مساعد إداري

الوصف الوظيفي
مساعد إداري

الهدف من الوظيفة:

المساهمة في تنظيم وإدارة بيانات المنتجات والمعلومات الفنية الخاصة بها، ودعم عمليات المشتريات، وإعداد التقارير والتحليلات المتعلقة بالمبيعات والمخزون وحركة الأصناف باستخدام نظام ERP.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: إدارة بيانات المنتجات

1-      إنشاء وتحديث ملفات المنتجات على نظام ERP وقواعد البيانات الخاصة بالشركة.

2-      تجميع وتصنيف كافة بيانات المنتجات من الموردين والمصنعين.

3-      إعداد وإدارة ملف Master Data لكافة المنتجات.

4-      أرشفة الصور وData Sheets والكتالوجات والشهادات والمواصفات الفنية.

5-      التأكد من دقة واكتمال البيانات المضافة إلى النظام.

6-      تنظيم هيكل تصنيف المنتجات وتحديثه بشكل دوري. 

ثانياً: دعم المشتريات والموردين

1-      إنشاء وتجهيز وتنسيق ومتابعة طلبات الشراء وعروض الاسعار.

2-      إعداد جداول مقارنة الأسعار والمواصفات الفنية.

3-      المساعدة في إعداد أوامر الشراء وفق الإجراءات المعتمدة.

4-      متابعة حالة الطلبات وتحديث البيانات على النظام.

ثالثاً: التقارير وتحليل البيانات

1-      استخراج البيانات والتقارير من نظام ERP.

2-      إعداد تقارير دورية عن المبيعات والمخزون وحركة الأصناف.

3-      تحليل اتجاهات المبيعات والأصناف الراكدة وسريعة الحركة.

4-      المساهمة في تحسين جودة البيانات ودقة التقارير.

5-      إدارة لوحات متابعة وتقارير Excel لدعم اتخاذ القرار.

رابعاً: الأعمال الإدارية والتنظيمية

1-      تنظيم وحفظ الملفات الإلكترونية والمستندات حسب نظام عمل الشركة.

2-      التنسيق بين أقسام المبيعات والمشتريات والمخازن.

3-      متابعة استكمال المستندات والبيانات المطلوبة من الموردين.

4-      تنفيذ أي مهام ذات صلة يٌكلفه بها المدير المباشر.