موظفة استقبال

منذ 35 دقيقة

وصف الوظيفة

استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى المسؤول أو المكتب المناسب.
التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وتحتوي على كافة الأدوات المكتبية الضرورية مثل الأقلام والكتيبات والأوراق الخاصة بمكان العمل.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها.
استلام البريد اليومي وفرزه.
تقديم الدعم الإداري وتنسيق أنشطة العمل.
استقبال الإيميلات والرد عليها.
إرسال الفاكسات واستقبالها وحفظ الملفات الخاصة بالعمل.
التفاعل مع العملاء وتوطيد العلاقة معهم.
تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات تحديث التقويمات.
إعداد غرف الاجتماعات ووضع خطط السفر وعمل العروض التقديمية.
الاحتفاظ بنسخ من المستندات والسجلات.
التأكد من تسجيل الزوار عند وصولهم لمنطقة الاستقبال وحفظ بياناتهم على الحاسوب.
الإجابة على أي استفسارات أو أسئلة يحتاجها العملاء أو الزائرون.
الحفاظ على نظام الملفات المكتبية.
تلبية احتياجات العملاء أثناء زيارتهم لمكان العمل.