سكرتير

نبذة عن الدور

تبحث شركة عاكف للمقاولات العامة عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 0-1 سنة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرة

• خبرة تتراوح بين 0-1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار بفعالية.
• مهارات ممتازة في تنظيم المواعيد وتنسيق المشاريع.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية.
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحرفية.

بيئة العمل

يعمل السكرتير في شركة عاكف للمقاولات العامة بالمدينة المنورة، ضمن بيئة عمل داعمة ومحترفة. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب التواجد في المكتب لتقديم الدعم الإداري اللازم.

معلومات إضافية

الراتب لهذا الدور غير معلن وسيتم مناقشته خلال عملية التوظيف.