمل بسلاسة في مؤسستنا من خلال تقديم دعم لا يقدر بثمن لمديرينا التنفيذيين.

المسؤوليات

الحفاظ على جدول أعمال المسؤول التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.

حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالمحاضر.

استقبال وفرز المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.

التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (بريد إلكتروني، رسائل، طرود، إلخ) وتحديد أولوياتها.

ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.

التعامل مع المستندات السرية والتأكد من بقائها آمنة.

إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.

مراقبة مستلزمات المكتب والتفاوض بشأن الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.

الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية مع ضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.