هناك حالة من الخوف وعدم اليقين تنتاب الموظف الجديد عندما يتم قبوله للعمل في مؤسسة ما، إذ يشعر الموظف بالتوتر خوفًا من عدم قدرته على التأقلم في بيئة العمل ومع زملائه الجدد، ومن فشله في القيام بالمهام الوظيفية المُحددة على النحو المطلوب، وهنا يأتي دور المؤسسة ممثلة في قسم الموارد البشرية والذي يتولى مسؤولية استقبال الموظف الجديد بشكل فعال من أجل إزالة أي شعور بالرهبة، وحتى يندمج سريعًا في مكان العمل، وهي العملية التي تسمى توجيه الموظف الجديد، وفي سطور هذا المقال نوضح مفهوم توجيه الموظفين الجدد وخطوات هذه العملية وأهدافها وفوائدها.
مفهوم الـ Onboarding
يشير مفهوم onboarding توجيه الموظف الجديد إلى العملية التي يتعرف خلالها الموظف الجديد على المؤسسة بالكامل من حيث قيمها ومبادئها ورسالتها وثقافتها ودور الموظفين بها وبيئة العمل المقرر أن يعمل بها، حتى يشعر بالراحة عند التفاعل بحرية مع زملائه وإقامة علاقات اجتماعية في مكان العمل.
وتُعد عملية توجيه الموظف الجديد مرحلة أساسية من دورة حياة الموظف، وتنطوي على الخطوات التي تساعد على إدماج الموظف الجديد في المؤسسة، وتشمل تلك الخطوات تعريفه بأدواره ومسؤولياته الجديدة وزملائه ومديريه وعمليات العمل، وإمداده بالموارد والأدوات التي يحتاج إليها في عمله، حتى يكون قادرًا على القيام بعمله بشكل مستقل وفعال.
وتختلف الفترة التي تستغرقها عملية توجيه الموظف الجديد من مؤسسة لأخرى، فقد تستمر لمدة 3 أشهر أو 6 أشهر، ولكن ما يجدر ذكره أن هذه العملية المستمرة يمكن أن تصل إلى عامًا حتى يصل الموظف إلى إمكانات الأداء الكاملة.
ويتعين على المؤسسات الاستثمار في عملية توجيه الموظف الجديد لضمان تنفيذها بطريقة منهجية تساعد على خلق انطباعًا أوليًا إيجابيًا لدى الموظفين الجدد وتمهد الطريق لنجاحهم، وهو ما يفيد في النهاية في تقوية القوى العاملة للمؤسسة.
اقرأ أكثر عن تهيئة الموظف الجديد.
خطوات توجيه الموظف الجديد:
دومًا ما تبدأ عملية توجيه الموظف الجديد قبل اتخاذ قرارًا رسميًا بتعيين الموظف، إذ تبدأ أولى مراحل هذه العملية خلال عملية التوظيف، حيث يتعين على مسؤول التوظيف إتمام هذه العملية باحترافية شديدة حتى يترك انطباعًا إيجابيًا عن المؤسسة لدى المرشح، وبعد قبوله عرض العمل؛ يجب البدء في توجيهه عن طريق الآتي:
1- إعداد المستندات المطلوبة
يتولى مسؤول الموارد البشرية مهمة إعداد المستندات الإلكترونية أو الورقية التي يجب على الموظفين الجدد إكمالها في يومهم الأول، وتشمل تلك المستندات استمارات الموظفين والعقود وما تتضمنه من حزم التعويضات من رواتب أساسية وحوافز ومكافآت، إضافة إلى المستندات الضريبية المطلوبة.
2- شراء الأجهزة والمعدات
قبل حضور الموظف الجديد بعدة أيام، لا بد من إعداد مساحة العمل الخاصة به وتزويدها بجميع الأدوات والمعدات اللازمة، إذ يجب التأكد من وجود المكتب وتزويده باللوازم المكتبية، وجهاز الكمبيوتر والهاتف الجاهزين للاستخدام، إضافة إلى التواصل مع فريق تكنولوجيا المعلومات ومدير المرافق وقسم المحاسبة للتأكد من إعداد أجهزة الموظف الجديد في جميع الأنظمة ذات الصلة، ووجود حسابات بريد إلكتروني للشركة ومعلومات تسجيل الدخول للمنصات، حتى يتمكن الموظف الجديد من الوصول إلى البرامج التي يحتاج إليها للقيام بوظيفته بسهولة.
3- إرسال بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا إلى الموظف الجديد
قبل اليوم الأول للموظف الجديد بيومين على الأقل، يُفضل إرسال بريدًا إلكترونيًا للترحيب به، مع تضمين الرسالة بمعلومات مهمة مثل تاريخ بدء العمل وقواعد الملابس وتفاصيل جدول اليوم الأول للعمل.
