Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة البناء العصري للمقاولات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الظهران، المنطقة الشرقية. يركز هذا الدور على تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، والمساهمة في سير العمليات اليومية بكفاءة. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 0-1 سنة وهو بنظام الدوام الكامل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات باستخدام الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.
• مراجعة وتنسيق الوثائق وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها بشكل فعال.
• استلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الجهات المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• تنسيق طلبات الاجتماعات والمواعيد، وجدولة اجتماعات المشاركين.
• تحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، والمساعدة في إعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين 0-1 سنة في مجال السكرتارية أو الأدوار الإدارية المماثلة.
• مهارات ممتازة في استخدام برامج الحاسوب المكتبية، بما في ذلك معالجة النصوص وجداول البيانات.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة.

المهارات الأساسية

• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
• القدرة على تنظيم المهام وإدارة الوقت بفعالية.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إنجاز المهام.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين.

بيئة العمل والموقع

سيتم العمل في مدينة الظهران بالمنطقة الشرقية. طبيعة العمل هي دوام كامل، مما يتطلب التزاماً يومياً بالمهام الموكلة.