Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة إيديفيكا للمقاولات عن سكرتير/ة للانضمام إلى فريقها في حائل. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الأساسي للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنظيم وتنسيق المهام اليومية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.

الهدف من الوظيفة

يتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية محورية في دعم العمليات الإدارية، حيث يشمل ذلك إدارة الوثائق والمراسلات، وتنظيم المكالمات الهاتفية، والتعامل مع الزوار بمهنية. كما يساهم الدور في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال، مما يدعم الفاعلية التشغيلية للمكتب ويضمن سلاسة سير العمل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً للمعايير المكتبية المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وميسر للوصول.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة، ومهارة في نسخ المستندات والمراسلات.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة، مع القدرة على إدارة المهام المتعددة بفعالية.
• مهارات تواصل قوية للتعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار والزملاء بمهنية عالية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب الأساسية وتطبيقات المكتب.

بيئة العمل والموقع

تتوفر هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة حائل، المملكة العربية السعودية. سيعمل السكرتير/ة ضمن بيئة مكتبية احترافية، ويكون جزءاً من فريق يدعم العمليات اليومية لشركة إيديفيكا للمقاولات.

معلومات إضافية

تقدم شركة إيديفيكا للمقاولات فرصة للانضمام إلى فريق عمل ملتزم. سيتم مناقشة تفاصيل الراتب والمزايا الأخرى مع المرشحين المؤهلين خلال مراحل عملية التوظيف.