4- توجيه الموظف الجديد
يجب أن يكون اليوم الأول للموظف الجديد مخصصًا لتوجيهه، من خلال تعريفه بثقافة المؤسسة ورسالتها وقيمها وكيفية تفاعل الأقسام المختلفة بها، ومنحه فكرة عن المخطط التنظيمي للمؤسسة، فضلًا عن إعلامه بتوقعات الأداء خاصة في الفترة الأولى له.
5- تعريف الموظف الجديد بمبنى المؤسسة
بعد الترحيب بالموظف الجديد في يومه الأول، يجب اصطحابه في جولة داخل مبنى المؤسسة للتعرف على مختلف الأقسام، وتقديمه إلى الزملاء والمديرين، وتعريفه بمكان عمله وكيفية الوصول إليه، إضافة إلى تعريفه بالمناطق المشتركة داخل المؤسسة مثل غرف الاجتماعات وغرف الاستراحة ودورات المياه.
6- تعيين مرشد للموظف الجديد
لضمان نجاح عملية توجيه الموظف الجديد، يُفضل تخصيص أحد موظفي المؤسسة ليكون مرشدًا للموظف خلال الأسابيع القليلة الأولى في الوظيفة، إذ يتولى مسؤولية تعريف الموظف بالآخرين والإجابة على كافة الاستفسارات والمساعدة في التدريب والتوجيه، وهي خطوة مهمة تعزز من شعور الموظف الجديد بالدعم عند عمله في بيئة غير مألوفة.
7- وضع جدولًا زمنيًا للتغذية المرتدة
بعد مرور أسبوع أو أسبوعين من بدء عمل الموظف الجديد، لا بد من عقد اجتماعًا معه من أجل معرفة انطباعه عن المؤسسة ونظام العمل بها، وقدرته على تأدية المهام الوظيفية على النحو المطلوب، مع الحصول على أي مدخلات تتعلق بخطة الإعداد الخاصة به، إذ تساعد هذه الخطوة على تحديد الإجراءات التي يمكن اتخاذها من أجل تحسين عملية التوجيه.
8- وضع خطة التواصل مع الموظف الجديد
لا بد من وضع خطة للتواصل مع الموظف الجديد على فترات منتظمة، إذ يتم عقد اجتماعات دورية معه بعد الشهر الأول وبعد الشهر الثاني وبعد مرور ثلاثة أشهر من التحاقه بالعمل، ويجب أن تكون تلك الاجتماعات بمثابة الفرصة التي يحصل عليها الموظف لمشاركة أفكاره وتعليقاته والتعبير عن آرائه ومخاوفه وطرح استفساراته، ولا بد من إجراء مناقشة معه حول مدى تكيفه مع دوره الوظيفي.
واستنادًا إلى أهداف المؤسسة، يمكن أن يترتب على عقد تلك الاجتماعات إضافة أو إزالة خطوات من عمليات التوجيه المُقبلة، من أجل ضمان تجربة سلسة للموظفين الجدد والموظفين الحاليين والمديرين.
أهداف توجيه الموظف الجديد:
إليكم فيما يلي الأهداف التي تسعى المؤسسات لتحقيقها من خلال تنفيذ عملية توجيه الموظف الجديد:
- تقديم الدعم اللازم للموظفين الجدد منذ اليوم الأول للعمل، ومساعدتهم على الاندماج والتأقلم داخل المؤسسة.
- تعريف الموظفين الجدد بثقافة المؤسسة ورسالتها والأهداف التي تسعى لتحقيقها، حتى يعملون وفقًا لها.
- توفير تجربة مميزة لدى الموظفين الجدد تساهم في تحسين صورة المؤسسة بين المرشحين الموهوبين.
- مساعدة الموظفين الجدد على تنفيذ المهام الوظيفية على النحو الأمثل، من أجل زيادة الإنتاجية الإجمالية للمؤسسة.
- تقييم الموظفين الجدد خلال الفترة الأولى لهم بالمؤسسة من أجل تحديد الاحتياجات التدريبية الخاصة بهم.
فوائد توجيه الموظف الجديد:
هناك العديد من الفوائد التي تحققها عملية توجيه الموظف الجديد على المستوى الفردي أو المؤسسي، وتشمل ما يلي:
1- تجربة أفضل للموظف الجديد
توفر عملية توجيه الموظف الجديد تجربة توظيف جيدة للموظف، لأنه تجعله يشعر بالدعم والتأقلم السريع داخل مكان العمل، وهو ما يزيد من شعوره بالراحة ويجعله يعمل بشكل أفضل ويسعى لتقديم أفضل أداء.
2- زيادة مشاركة الموظفين
تلعب عملية توجيه الموظف الجديد دورًا بارزًا في تعزيز مشاركته في العمل، لأنها تعطي له لمحة حول نظام المؤسسة منذ أول يوم عمل، كما تمكنه من التعرف على الزملاء والمديرين بالمؤسسة بما يساعده على الاندماج معهم في أقصر وقت، وتنطوي على تقديم كل سُبل الدعم خلال فترته الأولى، وهو ما يؤدي إلى موظف أكثر انخراطًا وحماسًا في العمل.
