أخصائي وثائق ومخطوطات📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة بكتل العربية السعودية عن أخصائي وثائق ومخطوطات للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم مشروع مطار الملك سلمان الدولي (KSIA) من خلال ضمان ممارسات فعالة لإدارة الوثائق. سيكون شاغل الوظيفة مسؤولاً أمام مدير وثائق المشروع، وسيعمل في بيئة عمل تتسم بالسرعة وحجم العمل الكبير، حيث يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات.

المسؤوليات الرئيسية

يتولى أخصائي الوثائق والمخطوطات مسؤولية محورية في الحفاظ على دقة وفعالية عمليات إدارة الوثائق والسجلات على مستوى المشروع. تشمل المسؤوليات الأساسية ما يلي:

• تنسيق سير العمل الخاص بالوثائق لضمان التدفق الدقيق والفعال في الوقت المناسب.
• ضمان الالتزام بإجراءات الحوكمة المعتمدة وسياسات الشركة ومتطلبات المشروع والمعايير الدولية مثل ISO 9001 وISO 19650.
• تعزيز دقة البيانات وضمان جودة المعلومات من خلال المراقبة والمراجعة المستمرة.
• دعم العمليات الشاملة لإدارة الوثائق والسجلات، بما في ذلك الأرشفة والاحتفاظ بالوثائق وتسليمها.

المهام التشغيلية

• العمل كعضو في فريق إدارة الوثائق لدعم أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي (ECMS) مثل Aconex وUnifier والأدوات المرتبطة بها.
• المساعدة في تحديد متطلبات وتوقعات التكامل بين الأنظمة، والمساهمة في إعداد خطط الدعم المستمر.
• استخدام أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي وأنظمة الأرشفة والاحتفاظ بالسجلات وتطبيقات SaaS لتسجيل وثائق المشروع والتحكم بها وتوزيعها ونقلها وأرشفتها.
• تصميم وتنفيذ وتحسين عمليات وإجراءات التحكم في الوثائق وسير العمل على مستوى المشروع.
• إجراء عمليات تدقيق داخلية لضمان الالتزام بالمعايير المحددة.
• إعداد وتحديث تعليمات العمل والخطط والإجراءات الخاصة بإدارة الوثائق.
• تقديم التدريب والدعم للمستخدمين فيما يتعلق بإجراءات العمل والأنظمة والأدوات.
• دعم المستخدمين النهائيين وتشخيص المشكلات الفنية المتعلقة بالأنظمة وحلها.
• إدارة عمليات الاحتفاظ بالسجلات وأنشطة إغلاق المشاريع وتسليم الوثائق النهائية.
• تطوير وتنفيذ خطط الاحتفاظ بالسجلات وتسليمها، والتنسيق مع المقاولين والموردين لمعالجة مشكلات أنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق.
• المساعدة في معالجة مشكلات الوصول والصلاحيات المرتبطة بأنظمة تسجيل الدخول الموحد (SSO) وأدوات المصادقة الأخرى.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور مرشحاً يمتلك فهماً قوياً لأنظمة الرقابة على الوثائق، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في الوقت ذاته. تشمل المؤهلات والخبرات الأساسية ما يلي:

• خبرة عملية تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات في مجال إدارة الوثائق أو مراقبتها.
• فهم قوي لأنظمة الرقابة على الوثائق والقدرة على تطبيقها بفعالية.
• الإلمام بمختلف أنواع مخرجات المشاريع في مشاريع البنية التحتية ودورات حياة الوثائق المرتبطة بها.
• الإلمام بمصفوفات توزيع المعلومات والاتصالات المبنية على الأدوار الوظيفية.
• فهم آلية عمل التحقق الثنائي (2SV) وإجراءات المصادقة المرتبطة به.

بيئة العمل

يعمل أخصائي الوثائق والمخطوطات ضمن فريق إدارة الوثائق في مشروع مطار الملك سلمان الدولي في الرياض. تتميز بيئة العمل بالسرعة وحجم العمل الكبير، مما يتطلب القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة والتعاون الفعال مع أعضاء الفريق والمستخدمين النهائيين.

التقديم

ندعو المرشحين المؤهلين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم على هذا الدور في شركة بكتل العربية السعودية بالرياض.