Administrative Assistant📣 إعلان

عن الدور

شركة جرينبيرج تراوري، إل إل بي، وهي شركة محاماة عالمية لها مكاتب في 15 دولة، تبحث عن مساعد إداري بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم انطباع أول احترافي للعملاء والمحامين والزوار، ولضمان التشغيل الفعال لبيئة قانونية سريعة الوتيرة. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار.
• الترحيب بالضيوف على الفور وإخطار الأطراف الداخلية بوصولهم.
• التأكد من تسجيل جميع الضيوف في الاستقبال للحفاظ على بروتوكولات الأمان.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف المناسب.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق احتياجات النقل للعملاء، مثل ترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات غرف الاجتماعات.
• إدارة إعدادات غرف الاجتماعات لتلبية طلبات الحجز.
• طلب تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والعمل مع الموردين وتقديم الفواتير.
• الاحتفاظ بسجلات الزوار والتسليم والطرد الصادر.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد وخدمات المراسلة ومعالجة البريد والفاكس والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب أدوات مكتبية وأثاث وأجهزة وإلكترونيات جديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات، بما في ذلك الاحتفاظ بقوائم الرد على الدعوات وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كحلقة وصل لإدارة المبنى لطلبات الخدمة.
• الحفاظ على الاحترافية والسرية في جميع المهام.
• المساعدة في أنشطة القسم مثل معالجة الفواتير والمصروفات.
• أداء واجبات إضافية حسب ما يتم تعيينه لدعم المكتب والمحامين.

المؤهلات والخبرة

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في دور موظف استقبال أو مساعد إداري في بيئة احترافية.
• 2-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهيًا وكتابيًا.
• سلوك احترافي وعرض تقديمي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء عالية الجودة.
• نهج استباقي لمساعدة الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• إتقان البرامج المستندة إلى Windows ومجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
• مهارات حاسوب استثنائية مع القدرة على تعلم برامج جديدة بسرعة.
• الاستعداد للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• فهم أساسي للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية.

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل، داخل المكتب، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل الدور ضمن بيئة شركة عالمية، مما يساهم في الأداء السلس للممارسة القانونية.