3- تقليل معدل الدوران الوظيفي
تستفيد المؤسسات من عملية توجيه الموظف الجديد في تقليل معدل الدوران الوظيفي بها، إذ تتمكن المؤسسة من الاحتفاظ بموظفيها عندما تنفذ هذه العملية بشكل منهجي يزيد من استعداد الموظفين الجدد لأدوارهم الوظيفية ويعزز من رضاهم الوظيفي، وبالتالي يفضلون البقاء داخل المؤسسة وعدم مغادرتها.
4- ترسيخ ثقافة المؤسسة
تساهم عملية توجيه الموظف الجديد في ترسيخ ثقافة المؤسسة لدى موظفيها، إذ يتم تعريف الموظف الجديد منذ يومه الأول بثقافة المؤسسة ورسالتها وقيمها ومبادئها، وجميعها تبقى محفورة داخل ذاكرته طوال فترة عمله لأنه يعمل وفقًا لها.
5- زيادة الإنتاجية
تزداد إنتاجية الموظفين الجدد داخل المؤسسة عندما تنجح عملية التوجيه التي جرى تنفيذها في بداية تعيينهم، لأن من خلالها يتم تقديم جميع المعلومات الرئيسية في الوقت المناسب، من حيث الوصول إلى الأدوات المطلوبة لتنفيذ المهام أو كيفية تنفيذ العمليات الحالية، وبالتالي فهي تساعد في تقليل الوقت المُستغرق في تعلم مهارات جديدة أو كيفية استخدام أدوات جديدة، وهو ما يزيد من إنتاجية الموظفين الإجمالية.
6- تحقيق نتائج أعمال أفضل
يترتب على تنفيذ عملية توجيه الموظف الجديد وما ينتج عنها من زيادة مشاركة الموظفين الجدد، تكوين قوى عاملة قادرة على استخدام الأدوات على النحو الأمثل في تنفيذ العمليات بصورة أفضل، وهو ما يؤدي إلى تقليل إهدار الموارد وزيادة العائد على الاستثمار.
7- تعزيز جذب المواهب
يُعد تحسين سمعة المؤسسة من أفضل فوائد التنفيذ الفعال لعملية توجيه الموظف الجديد، إذ ينتج هذا التحسين عن شعور الموظفين بالرضا الوظيفي نتيجة ما لاقونه من ترحيب ودعم منذ اليوم الأول للعمل، وبالتالي يسعون لتقديم مراجعات إيجابية عن المؤسسة تحسن من سمعة علامتها التجارية وتساعد على جذب ذوي المواهب الذين يرون في هذه المؤسسة بيئة عمل جاذبة تساعد على تحقيق النجاح.
8- تحسين التواصل داخل المؤسسة
يؤدي تنفيذ عملية توجيه الموظف الجديد بشكل فعال إلى تحسين التواصل داخل المؤسسة، لأن هذه العملية تشجع على التواصل المفتوح بين الموظف الجديد وزملائه والمديرين منذ اليوم الأول للعمل وطوال دورة حياة الموظف.
9- توفير التدريب والتطوير
يستطيع الموظف الجديد من خلال عملية التوجيه تحقيق التطور في مساره المهني، لأنها تنطوي على تقييم الموظف بعد فترة معينة من العمل والتعرف على نقاط قوته ومجالات التحسين لديه ومن ثم توفير التدريب اللازم الذي يساعد على تطوير مهاراته وتقديم أداءً أفضل، وهو ما يفيده بشدة في مساره الوظيفي فيما بعد.
تعاون مع صبّار لتكوين فريق عمل ناجح
سواء كانت منشأتك كبيرة أو صغيرة، ومهما كان مجال صناعتها، وكنت تبحث عن المواهب المناسبة لملء الشواغر الوظيفية لديك؛ فتأكد أن منصة صبّار هي اختيارك الأمثل الذي يساعدك على تحقيق هدفك.
تتخصص صبّار في توفير المرشحين السعوديين وغير السعوديين ممن لديهم الخبرات والمهارات التي تبحث عنها، أصحاب المؤهلات التعليمية المختلفة المتاحين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي من مقر العمل أو عن بُعد، في جميع المجالات.
تساعدك صبّار أيضًا على اتخاذ أفضل القرارات فيما يخص اختيار المرشحين المناسبين، لأنها مدعمة بالذكاء الاصطناعي الذي ينتقي لك المرشح المناسب والذي يتطابق ومعايير العمل لديك، فضلًا عن إمكانية عقد مقابلات فيديو مُسجلة تمكنك من اتخاذ قرار التعيين سريعًا.
وختامًا، فإن الفوائد التي تجلبها عملية توجيه الموظف الجديد جعلتها ضرورة لا غنى عنها للمؤسسات الراغبة في الاستثمار في موظفيها والحفاظ على مكانتها في السوق.
